Bản sao trích lục giấy khai sinh là gì

Có 2 lý do chủ yếu khiến mọi người sử dụng trích lục giấy khai sinh. Cụ thể là làm mất giấy tờ khai sinh gốc hay sợ bản chính bị hư hỏng. Trường hợp này, người dân hoàn toàn có thể sử dụng bản trích lục giấy khai sinh một cách đơn giản. Tuy nhiên để thực hiện thủ tục này, các bạn cần phải hiểu rõ trích lục giấy khai sinh là gì? Để lý giải điều này, hãy cùng Luật Hùng Sơn tìm hiểu bài viết dưới đây!

1. Hiểu trích lục giấy khai sinh là gì?

Trích lục giấy khai sinh là một văn bản do cơ bản nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân để chứng minh sự kiện hộ tịch đã đăng ký khai sinh của họ. Sau khi đã hoàn tất thủ tục đăng ký khai sinh, người dân sẽ được cơ quan có thẩm quyền cung cấp trích lục giấy khai sinh bản chính.

Trích lục khai sinh là văn bản chứng minh sự kiện hộ tịch đăng ký khai sinh

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký khai sinh thì sẽ được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp trích lục giấy khai sinh bản chính. Còn trích lục khai sinh bản sao gồm có:

• Bản sao trích lục giấy khai sinh được hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch cung cấp.
• Trích lục khai sinh bản sao có chứng thực từ bản gốc.

2. Trích lục khai sinh có giá trị pháp lý như thế nào?

Dựa vào Khoản 1, Điều 3 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định về giá trị pháp lý của bản sao được sổ gốc cấp. Bảo sao sẽ được chứng thực từ bản chính với chữ ký và hợp đồng giao dịch được chứng thực cụ thể như sau:

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Theo quy định tại Khoản 7 Điều 2 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

7. Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.

Đối chiếu với những quy định trên, sổ hộ tịch được xác định là sổ gốc và bản sao trích lục hộ tịch chính là bản sao được cấp từ sổ gốc đó. Do đó, bản sao trích lục giấy khai sinh sẽ có giá trị tương đương với bản chính.

Bản sao trích lục khai sinh có giá trị như bản gốc

3. Thủ tục xin trích lục giấy khai sinh mới nhất

Thủ tục trích lục giấy khai sinh bao gồm các bước chi tiết như sau:

3.1. Hồ sơ xin cấp trích lục giấy khai sinh

Để thực hiện xin cấp trích lục giấy khai sinh, bạn cần chuẩn bị hồ sơ gồm những giấy tờ sau:

• Người yêu cầu là cá nhân cần tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch đúng theo mẫu.
• Người yêu cầu là cơ quan, tổ chức cần văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tích có nêu rõ lý do.
• Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật phải đảm bảo có giấy tờ chứng minh mối quan hệ giữa người ủy quyền và được ủy quyền.
• Hộ chiếu, chứng minh thư nhân dân thẻ căn cước hoặc những loại giấy tờ có dán ảnh và thông tin cá nhân của người yêu cầu cấp trích lục do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.

3.2. Thẩm quyền giải quyết hồ sơ trích lục giấy khai sinh ở đâu?

Cá nhân không bắt buộc phải về nơi đã đăng ký làm trích lục theo quy định tại Điều 63 Luật Hộ tịch năm 2014. Người đăng ký làm thủ tịch trích lục khai sinh không phụ thuộc vào nơi cư trú. Vậy bản sao giấy khai sinh làm ở đâu?

Theo quy định Luật Hộ tịch hiện hành, cơ quan nhà nước có thẩm quyền được cấp trích lục giấy khai sinh bao gồm:

• Các cơ quan đăng ký hộ tịch gồm: Ủy ban nhân dân cấp xã, cấp huyện hay Cơ quan đại diện.
• Bộ Tư pháp;
• Bộ Ngoại giao;
• Các cơ quan được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật khác như: Cơ quan đại diện lãnh sự, Cơ quan đại diện ngoại giao,

Hướng dẫn thủ tục làm trích lục giấy khai sinh đơn giản

3.3. Các bước thực hiện xin trích lục khai sinh

Căn cứ tại Điều 64 của Luật Hộ tịch năm 2014 có quy định về thủ tục cấp bản sao giấy khai sinh được thực hiện cụ thể theo 3 bước sau:

• Bước 1: Người yêu cầu cấp bản sao trích lục khai sinh cần nộp hồ sơ như hướng dẫn trên lên Cơ quan có thẩm quyền.

Nếu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục giấy khai sinh của cá nhân thì phải gửi văn phản yêu cầu rõ lý do theo quy định của Cơ quan có thẩm quyền.

• Bước 2: Người tiếp nhận hồ sơ sẽ có trách nhiệm kiểm tra và đối chiếu thông tin với Tờ khai xin trích lục khai sinh. Sau đó xem xét tính hợp lệ của giấy tờ mà người yêu cầu cung cấp.

Trong trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì người tiếp nhận hồ sơ sẽ viết giấy ghi rõ ngày, giờ để trả kết quả. Còn nếu chưa hoàn thiện thì đơn vị tiếp nhận sẽ hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung theo đúng quy định. Khi họ không thể bổ sung hay hoàn thiện hồ sơ ngay thì cần lập văn bản hướng dẫn. Trong đó phải ghi rõ loại giấy tờ và nội dung cần điền thêm. Sau đó, ghi rõ họ tên hay chữ đệm của người tiếp nhận.

Người tiếp nhận có thể từ chối hồ sơ nếu không đáp ứng điều kiện điền đủ giấy tờ sau khi đã được hướng dẫn. Việc từ chối nhận hồ sơ cũng phải được thể hiện bằng văn bản và có ghi rõ lý do, chữ ký hay tên của người tiếp nhận.

• Bước 3: Sau khi tiếp nhận hồ sơ nếu chưa thấy đầy đủ và phù hợp thì người làm công tác hộ tịch xem xét Cơ sở dữ liệu hộ tịch. Từ đó, ghi nội dung bản sao trích lục khai sinh rồi báo cáo cho Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch. Lúc này, họ sẽ ký cấp bản sao trích lục cho người yêu cầu.

4. Top 5 câu hỏi về trích lục giấy khai sinh

Sau khi tìm hiểu trích lục khai sinh là gì, chúng ta hãy cùng lý giải những câu hỏi về chủ đề này để hiểu hơn về khái niệm này nhé!

4.1. Làm trích lục khai sinh có mất phí không?

Làm trích lục giấy khai sinh có mất phí nhưng rất nhỏ. Lệ phí này được quy định ở Khoản 2, Điều 7 của Luật Hộ tịch năm 2014. Theo đó, Bộ Tài Chính có quy định chi tiết thẩm quyền thu, mức thu, nộp, quản lý và dùng lệ phí hộ tịch.

Dựa vào quy định tại Điều 4 của Thông tư 281/2016/TT-BTC có quy định về mức phí khai thác và dùng thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch thì lệ phí trích lục giấy khai sinh là 8.000 đồng/bản. Người yêu cầu cấp giấy khai sinh cần nộp ngay khoản phí này cho cơ quan cấp trích lục đó.

Lý giải những thắc mắc xoay quanh vấn đề làm thủ tục xin trích lục giấy khai sinh

4.2. Có ủy quyền xin trích lục giấy khai sinh được không

Trong trường hợp không thể tới trực tiếp để xin bản sao trích lục khai sinh thì người yêu cầu có thể ủy quyền cho người khác. Trích dẫn lại theo Khoản 2, Điều 6 của Luật Hộ tịch có quy định

Trường hợp kết hôn, nhận cha, mẹ, con thì các bên phải trực tiếp thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

Đối với các việc đăng ký hộ tịch khác hoặc cấp bản sao trích lục hộ tịch thì người có yêu cầu trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện. Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết việc ủy quyền.

Đối với các việc đăng ký hộ tịch khác hoặc cấp bản sao trích lục hộ tịch thì người có yêu cầu trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện. Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết việc ủy quyền. Căn cứ vào Điều 2 của Thông tư 04/2020/TT-BTP có quy định:

Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, được chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

Tóm lại, nếu ủy quyền cho người khác thì bạn cần phải chứng thực được bằng văn bản ủy quyền. Còn nếu ủy quyền cho người thân thiết như ông bà, cha mẹ, con cái, vợ chồng, anh chị em ruột thịt thì chỉ cần xuất giấy tờ chứng minh mối quan hệ.

4.3. Có cần công chứng bản sao trích lục giấy khai sinh không?

Trích lục giấy khai sinh được thực hiện bởi cơ quan chức năng có thẩm quyền. Người làm thủ tục sẽ được nhận bản sao trích lục được cơ quan trích lục về việc sao từ bản chính hoặc trích lục khai sinh từ hệ thống dữ liệu xác nhận theo đúng quy định của pháp luật. Khi đó, nếu cần nhiều bản trích lục khai sinh thì người được cấp có thể làm thủ tục chứng thực thành nhiều bản ở văn phòng công chứng.

4.4. Trích lục giấy khai sinh có hiệu lực bao lâu?

Không giống với những giấy tờ liên quan khác như: thẻ căn cước, chứng minh thư nhân dân, phiếu lý lịch tư pháp, đều có thời hạn nhất định khi sử dụng. Giấy khai sinh không thay đổi giấy tờ nhiều năm và vô thời hạn. Vì vậy, bản sao giấy khai sinh dĩ nhiên cũng không có thời hạn.

4.5. Có xin trích lục khai sinh trực tuyến được không?

Câu trả lời là có. Để làm trích lục khai sinh trực tuyến, các bạn cần truy cập ngay vào cổng thông tin dịch vụ công online. Tại đó bao gồm các loại dịch vụ công cấp thành phố, quận, huyện, phường, xã, thị trấn. Các bạn chỉ cần lựa cấp phường, xã, thị trấn. Tiếp theo chọn mục giấy khai sinh rồi nhấn vào mục Cấp bản sao trích lục khai sinh để thực hiện.

Hãy nhớ điền đầy đủ những thông tin theo yêu cầu trên Tờ khai cấp bản sao trích lục khai sinh có đính kèm tài liệu theo yêu cầu.

Sau khi bạn gửi yêu cầu hoàn tất, cổng thông tin sẽ gửi thông báo đăng ký thành công qua tin nhắn vào số điện thoại và email của bạn. Trong trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì bạn sẽ thấy thông báo về kết quả nhận trích lục giấy khai sinh. Cuối cùng, bạn chỉ cần tới Ủy ban nhân dân xã, phường là được lấy kết quả.

Bài viết trên đây là tổng hợp thông tin lý giải chi tiết trích lục giấy khai sinh là gì và những thắc mắc kèm theo. Hy vọng nó giúp ích cho các bạn. Đừng quên theo dõi những bài viết sau của Luật Hùng Sơn để cập nhật thêm nhiều tin tức mới nhất về luật nhé!