Tô màu dữ liệu trùng trong google sheet là thao tác cực kì quan trọng giúp lọc được các giá trị trùng nhau trong bảng tính. Bởi vì, trong tính toán chỉ cần dư một vài số liệu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả dẫn đến sai lệch, mất thời gian sữa chữa. Vậy làm thế nào để lọc được các dữ liệu trùng trong google sheet, cùng theo dõi bài viết dưới đây để biết nhé! Show
Nếu thường xuyên làm việc với Excel, việc nhìn thấy các dãy số liệu trùng lặp có lẽ là điều quá quen thuộc. Lý do là vì các bảng tính trong google sheet sau khi được copy qua lại nhiều lần rất dễ bị trùng nhau, lọc bằng mắt nhìn thủ công rất khó để phát hiện được và mất rất nhiều thời gian. Chính vì vậy, thao tác lọc dữ liệu trùng được sử dụng để sàn lọc các ký tự trùng nhau trong bảng dữ liệu nhằm loại bỏ các ký tự dư thừa đảm bảo cho ra kết quả tính toán chính xác nhất. Đồng thời còn giúp cho bảng google sheet của chuyên nghiệp và đẹp mắt hơn.  Có rất nhiều cách để lọc dữ liệu dư thừa, trong đó cách đơn giản được ưa chuộng sử dụng nhiều nhất có thể kể đến là conditional formatting. Thao tác này cho phép tự động tô màu dữ liệu trùng trong google sheet. Việc làm nổi bật bằng màu sắc sẽ giúp ta dễ dàng nhận biết được các giá trị trùng lặp, từ đó lọc dữ liệu một cách chính xác và hiệu quả, tiết kiệm được nhiều thời gian. Tô màu dữ liệu trùng trong google sheetConditional Formatting là công cụ gì?
Conditional Formatting trong google sheet được biết đến như là công cụ làm nổi bật các giá trị trong ô giúp người đọc dễ dàng xác định được dữ liệu bằng cách thay đổi màu sắc, thang màu, thanh dữ liệu, icon cổ ô theo một quy tắc định dạng có điều kiện được người dùng cài đặt sẵn trước đó. Hướng dẫn tô màu dữ liệu trùng trong google sheet bằng Conditional Formatting Để cài đặt tự động tính năng tô màu trên google sheet bạn thực hiện lần lượt các bước sau đây: + Bước 1: Mở một bảng tính bất kì cần lọc dữ liệu trùng lặp trong google sheet + Bước 2: Click Format (định dạng) >> Sau đó nhấn chọn Conditional Formatting (định dạng có điều kiện). + Bước 3: Bên phải màn hình xuất hiện cửa sổ Conditional format rules (quy tắc định dạng có điều kiện) và thực hiện lần lượt thực hiện: • (1) Tại hộp thoại Apply to range >> Chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn tô màu đánh dấu các giá trị trùng lặp. • (2) Trong phần Format cells if >> Chọn Custom formula is từ danh sách thả xuống sau đó nhập công thức =countif(A:A, A1)>1 vào hộp văn bản phía bên dưới. • (3) Ở mục cuối cùng, tiến hàng chọn kiểu định dạng cho giá trị trùng lặp từ Formatting style >> Bấm Done để hoàn thành thao tác. • (4) Sau đó, ra bảng google sheet bạn sẽ thấy tất cả các ô có giá trị trùng lặp sẽ được tô màu nổi bật dễ dàng nhận biết với các ô thông thường. Bài viết đã hướng dẫn cách tô màu dữ liệu trùng trong google sheet bằng công cụ Conditional Formatting, quá đơn giản và tiện lợi đúng không nào. Hi vọng, với thủ thuật cơ bản này sẽ giúp bạn tối ưu hóa công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất, tiết kiệm tối đa thời gian. Nội dung chính
Sử dụng định dạng có điều kiện trong Google Sheets, bạn có thể dễ dàng đánh dấu tất cả các bản sao trùng lặp trong bảng dữ liệu của Google Sheets. Qua đó có thể quyết định nên giữ lại hay xóa chúng. Trong hướng dẫn này, Gitiho sẽ chỉ cho các bạn một số cách đơn giản để đánh dấu các bản sao trùng lặp trong Google Sheets. Gợi ý khóa học dành riêng cho bạnGợi ý khóa học dành riêng cho bạnCách đánh dấu các ô trùng lặp trong một cộtMột trong những trường hợp phổ biến nhất mà chúng ta hay gặp khi sử dụng Google Sheets là đánh dấu bằng màu sắc dữ liệu trùng nhau trong một cột. Ví dụ: Trong bảng dữ liệu dưới đây, bạn cần đánh dấu tất cả các tên trùng lặp trong cột A. Bước 1: Chọn bảng dữ liệu cần đánh dấu (không bao gồm tiêu đề). Bước 2: Truy cập vào menu Format. Bước 3: Trong menu xổ xuống, chọn tùy chọn Conditional formatting. Bước 4: Trong hộp thoại Conditional formatting hiển thị ở khung bên phải, bấm nút Add another rule. Bước 5: Đảm bảo rằng phạm vi (nơi cần đánh dấu các ô trùng lặp) là chính xác. Trong trường hợp cần phải chọn lại, bạn có thể thay đổi phạm vi tìm kiếm đánh dấu tại mục Apply to range bằng cách bấm vào biểu tượng các ô vuông nhỏ ở bên phải để chọn lại, hoặc nhập vào phạm vi tìm kiếm bằng thủ công. Bước 6: Bấm vào biểu tượng mũi tên xổ xuống tại mục Format cells if và chọn tùy chọn Custom formula is. Bước 7: Trong khung trống ngay bên dưới, hãy nhập vào công thức sau: =COUNTIF($A$2:$A$10,A2)>1 Bước 8: Tại khung Formatting style bên dưới, hãy chỉ định định dạng mà bạn muốn đánh dấu các ô trùng lặp. Theo mặc định sẽ là màu xanh lục, nhưng bạn có thể chỉ định các màu khác cũng như các kiểu như in đậm hoặc in nghiêng tùy nhu cầu. Bước 9: Bấm nút Done để hoàn tất. Các bước trên sẽ đánh dấu tất cả các ô có tên trùng lặp bằng màu được chỉ định. Ưu điểm lớn nhất của cách này đó là điều kiện áp dụng có tính năng động. Điều này có nghĩa là trong trường hợp bạn thay đổi dữ liệu trong bất kỳ ô nào, định dạng sẽ tự động cập nhật. Ví dụ: nếu bạn xóa một trong những tên trùng lặp thì mục đánh dấu của tên đó (trong ô khác) cũng sẽ biến mất vì tên đó giờ trở thành duy nhất. Lưu ý: Khi bạn sử dụng công thức tùy chỉnh trong Conditional formatting, nó sẽ kiểm tra từng ô bằng công thức được chỉ định. Nếu công thức trả về TRUE thì ô đó sẽ được đánh dấu ở định dạng được chỉ định và nếu trả về FALSE thì sẽ không đánh dấu. Trong ví dụ trên, mỗi ô được chọn nếu tên xuất hiện nhiều lần trong phạm vi, nó sẽ trả về TRUE cho công thức COUNTIF và ô sẽ được đánh dấu. Còn nếu khác, ô đó sẽ không thay đổi. Trong trường hợp bạn muốn xóa bỏ các ô được đánh dấu chỉ cần loại bỏ định dạng có điều kiện. Để thực hiện việc này, hãy chọn các ô đã áp dụng định dạng, truy cập vào menu Format > Conditional Formatting và xóa các quy tắc khỏi hộp thoại Conditional format rules ở khung bên phải là xong. Cách đánh dấu các ô trùng lặp trong nhiều cộtTrong trường hợp bạn có bảng dữ liệu Google Sheets với rất nhiều dữ liệu và muốn đánh dấu các ô trùng lặp trong nhiều cột thì dưới đây là cách thực hiện. Mặc dù bạn vẫn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để đánh dấu các tên trùng lặp (sẽ là tên xuất hiện nhiều lần trong tất cả ba cột được kết hợp lại). Dưới đây là các bước để đánh dấu các ô trùng lặp trong nhiều cột của bảng dữ liệu Google Sheets: Đầu tiên các bạn thực hiện các bước từ Bước 1 đến Bước 6 như cách đánh dấu các ô trùng lặp trong một cột ở trên. Bước 7: Trong khung trống ngay bên dưới, hãy nhập vào công thức sau: =COUNTIF($A$2:$C$10,A2)>1 Bước 8: Tại khung Formatting style bên dưới, hãy chỉ định định dạng mà bạn muốn đánh dấu các ô trùng lặp. Theo mặc định sẽ là màu xanh lục, nhưng bạn có thể chỉ định các màu khác cũng như các kiểu như in đậm hoặc in nghiêng tùy nhu cầu. Bước 9: Bấm nút Done để kết thúc. Các bước trên sẽ đánh dấu các ô nếu tên trong ô đó xuất hiện nhiều lần trong tất cả ba cột đã chọn. Cách đánh dấu các hàng hoặc bản ghi trùng lặp trong Google SheetsGiả sử bạn có một bảng dữ liệu Google Sheets như hình dưới đây và muốn đánh dấu tất cả các bản ghi trùng lặp. Trong trường hợp này, một bản ghi sẽ là bản sao nếu nó có cùng giá trị chính xác trong mỗi ô trong hàng (chẳng hạn như hàng 2 và 7 trong ví dụ trên). Dưới đây là các bước để đánh dấu các hàng trùng lặp bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện: Bước 1: Chọn bảng dữ liệu cần đánh dấu (không bao gồm tiêu đề). Bước 2: Truy cập vào menu Format. Bước 3: Trong menu xổ xuống, chọn tùy chọn Conditional formatting. Bước 4: Trong hộp thoại Conditional formatting hiển thị ở khung bên phải, bấm nút Add another rule. Bước 5: Đảm bảo rằng phạm vi (nơi cần đánh dấu các ô trùng lặp) là chính xác. Trong trường hợp cần phải chọn lại, bạn có thể thay đổi phạm vi tìm kiếm đánh dấu tại mục Apply to range bằng cách bấm vào biểu tượng các ô vuông nhỏ ở bên phải để chọn lại, hoặc nhập vào phạm vi tìm kiếm bằng thủ công. Bước 6: Bấm vào biểu tượng mũi tên xổ xuống tại mục Format cells if và chọn tùy chọn Custom formula is. Bước 7: Trong khung trống ngay bên dưới, hãy nhập vào công thức sau: =COUNTIF(ARRAYFORMULA($A$2:$A$10&$B$2:$B$10&$C$2:$C$10),$A2&$B2&$C2)>1 Bước 8: Tại khung Formatting style bên dưới, hãy chỉ định định dạng mà bạn muốn đánh dấu các ô trùng lặp. Theo mặc định sẽ là màu xanh lục, nhưng bạn có thể chỉ định các màu khác cũng như các kiểu như in đậm hoặc in nghiêng tùy nhu cầu. Bước 9: Bấm nút Done để hoàn tất. Các bước trên sẽ đánh dấu tất cả các bản ghi được lặp lại trong bảng dữ liệu (như hình dưới đây). Tạo sao Google Sheets không đánh dấu các ô trùng lặp?Đôi khi, có thể xảy ra trường hợp bạn làm theo tất cả các bước trên và sử dụng cùng một công thức, nhưng Google Sheets vẫn không đánh dấu các ô trùng lặp. Dưới đây là một số lý do có thể xảy ra mà bạn có thể kiểm tra: Khoảng trắng bổ sung trong ôNếu có bất kỳ khoảng trắng thừa nào (ký tự khoảng trắng đầu hoặc cuối) trong văn bản trong một ô thì các cách trên sẽ không trả về kết quả đúng. Vì công thức để tìm kiếm là sự kết hợp chính xác cho hai hoặc nhiều ô được coi là trùng lặp nên nếu có bất kỳ ký tự khoảng trắng nào trong các ô, có nghĩa là dữ liệu sẽ không khớp. Vì vậy, ngay cả khi bạn có thể thấy dữ liệu của ô đó trùng lặp ở ô khác nhưng kết quả sẽ không được đánh dấu. Do đó để loại bỏ điều này, bạn có thể sử dụng hàm TRIM (và hàm CLEAN) để loại bỏ tất cả các ký tự khoảng trắng thừa. Tham chiếu không chính xácCó ba loại tham chiếu khác nhau trong Google Sheets gồm: - Tham chiếu tuyệt đối, ví dụ $A$1 - Tham chiếu tương đối, ví dụ A1 - Tham chiếu hỗn hợp, ví dụ $A1 hoặc A$1 Vì vậy nếu một công thức yêu cầu một loại tham chiếu và bạn lại sử dụng các tham chiếu khác thì sẽ gặp lỗi. Do đó hãy kiểm tra các tham chiếu để đảm bảo Google Sheets làm nổi bật các ô trùng lặp như mong đợi. Trên đây là những cách mà bạn có thể đánh dấu các ô có dữ liệu trùng lặp trong Google Sheets bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện. Nếu bạn đang tìm kiếm một khóa học giúp cải thiện kỹ năng sử dụng Google Sheets? Đây chính là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn: Khóa học Google Sheets từ cơ bản tới nâng cao, công cụ thay thế Excel tuyệt vời để làm việc
Đăng ký ngay tại: Gitiho.com để được áp dụng nhiều ưu đãi hấp dẫn. |
