Bảng kiểm tra hồ sơ để thanh toán năm 2024

- Biên bản nghiệm thu khối lượng hoặc Biên bản xác nhận khối lượng (nếu chưa đủ điều kiện để nghiệm thu).

- Bảng tính giá trị thanh toán phát sinh (tăng hoặc giảm).

- Bảng tính giá trị tạm thanh toán và Đề nghị tạm thanh toán.

Bảng kiểm tra hồ sơ để thanh toán năm 2024

Hồ sơ tạm thanh toán hợp đồng xây dựng gồm những tài liệu gì? Thanh toán hợp đồng xây dựng theo thời gian như thế nào? (Hình từ Internet)

Hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng theo thời gian gồm những tài liệu gì?

Căn cứ tại khoản điểm d khoản 1 Điều 20 Nghị định 37/2015/NĐ-CP quy định hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng theo thời gian gồm có:

- Biên bản nghiệm thu thời gian làm việc thực tế hoặc bảng chấm công (theo tháng, tuần, ngày, giờ) tương ứng với kết quả công việc trong giai đoạn thanh toán có xác nhận của đại diện bên giao thầu hoặc đại diện tư vấn (nếu có) và đại diện bên nhận thầu.

Trường hợp, trong quá trình thực hiện có công việc phát sinh cần phải bổ sung chuyên gia mà trong hợp đồng chưa có mức thù lao cho các chuyên gia này thì các bên phải thỏa thuận và thống nhất mức thù lao trước khi thực hiện.

Khi đó, hồ sơ thanh toán phải có bảng tính giá trị các công việc phát sinh (nếu có) ngoài phạm vi công việc phải thực hiện theo hợp đồng và được đại diện các bên: Giao thầu hoặc đại diện tư vấn (nếu có) và bên nhận thầu xác nhận.

- Đề nghị thanh toán của bên nhận thầu cần thể hiện các nội dung: Giá trị hoàn thành theo hợp đồng, giá trị cho những công việc phát sinh (nếu có), giảm trừ tiền tạm ứng, giá trị đề nghị thanh toán trong giai đoạn sau khi đã bù trừ các Khoản này có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện bên nhận thầu.

Thanh toán hợp đồng xây dựng theo thời gian như thế nào?

Căn cứ tại khoản 7 Điều 19 Nghị định 37/2015/NĐ-CP quy định như sau:

Thanh toán hợp đồng xây dựng
1. Việc thanh toán hợp đồng xây dựng phải phù hợp với loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng mà các bên đã ký kết. Khi thanh toán theo các thỏa thuận trong hợp đồng các bên không phải ký phụ lục hợp đồng, trừ trường hợp bổ sung công việc chưa có trong hợp đồng.
2. Các bên thỏa thuận trong hợp đồng về số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, thời điểm thanh toán, thời hạn thanh toán, hồ sơ thanh toán và điều kiện thanh toán.
3. Bên giao thầu phải thanh toán đầy đủ (100%) giá trị của từng lần thanh toán cho bên nhận thầu sau khi đã giảm trừ tiền tạm ứng, tiền bảo hành công trình theo thỏa thuận trong hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
4. Trường hợp trong kỳ thanh toán các bên chưa đủ điều kiện để thanh toán theo đúng quy định của hợp đồng (chưa có dữ liệu để điều chỉnh giá, chưa đủ thời gian để xác định chất lượng sản phẩm,...) thì có thể tạm thanh toán. Khi đã đủ điều kiện để xác định giá trị thanh toán thì bên giao thầu phải thanh toán cho bên nhận thầu theo đúng quy định tại Khoản 3 Điều này.
5. Đối với hợp đồng trọn gói: Thanh toán theo tỷ lệ phần trăm giá hợp đồng hoặc giá công trình, hạng mục công trình, khối lượng công việc tương ứng với các giai đoạn thanh toán mà các bên đã thỏa thuận trong hợp đồng, khi thanh toán không đòi hỏi có xác nhận khối lượng hoàn thành chi tiết.
6. Đối với hợp đồng theo đơn giá cố định và đơn giá điều chỉnh: Thanh toán trên cơ sở khối lượng thực tế hoàn thành (kể cả khối lượng tăng hoặc giảm, nếu có) được nghiệm thu của từng lần thanh toán và đơn giá trong hợp đồng hoặc đơn giá đã điều chỉnh theo đúng các thỏa thuận trong hợp đồng.
7. Đối với hợp đồng theo thời gian việc thanh toán được quy định như sau:
a) Chi phí cho chuyên gia được xác định trên cơ sở mức lương cho chuyên gia và các chi phí liên quan do các bên thỏa thuận trong hợp đồng nhân với thời gian làm việc thực tế được nghiệm thu (theo tháng, tuần, ngày, giờ).
b) Các khoản chi phí ngoài mức thù lao cho chuyên gia thì thanh toán theo phương thức thanh toán quy định trong hợp đồng.
...

Như vậy theo quy định trên thanh toán hợp đồng xây dựng theo thời gian như sau:

- Chi phí cho chuyên gia được xác định trên cơ sở mức lương cho chuyên gia và các chi phí liên quan do các bên thỏa thuận trong hợp đồng nhân với thời gian làm việc thực tế được nghiệm thu (theo tháng, tuần, ngày, giờ).

- Các khoản chi phí ngoài mức thù lao cho chuyên gia thì thanh toán theo phương thức thanh toán quy định trong hợp đồng.

Thẻ sinh viên (sinh viên đang học) hoặc chứng minh thư nhân dân (sinh viên đã ra trường).

3.THANH TOÁN CÔNG TÁC PHÍ TRONG NƯỚC * Văn bản áp dụng: + Thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày 06 tháng 7 năm2010 về chế độ công tác phí, chế độ chi tổ chức các cuộc hội nghị đối với các cơ quan Nhà nước và đơn vị sự nghiệp. + Điều 24 quy chế thu chi nội bộ quy định về chế độ công tác phí trong nước của Trường Đại học Kinh tế quốc dân 3.1. Tạm ứng

TT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

Giấy mời có liên quan đến chi phí tài chính

( Nếu có)

2

Quyết định của Hiệu trưởng cử đi công tác

1 bản gốc

3

Dự toán kinh phí cho đoàn công tác

Mẫu số 07

4

Tiền vé máy bay:

  1. Nhỏ hơn 5 triệu (3 báo giá, vé điện tử, hóa đơn)
  2. Từ 20 triệu (3 báo giá, Quyết định lựa chọn nhà thầu, hợp đồng, hóa đơn, vé điện tử xác nhận đặt chỗ)

Với đối tượng được TT tiền vé máy bay

- Thời gian: Khi có quyết định được cử đi công tác trưởng đoàn hoặc cán bộ giảng viên phải chuyển hồ sơ xuống Phòng TC-KT trước 02 ngày làm việc để làm thủ tục tạm ứng cho đoàn. - Hồ sơ tạm ứng

3.2. Thanh toán tạm ứng: - Thời gian: Trong thời gian 7 ngày kể từ khi đoàn về, trưởng đoàn hoặc người được cử đi công tác phải chuyển hồ sơ cho Phòng TC-KT để làm thủ tục quyết toán cho đoàn. - Hồ sơ thanh toán tạm ứng:

TT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

Quyết toán kinh phí cho đoàn đi công tác

Phòng TC - KT xem xét và trình ban giám hiệu

2

Giấy đi đường

- Giấy đi đường hợp lệ phải có xác nhận của nơi đến công tác hoặc nơi tổ chức hội thảo, hội nghị, tập huấn... - Đi dự hội nghị, hội thảo, dự họp... phải kèm giấy mời hoặc giấy triệu tập và được sự đồng ý của lãnh đạo đơn vị và BGH - Riêng CBGD đưa sinh viên đi thực tập phải kèm theo Quyết định triển khai đi thực tập.

mẫu số 08

3

Vé máy bay, tàu xe

- Nếu đi bằng phương tiện máy bay: Hóa đơn GTGT, vé điện tử, thẻ lên máy bay (Boarding Pass). - Nếu đi bằng phương tiện tàu hỏa, ô tô thì có cuống vé tàu và vé xe hợp lệ`

4

Giấy đề nghị thanh toán tiền phòng nghỉ

- Kế toán thanh toán căn cứ vào vé tàu, xe và ngày đi, về trên quyết định cử người đi công tác để thanh toán số ngày lưu trú và ngày ngủ trọ của cán bộ. Thanh toán tiền thuê phòng hoặc khoán ngủ theo Quy chế chi tiêu nội bộ của Nhà trường. Nếu là thuê phòng thì phải có hoá đơn GTGT của nơi nghỉ - Trường hợp đi công tác mà không có hoá đơn tài chính thì thanh toán tiền ở bằng mức khoán được quy định tại quy chế thu chi nội bộ (Mức khoán theo vùng)

Mẫu C37-HD – Mẫu số 01

5

Giấy đề nghị thanh toán tiền ăn và tiêu vặt (Phụ cấp lưu trú)

150.000đ/ngày/người (khoán)

Mẫu C37-HD – Mẫu số 01

6

Vé taxi

- Nếu số tiền đi taxi trên 200.000 phải có hoá đơn tài chính

7

Thuê xe

- Trong trường hợp không đi xe cơ quan, mà phải thuê xe ngoài, thì phải có tờ trình được Hiệu trưởng phê duyệt về việc thuê xe ngoài, giá thuê xe phải được phòng TC-KT thẩm định. Có hợp đồng (chi tiết quãng đường, lịch trình đi, thời gian đi về); thanh lý hợp đồng và hóa đơn tài chính.

3.3. Thanh toán trực tiếp: Trường hợp đơn vị cá nhân có quyết định được cử đi công tác không làm thủ tục tạm ứng kinh phí. Trong thời gian 07 ngày kể từ khi đoàn về phải chuyển hồ sơ cho Phòng TC-KT làm thủ tục thanh toán (hồ sơ thanh toán giống như trường hợp thanh toán tạm ứng) 4.THANH TOÁN CÔNG TÁC PHÍ NƯỚC NGOÀI * Văn bản áp dụng: - Thông tư 102/2012/TT-BTC ngày 21 tháng 6 năm 2012của Bộ tài chính quy định chế độ công tác phí cho cán bộ và công chức nhà nước đi công tác ngứn hạn ở nước ngoài do ngân sách nhà nước bảo đảm kinh phí và các văn bản hiệp định, thỏa thuận khác nếu có. - Quy định về chế độ công tác phí nước ngoài cho cán bộ, giảng viên thuộc các dự án liên kết đào tạo với nước ngoài. 4.1. Tạm ứng công tác phí - Thời gian: Khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài của cấp có thẩm quyền. Trưởng đoàn hoặc cán bộ, giảng viên được cử đi công tác, học tập phải hoàn thiện thủ tục và chuyển cho Phòng TC-KT trước (07 ngày làm việc) để làm thủ tục tạm ứng với Kho Bạc mua ngoại tệ cho đoàn theo quy định. - Hồ sơ tạm ứng

TT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại CT

Ghi chú

1

Quyết định cử đi công tác

Hiệu trưởng ký duyệt (2 bản: 1 gốc + 1 bản sao)

2

Dự toán kinh phí cho đoàn công tác

Được phòng TC-KT thẩm định và Hiệu trưởng (phó hiệu trưởng phụ trách tài chính )duyệt

Mẫu số 07

3

Lịch trình công tác

Kế hoạch làm việc trong thời gian đi công tác

4

Tiền vé máy bay -Nhỏ hơn 5 triệu (3 báo giá, vé điện tử, hóa đơn) - Từ 20 triệu (3 báo giá, Quyết định lựa chọn nhà thầu, hợp đồng, hóa đơn, vé điện tử xác nhận đặt chỗ)

Trường hợp sử dụng kinh phí của trường

5

Thư mời có liên quan đến chi phí tài chính

Bản gốc + 01 bản dịch có chữ ký người dịch và xác nhận

Nếu có

6

Đơn xin mua và mang ngoại tệ ra nước ngoài

Mẫu của Ngân hàng

4.2. Thanh toán tạm ứng - Thời gian Trong thời gian 10 ngày kể từ khi đoàn về nước, trưởng đoàn hoặc người được cử đi công tác phải chuyển hồ sơ kèm theo đầy đủ chứng từ cho Phòng TC-KT để làm thủ tục quyết toán. - Hồ sơ thanh toán tạm ứng

TT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

Quyết toán kinh phí cho đoàn đi công tác nước ngoài

Được phòng TC-KT thẩm định và Hiệu trưởng (phó hiệu trưởng phụ trách tài chính )duyệt (02 bản gốc)

Mẫu số 09

2

Báo cáo kết quả công tác

01 bản

3

Hoá đơn GTGT tiền vé máy bay + cuống vé máy bay

4

Tiền phòng nghỉ

Thanh toán khoán theo thông tư 102/2012/TT-BTC ngày 21/06/2012. Đối với trường hợp thanh toán theo thực tế thì thanh toán theo quy định tại điểm b khoản 2 điều 3 của thông tư

4

Tiền ăn và tiêu vặt

Thanh toán khoán theo thông tư 102/2012/TT-BTC ngày 21/06/2012

5

Tiền thuê phương tiện ra sân bay

Thanh toán khoán theo thông tư 102/2012/TT-BTC ngày 21/06/2012

6

Tiền thuê phương tiện đi làm việc hàng ngày và tiền điện thoại liên lạc

Thanh toán theo hóa đơn nhưng không quá 80 USD/1 người / 1 nước công tác đối với phương tiện đi làm và 80 USD/đoàn đối với tiền điện thoại liên lạc

7

Phiếu thu lệ phí visa

Nếu có

8

Bảng thông báo tỷ giá của Vietcombank

Căn cứ vào thời gian đi công tác

4.3. Thanh toán trực tiếp: Trường hợp đơn vị cá nhân có quyết định được cử đi công tác không làm thủ tục tạm ứng kinh phí. Trong thời gian 07 ngày kể từ khi đoàn về phải chuyển hồ sơ cho Phòng TC-KT làm thủ tục thanh toán (hồ sơ thanh toán giống như trường hợp thanh toán tạm ứng)

5.THANH TOÁN KINH PHÍ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI NCKH 5.1. Đề tài 1 năm - Hồ sơ tạm ứng:

TT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

- Hợp đồng triển khai thực hiện đề tài đã được ký với chủ nhiệm đề tài.

2

Thuyết minh đề tài

3

- Hợp đồng thuê khoán chuyên môn

- Dự toán kinh phí đi khảo sát; kinh phí hội thảo thực hiện đề tài đã được duyệt.

- Ký giữa chủ nhiệm đề tài với các thành viên tham gia đề tài theo dự toán kinh phí đề tài đã được duyệt - Theo dự toán kinh phí đề tài đã được duyệt

- Hồ sơ thanh toán

TT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

Hợp đồng thuê khoán chuyên môn

Ký giữa chủ nhiệm đề tài với các thành viên tham gia đề tài theo dự toán kinh phí đề tài đã được duyệt

2

Thanh lý hợp đồng thuê khoán chuyên môn

3

Hoá đơn

Thanh toán cho các khoản chi khác theo thuyết minh như: Văn phòng phẩm, photo tài liệu...

4

Giấy đề nghị thanh toán

Thanh toán cho các khoản họp, tiền quản lý của chủ nhiệm đề tài, kế toán đề tài... (chi tiết theo thuyết minh)

* Chú ý: - Sau khi nhận được 1 bộ hồ sơ đầy đủ, hợp lệ kế toán giao dịch sẽ lập chứng từ rút kinh phí trình ký và chuyển kho bạc sau 3 ngày kể từ khi nhận hồ sơ, chứng từ tạm ứng, thanh toán kinh phí thực hiện đề tài NCKH (đã hợp lệ) của các chủ nhiệm đề tài. - Kinh phí của đề tài được nhập quỹ hoặc chuyển về tài khoản của trường vào thời điểm nào thì các đề tài mới nhận được kinh phí vào thời điểm đó. 5.2. Đề tài nhiều năm: - Hồ sơ tạm ứng,thanh toán : như đề tài 1 năm - Chú ý: Tạm ứng lần 2 chỉ thực hiện được sau khi đã hoàn thành khối lượng công việc của lần tạm ứng 1.

6. TIẾP KHÁCH

TT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

Kế hoạch tiếp khách

Hiệu trưởng duyệt

2

Hóa đơn

Hóa đơn GTGT hợp lệ

3

Giấy đề nghị thanh toán

Mẫu đính kèm (C37-HD – Mẫu số 01)

7. LÀM THÊM NGOÀI GIỜ, TRỰC ĐÊM

TT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

Bảng chấm công

Có bảng chấm công được Phòng Tổ chức cán bộ xác nhận (Mẫu 10)

2

Kế hoạch làm thêm ngoài giờ

Phải có kế hoạch làm thêm ngoài giờ được phòng TCCB và BGH duyệt.

3

Giấy đề nghị thanh toán

Mẫu đính kèm (C37-HD – Mẫu số 01)

4

Lưu ý

Ngoài ra nếu nội dung làm thêm có liên quan trực tiếp đến đơn vị nào thì phải có xác nhận của Trưởng hoặc phó đơn vị đó.

8. HỘI NGHỊ, HỘI THẢO CHUYÊN MÔN Căn cứ vào nhu cầu thực tế và tính cấp thiết, Hiệu trưởng đồng ý cho tổ chức Hội thảo bằng văn bản.

TT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

Công văn

Công văn hoặc quyết định đồng ý cho tổ chức hội thảo chuyên môn

2

Kế hoạch hội thảo

Trong bản kế hoạch ghi rõ nội dung, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, số lượng người, ... của cuộc hội thảo

3

Lập dự toán chi tiết

Lập dự toán chi tiết những khoản chi cho Hội thảo thông qua Phòng TC-KT thẩm định, trình Hiệu trưởng ký

4

Bảng kê chứng từ thanh toán

Lập bảng kê thứ tự các chứng từ đề nghị thanh toán, trong mỗi phần đề nghị đó đều có các chứng từ kế toán kèm theo và tuân thủ đúng nguyên tắc chi (Mẫu số 05)

5

Giấy mời

Kèm theo chứng từ 3-5 giấy mời

6

Báo cáo

Lập báo cáo kết quả đạt được của hội thảo và kèm theo báo cáo của báo cáo viên nếu có khoản chi cho báo cáo viên

7

Hóa đơn

Nếu có phát sinh mua hàng hóa dịch vụ ≥ 200.000 đồng thì cần có hóa đơn GTGT hợp lệ.

8

Chứng từ khác (nếu có)

Bảng kê chi tiền cho người tham dự Hội nghị, hội thảo chuyên môn: (C40a-HD - Mẫu 11)

9. THANH TOÁN MUA VẬT TƯ, DỤNG CỤ, THIẾT BỊ VÀ VPP PHỤC CỤ CÔNG TÁC CHUYÊN MÔN

TT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

Bảng Kế hoạch mua sắm vật tư, dụng cụ, thiết bị, văn phòng phẩm

Bảng kế hoạch, dự trù phải được lập chi tiết, phòng chức năng thẩm định, chuyển phòng TCKT kiểm soát trình Hiệu trưởng duyệt

2

Đề nghị mua sắm vật tư, dụng cụ, thiết bị, văn phòng phẩm

Hiệu trưởng phê duyệt

3

Báo giá

Của 3 đơn vị kinh doanh khác nhau và được Phòng TC-KT thẩm định

4

Quyết định chỉ định chọn đơn vị, nhà cung cấp

Dựa trên 03 báo giá, chọn 01 báo giá hợp lý nhất, Hiệu trưởng ra quyết định chọn nhà cung cấp (đối với những hợp đồng có giá trị từ >20.000.000đ)

6

Hợp đồng cung cấp

Chọn đơn vị cung cấp, ký hợp đồng cung cấp. Theo đúng mẫu hợp đồng.

7

Hoá đơn tài chính

Hoá đơn tài chính, bản sao kê xuất nhập theo mẫu quy định.

8

Phiếu nhập, phiếu xuất

Khi thanh toán kèm phiếu nhập, phiếu xuất để phòng TC-KT theo dõi

9

Thanh lý hợp đồng

Chi tiết theo các danh mục vật tư, dụng cụ, thiết bị và VPP. Phù hợp về thời gian.

10

Giấy đề nghị thanh toán

Mẫu đính kèm (C37-HD – Mẫu số 01)

11

Giấy thanh toán tạm ứng

Mẫu đính kèm (C33-HD – Mẫu số 04

10. THANH TOÁN TIỀN MUA VẬT LIỆU SỬA CHỮA, LẮP MẠNG

TT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

Giấy đề nghị sửa chữa, lắp mạng

Có ý kiến của Phòng QTTB và BGH.

2

Bảng kê những nguyên vật liệu cần thiết

Có ý kiến của Trung tâm Công nghệ phần mềm và Phòng QTTB

3

Báo giá

03 báo giá tại 3 đơn vị cung ứng. Lập biên bản xét chọn báo giá, thành phần gồm: Đơn vị mua, Phòng TCKT và Hiệu trưởng duyệt.

4

Hoá đơn

Hoá đơn giá trị gia tăng đối với tổng số tiền ≥ 200.000đ, nếu tổng tiền mua dưới 200.000đ thì cần có hoá đơn bán lẻ của đơn vị cung ứng.

6

Biên bản nghiệm thu gồm có chữ ký của hai bên, bên A và bên B. Bên A gồm: Đơn vị đề nghị mua hoặc sửa chữa, phòng QTTB, Phòng TCKT; Bên B là đơn vị cung ứng dịch vụ.