Trong quá trình vận hành của bất kỳ cơ quan, tổ chức, đơn vị nào thì việc ghi biên bản nói chung và biên bản cuộc họp nói riêng đều rất phổ biến. Mặc dù biên bản không phải là văn bản quy phạm pháp luật nhưng là một trong những văn bản thông dụng dùng để ghi lại nội dung tình tiết, sự việc diễn ra trong một khoảng thời gian và tại một địa điểm nhất định. Xuất phát từ vai trò quan trọng của biên bản như vậy, nhiều trường đại học đã đưa nội dung soạn thảo biên bản và các văn bản thông dụng khác thành môn học nhằm đào tạo kỹ năng cho sinh viên ngay từ thời điểm còn ngồi trên ghế nhà trường. Show Tuy nhiên, trên thực tế cho thấy nhiều người còn lúng túng trong quá trình soạn thảo biên bản cuộc họp, không biết cách ghi nhận các ý kiến và tóm tắt nội dung cuộc họp. Vì vậy, thông qua bài viết này, Công ty Luật Minh Gia đưa ra các nội dung cơ bản cần phải có trong một bản biên bản cụ thể như sau: 1. Biên bản cuộc họp là gì?Các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành không có giải thích cụ thể về biên bản và biên bản cuộc họp nhưng xuất phát từ mục đích sử dụng và nội dung cụ thể của biên bản có thể hiểu: Biên bản cuộc họp là văn bản ghi lại thời gian, địa điểm, nội dung, diễn biến, tình tiết và ý kiến của mỗi người trong cuộc họp. Từ đó, là sơ sở tiền đề để giải quyết các vấn đề phát sinh tiếp theo và có thể dùng biên bản để chứng minh ý kiến của các bên tham gia phiên họp trước cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi cần thiết. Biên bản cuộc họp có đặc điểm sau đây: - Không phải là văn bản quy phạm pháp luật; - Không có giá trị bắt buộc thi hành; - Mang tính tường thuật, ghi lại; - Nội dung có thể linh động tùy từng trường hợp. 2. Nội dung cơ bản của biên bản cuộc họpBởi vì biên bản cuộc họp không phải là văn bản quy phạm pháp luật nên không có mẫu chung và pháp luật không quy định bắt buộc các nội dung cần phải có trong một bản biên bản nhưng để thực hiện đủ vai trò và ý nghĩa của mình thì một bản biên bản cuộc họp cần phải có những nội dung cơ bản như sau: Thứ nhất, nội dung về thời gian địa điểm xảy ra sự kiện cuộc họp (giờ, ngày tháng năm, địa điểm); Thứ hai, thành phần tham dự cuộc họp: Trong đó, nêu rõ vai trò của mỗi người như: Tổng số người tham gia, số lượng người có mặt hoặc vắng mặt so với thông báo triệu tập, đại biểu được mời tham dự. Thứ ba, thông qua các chức danh lãnh đạo, điều hành cuộc họp hoặc nêu rõ nhiệm vụ của mỗi người tham gia cuộc họp như: Chủ tịch điều hành, thư ký giúp việc cho cuộc họp và các thành viên khác. Thứ tư, chủ tịch điều hành cuộc họp hoặc người có thẩm quyền triệu tập cuộc họp thông báo lý do/khai mạc cuộc họp. Thứ năm, các nội dung cuộc họp được triển khai (người ghi biên bản cần phân chia theo từng đề mục và tóm tắt nội dung cuộc họp ngắn gọn, đầy đỷ ý). Biên bản làm việc là văn bản quan trọng trong các cuộc họp, nhằm ghi lại thời gian, địa điểm và những nội dung chính mà hai bên đã thỏa thuận, thống nhất. Dưới đây là mẫu biên bản làm việc phổ biến nhất hiện nay để bạn có thể tham khảo. .jpg) Biên bản làm việc là văn bản không có giá trị pháp lý 1. Biên bản làm việc là gì?Biên bản làm việc là công cụ để ghi lại nội dung cũng như quá trình làm việc giữa các bên, thành phần tham gia trong một cuộc gặp mặt, trao đổi, giải quyết vấn đề. Biên bản làm việc không có giá trị pháp lý mà chỉ nhằm ghi chép chi tiết lại sự việc đã xảy ra trong quá trình trao đổi, họp bàn, làm căn cứ chứng minh sự việc đã xảy ra. Khi xem lại biên bản, người đọc có thể hình dung được toàn bộ tình hình của buổi làm việc. Thông thường, mẫu biên bản làm việc giữa 2 bên được sử dụng trong các trường hợp sau: - Buổi làm việc giữa các đối tác với nhau (doanh nghiệp với doanh nghiệp). - Buổi làm việc giữa đại diện doanh nghiệp và người lao động. - Buổi làm việc giữa đại diện Cơ quan nhà nước và người dân. - Buổi làm việc giữa đại diện Ban giám hiệu nhà trường và Đại diện hội cha mẹ học sinh. - Buổi làm việc trong nội bộ Cơ quan nhà nước.  Biên bản làm việc cần đảm bảo một số yêu cầu bắt buộc 2. Yêu cầu bắt buộc đối với Biên bản làm việcBiên bản làm việc cần đáp ứng một số yêu cầu bắt buộc dưới đây: - Nội dung thỏa thuận hợp pháp, không được phép trao đổi vấn đề thuộc các ngành nghề trái pháp luật. - Sự việc, sự kiện và số liệu phải chính xác. - Ghi chép sự việc đầy đủ, trung thực, khách quan. - Cần ghi chú rõ ràng các nội dung quan trọng của cuộc họp, câu nói quan trọng của đại diện các bên để người nắm bắt thông tin khách quan hơn. - Ghi lại nội dung của cuộc họp theo đúng diễn biến thời gian để đảm bảo tính logic của biên bản. - Sử dụng ngôn từ phổ thông, rõ ràng, dễ hiểu. - Phần kết luận của biên bản: Cần xác định rõ các vấn đề đã thống nhất để các bên thực hiện chính xác. - Cuối buổi họp, người ghi lại biên bản làm việc sẽ đọc (gửi) lại biên bản cho những người tham gia để xác nhận lại thông tin. Sau đó, nếu không có ý kiến gì, có thể xin chữ ký của đại diện các bên làm bằng chứng và căn cứ ràng buộc trách nhiệm. Về hình thức, mẫu biên bản làm việc cần đảm bảo các nguyên tắc của văn bản hình chính như: Có quốc hiệu, tiêu ngữ, tên văn bản, thời gian bắt đầu, kết thúc buổi họp, nội dung chi tiết… 3. Mẫu biên bản làm việc phổ mới nhất 2023Dưới đây là mẫu biên bản làm việc thông dụng hiện nay mà bạn có thể tham khảo: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ………, ngày…… tháng …… năm …… BIÊN BẢN LÀM VIỆC Về việc (1)……………………….. Hôm nay, vào hồi ............ giờ ......... ngày ......... tháng .......... năm .......... Tại...............................................................................................................
1. Ông/bà: ...................................................... Chức vụ:............................ Bộ phận: .................................................................................................... 2. Ông/bà: ...................................................... Chức vụ:............................ Bộ phận: .................................................................................................... 3. Ông/bà: ...................................................... Chức vụ:............................ Bộ phận: .................................................................................................... II. Nội dung làm việc (3): .................................................................................................................... Biên bản kết thúc vào hồi ......... giờ ......... ngày ..... tháng...... năm ......... Nội dung làm việc được các thành viên thông qua và cùng ký vào biên bản. Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký, bao gồm …… trang và được lập thành ……. bản có nội dung và giá trị như nhau, mỗi bên giữ …… bản và gửi tới các cá nhân, tổ chức có liên quan làm căn cứ thực hiện./. NGƯỜI THAM GIA LÀM VIỆC (4) (Ký, ghi rõ họ tên) NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN (Ký, ghi rõ họ tên) Tải mẫu biên bản làm việc file word về máy tại đây Hiện nay, biên bản làm việc không có quy chuẩn bắt buộc nào cần phải theo, tuy nhiên, để đảm bảo đầy đủ nội dung, biên bản làm việc thường bao gồm các nội dung chính sau đây:
Hướng dẫn cách viết biên bản làm việc đúng chuẩn 4. Hướng dẫn cách viết biên bản làm việc đúng chuẩnKhi viết biên bản làm việc, bạn cần lưu ý một số điều dưới đây để đảm bảo viết nội dung đúng chuẩn: (1) Tên biên bản phải ngắn gọn, nêu rõ nội dung chính của buổi làm việc. Ví dụ:
(2) Thành phần tham gia buổi làm việc: Ghi đầy đủ thông tin của những người tham gia. Đối với người tham gia là các bên đối tác, cần ghi thông tin chi tiết về người đại diện, chức vụ, địa chỉ, nghề nghiệp, CCCD, số điện thoại liên hệ. Đối với buổi làm việc giữa doanh nghiệp và người lao động: Biên bản làm việc cần ghi rõ họ tên, chức vụ của người đại diện doanh nghiệp, người lao động hoặc người đại diện cho tập thể lao động… (3) Nội dung của buổi làm việc: Trình bày theo trình tự diễn biến thời gian, trong đó, các nội dung quan trọng của buổi làm việc cần được nêu bật một cách rõ ràng, dễ hiểu để người đọc nắm được. - Trường hợp buổi làm việc có nhiều phương án giải quyết vấn đề, cần ghi đầy đủ các phương án vào biên bản. - Ghi rõ những ý kiến đóng góp của cá nhân trong buổi làm việc (nếu có). (4) Biên bản làm việc cần có đầy đủ chữ ký của các bên tham gia. Trường hợp có một cá nhân nào đó không đồng ý với phương án giải quyết và không ký vào biên bản thì cần nêu rõ lý do. Trên đây là mẫu biên bản làm việc giữa hai bên phổ biến nhất 2023. Bảo hiểm xã hội điện tử EBH hy vọng bài viết có thể cung cấp những thông tin hữu ích cho bạn. |
