Giao dịch tại hội chợ và triển lãm là gì

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỘI CHỢ TRIỂN LÃM
I. KHÁI NIỆM - VAI TRÒ CỦA HỘI CHỢ TRIỂN LÃM TRONG NỀN
KINH TẾ QUỐC DÂN
1. KHÁI NIỆM VỀ HỘI CHỢ TRIỂN LÃM
1.1. Hội chợ triển lãm
- Khái niệm hội chợ triển lãm đã hình thành từ rất lâu. Khi nền sản xuất
đã phát triển đến một trình độ nhất định, trong xã hội xuất hiện nhu cầu trao đổi
mua bán hàng hoá. Để thuận tiện cho việc diễn ra các hoạt động trao đổi mua
bán người ta quy định một số địa điểm cố định, tại đây người mua và người bán
thực hiện trao đổi hàng hoá với nhau. Đó chính là các chợ. Tại đây các thương
nhân, người sản xuất, người tiêu dùng tụ họp và mua bán. Có hai dạng chợ
chính:
+ Chợ ngày: Nơi việc tụ họp mua bán (gọi là họp chợ) diễn ra hàng ngày.
+ Chợ phiên: Chỉ họp chợ vào các thời điểm và địa điểm nhất định. Chợ
phiên chính là hình thái ban đầu của các hội chợ triển lãm ngày nay.
- Cùng với sự phát triển của sản xuất và trao đổi hàng hoá, có một số
phiên chợ có quy mô ngày càng lớn. Những người tham gia không chỉ để mua
bán hàng hoá mà đôi khi còn vì những mục đích khác như để gặp gỡ các thương
nhân khác, tìm kiếm bạn hàng...Cho đến khi thời kỳ Chủ nghĩa Tư Bản ra đời
thì khái niệm về hội chợ cơ bản đã hình thành. Có thể hiểu hội chợ là một hoạt
động mang tính định kỳ được tổ chức tại một địa điểm, thời gian nhất định và là
nơi người bán, người mua trực tiếp giao dịch mua bán.
- Khái niệm triển lãm xuất hiện muộn hơn hội chợ. Triển lãm có hình thái
khá gần với hội chợ nhưng tại triển lãm mục đích của người tham dự không
phải là bán hàng tại chỗ mà chủ yếu là giới thiệu, quảng cáo. Các triển lãm
thường không có tính định kỳ như hội chợ.
- Có thể tham khảo định nghĩa sau về các khái niệm hội chợ triển lãm
thương mại do luật thương mại đưa ra:
+ Hội chợ thương mại là một hoạt động xúc tiến thương mại tập trung
trong một thời gian và địa điểm nhất định, trong đó tổ chức, cá nhân sản xuất
kinh doanh trưng bày hàng hoá của mình nhằm mục đích tiếp thị ký kết hợp

đồng mua bán hàng.
+ Triển lãm thương mại là hoạt động xúc tiến thương mại thông qua việc
trưng bày hàng hoá, tài liệu về hàng hoá để giới thiệu, quảng cáo nhằm mở rộng
và thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá.
- Như vậy, hội chợ triển lãm là một trong những loại hình xúc tiến thương
mại, được diễn ra dưới hình thức một thị trường hoạt động tập trung tại một địa
điểm nhất định trong một khoảng thời gian nhất định, mà tại đó các nhà sản xuất
kinh doanh trưng bày, quảng cáo và bán sản phẩm hàng hoá của mình nhằm giới
thiệu trực tiếp với người tiêu dùng, tìm kiếm đối tác làm ăn, ký kết hợp đồng và
kêu gọi đầu tư.
- Xét về bản chất, hội chợ và triển lãm đều có mục đích là quảng cáo, giới
thiệu các sản phẩm hàng hoá trực tiếp ra thị trường. Nhưng trong hội chợ thì các
nhà tham gia được phép bán sản phẩm hàng hoá trực tiếp cho người tiêu dùng,
còn triển lãm thì hoạt động này chỉ có thể diễn ra sau khi triển lãm kết thúc.
Chính vì vậy đối tượng chính tham gia triển lãm chủ yếu là các nhà sản xuất,
cung ứng hoặc đại lý của họ, còn tham gia hội chợ thì cả nhà sản xuất và thương
mại, thời gian diễn ra hội chợ thường bao giờ cũng dài hơn thời gian tổ chức
triển lãm. Vì mục tiêu chính của nhà tham gia triển lãm là chỉ tập trung quảng
cáo giới thiệu sản phẩm trong một vài ngày đầu theo kế hoạch, còn các nhà
thương mại thì cần nhiều thời gian để có thể đạt được một trong những mục tiêu
chính là doanh thu và lợi nhuận bán hàng.
1.2 Những đặc trưng cơ bản của hội chợ triển lãm.
- Địa điểm và thời gian của hội chợ, triển lãm không quy định rõ ràng mà
phụ thuộc chủ yếu vào tính chất của từng cuộc hội chợ, triển lãm:
+ Địa điểm phải là ở các khu đô thị lớn, có mặt bằng rộng, thuận tiện giao
thông vận tải, đảm bảo các điều kiện thông tin, cơ sở hạ tầng, an ninh.
+ Thời gian tổ chức hội chợ thường kéo dài từ 7 đến 15 ngày, trong khi
thời gian cho một cuộc triển lãm thường không quá 7 ngày. Ngaòi ra các cuộc
hội chợ triển lãm tổng hợp có thời gian dài hơn các cuộc hội chợ triển lãm
chuyên nghành.

- Hoạt động hội chợ triển lãm là hình thức xúc tiến thương mại trực tiếp,
tiếp nhận nhiều nguồn thông tin các đối thủ cạnh tranh, những đánh giá về sản
phẩm từ người tiêu dùng và thông tin từ những bạn hàng hiện tại cũng như tiềm
năng, có thể xác định một cách tương đối vị thế của các doanh nghiệp trên thị
trường và tìm kiếm cơ hội dẫn đến ký kết các hợp đồng mua bán, liên doanh,
liên kết và đầu tư.
- Về phía nhà tổ chức, hội chợ triển lãm là loại hình kinh doanh dịch vụ
trên cơ sở tổ chức và cho thuê các sản phẩm của mình như: Thuê địa điểm, gian
hàng trưng bày, thiết bị giàn dựng, tư vấn, vận tải hàng hoá đến và ra khỏi hội
chợ triển lãm. Ngoài ra còn tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị và các dịch vụ
kèm theo.
1.3 Chức năng của hội chợ triển lãm
Hội chợ triển lãm là loại hình hoạt động với nhiều chức năng quan trọng
và tổng hợp bao gồm các chức năng sau đây:
- Chức năng thông tin:
+ Thông tin về giá cả: Tại hội chợ triển lãm các nhà sản xuất kinh doanh
bao giờ cũng đưa ra giá cả chính xác về sản phẩm hàng hoá của mình. Thông
qua đó các nhà doanh nghiệp nắm bắt được giá cả trên thị trường một cách
nhanh nhạy, so sánh giá sản phẩm của mình với giá của các sản phẩm khác cùng
loại trên thị trường, từ đó nghiên cứu và đề ra chiến lược cạnh tranh về giá.
+ Thông tin về chất lượng sản phẩm: Để quảng cáo về sản phẩm các nhà
doanh nghiệp phải bằng cách này hay cách khác thông tin cho khách hàng biéet
tính năng, tác dụng của sản phẩm, công nghệ chế tạo sản phẩm và các chỉ tiêu
kỹ thuật, chỉ tiêu chất luợng và các giấy tờ có liên quan đến sự kiểm nghiệm của
các cơ quan chức năng đối với các chỉ tiêu này (ví dụ giấy chứng chỉ chất lượng
ISOO 9000, các huân huy chương...)
+ Thông tin về cung - cầu: Tham gia hội chợ triển lãm có nhiều sản phẩm
cùng loại hoặc các sản phẩm thay thế, qua đó các nhà doanh nghiệp cũng như
nhà quản lý vĩ mô có thể dánh giá lượng cung của sản phẩm trên thị trường. Hội
chợ triển lãm là thị trường thu nhỏ phản ánh khả năng tiêu thụ trên thị trường

lớn, giúp các nhà doanh nghiệp tính toán đánh giá mức độ chênh lệch cung-cầu
để điều chỉnh chiến lược sản xuất kinh doanh hiện tại và tương lai của mình.
+ Thông tin về kiểu dáng sản phẩm: Cùng một loại sản phẩm có thể có rất
nhiều kiểu dáng, mẫu mã khác nhau. Hội chợ triển lãm là nơi các nhà doanh
nghiệp đưa đến trình diễn các loại kiểu dáng mẫu mã sản phẩm mới nhất của
mình, người tiêu dùng dựa vào thị hiếu, sở thích để lựa chọn các sản phẩm qua
đó các nhà doanh nghiệp ra quyết định sản xuất loại kiểu dáng nào, mẫu mã nào
là phù hợp.
+ Thông tin về đối thủ cạnh tranh: Tham gia hội chợ cùng với sản phẩm
của doanh nghiệp là các sản phẩm cùng loại của các đối thủ cạnh tranh. Đây là
điều kiện tốt nhất giúp các nhà doanh nghiệp đánh giá được khả năng của các
đối thủ trong nghành trên nhiều phương diện: giá cả, sản phẩm, khách hàng, xúc
tiến...
+ Thông tin về đầu tư, nghiên cứu và quản lý vĩ mô: Trong các hội chợ
triển lãm thường tổ chức các hội thảo, hội nghị do ban tổ chức hoặc khách hàng
chủ trì, các nhà đầu tư, nhà sản xuất và nhà quản lý chính sách nhận được nhiều
thông tin liên quan đến khả năng đầu tư, khuyến khích sản xuất, tư vấn và chính
sách quản lý vĩ mô.
- Chức năng thương mại:
Hoạt động hội chợ triển lãm tạo điều kiện không chỉ để các nhà sản xuất
và người tiêu dùng gặp gỡ, trao đổi thông tin thông qua hoạt động mua bán mà
quan trọng hơn là tạo môi trường xúc tiến thương mại trong nước và quốc tế.
Hội chợ là nơi góp mặt của các doanh nghiệp lớn với nhiều chủng loại sản phẩm
hàng hoá, phản ánh mức độ cung-cầu của nền kinh tế về các sản phẩm một cách
đáng tin cậygiúp các nhà sản xuất chú trọng đến việc sản xuất ra những sản
phẩm mà xã hội cần chứ không phải mang quảng cáo và bán những sản phẩm
truyền thống mình có. Quan trọng hơn là trong điều kiện xu hướng toàn cầu hoá
ngày càng gia tăng cùng với tốc độ phát triển chóng mặt của khoa học công
nghệ thì chu kỳ sống của sản phẩm ngày càng ngắn lại, quan hệ kinh tế, quốc tế
mở rộng, hoạt động hội chợ triển lãm tạo môi trường thuận lợi cho việc hợp tác

làm ăn không chỉ giữa các nhà sản xuất mà còn ở cấp chính phủ giữa các quốc
gia.
- Chức năng quảng cáo:
Hội chợ triển lãm đóng vai trò rất quan trọng trong quảng cáo. Quảng cáo
có nhiều hình thức, phương thức thể hiện. Thông qua quảng cáo, các nhà sản
xuất thông tin cho đối tác, người tiêu dùng về tiềm lực của mình, định hướng,
nhu cầu và các sản phẩm, xác định được vị thế của doanh nghiệp mình trên thị
trường trong nước và quốc tế.
Tiến bộ khoa học kỹ thuật ngày một phát triển, công nghệ thông tin đã và
đang trở thành một thứ vũ khí không thể thiếu được trong sản xuất kinh doanh
làm cho chu kì sản phẩm sản xuất ra phải nhanh chóngtiếp cận đến người tiêu
dùng với lượng thông tin đầy đủ, cụ thể, chính xác về sản phẩm, các nhà sản
xuất phải quảng cáo và hội trợ triển lãm là hình thức quảng cáo hữu hiệu nhất
nhờ tính trực tiếp và tập trung của nó.
Trong hội chợ triển lãm, cùng một lưu lượng khách hàng đông, họ có thể
trực tiếp nghe, nhìn, cầm, nắm hoặc dùng thử nhờ đó những nhận xét, đánh giá
của họ về sản phẩm thường chính xác. Quảng cáo trong hội chợ triển lãm cũng
thể hiện trình độ văn minh tiếp thị của doanh nghiệp thông qua cách trang trí
gian hàng và trưng bày sản phẩm cũng như trình độ giao tiếp, phương thức bán
hàng của nhân viên.
- Chức năng sản xuất:
Hội chợ triển lãm có tác động kích thích và tăng khả năng sản xuất của
doanh nghiệp nhờ có thêm bạn hàng vì:
+ Ký kết hợp đồng cung cấp hàng hoá dịch vụ với khối lượng lớn
(kích thích sản xuất)
+ Đàm phán ký kết hợp đồng chuyển giao công nghệ, mua sắm thiết bị
máy móc (tăng khả năng sản xuất)
+ Hợp tác đầu tư, nghiên cứu thiết kế và tư vấn (tăng khả năng sản xuất)
2. PHÂN LOẠI
Hội chợ triển lãm rất đa dạng về thể loại do tính phong phú của hoạt động

kinh tế, trên thực tế người ta chưa có một tiêu chuẩn chính thức nào để định
nghĩa và phân loại các cuộc hội chợ triển lãm ngoài cái tên gọi của chúng. Để
giúp chúng ta nhận biết và phân biệt một cách tương đối, hội chợ triển lãm
thường phân thành các loại như sau:
2.1. Phân loại theo chu kỳ:
- Hội chợ triển lãm định kỳ: Thường tổ chức hàng năm hoặc vài năm một
lần vào một thời gian và địa điểm nhất định. Hội chợ triển lãm loại này thường
có quy mô lớn, có uy tín, khách tham gia đông và quen thuộc, giới thiệu những
sản phẩm có thị trường lớn.
- Hội chợ triển lãm không định kỳ: Được tổ chức nhằm đáp ứng những
nhu cầu của các doanh nghiệp có sản phẩm ở các thị trường hẹp hơn như các địa
phương, các nghành kinh tế. Các hội chợ triển lãm này thường có sự phối hợp
chặt chẽ và có sự hỗ trợ của địa phương hoặc nghành có liên quan, thường quy
mô không lớn.
2.2. Phân loại theo nghành hàng:
- Hội chợ triển lãm tổng hợp: Với sự tham gia của nhiều doanh nghiệp
trong nước và quốc tế thuộc nhiều lĩnh vực kinh tế khác nhau nhằm giới thiệu
và bán sản phẩm như: Hội chợ Thương mại, Hội chợ Xuân, Hội chợ triển lãm
Humburg...
- Hội chợ triển lãm chuyên ngành: Mục tiêu của loại hội chợ triển lãm
này là giới thiệu sản phẩm của một lĩnh vực kinh tế nào đó trong nền kinh tế
như: Hội chợ Công nghiệp, Triển lãm Môi trường, Hội chợ triển lãm ngành Hoá
chất...
2.3. Phân loại theo phạm vi tổ chức:
- Hội chợ triển lãm quốc tế: Được tổ chức trong nước hoặc ở nước ngoài
với sự tham gia của khách hàng từ nhiều quốc gia khác nhau. Theo nội dung thì
có thể là hội chợ tổng hợp hay hội chợ chuyên nghành, định kỳ hay bất thường
như: Triển lãm Hàng không Pháp, Hội chợ Thương mại Humburg (Đức), Hội
chợ quốc tế hàng Công nghiệp Việt Nam tháng 10, Triển lãm quốc tế "TECOM"
về viễn thông tháng 11, Hội chợ thương mại quốc tế EXPO tháng tư hàng năm ở

Việt Nam.
- Hội chợ triển lãm trong nước: Khách tham gia chỉ gồm các doanh
nghiệp trong nước nhằm xúc tiến bán hàng, hay phát huy nội lực của các doanh
nghiệp nội địa như Hội chợ Xuân, Hội chợ Thời trang, Hội chợ Hàng tiêu
dùng...
- Hội chợ triển lãm địa phương: Được tổ chức trong phạm vi của tỉnh,
thành phố hoặc một địa phương nào đó với sự tham gia của các doanh nghiệp
trong địa phương đó nhằm khuyến khích phát triển kinh tế địa phương, mở rộng
quan hệ với các địa phương khác và hợp tác liên doanh.
3. VAI TRÒ CỦA HOẠT ĐỘNG HỘI CHỢ TRIỂN LÃM:
3.1. Đối với nền kinh tế quốc dân
- Tạo mối liên kết: Giữa các doanh nghiệp, giữa các nghành, các vùng
nhằm phát huy thế mạnh tiềm năng của từng doanh nghiệp, từng nghành và
vùng kinh tế. Trong liên kết kinh tế mỗi doanh nghiệp đều cố gắng biến tiềm lực
của doanh nghiệp mình thành lợi thế so sánh. Hội chợ triển lãm là cầu nối cho
các doanh nghiệp gặp gỡ tìm hiểu để liên kết với nhau tạo ra sức mạnh cạnh
tranh cho mình và nền kinh tế nói chung.
- Tạo mặt bằng giá: Thông qua hội chợ triển lãm người ta xác định được
mặt bằng giá của các sản phẩm, nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng, phán đoán
được lượng khách hàng tiềm năng và sức mua của thị trường.
- Tạo môi trường đầu tư: Nhờ chức năng kích thích sản xuất, nhu cầu phát
triển sản xuất tăng, vốn và công nghệ tăng và đây là cơ hội cho các nhà đầu tư
khai thác.
- Hội nhập quốc tế: Thông qua hội chợ triển lãm quốc tế, bạn bè quốc tế
không chỉ biết được các sản phẩm truyền thống của dân tộc mà quan trọng hơn
là họ hiểu thêm về văn hoá, lối sống cũng như tiềm năng kinh tế, con người của
đất nước mình. Mặt khác, các nhà doanh nghiệp, nhà quản lý trong nước còn
tiếp xúc với những công nghệ tiên tiến, học hỏi được kinh nghiệm quản lý...từ
các nước phát triển. Góp phần tăng cường mối quan hệ quốc tế, thúc đẩy quá
trình hội nhập nền kinh tế thế giới và khu vực.

3.2. Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh
Hội chợ triển lãm là một trong những bộ phận quan trọng trong chính
sách xúc tiến của doanh nghiệp. Chính vì vậy, tham gia hội chợ triển lãm là một
trong các phương pháp hiệu quả đối với việc đẩy mạnh công tác này:
- Hỗ chợ cho chiến lược Marketing của doanh nghiệp: Tham gia hội chợ
triển lãm giúp doanh nghiệp hoàn thiện hơn nữa kế hoạch Marketing của mình,
đánh giá tính hiệu quả của hoạt động Marketing đã thực hiện. Từ đó doanh
nghiệp có thể xây dựng cho mình một chính sách xúc tiến phù hợp, kết hợp với
hình ảnh về sản phẩm như một sản phẩm chất lượng cao.
- Tiếp cận các khách hàng: Một cuộc hội chợ triển lãm được tổ chức tốt sẽ
quy tụ được một lưu lượng lớn các khách hàng, cho phép doanh nghiệp trực tiếp
giới thiệu hàng hoá, tiếp xúc với khách hàng, hướng dẫn cách sử dụng, giúp họ
yên tâm khi quyết định mua hàng, đồng thời nhận được những thông tin phản
hồi tại chỗ.
- Mở rộng thị trường, xâm nhập thị trường mới: Tham gia các cuộc hội
chợ triển lãm ở thị trường này giúp các doanh nghiệp rút ngắn được thời gian
tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu, phong tục, lối sống của khách hàng thông qua các
cuộc tiếp xúc trực tiếp ngay tại hội chợ triển lãm.
- Củng cố danh tiếng, hình ảnh của doanh nghiệp: Thông qua hoạt động
hội chợ triển lãm các doanh nghiệp khuyếch trương hình ảnh về doanh nghiệp
mình, giới thiệu với khách hàng về lịch sử phát triển, năng lực, uy tín, triển
vọng lĩnh vực kinh doanh. Nhờ đó, doanh nghiệp để lại một "ấn tượng tốt" đối
với khách hàng và có ảnh hưởng nhất định đến quyết định mua hàng trong
tương lai của các khách hàng.