Mô hình truyền thông trong quá trình truyền thông giữa các cá nhân Show
Về phương diện nào đó, giao tiếp có thể được coi như quá trình phát và nhận thông tin giữa những người giao tiếp với nhau. Giao tiếp là một quá trình thông tin hai chiều, có nghĩa là không có sự phân cực giữa một bên là người phát và một bên là người nhận thông tin,mà cả hai đều là chủ thể tích cực, luôn đổi vai cho nhau. Nội dung thông tin có thể là các quan điểm, ý kiến, sở thích, nhu cầu, tâm trạng, tình cảm… Quá trình trao đổi thông tin trong giao tiếp diễn ra có hiệu quả hay không phụ thuộc vào người phát, người nhận thông tin và nhiều yếu tố khác trong quá trình truyền thông. Quá trình truyền thông trong giao tiếp được minh họa bằng sơ đồ:
 Sơ đồ quá trình truyền thông trong giao tiếp(Sơ đồ trên cho ta thấy rằng một người muốn chuyển một ý nghĩa trừu tượng cho một người khác thì phải bắt đầu từ mã hóa ý nghĩa đó. Mã hóa trong quá trình giao tiếpMã hóa là quá trình chuyển từ ý nghĩa sang lời nói, chữ viết hay các dấu hiệu ký hiệu và các phương tiện phi ngôn ngữ khác nhau.Thông điệp trong quá trình giao tiếp
Sau đó thông điệp, tức là những ý nghĩa đã được mã hóa, được
phát đi bằng các kênh truyền thông (như lời nói, thông báo, điện thoại, thư từ,
fax…). Người nghe nhận được thông điệp bằng một số hoặc tất cả các giác quan của
mình và giải mã. Giải mã trong quá trình giao tiếp
Giải mã không phải là một quá trình đơn giản. Sự thông tin
chính xác chỉ có thể xảy ra khi cả hai người phát và nhận gán cho các ký hiệu lập
thành thông điệp cùng một ý nghĩa hoặc hoặc ít ra là những ý nghĩa tương tự. Phản hồi trong quá trình giao tiếp
Sau khi giải mã, khâu cuối cùng kết thúc mạch truyền thông là
thông qua phản hồi. Người nhận tín hiệu cho người phát biết rằng thông điệp đã
được nhận và tính chất của sự trả lời thường cho thấy một phần chất lượng của sự
thông hiểu. ) Tuần hoàn giao tiếp
Lúc này người nhận và
người gửi đổi vai cho nhau tạo nên quá trình truyền thông tuần hoàn. Nhiễu và Hiệu quả của quá trình truyền thôngHiệu quả của quá trình truyền thông có thể bị ảnh hưởng bởi “nhiễu”. Là những yếu tố nằm ở người phát, ở việc truyền đạt, hay ở người nhận mà chúng cản trở tới việc thông tin. - Một môi trường ồn ào ảnh hưởng tới việc phát triển ý ở người phát và tiếp nhận thông tin ở người nhận. - Việc mã hóa có thể bị lỗi do việc sử dụng các ký hiệu không rõ ràng(teencode, từ địa phương), hoặc hai bên không sử dụng chung một ngôn ngữ, không cùng trình độ(trẻ trâu, sky’s)… - Các kênh truyền thông hoạt động kém hiệu quả, như bưu điện bị ách tắc thư từ, điện thoại bị trục trặc, cá mập cắn cáp - Sự không tập trung chú ý trong quá trình tiếp nhận thông tin. - Sự nhận định vội vã, tức là khi một người mới nghe một phần thông điệp đã vội rút ra kết luận mà không chịu nghe tiếp.
Để giải thích điều này, người viết phải lấy thông tin từ nghiên cứu và suy nghĩ và truyền đạt sự khác biệt và ý nghĩa thông qua văn bản này. Nhà văn phải mã hóa thông điệp. Để hiểu văn bản này, người viết đã đưa ra các giả định rằng người đọc có thể sử dụng định dạng kỹ thuật số để đọc và giải thích văn bản. Người đọc phải giải mã thông điệp. Đây là sự khác biệt giữa mã hóa và giải mã ở dạng đơn giản nhất. Mã hóaTrong bất kỳ quá trình giao tiếp nào, từ người sang người, từ máy tính đến máy tính, từ máy tính đến máy tính, bất kỳ thông điệp nào được truyền đi, đều được người gửi đóng gói và mã hóa thành định dạng mà người nhận có thể đọc được. Có thể, một trong những hình thức mã hóa đầu tiên mà chúng ta biết đến là chữ tượng hình; chữ viết của người Ai Cập cổ đại sử dụng hình ảnh, thay vì các từ chữ cái mà chúng ta sẽ dễ hiểu. Những biểu tượng được vẽ một cách tỉ mỉ này là tuyệt vời để trang trí các bức tường của các ngôi đền nhưng để tiến hành công việc hàng ngày, có một kịch bản khác, được gọi là chữ tượng hình. Đây là một chữ viết tay trong đó các dấu hiệu hình ảnh được viết tắt đến mức trừu tượng. [Tôi] Ví dụ với chữ tượng hình cho thấy rằng hàng ngàn năm sau, thông điệp được mã hóa không dễ dàng được giải mã bởi độc giả, nhưng con người hiện đại có thể không phải là người đọc dự định. Một ví dụ gần đây hơn về mã hóa cơ bản là Mã Morse. Được phát minh vào năm 1836, Mã Morse là một phương thức giao tiếp, sử dụng một thiết bị điện báo truyền các xung dọc theo dòng điện. Các xung được tạo thành từ một mẫu sử dụng dấu chấm và dấu gạch ngang, đó là một cách mã hóa bảng chữ cái để sử dụng chữ cái, để tạo thành một thông điệp để truyền đi. Có lẽ quen thuộc hơn với thế hệ ngày nay, sẽ được mã hóa trong điện toán. Với tất cả nội dung được viết trực tuyến, mã hóa ký tự cần được chỉ định để thông báo được hiển thị rõ ràng với các ký tự chính xác. Các ký tự được lưu trữ dưới dạng byte. Chỉ vì một người đang viết nội dung, có thể không nhất thiết có nghĩa là nó sẽ được hiển thị chính xác sau khi được truyền, trừ khi mã hóa được chỉ định. Cách thực hành phổ biến nhất là tuân theo mã hóa UTF-8: Một ký tự trong UTF8 có thể dài từ 1 đến 4 byte. UTF-8 có thể đại diện cho bất kỳ ký tự nào trong tiêu chuẩn Unicode. UTF-8 tương thích ngược với ASCII. UTF-8 là mã hóa ưa thích cho e-mail và các trang web.[ii] Mã hóa tương tự sang số đề cập đến quá trình dịch dữ liệu tương tự sang các định dạng kỹ thuật số, chẳng hạn như video, âm thanh hoặc hình ảnh. Các phương thức truyền thông lỗi thời được sử dụng tương tự, chịu nhiều nhiễu và các trở ngại chất lượng khác nhau. Sự ra đời của truyền thông kỹ thuật số đã giải quyết những vấn đề này để mang đến một phương thức truyền thông mạnh mẽ, chất lượng cao. Có bốn kỹ thuật khác nhau để mã hóa analog / kỹ thuật số, tùy thuộc vào loại chuyển đổi dữ liệu:
Cuối cùng, lưu ý rằng mã hóa không phải là khái niệm giống như mã hóa, đó là một quá trình riêng biệt được sử dụng để ẩn nội dung tin nhắn. Giải mãBiết những gì mã hóa là cho phép dễ dàng hiểu về Giải mã, đó đơn giản là quá trình ngược lại. Thay vì đóng gói tin nhắn theo định dạng được gửi, tin nhắn được nhận và quá trình giải mã diễn ra để trích xuất dữ liệu từ định dạng tin nhắn. Sử dụng ví dụ Mã hóa của chữ tượng hình, quá trình giải mã đã mất nhiều năm nỗ lực của con người để giải mã và hiểu, mặc dù cho đến nay, không phải tất cả các chữ tượng hình được tìm thấy đều được giải mã hoàn toàn theo định dạng dễ hiểu. Với Mã Morse, nếu người nhận được tin nhắn, họ sẽ phải biết mẫu mã để dịch nó thành một tin nhắn rõ ràng, do đó có thể giải mã được tin nhắn. Trong giải mã ký tự, nếu mã hóa UTF-8 được chỉ định cho nội dung, quá trình giải mã sẽ hiển thị thông báo chính xác. Nếu một định dạng mã hóa khác được sử dụng và không được mục tiêu hỗ trợ hoặc hiểu rõ, quá trình giải mã sẽ hiển thị kết quả ngoài ý muốn. Về cơ bản, bất kỳ quá trình nào đòi hỏi phân tích và giải thích, cho dù bằng lời nói hay không bằng lời nói, đều là quá trình giải mã. Tóm lượcTất cả các quy trình giao tiếp chia sẻ ba yếu tố cơ bản: Nguồn (người gửi), phương tiện truyền (kênh thông báo) và đích (người nhận). Lưu ý một phương tiện để truyền tin nhắn có thể là không dây, radio, người, ánh sáng hoặc âm thanh, để đặt tên cho một số. Nguồn gói tin nhắn của nó bằng mã hóa nó từ một ý tưởng trừu tượng hoặc tin nhắn chưa được định dạng và biến nó thành một định dạng có thể được truyền dọc theo kênh tin nhắn đến mục tiêu. Người nhận sau đó giải mã tin nhắn để nó được hiểu trước khi hành động tiếp theo có thể diễn ra.
Thông điệp rõ ràng và hiệu quả Mục đích giao tiếp là truyền tải thông điệp tới người khác một cách rõ ràng và không mơ hồ. Liên quan tới cả nỗ lực của người gửi và người nhận thông điệp. Và đó là một quá trình có thể gặp nhiều sai sót. Nó có thể gây nhầm lẫn, lãng phí sức lực, bỏ lỡ cơ hội. Trong thực tế, giao tiếp chỉ thành công khi người gửi và người nhận hiểu được thông tin giống nhau. Bằng cách hiểu được thông điệp của mình, bạn truyền đạt suy nghĩ và ý tưởng đó một cách hiệu quả. Nếu không, suy nghĩ và ý tưởng mà bạn truyền tải gây ra sự cố thông tin liên lạc và tạo ra rào chắn với mục tiêu của bạn. Trong một cuộc khảo sát gần đây của các nhà tuyển dụng từ các công ty với hơn 50.000 nhân viên, kỹ năng giao tiếp được xem là yếu tố quyết định quan trọng hơn trong việc lựa chọn quản lý. Cuộc khảo sát được tiến hành bởi Đại học Katz Business School của Pittsburgh, đã chỉ ra rằng kỹ năng giao tiếp, bao gồm các bài thuyết trình bằng văn bản và bằng miệng, cũng như khả năng làm việc với những người khác, là những yếu tố chính góp phần vào thành công của công việc. Mặc dù tầm quan trọng kỹ năng giao tiếp ngày càng tăng, nhiều cá nhân vẫn tiếp tục vật lộn với điều này, không thể truyền tải suy nghĩ và ý tưởng của mình một cách hiệu quả – cho dù bằng văn bản hay lời nói. Vì vậy họ không có khả năng cạnh tranh hiệu quả nơi làm việc, và phát triển nghề nghiệp. Hiểu được thông điệp là điều rất quan trọng. Để làm điều này, bạn cần hiểu thông điệp của mình là gì, đối tượng bạn gửi đi là ai và làm thế nào họ nhận được. Bạn cũng cần cân nhắc các tình huống xung quanh chẳng hạn như bối cảnh tình huống và văn hóa. Kỹ năng giao tiếp – Tầm quan trọng của việc loại bỏ rào cảnRào cản giao tiếp có thể bật lên ở mọi giai đoạn trong quá trình giao tiếp (trong đó bao gồm người gửi, thông điệp, kênh, người tiếp nhận, phản hồi và bối cảnh – xem sơ đồ bên dưới) và có thể tạo ra sự hiểu lầm và nhầm lẫn. Để giao tiếp hiệu quả và thể hiện quan điểm mà không có sự hiểu lầm và lẫn lộn, mục tiêu của bạn là giảm bớt rào cản ở từng giai đoạn của quá trình này với sự rõ ràng, ngắn gọn, chính xác, được lên kế hoạch tốt. Chúng ta theo dõi quá trình sau: Nguồn … Là nguồn gốc của thông điệp, bạn cần rõ ràng về việc tại sao bạn giao tiếp và những gì bạn muốn giao tiếp. Bạn cũng cần tự tin rằng những thông tin bạn đang giao tiếp là hữu ích và chính xác. Thông điệp… Thông điệp là những thông tin mà bạn muốn giao tiếp. Mã hóa … Đây là quá trình chuyển giao các thông tin mà bạn muốn giao tiếp thành một hình thức có thể được gửi đi và giải mã chính xác ở đầu kia. Thành công trong mã hóa phụ thuộc một phần vào khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng và đơn giản, khả năng dự đoán và loại trừ các nguồn gây nhầm lẫn (ví dụ, các vấn đề văn hóa, các giả định sai lầm và thiếu thông tin). Một phần quan trọng của việc này là biết đối tượng giao tiếp của bạn: không hiểu người bạn đang giao tiếp sẽ dẫn đến thông điệp bị hiểu nhầm. Kênh… Thông điệp được truyền đạt qua các kênh, với lời nói bao gồm mặt đối mặt, cuộc họp, điện thoại, hội nghị và văn bản bao gồm thư từ, email, bản ghi nhớ và các báo cáo. Các kênh khác nhau có điểm mạnh và điểm yếu khác nhau. Ví dụ, có thể không thực sự hiệu quả khi cung cấp một danh sách dài các hướng dẫn bằng lời nói, trong khi bạn sẽ nhanh chóng gây ra vấn đề nếu chỉ trích một người nào đó bằng email. Giải mã … Cũng như mã hóa thành công là một kỹ năng, thì giải mã thành công cũng vậy (ví dụ, bao gồm, dành thời gian đọc thông điệp một cách cẩn thận hay lắng nghe tích cực). Cũng như sự nhầm lẫn có thể phát sinh từ lỗi trong mã hóa, nó cũng có thể phát sinh từ việc giải mã. Điều này đặc biệt đúng nếu bộ giải mã không đủ kiến thức để hiểu được thông điệp. Người nhận… Thông điệp được phân phối tới các thành viên cá nhân. Hãy nhớ, mỗi cá nhân đi vào quá trình giao tiếp với những ý tưởng và cảm xúc của họ chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến sự hiểu biết về thông điệp và phản ứng của họ. Để trở thành một người giao tiếp thành công, bạn nên xem xét điều này trước khi truyền đạt thông điệp và hành động một cách thích hợp. Phản hồi … Người nghe sẽ cung cấp cho bạn thông tin phản hồi, bằng lời nói và phản ứng không lời về thông điệp. Hãy chú ý đến thông tin phản hồi này, vì nó là điều duy nhất giúp bạn có thể tự tin rằng người nghe đã hiểu thông điệp. Nếu nhận thấy có sự hiểu lầm, ít nhất là bạn có cơ hội để gửi thông điệp lần thứ hai. Bối cảnh… Tình huống mà thông điệp được truyền đi chính là bối cảnh. Điều này có thể bao gồm các môi trường xung quanh hoặc văn hóa (văn hóa doanh nghiệp, văn hóa quốc tế, vv). Mẹo: Đọc bài viết Chu kỳ giao tiếp giúp bạn sắp xếp và trình bày thông điệp của mình một cách hiệu quả. Loại bỏ các rào cản ở tất cả các giai đoạnĐể truyền tải thông điệp một cách hiệu quả, bạn cần loại bỏ rào cản tồn tại trong mỗi giai đoạn của quá trình giao tiếp. Hãy bắt đầu với thông điệp. Nếu thông điệp quá dài dòng, không có cấu trúc hoặc có lỗi, dẫn tới hiểu lầm và hiểu sai. Sử dụng ngôn ngữ bằng lời nói và ngôn ngữ cơ thể kém cũng có thể gây nhầm lẫn. Rào cản trong bối cảnh có thể phát sinh do người gửi cung cấp quá nhiều thông tin và quá nhanh.Tốt nhất là hãy chú ý đến yêu cầu về thời gian của người khác, đặc biệt là trong xã hội cực kỳ bận rộn ngày nay. Một khi hiểu được điều này, bạn cần làm việc để hiểu văn hóa của người nghe, chắc chắn bạn có thể trò chuyện và truyền đạt thông điệp tới mọi người ở các nền văn hóa khác nhau trong tổ chức bạn, thậm chí nước ngoài. |
