Bất cứ Doanh nghiệp nào cũng sẽ có quyết định quyết toán của cơ quan thuế. Chính vì vậy, là kế toán chúng ta cần nắm rõ được hồ sơ chuẩn bị cho việc quyết toán thuế cần những gì?. Cách sắp xếp hồ sơ chuẩn bị cho việc quyết toán thuế ra sao?
Tham khảo: Hồ sơ – sổ sách – chứng từ quyết toán thuế trong các loại hình doanh nghiệp cụ thể
1. Sắp xếp các báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế, cụ thể:
– Báo cáo thuế hàng tháng theo trình tự và xếp năm nào theo năm đó
– Báo cáo tài chính hàng năm, tờ khai quyết toán thuế TNDN năm, Quyết toán thuế TNCN.
– Các tờ khai như: tờ khai thuế môn bài. Tờ khai của năm nào thì bạn xếp vào năm đó.
2. Cách sắp xếp chứng từ đi kèm chuẩn bị quyết toán thuế
Căn cứ vào tờ khai thuế hàng tháng để chúng ta sắp xếp chứng từ đi kèm như:
– Hoá đơn đầu vào trong nước hàng tháng.
– Nếu là công ty nhập khẩu thì sắp xếp các hồ sơ liên quan nhập khẩu như hợp đồng, tờ khai hải quan, giấy nộp tiền thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu theo trình tự từng công hàng và theo trình tự thời gian.
– Hoá đơn đầu ra (liên 3)
– Giấy nộp tiền các loại thuế cho vào 1 file riêng và theo từng năm.
3. Về các vấn đề liên quan đến hoá đơn
– Kiểm tra quyển hoá đơn gốc theo trình tự thời gian và đánh số thứ tự theo quyển hoá đơn cho dễ tìm khi cơ quan thuế kiểm tra.
– Chuẩn bị hoá đơn mẫu, thông báo phát hành hoá đơn, hợp đồng đặt in hoá đơn, thanh lý hợp đồng in hoá đơn, biên bản huỷ bản kẽm.
Mỗi khi nhận được công văn của Chi cục thuế chủ quản thông báo xuống về quyết toán thuế đa phần nhiều anh chị em khi mới vào nghề đều sẽ cảm thấy bối rối khi phải đảm nhận nhiệm vụ này. Vậy bạn đã biết quyết toán thuế cần chuẩn bị những gì hay chưa? Cơ quan thuế sẽ kiểm tra những vấn đề gì? Mời quý bạn đọc hãy cùng xem qua những thông tin sau đây mà GMS Consulting chia sẻ để có thêm thông tin nhé.
Mục lục bài viết
Để chuẩn bị tốt nhất trước khi kiểm tra quyết toán thuế, các bạn cần phải có sự chuẩn bị trước đó. Vậy trước khi quyết toán thuế cần chuẩn bị những gì?
Về công tác sắp xếp chứng từ gốc
– Cần phải có sự sắp xếp chứng từ gốc tuần tự hàng tháng của bảng kê thuế đầu vào và đầu ra đã in và nộp cho cơ quan thuế hằng tháng.
– Phải có đầy đủ phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán,… kèm đầy đủ chữ ký các chức danh đi kèm theo mỗi loại chứng từ hoặc một nhóm chứng từ
– Lưu ý nên kẹp riêng chứng từ mỗi tháng riêng ra, mỗi tập có bìa đầy đủ.
Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế
– Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT, XNK, thuế môn bài, Thuế tiêu thụ đặc biệt,…
– Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm
Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm (theo hình thức NCK)
– Sổ nhật ký chung
– Sổ nhật ký bán hàng
– Sổ nhật ký mua hàng
– Sổ nhật ký chi tiền
– Sổ nhật ký thu tiền
– Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng
– Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp
– Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm
– Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng
– Sổ cái các tài khoản: 131, 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,…621, 622, 627, 641, 642,…Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15
– Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định
– Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ
– Sổ khấu hao tài sản cố định
– Sổ khấu hao công cụ dụng cụ
– Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư
– Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho
– Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký)
Lưu ý: số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự.
Sắp xếp các hợp đồng kinh tế
– Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/đầu ra
– Kiểm tra các biên bản. Giấy tờ của từng hợp đồng nếu có
– Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương
– Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương
Hồ sơ pháp lý
– Chuẩn bị đầy đủ cả gốc và photo công chứng (xác thực)
– Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế…
\>>> Tìm hiểu Quyết Toán Thuế Là Gì? Có Bao Nhiêu Hình Thức Quyết Toán Thuế?
Cơ quan thuế kiểm tra những gì tại doanh nghiệp?
Các mục thuế sẽ được kiểm tra ưu tiên theo thứ tự sau:
– Thuế giá trị gia tăng
– Thuế thu nhập cá nhân
– Các thuế khác (thuế xuất, nhập khẩu, thuế TTĐB)
Thuế giá trị gia tăng
– Thường được bắt đầu bằng công đoạn kiểm tra hoá đơn theo báo cáo thuế. Do vậy bạn cần sắp xếp hóa đơn GTGT đầu ra đầu vào bản gốc kèm theo các tờ khai
– Cần phải kiểm tra lại tất cả các hóa đơn đã kê khai nhưng có vấn đề photo ra một bản, lập bảng kê để riêng ra
– Các hóa đơn bị mất bản gốc, chỉ có bản photo cần chuẩn bị kèm theo các công văn
báo mất đã gửi cơ quan thuế
– Các hóa đơn đầu ra hủy cần pho to kèm với biên bản hủy để riêng ra
– Các hoá đơn mua hàng có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng trở lên bạn nên có bản sao chứng từ thanh toán kèm theo để đỡ mất công mỗi lần cán bộ thuế hỏi lại phải đi tìm trong đống sổ phụ ngân hàng
Thuế thu nhập cá nhân
Các hồ sơ tài liệu cần chuẩn bị:
– Hợp đồng lao động
– Bảng lương và các chứng từ thanh toán lương kèm sẵn một file excel tổng hợp loại thuế này chuyển cho họ
– Thẻ lương nhân viên
– Các biên lai khấu trừ thuế cho các lao động không ký hợp đồng
– Các chứng từ đăng ký liên quan đến đăng ký giảm trừ gia cảnh, giấy chứng nhận người phụ thuộc không có thu nhập, các bản sao giấy khai sinh…
– Bản sao công chứng hộ chiếu, visa của các cá nhân người nước ngoài
– Các ủy quyền quyết toán thuế của các lao động quyết toán thuế tại doanh nghiệp
– Các giấy tờ khác liên quan
Thuế xuất nhập khẩu, thuế nhà thầu
Dành cho những doanh nghiệp chuẩn bị quyết toán thuế xuất nhập khẩu. Những loại thuế này liên quan đến các hợp đồng kinh tế với các đối tác nước ngoài, do vậy hồ sơ chuẩn bị cần phải để ý đến việc dịch thuật.
Hồ sơ chuẩn bị để cán bộ thuế kiểm tra bao gồm:
- Các hợp đồng ngoại bản tiếng Anh và tiếng Việt, nếu có dịch công chứng là tốt nhất
- Hồ sơ tài liệu liên quan đến các mặt hàng xuất nhập khẩu như: CO, Quantity…
- Tờ khai nhập khẩu, xuất khẩu
- Chứng từ nộp thuế
- Chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng (photo)
- Các tài liệu khác có liên quan
Thuế tiêu thụ đặc biệt
Dành cho những doanh nghiệp chuẩn bị quyết toán thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế này thường là các cơ sở sản xuất mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc nhập khẩu các mặt hàng chịu thuế TTĐB. Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Các chứng minh thuế TTĐB đã nộp ở khâu trước để khấu trừ ở khâu tại doanh nghiệp đối với đơn vị sản xuất mặt hàng chịu thuế
- Các tờ khai nộp thuế, biên lai nộp thuế ở khâu nhập khẩu và bán hàng trong nước
- Tổng hợp doanh số hàng hóa tiêu thụ đặc biệt bán ra
- Các giấy tờ tài liệu khác có liên quan
\>>> Quyết Toán Thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp Là Gì? Cần Phải Lưu Ý Những Gì Khi Quyết Toán?
Thuế thu nhập doanh nghiệp
Thuế TNDN là loại thuế mà liên quan đến toàn bộ hệ thống tài chính kế toán của doanh nghiệp, nên hồ sơ của loại thuế này chính là toàn bộ sổ sách kế toán, tài liệu kế toán của doanh nghiệp.
Ngoài các hồ sơ tài liệu đã chuẩn bị cho các loại thuế trên, thì bộ hồ sơ thuế TNDN cần chuẩn bị:
- Sổ sách kế toán đã in, ký, đóng dấu của doanh nghiệp,..
- Chứng từ photo kẹp với phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu kế toán.
- Bảng tính giá thành dịch vụ, hàng hóa gia công sản xuất
- Hợp đồng mua bán
- Hồ sơ tài sản cố định
- Hồ sơ ngân hàng
- Các quyết định lương, quyết định khấu hao, quyết định thôi khấu hao
- Bảng tính khấu hao, bảng phân bổ chi phí, bảng phân bổ doanh thu
- Biên bản hủy hàng hỏng, biên bản kiểm kê kho, biên bản kiểm kê quỹ, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành,…
- Tờ trình về các công việc, kế hoạch chi tiêu năm
- Đối chiếu công nợ, xác nhận số dư ngân hàng, các quyết định xử lý công nợ,..
- Hồ sơ pháp lý công ty
Hồ sơ cần thiết để tiến hành quyết toán thuế
Sổ kế toán sử dụng file Excel
Trước khi tiến hành quá trình quyết toán thuế, bạn cần chuẩn bị những hồ sơ liên quan, trong đó có sổ kế toán.
Bạn cần xuất sổ cái từ 1 đến 9, sau đó doanh nghiệp tiến hành cân đối phát sinh công nợ và những chi phí của năm kế toàn qua file Excel rồi gửi mail qua cơ quan thuế. Đây là bước đầu tiên quan trọng nên yêu cầu sự tỉ mỉ và cận trọng để tránh những tổn thất không đáng có
Tiếp theo, in toàn bộ sổ sách đóng thành từng quyển và lưu trữ trong thùng carton. Tùy vào từng chi cục/cục mà những tài liệu này được kiểm tra tại cơ quan hoặc mang lên đội kiểm tra thuế.
File Excel về các bảng kê chi tiết việc mua bán
Các hàng hóa mua vào và bán ra trong khoảng thời gian thanh kiểm được gồm vào cùng 1 file Excel để tránh nhầm lẫn giữa những hồ sơ đã quyết toán và chưa quyết toán.
Lọc tất cả những hóa đơn chi tiêu > 20 triệu, ghi đầy đủ nội dung về ngày thanh toán và số tiền đã trả
Lưu ý: Các kế toán viên nên lưu trữ các bộ hồ sơ công nợ và ủy nhiệm chi photo hoặc lưu trữ bản gốc thành từng bộ và lưu riêng.
Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và báo cáo tài chính
Đầu tiên, cần in 1 bản mềm lưu trữ sổ sách để giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế đầy đủ trước những kiểm tra đột xuất của cán bộ thuế.
Gửi cho cơ quan thuế 1 bản về uyết toán thuế TNDN, TNCN, BCTC các năm.
Hồ sơ về hóa đơn mua, bán và tờ khai thuế hàng kỳ
Những hóa đơn này được phân theo các chứng từ như phiếu thu, chi, hạch toán và kẹp theo tờ khai hàng tháng/quý.
Lời khuyên cho các kế toán viên là nên sắp xếp các chứng từ và hóa đơn đầu vào/ra theo thứ tự đã kê khai thuế.
Hồ sơ về hợp đồng và bảng lương của người lao động
- Hợp đồng lao động luôn đi kèm cùng CMT và bảng chấm công đầy đủ
- Quyết định tăng lương hay phụ lục hợp đồng lao động
- Quyết toán thuế thu nhập cá nhân có đủ chữ ký
Hợp đồng kinh tế
Đây là hồ sơ quan trọng nhất và ảnh hưởng rất lớn đến số thuế mà doanh nghiệp sẽ phải nộp. Gồm những hợp đồng kinh tế như:
- Hợp đồng kinh tế đã ký kết hay những hợp đồng đã thanh lý…
- Hợp đồng đầu vào về việc mua bán là thường xuyên
- Hợp đồng về chi phí xăng dầu đã đưa vào do việc mượn xe
Hồ sơ thường được lưu trữ theo bìa còng và trong trường hợp mất hợp đồng, cần liên hệ khách hàng rồi bổ sung hoàn thiện ngay lập tức.
Hy vọng qua bài viết trên đây của GMS sẽ cung cấp cho quý bạn đọc những thông tin bổ ích và hữu dụng giúp các bạn có được sự chuẩn bị tốt nhất khi quyết toán thuế.
Khi quyết toán thuế cần in những sổ sách gì?
Sổ sách cần in khi quyết toán thuế.
SỔ SÁCH CHỨNG TỪ CẦN CÓ KHI QUYẾT TOÁN THUẾ.
Chứng từ khi công ty bắt đầu thành lập: - Giấy phép kinh doanh. ... .
Hóa đơn: - Hóa đơn mua vào. ... .
Ngân hàng: - Sổ phụ (sao kê) ngân hàng. ... .
Quỹ: - Phiếu thu (nếu có) ... .
Kho: - Phiếu nhập kho (nếu có) ... .
Lương - Bảo hiểm: - Bảng lương. ... .
Công cụ dụng cụ:.
Khi nào doanh nghiệp phải quyết toán thuế?
Theo quy định của pháp luật hiện hành, thời hạn nộp tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp được quy định cụ thể như sau: Doanh nghiệp có năm tài chính trùng năm dương lịch, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
Cần chuẩn bị gì khi cơ quan thuế kiểm tra?
3.1. Hồ sơ pháp lý cần chuẩn bị ... .
3.2. Sắp xếp chứng từ gốc. ... .
3.3. Kiểm tra lại hạch toán nghiệp vụ kế toán trên phần mềm. ... .
3.4. Sắp xếp các báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế ... .
3.5. Sắp xếp các loại hợp đồng. ... .
3.6. Kiểm tra sổ phụ ngân hàng. ... .
Khi nào thì cá nhân tự quyết toán thuế TNCN?
Cá nhân có phát sinh thu nhập từ tiền lương và tiền công từ nhiều nguồn khác nhau thuộc thu nhập phải chịu thuế thì bắt buộc phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân.