Cách vẽ quy trình làm việc

Flowchart là gì và lợi ích của việc sử dụng Flowchart trong doanh nghiệp

Flowchart là một dạng biểu đồ hay lưu đồ diễn giải cho một thuật toán hoặc một quy trình làm việc. Lưu đồ Flowchart có nhiều dạng khác nhau và mục đích chính của việc sử dụng loại biểu đồ này là khái quát rõ ràng nhất các quy trình công việc cần giải quyết.

Biểu đồ Flowchart bao gồm các tầng từ bao quát đến chi tiết, kết nối các hạng mục công việc bằng mũi tên. Thông thường, các lưu đồ Flowchart có 2 loại phổ biến sau:

• Một bước xử lý hay còn gọi là hoạt động, biểu thị dưới dạng hình hộp chữ nhật.
• Một quyết định, biểu hiện dưới dạng viên kim cương.

Như đã nói ở trên, biểu đồ Flowchart có nhiều dạng khác nhau. Chính vì vậy, các ký hiệu sử dụng để truyền tải thông tin trong Flowchart cũng rất đa dạng. Ký hiệu và ý nghĩa của chúng được tổng hợp ở bảng dưới đây:

Sau khi đã hiểu được lưu đồ là gì, chúng ta hãy đi vào đánh giá những lợi ích mà Flowchart đem lại. Các lợi ích của Flowchart có thể kể đến như sau:

• Tất cả các thông tin được ghi dưới dạng biểu đồ, lưu đồ vô cùng ngắn gọn và khoa học. Điều này giúp cho việc truyền tải và hướng dẫn công việc dễ dàng hơn.
• Flowchart là sử dụng ngôn ngữ hình ảnh, chúng sẽ dễ nhớ hơn nhiều so với việc bạn trình bày bằng văn bản. Việc đó sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho người xem 
• Ngoài ra, lưu đồ Flowchart còn tăng tính sinh động cho nội dung được thuyết trình. Từ đó, người xem cũng nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng hơn.

Làm thế nào để vẽ biểu đồ Flowchart hiệu quả

Sau đây là 3 quy tắc chính trong lưu đồ Flowchart:

Sử dụng thống nhất các thành phần trong Flowchart

Các thành phần trong Flowchart phải được sử dụng một cách nhất quán. Tính nhất quán được hiểu là sự thống nhất từ hình khối, đường dẫn và văn bản. 

• Hình elip: Thể hiện bắt đầu, kết thúc của quy trình.
• Hình chữ nhật: Các bước triển khai của cá nhân đảm nhận.
• Hình thoi: Sử dụng khi có những phê chuẩn hoặc quyết định cần lựa chọn.
• Đường dẫn mũi tên là hướng dòng chảy của các bước trong quy trình.

Ngoài ra, các ký hiệu sẽ có các kích thước và khoảng cách bằng nhau. Bạn cũng có thể sử dụng các màu sắc khác nhau để tăng tính sinh động và bắt mắt cho lưu đồ.

Sắp xếp luồng dữ liệu hiện có một cách khoa học

Khi nội dung truyền tải quá nhiều dẫn đến biểu đồ lớn, các bạn có thể tham khảo một số mẹo sau đây:

• Bạn hãy cố gắng co hẹp lại lưu đồ và thay vào đó tăng phông chữ trong nội dung to hơn để bù đắp việc co hẹp trên. Tổng quan nhìn lưu đồ sao cho không quá bé.
• Tuỳ vào số lượng bước trong quy trình mà người vẽ có thể hướng mũi tên sang trai, phải. Sau đó, quy trình tiếp theo sẽ được hạ xuống dòng dưới.
• Một cách khác, đó chính là chia nhỏ Flowchart lớn thành các Flowchart nhỏ hơn. Như vậy, mỗi một Flowchart sẽ được thể hiện ở một trang riêng biệt.

Đặt dòng trả về phía dưới lưu đồ

Cũng giống như việc chúng ta đọc một trang sách từ trên xuống dưới, dòng trả về trong lưu đồ Flowchart cũng như vậy. Ngoài ra, nếu xuất hiện 2 dòng trả về, các bạn hãy lưu ý không được để chúng trùng nhau.

Cách vẽ Flowchart xây dựng quy trình cho doanh nghiệp

Việc khái quát các quy trình và nội dung cần truyền tải cho người xem dễ hiểu là điều mà Flowchart hướng tới. Vậy làm thế nào để vẽ được một Flowchart hiệu quả? Các bạn hãy cùng theo dõi 3 bước vẽ Flowchart dưới đây:

1. Cân nhắc sử dụng lưu đồ Flowchart hay lựa chọn phương tiện trình bày khác

Bạn cần chắc chắn rằng việc sử dụng Flowchart sẽ đạt hiệu quả cao hơn so với các phương tiện trình bày khác. Flowchart được sử dụng khá rộng rãi tại các doanh nghiệp lớn, đặc biệt là trong kinh doanh. Vậy, tại sao doanh nghiệp lớn lại cần lư đồ Flowchart đến vậy. Có 2 lý do chính:

• Thứ nhất: Doanh nghiệp càng lớn thì khối lượng công việc và dữ liệu càng khổng lồ. Mong muốn “văn bản hoá” các bước để tạo thành một quy trình làm việc hoàn chỉnh là điều dễ hiểu.
• Thứ hai: Nếu doanh nghiệp muốn “số hoá” để tham gia vào giai đoạn chuyển đổi số thì bước đầu tiên chính là việc sử dụng các lưu đồ, biểu đồ như Flowchart.

Ngược lại, nếu là doanh nghiệp nhỏ hoặc chỉ đơn giản là một hộ kinh doanh, bạn có thể truyền tải trực tiếp bằng lời nói thay vì sử dụng Flowchart.

2. Thu thập các thông tin cần thiết để vẽ Flowchart

Tất nhiên, càng nhiều thông tin thì việc vẽ lưu đồ càng chính xác. Vì vậy, hãy tập hợp tất cả các thông tin và chọn lọc chúng một cách cẩn thận. Những câu hỏi đặt ra là:

• Mục đích chính mà người vẽ hướng tới khi sử dụng Flowchart là gì? Tên biểu đồ là gì?
• Lưu đồ bao gồm mấy bước? Tên gọi của từng bước?
• Những người tham gia vào công việc là ai? Ai chịu trách nhiệm chính?
• Mỗi bước sẽ được thực hiện trong thời gian bao lâu?
• Có cần thiết thêm vào các mô tả để lưu đồ được chi tiết hơn hay không?
• Trường hợp xảy ra hai khả năng thì kết quả sẽ như nào?
• Có vấn đề nào có thể phát sinh trong quá trình thực hiện công việc hay không?

Ngoài ra, bạn có thể thảo luận cùng các thành viên trong nhóm để vẽ được một Flowchart chính xác nhất.

3. Bắt tay vào vẽ biểu đồ Flowchart

Có 3 cách để vẽ lưu đồ Flowchart, cụ thể như sau:

• Cách 1: Sử dụng phương pháp truyền thống là bút và giấy: Bắt tay vào phác hoạ lưu đồ bằng cách vẽ “xương sống” cho Flowchart. Đây là cách làm thủ công và khá đơn giản. Bạn có thể sử dụng thêm các công cụ hỗ trợ khác như thước kẻ, compa…để biểu đồ được đẹp và bắt mắt hơn. Sau đó, hãy chụp thành nhiều bản mà phát cho những nhân viên của mình nhé.
• Cách 2: Sử dụng các công cụ vẽ: Bạn có thể cài đặt các phần mềm như Power Point, Paint hoặc những phần mềm, ứng dụng đồ hoạ khác để biểu đồ Flowchart của mình thật đẹp và chuyên nghiệp.
• Cách 3: Sử dụng các phần mềm quản lý chuyên nghiệp. Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý tích hợp thêm các công cụ hỗ trợ vẽ biểu đồ, lưu đồ. Tại các doanh nghiệp lớn, việc sử dụng các phần mềm quản lý không còn là điều xa lạ. Chúng không những giúp cho người sử dụng tiết kiệm thời gian mà hiệu quả công việc cũng được đánh giá là cao hơn.

Một số ví dụ về vẽ lưu đồ Flowchart cho doanh nghiệp

​​Dưới đây là hai ví dụ điển hình về lưu đồ Flowchart cho các doanh nghiệp.

Ví dụ 1: Biểu đồ Flowchart về quy trình tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng nhân sự sẽ bao gồm các bước như sau:

• Bước 1: Xác định nhu cầu của nhà tuyển dụng.
• Bước 2: Lập kế hoạch để tuyển dụng và thiết kế hình mẫu nhân sự tương lai.
• Bước 3: Tìm ứng viên và chọn lọc hồ sơ ứng tuyển.
• Bước 4: Đặt lịch phỏng vấn.
• Bước 5: Đánh giá ứng viên và hẹn thời gian thử việc.

Ví dụ 2: Lưu đồ Flowchart về quy trình ứng phó với sự cố xảy ra tại doanh nghiệp xây dựng.

Với quy trình ứng phó sự cố, doanh nghiệp sẽ có các bước cơ bản sau:

• Bước 1: Phát hiện sự cố và đánh giá mức độ của sự cố
• Bước 2: Thông báo sự cố tới ban lãnh đạo công ty bằng các hình thức như gửi mail hoặc thông báo trực tiếp.
• Bước 3: Tổ chức họp để đề xuất và triển khai phương án khắc phục sự cố
• Bước 4: Đánh giá tính hiệu quả của phương án.

Quản lý quy trình thủ tục doanh nghiệp đơn giản với WEONE

Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE cung cấp các công cụ cần thiết cho doanh nghiệp quản trị và điều hành đơn giản, giúp tối ưu khả năng vận hành hiệu quả.

Phân hệ quản lý quy trình thủ tục của WEONE giúp doanh nghiệp chuẩn hóa, quản lý mọi quy trình thủ tục thực tế của doanh nghiệp lên hệ thống, nhằm tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, xử lý thủ tục, hồ sơ, nhanh chóng. Từ đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu vận hành, nâng cao năng suất.

Tính năng ưu việt của WEONE trong quản lý quy trình – thủ tục

• Quản lý quy trình: Thiết lập, tạo mới quy trình nghiệp vụ thực tế của doanh nghiệp lên nền tảng số. Người dùng có thể tùy biến quy trình đường thẳng hay rẽ nhánh, tạo quy trình con lồng trong quy trình lớn giúp tiết kiệm thời gian xử lý công việc.
• Quản lý thủ tục: Hỗ trợ doanh nghiệp tạo lập, cầu hình thủ tục thực tế của doanh nghiệp lên hệ thống.
• Quản lý biểu mẫu: Tất cả các biểu mẫu có thể tạo trực tiếp ngay trên hệ thống. Mọi thông tin về biểu mẫu đã tạo – được duyệt hay không được duyệt đều được lưu trữ trên hệ thống để dễ dàng tìm kiếm lại.
• Quản lý Form thông tin: Tạo mới, sửa, xóa, cấu hình form thông tin vào hệ thống giúp doanh nghiệp tạo dựng dữ liệu số phục vụ cho mục đích các công việc khác.
• Quản lý hồ sơ đã đăng ký: Theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ, thống kê, phân loại từng loại hồ sơ một cách chi tiết từ đó nhân sự nhanh chóng bổ sung những hồ sơ còn thiếu.
• Thống kê, báo cáo: Thống kê chi tiết tình trạng của quy trình thủ tục cần, giúp nhà quản trị nắm bắt mọi thông tin đồng thời thiết lập cảnh báo tự động. Khả năng thiết lập thời gian hoàn thành các nhiệm vụ trong quy trình, tự động gửi thông báo công việc đến các đối tượng liên quan trong quy trình (khi tạo lập quy trình mới, khi chuyển trạng thái Hoàn thành công việc…)

Với WEONE, doanh nghiệp có thể giảm thiểu từ 40-70% chi phí cho các giấy tờ, tài liệu để thực hiện các quy trình, thủ tục. Hiệu suất công việc cũng được đẩy nhanh lên hơn 40 – 50% do nhân sự không mất thời gian đi lại xử lý các quy trình – thủ tục rườm rà hoặc các yêu cầu đơn giản như: xin nghỉ phép, tạm ứng,… cũng nhanh chóng được giải quyết mà không gặp các rào cản về địa lý.

Hi vọng, qua bài viết trên đây, bạn đã hiểu được Flowchart là gì cùng những thông tin liên quan. Các nhà quản lý có thể tham khảo để từ đó đưa ra được những lựa chọn đúng đắn cho phương pháp quản trị của mình. Chúc các bạn thành công!