Cách giảm dung lượng ảnh khi gửi email

Chèn ảnh

Để chèn ảnh vào nội dung của thư email, hãy đặt con trỏ vào nội dung của thư email, chọn menu Chèn, rồi chọn Ảnh từ nhóm Hình minh họa trên Dải băng. 

Nếu ảnh trông quá lớn (hoặc quá nhỏ), bạn có thể sử dụng núm điều khiển đổi cỡ trên ảnh để chỉnh cỡ hình ảnh. 

Chỉnh cỡ ảnh

Bạn có thể thay đổi kích cỡ hiển thị của ảnh; ví dụ: ảnh đó sẽ chiếm bao nhiêu phần màn hình khi không thay đổi kích cỡ tệp hoặc độ phân giải của ảnh. Tuy nhiên, làm vậy sẽ không giúp co lại tổng kích cỡ thư email bạn đang gửi. 

1. Bấm hoặc nhấn vào ảnh để hiển thị núm điều khiển đổi cỡ hình tròn nhỏ ở mỗi góc của ảnh.

   

2. Bấm (hoặc nhấn và giữ) một trong các núm điều khiển, rồi kéo núm điều khiển đổi cỡ tới phần giữa để giảm kích cỡ hình ảnh hoặc ra xa khỏi phần giữa để tăng kích cỡ hình ảnh.

Mẹo: Ở giữa mỗi cạnh của ảnh còn có các núm điều khiển đổi cỡ bổ sung. Nếu muốn duy trì các tỷ lệ cân xứng cho ảnh, bạn chỉ cần sử dụng các núm điều khiển đổi cỡ ở các góc. Việc sử dụng các núm điều khiển ở phần giữa của mỗi cạnh sẽ làm méo ảnh.

Chỉnh cỡ ảnh về kích thước chính xác

1. Chọn ảnh bạn muốn chỉnh cỡ.

2. Trên tab Định dạng, trong nhóm Kích cỡ, nhập chiều cao bắt buộc. Độ rộng sẽ tự động thay đổi để duy trì tỷ lệ cân xứng với chiều cao.

   

Nếu bạn muốn thay đổi riêng cho chiều cao và độ rộng, hãy bỏ chọn hộp kiểm Khóa tỷ lệ khung ảnh trước khi thay đổi chiều cao hoặc độ rộng bắt buộc ở bước 2.

Nén ảnh để giảm kích thước tệp

Việc nén ảnh sẽ duy trì chiều cao và độ rộng của ảnh nhưng cũng sẽ giảm độ phân giải. Ảnh với độ phân giải thấp hơn sẽ có kích thước tệp nhỏ hơn.

1. Chọn những ảnh bạn cần giảm.

2. Bên dưới Công cụ Ảnh trên tab Định dạng, chọn

   
   ảnh từ nhóm Điều chỉnh. Tùy theo độ phân giải màn hình, bạn có thể chỉ thấy biểu tượng Nén Ảnh.

3. Chọn các tùy chọn nén và độ phân giải, rồi chọn OK. Đối với những ảnh sẽ không được in thì Web (150 ppi) là độ phân giải phổ biến nhất.

Quan trọng: Việc nén ảnh để giảm kích thước tệp sẽ thay đổi lượng chi tiết được duy trì trong ảnh nguồn. Điều này nghĩa là sau khi nén, ảnh có thể trông khác với ảnh trước khi được nén. 

Khi bạn đính kèm ảnh dưới dạng tệp, ảnh sẽ không hiển thị trực tiếp trong nội dung thư email. Thay vào đó, biểu tượng ảnh sẽ xuất hiện bên dưới chủ đề thư. Đối với các tệp hình ảnh, bạn cũng sẽ thấy một hình xem trước nhỏ của ảnh cùng với tên và kích cỡ của tệp. 

Nếu tệp đính kèm ảnh quá lớn, bạn có thể yêu cầu Outlook chỉnh cỡ ảnh khi bạn gửi thư.  

1. Chọn Tệp.  

2. Nếu hình ảnh của bạn lớn, bạn sẽ thấy thông báo sau: Một số người nhận có thể không nhận được thư này do tệp đính kèm hình ảnh. Việc chỉnh cỡ hình ảnh lớn có thể giúp chuyển phát thư. Hình ảnh đã được chỉnh cỡ sẽ có kích cỡ tối đa là 1024x768 điểm ảnh.  

3. Chọn Chỉnh cỡ hình ảnh lớn khi tôi gửi thư này.

4. Chọn mũi tên trái ở góc trên cùng bên trái của màn hình để trở về thư của bạn. Soạn thư và khi bạn chọn Gửi, mọi tệp đính kèm ảnh đều sẽ được chỉnh cỡ tự động. 

Lưu ý: Nếu bạn nhúng ảnh vào nội dung thư — ảnh sẽ xuất hiện trong thư — bằng cách sử dụng lệnh Ảnh trong nhóm Hình minh họa, tính năng chỉnh cỡ tệp đính kèm hình ảnh sẽ không sẵn dùng.

Các tài liệu, bảng tính, tệp PDF và các loại tệp khác có thể khác nhau đáng kể về kích cỡ. Bạn có thể sử dụng một số biện pháp để đảm bảo thư email và tệp đính kèm có kích cỡ nhỏ khi gửi những tệp này.

Gửi liên kết đến tệp

1. Trong thư email của bạn, chọn Đính kèm Tệp từ dải băng.

2. Chọn tệp của bạn. 

3. Nếu tệp đã được lưu trữ trên OneDrive, OneDrive for Business hoặc site SharePoint, bạn có thể chọn Gửi liên kết. Thao tác này sẽ đính kèm một lối tắt tới tệp vào thư email của bạn, chứ không phải vào chính tệp đó. Người nhận có thể mở lối tắt và tải xuống hoặc mở tệp.

Sao chép liên kết chia sẻ từ một dịch vụ lưu trữ đám mây khác

Hầu hết các giải pháp lưu trữ đám mây như Dropbox hoặc Google Drive đều cho phép bạn nhận liên kết có thể chia sẻ dẫn tới tệp của mình. Xem các tệp trợ giúp để biết thêm thông tin về cách nhận liên kết chia sẻ. Sau khi bạn có liên kết chia sẻ, hãy dán liên kết đó vào nội dung của thư email.

Nén tệp trước khi gửi

Có thể nén hầu hết các tệp thành tệp zip để giảm kích cỡ tệp. Windows cho phép bạn tạo và mở các tệp zip mà không cần bất cứ phần mềm bổ sung nào. 

1. Dẫn hướng đến thư mục chứa tệp bạn muốn gửi.

2. Chọn tệp. Để chọn nhiều tệp, nhấn và giữ CTRL khi bấm vào từng tệp.

3. Bấm chuột phải vào lựa chọn, chọn Gửi Tới > Thư mục Nén.

4. Thao tác này sẽ tạo một tệp zip mới chứa những tệp bạn đã chọn ở bước 2. Tên của tệp zip được chọn tự động từ tên của tệp gốc. 

5. Quay lại thư email của bạn rồi chọn Đính kèm Tệp từ dải băng hoặc bấm chuột phải vào tệp zip mới, chọn Gửi Tới > Người nhận Thư để mở thư email mới đã được đính kèm tệp. 

Chèn ảnh

Để chèn ảnh vào nội dung của thư email, hãy đặt con trỏ vào nội dung của thư email, chọn menu Chèn, rồi chọn Ảnh từ nhóm Hình minh họa trên Dải băng. 

Nếu ảnh trông quá lớn (hoặc quá nhỏ), bạn có thể sử dụng núm điều khiển đổi cỡ trên ảnh để chỉnh cỡ hình ảnh. 

Chỉnh cỡ ảnh

Bạn có thể thay đổi kích cỡ hiển thị của ảnh, ví dụ: ảnh đó sẽ chiếm bao nhiêu phần màn hình khi không thay đổi kích thước tệp hoặc độ phân giải của ảnh. Tuy nhiên, làm vậy sẽ không giúp co lại tổng kích cỡ thư email bạn đang gửi. 

1. Bấm hoặc nhấn vào ảnh để hiển thị núm điều khiển đổi cỡ hình tròn nhỏ ở mỗi góc của ảnh.

   

2. Bấm (hoặc nhấn và giữ) một trong các núm điều khiển, rồi kéo núm điều khiển đổi cỡ tới phần giữa để giảm kích cỡ hình ảnh hoặc ra xa khỏi phần giữa để tăng kích cỡ hình ảnh.

Mẹo: Ở giữa mỗi cạnh của ảnh còn có các núm điều khiển đổi cỡ bổ sung. Nếu muốn duy trì các tỷ lệ cân xứng cho ảnh, bạn chỉ cần sử dụng các núm điều khiển đổi cỡ ở các góc. Việc sử dụng các núm điều khiển ở phần giữa của mỗi cạnh sẽ làm méo ảnh.

Chỉnh cỡ ảnh về kích thước chính xác

1. Chọn ảnh bạn muốn chỉnh cỡ.

2. Trên tab Định dạng, trong nhóm Kích cỡ, nhập chiều cao bắt buộc. Độ rộng sẽ tự động thay đổi để duy trì tỷ lệ cân xứng với chiều cao.

   

Nếu bạn muốn thay đổi riêng cho chiều cao và độ rộng, hãy bỏ chọn hộp kiểm Khóa tỷ lệ khung ảnh trước khi thay đổi chiều cao hoặc độ rộng bắt buộc ở bước 2.

Nén ảnh để giảm kích thước tệp

Việc nén ảnh sẽ duy trì chiều cao và độ rộng của ảnh nhưng cũng sẽ giảm độ phân giải. Ảnh với độ phân giải thấp hơn sẽ có kích thước tệp nhỏ hơn.

1. Chọn những ảnh bạn cần giảm.

2. Dưới Công cụ Ảnh trên tab Định dạng, chọn Nén Ảnh từ nhóm Điều chỉnh. Tùy theo độ phân giải màn hình, bạn có thể chỉ thấy biểu tượng Nén Ảnh.

3. Chọn các tùy chọn nén và độ phân giải, rồi chọn OK. Đối với những ảnh sẽ không được in thì Web (150 ppi) là độ phân giải phổ biến nhất.

Quan trọng: Việc nén ảnh để giảm kích thước tệp sẽ thay đổi lượng chi tiết được duy trì trong ảnh nguồn. Điều này nghĩa là sau khi nén, ảnh có thể trông khác với ảnh trước khi được nén. 

Khi bạn đính kèm ảnh dưới dạng tệp, ảnh sẽ không hiển thị trực tiếp trong nội dung thư email. Thay vào đó, biểu tượng ảnh sẽ xuất hiện bên dưới chủ đề thư.

Nếu tệp đính kèm ảnh quá lớn, bạn có thể yêu cầu Outlook chỉnh cỡ ảnh khi bạn gửi thư. 

1. Chọn Tệp.  

2. Nếu hình ảnh của bạn lớn, bạn sẽ thấy thông báo sau: Một số người nhận có thể không nhận được thư này do tệp đính kèm hình ảnh. Việc chỉnh cỡ hình ảnh lớn có thể giúp chuyển phát thư. Hình ảnh đã được chỉnh cỡ sẽ có kích cỡ tối đa là 1024x768 điểm ảnh.  

3. Chọn Chỉnh cỡ hình ảnh lớn khi tôi gửi thư này.

4. Chọn mũi tên trái ở góc trên cùng bên trái của màn hình để trở về thư của bạn. Soạn thư và khi bạn chọn Gửi, mọi tệp đính kèm ảnh đều sẽ được chỉnh cỡ tự động. 

Lưu ý: Nếu bạn nhúng ảnh vào nội dung thư — ảnh sẽ xuất hiện trong thư — bằng cách sử dụng lệnh Ảnh trong nhóm Hình minh họa, tính năng chỉnh cỡ tệp đính kèm hình ảnh sẽ không sẵn dùng.

Các tài liệu, bảng tính, tệp PDF và các loại tệp khác có thể khác nhau đáng kể về kích cỡ. Bạn có thể sử dụng một số biện pháp để đảm bảo thư email và tệp đính kèm có kích cỡ nhỏ khi gửi những tệp này.

Sao chép liên kết chia sẻ từ một dịch vụ lưu trữ đám mây

Hầu hết các giải pháp lưu trữ đám mây như OneDrive, OneDrive for Business, Dropbox hoặc Google Drive đều cho phép bạn nhận liên kết có thể chia sẻ dẫn tới tệp của bạn.

Đối với OneDrive hoặc OneDrive for Business, xem mục Chia sẻ các tệp và thư mục OneDrive. Để biết các giải pháp lưu trữ đám mây khác, hãy xem các tệp trợ giúp của dịch vụ để biết thêm thông tin về cách nhận liên kết chia sẻ. Sau khi bạn có liên kết chia sẻ, hãy dán liên kết đó vào nội dung của thư email.

Nén tệp trước khi gửi

Có thể nén hầu hết các tệp thành tệp zip để giảm kích cỡ tệp. Windows cho phép bạn tạo và mở các tệp zip mà không cần bất cứ phần mềm bổ sung nào. 

1. Dẫn hướng đến thư mục chứa tệp bạn muốn gửi.

2. Chọn tệp. Để chọn nhiều tệp, nhấn và giữ CTRL khi bấm vào từng tệp.

3. Bấm chuột phải vào lựa chọn, chọn Gửi Tới > Thư mục Nén.

4. Thao tác này sẽ tạo một tệp zip mới chứa những tệp bạn đã chọn ở bước 2. Tên của tệp zip được chọn tự động từ tên của tệp gốc. 

5. Quay lại thư email của bạn rồi chọn Đính kèm Tệp từ dải băng hoặc bấm chuột phải vào tệp zip mới, chọn Gửi Tới > Người nhận Thư để mở thư email mới đã được đính kèm tệp. 

Có hai cách chọn ảnh để tự động giảm kích cỡ và đính kèm ảnh dưới dạng tệp đính kèm vào thư email — trong Microsoft Office Outlook hoặc từ Windows Explorer.

Lưu ý: Ảnh gốc của bạn sẽ không bị sửa đổi. Chỉ bản sao của ảnh đang gửi sẽ được giảm kích cỡ.

1. Tạo thư email mới trong Outlook.

2. Trên tab Chèn, trong nhóm Đính kèm, bấm vào Đính kèm Tệp.

   Mẹo: Bạn cũng có thể kéo và thả ảnh từ Windows Explorer. Tệp ảnh sẽ được đính kèm vào thư email.

3. Trên tab Chèn, bấm vào Công cụ Khởi động Hộp thoại Đính kèm

   
   .

4. Trong ngăn Tùy chọn Tệp đính kèm, dưới Tùy chọn Ảnh, trong danh sách thả xuống Chọn kích cỡ ảnh, bấm vào kích cỡ ảnh bạn muốn đính kèm.

   

   Lưu ý: Nếu bạn nhúng ảnh vào nội dung thư bằng cách sử dụng lệnh Ảnh trong nhóm Hình minh họa, tính năng chỉnh cỡ ảnh tự động sẽ không sẵn dùng.

5. Khi bạn đã soạn thư email xong, bấm vào Gửi.

1. Mở Windows Explorer bằng cách bấm vào Bắt đầu, rồi bấm đúp vào Máy tính.

   Phím tắt  Để mở Windows Explorer, nhấn vào phím logo Windows+E.

2. Dẫn hướng đến thư mục chứa ảnh bạn muốn gửi.

3. Chọn ảnh. Để chọn nhiều tệp, nhấn và giữ CTRL khi bấm vào từng tệp.

4. Bấm chuột phải vào tệp được chọn, trỏ tới Gửi Tới, rồi bấm vào Người nhận Thư.

   Hộp thoại Gửi Ảnh qua Email xuất hiện.

5. Bấm vào Thu nhỏ tất cả ảnh, rồi bấm vào OK.

   

   Lưu ý: Để chỉ định kích cỡ chính xác cho việc thu nhỏ ảnh, hãy bấm vào Hiển thị thêm tùy chọn, rồi bấm vào kích cỡ bạn muốn.

   Một cửa sổ thư Outlook mới sẽ xuất hiện cùng với ảnh đính kèm.

6. Nhập thông tin người nhận vào Các hộp To, Cc và Bcc.

7. Nếu bạn muốn, hãy thay đổi thông tin chủ đề trong hộp Chủ đề.

8. Nếu bạn muốn, hãy thay đổi hoặc nhập mọi thông tin bạn muốn đưa vào nội dung thư.

9. Bấm vào Gửi.

Sau đây là danh sách những biện pháp tốt nhất để sử dụng khi gửi ảnh và tệp đính kèm:

• Đăng hoặc phát hành tệp đính kèm lớn    - Nếu bạn đang gửi tệp đính kèm hoặc ảnh cho ai đó bạn sẵn sàng chia sẻ vị trí đã lưu trữ trong đám mây hoặc trên mạng của tổ chức mình, bạn có thể đính kèm một liên kết đến vị trí đó trong thư email của mình.

• Giới hạn kích cỡ tệp đính kèm    - Đây là hướng dẫn chung; đối với các kết nối chậm hơn (như thiết bị di động), bạn nên sử dụng kích cỡ nhỏ hơn nhiều, như 250 kilobyte (KB). Nếu bạn phải gửi các tệp đính kèm lớn hơn, hãy xác minh kích cỡ tối đa của thư bạn có thể gửi. Người quản trị máy chủ thư hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ email của bạn có thể cho bạn biết thông tin này. Tương tự vậy, hãy hỏi người nhận về giới hạn tối đa của thư là bao nhiêu. Cuối cùng, hãy xem xét tốc độ kết nối Internet của người nhận. Việc tải xuống tệp đính kèm lớn trên kết nối internet di động có thể mất nhiều thời gian.

• Gửi nhiều tệp đính kèm bằng cách sử dụng vài thư email    - Nhiều thư nhỏ hơn có khả năng chuyển phát cao hơn so với thư lớn. Kỹ thuật này có thể giúp bạn tránh các giới hạn cho mỗi thư nhưng giới hạn hộp thư của người nhận vẫn có thể bị vượt quá. Bất kỳ thư nào nhận được sau khi hộp thư của người dùng đạt tới giới hạn lưu trữ đều đôi khi có thể bị từ chối.

• Sử dụng định dạng tệp đồ họa được nén    - Có quá nhiều định dạng tệp đồ họa để liệt kê tại đây nhưng trong số những định dạng được sử dụng phổ biến nhất thì các định dạng tệp ảnh tốt nhất dành cho email là .jpg, .png và .gif. Định dạng tệp đồ họa lớn nhất là những định dạng không được lưu trong định dạng tệp nén, như .tif và .bmp (định dạng tệp mặc định của Windows Paint).

• Sử dụng tệp gốc nhỏ hơn    - Kích cỡ ảnh chụp bằng điện thoại di động hoặc máy ảnh kỹ thuật số thường lớn, ngay cả khi đã lưu ở định dạng tệp nén, như .jpg. Một ảnh có kích cỡ vài megabyte là không hiếm. Xin nhớ rằng kích cỡ của thư email sẽ tăng lên khoảng một phần ba khi chuyển qua internet. Sử dụng cài đặt độ phân giải thấp hơn trên máy ảnh của bạn khi chụp ảnh kỹ thuật số. Sử dụng các định dạng tệp nén, như .jpg. Trong một chương trình đồ họa, hãy cắt xén ảnh thành nội dung cần thiết.

• Sử dụng tiện ích nén tệp    - Ngoài các tiện ích bên thứ ba, Windows còn tích hợp một tiện ích nén tệp sử dụng định dạng tệp .zip được nén. Có thể giảm nhiều định dạng tệp đính kèm bằng cách sử dụng tiện ích nén. Số lượng giảm sẽ là tối thiểu với một số định dạng tệp đã được lưu ở định dạng được nén. Ví dụ: tệp văn bản .txt của Notepad sẽ giảm đáng kể, trong khi hình ảnh .jpg lại không giảm nhiều. Định dạng tệp .jpg đã là định dạng tệp nén.

• Xem lại thư mục Mục Đã gửi của bạn    - Theo mặc định, một bản sao của mỗi thư bạn gửi sẽ được giữ trong thư mục Mục Đã gửi. Điều này sẽ làm tăng kích cỡ của Tệp Dữ liệu Outlook (.pst), mà với một số tài khoản nhất định có thể làm vượt quá giới hạn kích cỡ hộp thư của bạn vì các mục đã gửi được lưu trên máy chủ thư của bạn.

Quan trọng: Việc nén ảnh để giảm kích cỡ tệp sẽ thay đổi lượng chi tiết được duy trì trong ảnh nguồn. Điều này nghĩa là sau khi nén, ảnh có thể trông khác với ảnh trước khi được nén. Vì điều này, bạn nên nén ảnh trước khi áp dụng hiệu ứng nghệ thuật.