Hiện nay, các loại hóa đơn được thể hiện bằng các hình thức khác nhau như hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử. Vì vậy khi sử dụng và phát hành hóa đơn, nhiều doanh nghiệp thường phân vân là có được phép sử dụng đồng thời các loại hóa đơn này hay không?
Tại Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định cụ thể như sau:
“Điều 60. Xử lý chuyển tiếp
1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày Nghị định này được ban hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đang sử dụng kể từ ngày Nghị định này được ban hành đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Trường hợp từ ngày Nghị định này được ban hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2022, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này hoặc Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018, nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng. Cơ quan thuế xây dựng dữ liệu hóa đơn của các cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.
...”
Qua đó, từ 19/10/2020 đến 30/6/2022, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn giấy song song với hóa đơn điện tử (nếu vẫn còn hóa đơn giấy).
Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong khoảng thời gian trên nếu doanh nghiệp đủ điều kiện và được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi sang hóa đơn điện tử thì làm thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC.
Trong thời gian được sử dụng song song hai loại hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu ý các điều dưới đây:
+ V ới cùng 1 đơn cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa: không sử dụng hai hình thức hóa đơn trở lên. Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thì không dùng hóa đơn đặt in hay tự in và ngược lại.
+ V ới những đơn cung ứng dịch vụ và bán hàng hóa khác nhau: doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy song song.
+ Việc sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy song song phải tuân thủ đúng quy định về thời gian của các văn bản pháp luật
Ví dụ : Doanh nghiệp A muốn chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử mà vẫn còn có nhiều hóa đơn giấy thì doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử trong quá trình hoạt động. Nhưng doanh nghiệp không được xuất đồng thời cả 2 hình thức hóa đơn này cho cùng 1 đơn hàng hóa, dịch vụ. Chẳng hạn , doanh nghiệp A có hai đơn hàng là đơn hàng số 1 và đơn hàng số 2. Đối với đơn hàng số 1, doanh nghiệp A có thể sử dụng hóa đơn điện tử, còn đối với đơn hàng số 2 có thể sử dụng hóa đơn giấy. Và đối với đơn hàng số 1 , khi đã sử dụng hóa đơn điện tử thì không được sử dụng hóa đơn giấy nữa. Tức là không được dùng cả hai hình thức hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy cho cùng một lần xuất bán đơn hàng số 1.
Lưu ý:
- Trong quá trình sử dụng, khi doanh nghiệp sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo được quá trình đăng ký, sử dụng hóa đơn tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn giấy tự in, hóa đơn giấy đặt in và hóa đơn điện tử.
Quý thành viên có thể tham khảo công việc: Tự in hóa đơn; Đặt in hóa đơn; Tạo hóa đơn điện tử.
- Doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa đơn, phải lập thông báo phát hành hóa đơn với từng hình thức hóa đơn theo quy định.
Quý thành viên có thể tham khảo mẫu:
Thông báo phát hành hóa đơn dành cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đặt in, tự in.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử.
- Hàng quý, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ đều phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn.
Quý thành viên có thể tham khảo công việc: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Ngoài ra, quý thành viên có thể tham khảo bài viết: Các sai phạm thường gặp về hóa đơn mà dân kế toán cần biết để tránh được những sai phạm không đáng có khi sử dụng hóa đơn.