Hoạt động thu hộ, chi hộ ngày càng phổ biến trong bối cảnh hợp tác kinh doanh và kết nối giữa các doanh nghiệp ngày càng phát triển mạnh mẽ. Tuy nhiên, việc quản lý và hạch toán các khoản thu hộ, chi hộ có thể gây ra không ít khó khăn cho kế toán trong quá trình xử lý nghiệp vụ. Bài viết này sẽ cung cấp những kiến thức chuyên sâu về hạch toán thu hộ, chi hộ, giúp doanh nghiệp xử lý chính xác, minh bạch và hạn chế rủi ro.
1. Hóa đơn đối với các khoản thu hộ, chi hộ khách hàng
1.1.Thu hộ, chi hộ là gì?
Thu hộ/chi hộ là hoạt động mà một bên (gọi là bên ủy quyền) ủy quyền cho bên thứ hai (gọi là bên nhận ủy quyền) thu hoặc chi các khoản tiền theo hợp đồng. Việc ủy quyền này phải được thể hiện rõ ràng trong các văn bản cụ thể như hợp đồng ủy quyền, văn bản ủy quyền, … để làm cơ sở xác minh cho việc thu hộ, chi hộ và thuận tiện cho việc giải trình sau này nếu cần.
1.2. Quy định về xuất hóa đơn đối với các khoản thu hộ, chi hộ khách hàng
Thông tư 26/2015/TT-BTC tại Điều 3, Khoản 7 sửa đổi, bổ sung Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định như sau:
“b) Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
Thông tư 219/2013/TT-BTC tại Điều 5, Khoản 7, Điểm d quy định đối tượng không phải kê khai, tính nộp thuế giá trị gia tăng như sau:
“d) Các khoản thu hộ không liên quan đến việc bán hàng hoá, dịch vụ của cơ sở kinh doanh.”
Như vậy căn cứ theo quy định trên, đồng thời căn cứ vào Công văn 2519/CT-TTHT ngày 24/03/2016 ; Công văn 8999/CT-TTHT ngày 23/10/2014 của Cục Thuế. Hồ Chí Minh Doanh nghiệp có phát sinh các khoản thu hộ, chi hộ theo hợp đồng thu hộ, chi hộ giữa 02 bên thì:
Khi Doanh nghiệp chi hộ Đối tác:
+ Nếu khoản chi hộ có hóa đơn lập theo tên Doanh nghiệp thì khi thu lại tiền từ khách hàng, doanh nghiệp phải lập hoá đơn GTGT, chứng từ thu tiền theo quy định (phiếu thu) và kê khai, tính nộp thuế GTGT với thuế suất tương ứng của hàng hóa, dịch vụ đó.
+ Nếu khoản chi hộ có hóa đơn lập theo tên Đối tác thì khi chi hộ, doanh nghiệp lập phiếu chi, khi thu lại tiền từ khách hàng thì không lập hóa đơn GTGT, không kê khai, khấu trừ thuế mà lập phiếu thu.
*** Trường hợp Doanh nghiệp chi hộ Đối tác mà Đối tác vẫn chưa đi vào hoạt động: Căn cứ vào công văn số 1225/TCT-CS ngày 31/3/2017:
“Các khoản chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp do tổ chức, cá nhân khác chi hộ, khi tổ chức, cá nhân đã thực hiện chi hộ xuất hóa đơn GTGT cho doanh nghiệp mới thành lập, đồng thời đã kê khai và nộp thuế GTGT đầu ra thì doanh nghiệp mới thành lập được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hóa đơn GTGT ứng với các khoản chi phí mà tổ chức, cá nhân đã chi hộ trước khi thành lập mới doanh nghiệp (bản photocopy công văn kèm theo).”
Tức là: Đối với doanh nghiệp đang thành lập: Các chi phí phát sinh trước khi thành lập nếu nhờ Doanh nghiệp khác chi hộ và bên chi hộ có phát hành hóa đơn của doanh nghiệp đang thành lập để thu lại thì bên nhờ chi hộ được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào của các hóa đơn này.
Đồng thời, căn cứ vào công văn số 69835/CT-TTHT ngày 10/11/2016:
“Trường hợp trước khi thành lập doanh nghiệp các sáng lập viên (tổ chức, cá nhân) có thể thực hiện chi hộ một số khoản chi phí liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp thì các sáng lập viên đó phải được ủy quyền bằng văn bản về việc thực hiện chi hộ.
Công ty được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn GTGT đứng tên tổ chức, cá nhân thực hiện chi hộ nếu có văn bản ủy quyền cho tổ chức, cá nhân thực hiện chi hộ và thực hiện thanh toán cho tổ chức, cá nhân được ủy quyền thông qua ngân hàng đối với những hóa đơn có giá trị trừ hai mươi triệu đồng trở lên.”
Khi Doanh nghiệp thu hộ Đối tác:
+ Khi phát sinh khoản thu hộ liên quan đến hoạt động bán hàng hóa của chính Doanh nghiệp, doanh nghiệp lập hóa đơn GTGT cho khách hàng, tuy nhiên không phải kê khai, tính nộp thuế cho hóa đơn này do đây là khoản thu hộ đối tác, không phải doanh thu phát sinh của doanh nghiệp. Khi thanh toán lại tiền thu hộ cho đối tác, doanh nghiệp lập phiếu chi.
*** Trường hợp Doanh nghiệp thu hộ cước vận tải biển phải nộp thay 2% thuế nhà thầu:
Về nguyên tắc, doanh nghiệp Việt Nam có trách nhiệm khấu trừ và nộp thay thuế nhà thầu với tỷ lệ 2% doanh thu khi thuê vận tải của Hãng nước ngoài
Căn cứ theo công văn 6142/BTC-CST ngày 9/5/2015: Nếu Hãng tàu nước ngoài nhờ Đại lý tại Việt Nam thu hộ cước vận chuyển thì Đại lý phải chịu trách nhiệm khấu trừ và nộp thay 2% thuế nhà thầu trên doanh thu thu hộ.
Trường hợp doanh nghiệp Việt Nam làm đại lý cho Hãng vận tải nước ngoài: Căn cứ theo Công văn số 74694/CT-TTHT ngày 6/12/2016: Khi thu hộ tiền cước thì phải lập hóa đơn.
Trên hóa đơn, dòng tiền hàng ghi giá trị dịch vụ thanh toán (không bao gồm thuế GTGT), dòng thuế suất GTGT không ghi và gạch chéo, dòng thuế GTGT ghi đúng số thuế GTGT đã khấu trừ nộp thay cho Hãng vận tải nước ngoài.
\>Xem thêm: Hướng dẫn tải và cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai HTKK mới nhất hiện nay
2. Hạch toán các khoản thu hộ, chi hộ
Lưu ý rằng bản chất các khoản khoản thu hộ, chi hộ chỉ ảnh hưởng tới quỹ tiền mặt, tiền ngân, mà không ảnh hưởng tới doanh thu, chi phí của bên thu hộ chi hộ.
– Hạch toán các khoản chi hộ:
+ Khi doanh nghiệp chi hộ khách hàng, ghi:
Nợ TK 1388
Có TK 111, 112
+ Khách hàng thanh toán tiền chi hộ, hạch toán như sau:
Nợ TK 111, 112.
Có TK 1388
– Hạch toán các khoản thu hộ:
+ Khi doanh nghiệp thu hộ khách hàng, ghi:
Nợ TK 3388
Có TK 111, 112
+ Trả lại tiền thu hộ cho khách hàng, ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 3388
*** Lưu ý: Trường hợp khi doanh nghiệp chi hộ khách hàng mà hóa đơn do bên bán xuất lại ghi tên doanh nghiệp thì bản chất không còn là thu hộ, chi hộ nữa, mà coi như một chi phí doanh nghiệp đã bỏ ra. Khi thu tiền chi hộ từ khách hàng, doanh nghiệp sẽ coi đó là một khoản doanh thu từ hoạt động bán hàng của mình. Lúc này, doanh nghiệp cần thực hiện lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT.
3. Ví dụ minh họa
Ngày 02/04/2021 doanh nghiệp A ủy quyền cho doanh nghiệp B mua hộ 1 lô công cụ dụng cụ, trị giá lô hàng 20 triệu đồng, VAT 10%, doanh nghiệp B thanh toán cho bên bán bằng TGNH. Ngày 12/04/2021, doanh nghiệp B giao hàng cho doanh nghiệp A, doanh nghiệp A thanh toán khoản chi hộ bằng TGNH.
Vì bên bán xuất hóa đơn ghi tên doanh nghiệp A (doanh nghiệp nhờ chi hộ), hạch toán như sau:
- Khi chi hộ, doanh nghiệp B ghi nhận:
Nợ TK 1388 – 22.000.000
Có TK 112 – 22.000.000
- Khi thu tiền từ doanh nghiệp A, doanh nghiệp B ghi nhận:
Nợ TK 112 – 22.000.000
Có TK 1388 – 22.000.000
Để tự động hóa trong công tác hạch toán, phần mềm kế toán online MISA AMIS hiện là phần mềm ưu việt cho phép kế toán doanh nghiệp:
- Nâng cao năng suất bằng cách tự động hạch toán từ: Hóa đơn đầu vào, Báo cáo ngân hàng. Tự động tổng hợp báo cáo thuế, BCTC tiết kiệm 80% thời gian nhập liệu.
- Kết nối Tổng cục thuế, Ngân hàng, Hóa đơn điện tử, Chữ ký số, Phần mềm bán hàng… tạo thành hệ sinh thái xử lý dữ liệu nhanh, tiện.
- Giám đốc luôn nắm được tình hình tài chính: Doanh thu, Lợi nhuận, Chi phí, Công nợ,… mọi lúc, mọi nơi kịp thời ra quyết định điều hành.
Ngoài ra, đối với nghiệp vụ thu hộ chi hộ khách hàng, AMIS Kế Toán hỗ trợ theo dõi cho từng đối tượng khách hàng, nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đặc biệt là sẽ tổng hợp thông tin lên báo cáo Tổng hợp công nợ phải thu để tiện theo dõi.