Định dạng có điều kiện cho phép bạn tự động thêm màu sắc và phong cách cho Google Sheets để việc phân tích dữ liệu trên nó dễ dàng hơn. Show Định dạng có điều kiện là khi bạn tự động định dạng kiểu ô trong bảng tính dựa trên dữ liệu trong từng ô. Google Sheets cho phép bạn sử dụng định dạng có điều kiện để áp dụng các kiểu font, màu điền ô và phong cách kháu nhau cho bảng tính dễ đọc hơn. Toàn bộ việc bạn cần làm để sử dụng định dạng có điều kiện là tạo một số quy tắc cho bảng tính như hướng dẫn bên dưới. Định dạng có điều kiện của Google Sheets có thể hữu ích trong rất nhiều trường hợp. Lợi ích lớn nhất là giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán, đồng thời, nó cũng khuyến khích bạn thiết lập và tạo phong cách trước cho bảng tính. Bạn có thể dùng định dạng có điều kiện để phân biệt các kiểu dữ liệu trong một tập hợp (ví dụ: nhóm nhân viên theo phòng ban). Bạn cũng có thể dùng nó để thu hút sự chú ý vào các giá trị cần giải quyết như lợi nhuận âm. Thỉnh thoảng, nó cũng giúp giảm các bản ghi dữ liệu lỗi thời như các hoạt động trong quá khứ. Cách tạo định dạng có điều kiện trong Google SheetsVí dụ đơn giản dưới đây sẽ giúp bạn hiểu cách định dạng có điều kiện trong Google Sheets như thế nào. Bắt đầu bằng một bảng tính mới và làm theo các bước sau: 1. Nhập một số giá trị mẫu trong một số hàng.  2. Highlight phạm vi ô bạn muốn cho định dạng có điều kiện. 3. Từ menu Format, chọn Conditional formating. 4. Thay đổi Format cells if… từ menu thả xuống sang Is equal to. 5. Nhập một trong số các giá trị ví dụ vào box Value or formula. 6. Chọn định dạng bạn muốn thêm như màu lấp đầy ô. 7. Click Add another rule. 8. Thay thế giá trị trước đó bằng một giá trị khác trong bảng tính và chọn một định dạng, màu khác cho giá trị đó. 9. Lặp lại hai bước trước đó để thấy nhiều giá trị hơn. Mỗi lần, hãy sử dụng định dạng khác. 10. Sau khi hoàn tất, click nút Done để thấy danh sách các quy tắc bạn đã tạo. Các kiểu định dạng Google Sheets hỗ trợGoogle Sheets hỗ trợ một loạt các định dạng có điều kiện để người dùng lựa chọn. Chúng được xây dựng quanh 3 kiểu dữ liệu chính: text, ngày và số. TextĐiều kiện đơn giản nhất cho text, empty, tùy thuộc vào ô đó có chứa giá trị nào hay không. Để kiểm tra sự tồn tại của một phần nội dung nào đó, dùng contains. Điều kiện này có thể kiểm tra một phần text nhất định hoặc dùng kết hợp mẫu theo mỗi ? viết tắt của ký tự bất kỳ và * viết tắt của 0 hoặc nhiều ký tự khác. Cuối cùng, để có nhiều kết hợp text theo cấu trúc hơn, starts with, ends with hoặc exactly sẽ thu hẹp các kết hợp có thể. DatesDates dễ sử dụng dù chúng hỗ trợ một số giá trị xác định trước ngoài những gì người dùng lựa chọn. Sử dụng định dạng có điều kiện để tìm ngày trước, sau hoặc bằng với lựa chọn ngày liên quan (ngày mai, năm trước). Bạn cũng có thể so sánh chúng với một ngày lựa chọn. NumbersCuối cùng, bạn có thể dùng định dạng có điều kiện để tìm số tương đương, lớn hơn, ít hơn hoặc nằm giữa phạm vi của các số khác. Các công thức định dạng có điều kiện tùy biếnCác công thức tùy biến khiến định dạng có điều kiện mạnh mẽ hơn do chúng có thể làm nổi bật toàn bộ phạm vi, thậm chí cả các ô tham chiếu bên ngoài phạm vị được định dạng. Để hiểu rõ hơn, hãy tham khảo ví dụ dưới đây. Tạo một bảng có 2 cột trong Google Sheets. Để làm nổi bật toàn bộ hàng trong dữ liệu có nhiều hơn 4 mục hoa quả còn trong kho:
Với công thức bình thường trong một ô, phải bắt đầu bằng dấu =. Ký hiệu $ trước cột B biến nó trở thành một tham chiếu tuyệt đối, vì thế, so sánh này luôn tham chiếu tới dữ liệu từ cột nhất định. Hàng (2) có liên quan tới hàng đầu tiên của phạm vi dữ liệu. Vì thế, đối với mỗi hàng, việc so sánh diễn ra với từng giá trị trong cùng một hàng. Các kiểu định dạng được hỗ trợ trong Google SheetsBạn có thể chọn một nhóm kiểu preset giới hạn trong Google Sheets bằng cách click text Default trong Formatting style. Bên cạnh đó, dù các tùy chọn định dạng khá hạn chế nhưng chúng phục vụ cho các mục đích thực tế nhất. Trước tiên, bạn có thể cấu hình mọi kết hợp kiểu font chuẩn: in đậm, in nghiêng, gạch chân và gạch ngang. Đặc biệt, chúng còn giúp ích trong việc chỉ ra giá trị hợp lệ hoặc không hợp lệ. Một kiểu khác mà bạn có thể áp dụng liên quan tới màu sắc: cả text (trước) và tô nền. Các công cụ chọn màu chuẩn cũng sẵn có, bao gồm tùy biến màu bạn mong muốn. Định dạng có điều kiện bằng thang màuMột phương pháp trực quan hóa các giá trị số là thang màu. Nó sẽ giúp bạn gán màu từ bảng màu theo giá trị giá trị liên quan tới từng ô. Màu sẽ được áp dụng cho màu nền - Fill color. Ví dụ, mẹo này thường được dùng trong đồ thị và bản đồ. Một màu tối hơn có thể chỉ giá trị thấp hơn. Việc triển khai của Google Sheets bị hạn chế nhưng rất dễ dùng. Chọn phạm vi số nhưng lần này, thay đổi tab gần phía trên cùng của Conditional format rules từ Single color sang Color scale. Trong Format rules, bạn có thể xác định bản chất của thang màu. Click Preview để xem và chọn bảng màu được xác định trước. Bạn có thể tùy biến thang màu đó bằng cách chọn các giá trị hoặc phần trăm khác nhau để trình bày điểm màu thấp nhất, điểm màu tối đa và điểm màu trung tính. Các công cụ chọn màu bên cạnh mỗi điểm trao cho bạn nhiều quyền kiểm soát bảng màu hơn. Trên đây là cách định dạng có điều kiện trong Google Sheets. Hi vọng bài viết hữu ích với các bạn.
Định dạng có điều kiện để định dạng các ô trong Google Sheets bạn dựa trên việc chúng có đáp ứng các điều kiện nhất định hay không. Dưới đây Gitiho sẽ hướng dẫn các bạn cách thực hiện Ví dụ: Bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để áp dụng màu nền cho các ô dựa trên giá trị trong ô đó. Tuy nhiên, Google Sheets còn cung cấp nhiều hơn thế khi có khả năng áp dụng định dạng có điều kiện trên toàn bộ hàng, dựa trên giá trị trong một ô. Như hình ảnh dưới đây cho thấy, nếu tên lục địa là Africa trong cột C, bạn có thể áp dụng định dạng có điều kiện là tô màu nền cho toàn bộ hàng, giống như kết quả được hiển thị bằng 1 và 2: Dưới đây là 4 bước cơ bản nhất để giúp người dùng Google Sheets áp dụng định dạng có điều kiện cho toàn bộ hàng Bước 1: Đánh dấu phạm vi dữ liệu bạn muốn định dạng Bước đầu tiên là đánh dấu phạm vi dữ liệu mà bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện của mình. Trong ví dụ của bài viết này, phạm vi được chọn là A2:C13: Bước 2: Chọn Format > Conditional formatting … trong menu trên cùng Kích hoạt bảng chỉnh sửa định dạng có điều kiện bằng cách truy cập vào menu Format > Conditional formatting… từ menu trên cùng: Bước 3: Chọn quy tắc Custom formula is Trong bảng công cụ hiển thị ở bên phải, Google Sheets mặc định sẽ áp dụng quy tắc Cell is not empty, nhưng trong trường hợp này chúng ta sẽ chọn tùy chọn khác. Bằng cách kích vào biểu tượng mũi tên tại ô này để mở menu xổ xuống: Cuộn xuống phía dưới cùng của danh sách xổ xuống rồi chọn mục Custom formula is. Thao tác này sẽ thêm một hộp thoại Format cells if mới để bạn tùy chỉnh. Bước 4: Nhập công thức, sử dụng dấu $ để khóa tham chiếu cột của bạn Trong ví dụ cụ thể này sẽ đánh dấu tất cả các hàng dữ liệu có từ khóa là "West" trong cột A. Trong hộp thoại Format cells if hãy nhập vào công thức sau: = $A2="West" Điểm mấu chốt ở đây chính là bạn sẽ khóa cột mà mình muốn chọn làm cơ sở cho định dạng có điều kiện bằng cách thêm ký hiệu $ (ký hiệu đô la) vào tham chiếu cột. Sau khi nhập xong, hãy kiểm tra định dạng có điều kiện được áp dụng trên mỗi hàng của cột A để đảm bảo công thức đã được nhập đúng. Ví dụ khác về định dạng có điều kiện trên toàn bộ hàng Dựa trên giá trị ngưỡng Đây là một giải pháp cực kỳ hữu ích giúp đánh dấu động các hàng dữ liệu thay đổi trong bảng của bạn nơi giá trị vượt quá một số ngưỡng do bạn đặt ra. = $C2 < 60 Ví dụ, trong bảng dữ liệu trên đây, sử dụng công thức trên sẽ đánh dấu tất cả các học sinh đạt điểm dưới 60 trong lớp. Hãy sử dụng công thức này trong trường công thức tùy chỉnh giống như hình trên. Trên đây Gitiho vừa thông qua các ví dụ cụ thể hướng dẫn Cách áp dụng định dạng có điều kiện trên toàn bộ hàng trong Google Sheets. Nếu thấy bài viết này hay và hữu ích, hãy chia sẻ với bạn bè của mình nhé. Trong quá trình sử dụng nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy để để lại lời nhắn cho chúng tôi ở phía dưới, chúng tôi sẽ giải đáp cho các bạn sớm nhất. Chúc các bạn thành công. CÓ THỂ BẠN CŨNG QUAN TÂM
Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Tin học văn phòng |
