Chữ giáp lai hồ sơ viết như thế nào

Đóng dấu giáp lai là một trong những hình thức đóng dấu phổ biến trong các văn bản. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách đóng dấu giáp lai sao cho chuẩn.

Mục lục bài viết [Ẩn]

  • 1. Dấu giáp lai là gì?
  • 2. Đóng dấu giáp lai thế nào cho chuẩn?
  • 3. Ngoài dấu giáp lai, các loại dấu khác đóng thế nào?

1. Dấu giáp lai là gì?

Dấu giáp lai là con dấu đóng vào lề trái hoặc phải của tài liệu gồm hai tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.

Việc đóng và sử dụng con dấu góp phần hoàn thiện hình thức pháp lý của văn bản. Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, nhất là khi phát sinh tranh chấp trước tòa án.

Hiện nay, chưa có quy định cụ thể nào liệt kê các loại văn bản phải đóng dấu giáp lai. Tuy nhiên, các văn bản đóng dấu giáp lai thường nhằm mục đích:

- Tránh được việc thay đổi tài liệu được trình hoặc được nộp khi có nhu cầu giao kết hợp đồng hoặc có nhu cầu làm hồ sơ để nộp cho các cơ quan nhà nước.

- Bảo đảm tính khách quan của tài liệu để tránh văn bản bị thay thế hoặc bị làm sai lệch kết quả đã được xác nhận trước đó.

Chữ giáp lai hồ sơ viết như thế nào

Dấu giáp lai là gì? (Ảnh minh họa)
 

2. Đóng dấu giáp lai thế nào cho chuẩn?

Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về việc sử dụng con dấu như sau:

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Như vậy, cách đóng dấu giáp lai chuẩn nhất là đóng vào mép phải của văn bản hoặc phụ lục, trùm lên một phần các tờ giấy với mỗi dấu đóng không quá 05 tờ.

 

3. Ngoài dấu giáp lai, các loại dấu khác đóng thế nào?

Đóng dấu chữ ký

Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.

Trong đó, Điều 33 Nghị định 30/2020 quy định cách đóng dấu chữ ký như sau:

+ Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.

+ Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

Đóng dấu treo

Theo Điều 33 Nghị định 30/2020, cách thức đóng dấu treo người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

Thông thường, khi đóng dấu treo thì đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.

Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.

Hiện nay, hầu như văn bản nào cũng cần phải đóng dấu giáp lai nhằm đảm bảo tính xác thực của văn bản đó. Ngoài ra, việc đóng dấu giáp lai còn tăng giá trị pháp lý cho giấy tờ, giúp cho việc thực hiện thủ tục được đơn giản và tiết kiệm thời gian hơn. Vậy theo quy định hiện hành, văn bản nào cần đóng dấu giáp lai? Hướng dẫn đóng dấu giáp lai đúng quy định mới nhất 2022? Cách đóng dấu giáp lai nhanh chóng? Các lưu ý khi đóng dấu là gì? Mời bạn đọc tham khảo bài viết sau đây của Luật sư X để được làm rõ những vấn đề này nhé.

Lịch tư vấn pháp luật miễn phí

Chữ giáp lai hồ sơ viết như thế nào

Căn cứ pháp lý

Nghị định 30/2020/NĐ-CP;

Luật doanh nghiệp 2020.

Đóng dấu giáp lai là gì?

Kế toán có thể hiểu dễ dàng như sau, khi sử dụng con dấu của công ty đóng dấu lên trên phần lề bên trái hoặc đóng lên phần lề bên phải của hợp đồng hoặc 1 tập tài liệu nào đó. Kế toán cần phải đảm bảo hình tròn của con dấu khi đóng lên tập tài liệu đều phải xếp chồng lên nhau.

Chữ giáp lai hồ sơ viết như thế nào

Việc sử dụng dấu giáp lai sẽ thể hiện được vị trí pháp lý. Bên cạnh đó, nó cũng thể hiện được giá trị pháp lý của các văn bản quan trọng của cơ quan, công ty.

Một số loại văn bản cần đóng dấu giáp lai

Một số những loại văn bản cần phải đóng dấu giáp lai. Bao gồm:

  • Hợp đồng kinh doanh có nhiều trang
  • Quyết định về việc ấn định Thuế doanh nghiệp
  • Thông báo về việc tiến hành giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo.
  • Biên bản làm việc của công ty
  • Quyết định thanh tra và quyết định kiểm tra của doanh nghiệp
  • Quyết định về việc xử phạt hành chính đối với các vi phạm
  • Thông báo về việc phạt nộp chậm các vấn đề liên quan đến Thuế của doanh nghiệp
  • Kết luận về việc xác minh đơn tố cáo của doanh nghiệp
  • Biên bản hợp của công ty
  • Thanh lý hợp đồng của công ty
  • Biên bản làm việc của doanh nghiệp.

Những tài liệu này doanh nghiệp đều phải đóng dấu giáp lai theo quy định.

Chữ giáp lai hồ sơ viết như thế nào
Cách đóng dấu giáp lai nhanh

Tại sao cần đóng dấu giáp lai hợp đồng nhiều trang?

Việc kế toán viên khi đóng dấu giáp lai, cần phải đảm bảo dấu có tất cả trên các trang và nó được xếp chồng lên nhau. Bởi vì:

  • Đảm bảo được tất cả các trang trong tệp hợp đồng đó đều có tính chân thực.
  • Tránh việc có kẻ xấu sẽ có ý định thay đổi, đánh tráo nội dung ở trong hợp đồng nhiều trang đó.
  • Khi đóng dấu giáp lai là đã được thực hiện đúng với quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng và các cơ quan quản lý ngành đó.

Hiện nay, đối với các hồ sơ thầu thường sẽ được sử dụng dấu giáp lai nhiều hơn. Bởi xét về mặt bằng chung, các hồ sơ khi tham gia gói thầu thường sẽ có nhiều tài liệu trùng nhau. Hơn nữa, các bộ hồ sơ thầu cần phải đảm bảo được sự giống nhau hoàn toàn tuyệt đối về cả nội dung của hồ sơ và về cả hình thức thể hiện.

Hướng dẫn đóng dấu giáp lai đúng quy định

Theo điểm đ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì dấu giáp lai phải được đóng theo các quy định sau:

– Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.

– Mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

Hướng dẫn đóng dấu chữ ký đúng quy định

Theo Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì dấu chữ ký phải được đóng theo các quy định sau:

– Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.

– Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

Chữ giáp lai hồ sơ viết như thế nào

– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

Cách đóng dấu giáp lai nhanh

  • Khi đóng dấu giáp lai, thường dấu giáp lai sẽ có hình tròn, hình vuông hoặc có hình bầu dục..Dấu giáp lai cần phải đảm bảo được đóng lên toàn bộ những trang văn bản trong bản hợp đồng nhiều trang đó. Đảm bảo các dấu trên các trang văn bản được xếp chồnhg lên nhau.
  • Khi đóng dấu, kế toán viên cần phải sắp xếp lại toàn bộ những trang trong hợp đồng đó. Hãy sắp xếp các trang theo hình dẻ quạt. Sau đó đóng dấu giáp lai lên trên mép trái hoặc trên mép phải của bản hợp đồng đó. Để đảo bảo trang nào trong hợp đồng cũng được đóng dấu đỏ. Từ đó, việc đóng dấu giáp lai trở nên nhanh chóng hơn.

Trường hợp những hợp đồng có quá nhiều trang và không thể đóng dấu giáp lai. Trong trường hợp này, kế toán viên có thể chia ra thành nhiều lần đóng dấu giáp lai hợp đồng. Cứ liên tiếp đóng dấu lên trên các trang văn bản cho đến khi hết hợp đồng. Lưu ý, khi kế toán viên sử dụng biện pháp này cần phải đảm bảo rằng khi các trang ghép lại với nhau phải thành hình con dấu của doanh nghiệp.

Các lưu ý khi đóng dấu

Đối với các văn bản giấy

Đối với các văn bản giấy, việc đóng dấu chuẩn trên văn bản là rất cần thiết, dù là dấu chữ ký, dấu treo hay dấu giáp lai thì khi đóng dấu cũng phải đáp ứng yêu cầu sau:

  • Đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng quy định
  • Đóng đúng chiều.
  • Dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

Đối với đóng dấu chữ ký: Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

Đối với dấu treo: Dấu treo thường được đóng trên các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục. Con dấu  được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

Đối với dấu giáp lai: Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Dấu giáp lai được đóng ở giữa mép phải trùm lên một phần các giấy tờ là cách đóng dấu chuẩn trên các loại văn bản

Đối với các văn bản điện tử

Dấu của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử (chữ ký số của cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức) là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng dưới dạng .png nền trong, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền về bên trái.

Dấu trên văn bản kèm văn bản chính thức được thể hiện:

  • Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo.
  • Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, phải ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo (nhưng không hiển thị hình ảnh) tại góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.

Mời bạn xem thêm bài viết:

  • Sản xuất, buôn bán hàng giả bị xử lý như thế nào?
  • Hành vi sản xuất thuốc trị Covid-19 giả bị xử lý theo quy định như thế nào?
  • Không niêm yết giá thuốc bị xử lý như thế nào theo quy định pháp luật?

Thông tin liên hệ Luật sư X

Trên đây là tư vấn của Luật sư X về “Cách đóng dấu giáp lai nhanh”. Chúng tôi hi vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên; để sử dụng trong công việc và cuộc sống.

Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến xác nhận tình trạng độc thân, giải thể công ty, tạm dừng công ty, mẫu tờ khai đăng ký lại giấy khai sinh hay dịch vụ đăng ký bảo hộ logo công ty, đăng ký bảo hộ nhãn hiệu, …. của Luật sư X, hãy liên hệ: 0833102102. Hoặc qua các kênh sau:

  • Facebook: www.facebook.com/luatsux
  • Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
  • Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux

Câu hỏi thường gặp

Một bộ hợp đồng có thể có 2 con dấu giáp lai không?

Theo quy định, một bộ hợp đồng có thể có 2 con dấu giáp lai, một dấu in thiếu trang cuối và một dấu in toàn bộ hợp đồng thì đó vẫn phù hợp theo quy định của pháp luật, bởi khi so sánh và ráp lại dấu in thì vẫn đầy đủ thông tin cần thiết của doanh nghiệp. Tuy nhiên cần chắc chắn rằng thông tin, tính xác thực và khách quan của trang cuối hợp đồng để tránh trường hợp 1 bên tự thay đổi nội dung hoặc làm giá hợp đồng.