Bạn muốn làm nổi bật một số ô tính có giá trị quan trọng nhưng ngại việc định dạng thủ công sẽ dễ gây nhầm lẫn và thiếu sót? Show
Chức năng Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) trong Excel sẽ giúp bạn giải quyết vần đề này. Với những tính năng đơn giản mà hiệu quả, Conditional Formatting trong thực tế rất cần thiết, giúp người sử dụng dễ dàng phân biệt các ô tính quan trọng, nhất là khi phải làm việc với một lượng dữ liệu lớn và cần kiểm tra lại hoặc nhấn mạnh các giá trị quan trọng trong bảng tính. Ngoài ra, bạn không cần lo lắng định dạng theo điều kiện sẽ làm mất định dạng gốc vì Excel vẫn giữ lại định dạng cũ, chỉ bổ sung quy tắc mới và chép đè định dạng mới lên trên. Khi xóa quy tắc của Conditional Formatting, định dạng cũ của ô tính sẽ được trả lại như ban đầu. 1. Định dạng theo điều kiện có sẵn Để bắt đầu sử dụng, bạn vào thẻ Home trên thanh Ribbon, nhấn Conditional Formatting trong mục Styles và chọn kiểu điều kiện bạn muốn:
Excel sẽ làm nổi bật ô tính thỏa mãn điều kiện bạn chọn dựa trên giá trị từng ô, cụ thể như sau:
Excel xác định những giá trị theo thứ hạng dựa trên vùng ô tính chọn xét điều kiện và định dạng riêng các ô tính chứa các giá trị này.
Bạn có thể tùy chỉnh số lượng giá trị hoặc số phần trăm bất kỳ khác 10 với 4 kiểu định dạng đầu tiên.
Với cách định dạng này, các giá trị sẽ được đo lường rõ ràng ngay trong từng ô tính của vùng chọn định dạng điều kiện.
Các giá trị thể hiện mức độ màu khác nhau dựa trên độ lớn nhỏ của từng giá trị trong vùng.
Tương tự như Data Bars và Color Scales, giá trị ô tính được phân nhóm theo biểu tượng. 2. Định dạng theo điều kiện riêng: Ngoài các thao tác định dạng sẵn có, bạn còn có thể tự tạo quy tắc riêng cho định dạng điều kiện của mình. Bạn chỉ cần thực hiện tương tự như định dạng kiểu có sẵn và chọn More Rules ở từng kiểu hoặc New Rule (bên dưới Icon Sets) để tùy chỉnh riêng. 3. Xóa và quản lý Conditional Formatting Bạn có thể chọn Clear Rules để xóa theo vùng đang chọn (Selected Cells), theo toàn bộ bảng tính (Entire Sheet), theo bảng này (This Table), theo bảng phân tích dữ liệu (This PivotTable). Trong trường hợp cần quản lý các định dạng có điều kiện thì chọn Manage Rules để dễ dàng thay đổi, xóa và cập nhật các định dạng điều kiện mới. Trong hình ví dụ trên, ta có thể thấy việc định dạng Duplicate Values giúp xác định lỗi đánh máy ở một trong hai mã hàng BC35. Sau khi chỉnh xong lỗi này, bạn có thể chọn quy tắc Duplicate Values và nhấn Delete Rule. Ngoài ra, giá tiền cũng thế hiện được mức độ cao thấp nhờ Data Bar. Bạn cảm thấy rất đau đầu và rối não vì việc sắp xếp dữ liệu bị trùng lặp trong excel. Bạn muốn tô màu để làm nổi bật các ô theo mong muốn của bản thân. Tuy nhiên bạn lại không biết cách làm như thế nào? Đừng lo lắng, bài viết sau Unica sẽ hướng dẫn bạn cách tô màu có điều kiện trong Excel chi tiết và nhanh nhất, cùng tham khảo ngay để biết cách làm nhé. 1. Cách tô màu có điều kiện trong ExcelTrong nội dung bài viết này, Unica sẽ hướng dẫn bạn cách tô màu có điều kiện theo điều kiện có sẵn và sử dụng hàm đổi màu ô trong excel theo điều kiện riêng. Cách sử dụng conditional formatting cụ thể như sau: 1.1. Bôi màu có điều kiện theo điều kiện có sẵnCác bước thực hiện: - Bước 1: Lựa chọn vùng dữ liệu có thể là cột dữ liệu, các ô dữ liệu, các hàng dữ liệu hoặc có thể là bảng dữ liệu mà các bạn cần tìm ra ô để tô màu có điều kiện. Lựa chọn vùng dữ liệu - Bước 2: Trên thanh menu chọn Conditional Formatting danh sách thả xuống chọn Highlight Cell Rules. Chọn Conditional Formatting - Bước 3: Trong danh sách thả xuống của Highlight Cell Rules chọn Less than..., hoặc Between… .png) Thao tác để tô màu có điều kiện Trong hộp thoại mở ra nhập điều kiện mà bạn muốn cho ô cần định dạng tại ô nhập giá trị Format cells that are... - Bước 4: Sau đó chọn vào danh sách thả xuống bên cạnh màu sắc bạn muốn định dạng cho ô thỏa mãn điều kiện. .png) Chọn vào danh sách thả xuống bên cạnh - Bước 5: Tùy vào nhu cầu sử dụng, bạn có thể thực hiện các chuyển đổi giữa các tab Font, Border, Fill và sử dụng nhiều tùy chọn khác nhau như màu mẫu, kiểu phông chữ, và hiệu ứng đổ. Thực hiện các chuyển đổi - Bước 6: Quan sát nội dung trong phần "Preview", nội dung hiển thị định dạng mà bạn đang mong muốn thì nhấn vào "OK" để đồng ý. Quan sát nội dung hiển thị Trong trường hợp bạn muốn chỉnh sửa công thức định dạng có điều kiện thì hãy nhấn F2, sau đó di chuyển đến những vị trí cần thiết trong công thức bằng các phím mũi tên. - Bước 7: Nhấn Ok để hoàn thành. .jpg?v=1648198958) Chọn ok Kết quả thu được sau khi hoàn thành như sau: .jpg?v=1648197320) Kết quả hoàn thành 1.2. Hàm đổi màu ô trong excel theo điều kiện riêngĐể đổi màu ô trong Excel theo điều kiện riêng, bạn có thể sử dụng hàm Conditional Formatting. Hàm này cho phép bạn định dạng ô theo các điều kiện mà bạn đặt ra. Conditional Formatting được đánh giá là công cụ tốt nhất để bạn đánh dấu một dữ liệu trong bảng tính excel. Để định dạng theo điều kiện riêng bạn chọn vào mục New Rule. Tại đây bạn có thể tạo điều kiện cho dữ liệu cần đánh dấu bằng cách điền vào đó công thức riêng. Cụ thể chi tiết cách thực hiện như sau: Bước 1: Việc đầu tiên cần làm đó chính là bôi đen vùng dữ liệu muốn tô màu trong excel. Bước 2: Từ thanh menu bạn vào mục Home, ở mục Conditional Formatting bạn bấm vào mũi tên chỉ xuống sau đó chọn New Rule. Chọn New Rule Bước 3: Tiếp theo hộp thoại New Formatting Rule hiện ra, bạn click chuột chọn Use a formula to determine which cells to format trong phần Select a Rule Type. Chọn "Use a formula to determine which cells to format" Bước 4: Trong mục Edit the Rule Description tại ô Format values where this formula is true bạn nhập điều kiện cho những ô cần tìm và tô màu để dánh dấu chúng. Công thức =MOD(ROW()/2,1)>0 là hàm để tô màu xen kẽ giữa các ô trong vùng dữ liệu được chọn. Nhập công thức hàm Bước 5: Bấm chọn Format để chọn màu sắc muốn tô lên vùng dữ liệu. Chọn Format Bước 6: Bảng chọn Forma Cells hiện lên bạn nhấn vào Fill => Chọn một màu dễ nhìn rồi bấm OK để lưu lại thiết lập. Chọn màu rồi bấm ok Trường hợp trong bảng màu hiển thị sẵn không có màu bạn bạn ưng ý thì hãy chọn More Colors để có thể chọn màu tùy thích. Bấm chọn More Colors để có thể chọn màu tùy thích. Trong trường hợp đã sử dụng Conditional Formatting rồi mà vẫn muốn đổi màu sắc thì bạn làm như sau: - Chọn Home => chọn Conditional Formatting => chọn Manage Rule => chọn Edit Rule khi thấy hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager hiện lên. - Khi thấy hộp thoại New Formatting Rule hiện ra giống như bước 3 ở trên, bạn tiến hành chỉnh sửa điều kiện tô màu và màu sắc là được. \>>> Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng hàm countblank trong excel kèm ví dụ minh họa 2. Ví dụ cho định dạng tô màu có điều kiện trong ExcelSử dụng định dạng có điều kiện thực hiện việc tô màu theo điều kiện cho bảng số liệu sau: Cho bảng số liệu, cách tô màu trong excel giúp nổi bật các ô trong vùng dữ liệu với các điều kiện khác nhau: .png) Ví dụ tô màu có điều kiện trong excel 2.1. Tô màu theo điều kiện nhỏ hơn 250- Chọn vùng dữ liệu, nhấn và di chuyển chuột chọn toàn bộ vùng dữ liệu: - Thực hiện chọn các bước theo hướng dẫn trên chọn trên thanh menu Conditional Formatting. - Khi hộp thoại Less Than mở ra nhập 250 vào và chọn màu tô cho các số giá trị thỏa mãn điều kiện. .png) Tô màu có điều kiện nhỏ hơn 250 - Nhấn ok và bạn sẽ thấy trên trong vùng dữ liệu bạn chọn các ô có chứa giá trị nhỏ hơn 250 được tô màu đỏ. 2.2. Tô màu theo điều kiện thuộc khoảng 250 - 600- Thay đổi màu ô trong excel theo điều kiện sẽ tương tự thao tác để mở hộp thoại nhập điều kiện như phần trên, trong trường hợp này chọn Between trong Highlight Cell Rules. - Nhập vùng điều kiện vào Format cells that are between và chọn màu khác với các điều kiện trên: Tô màu với điều kiện thuộc khoảng 250 đến 600 - OK và ngay sau đó các ô thuộc vùng điều kiện sẽ được tô màu vàng như bạn đã chọn. 2.3. Tô màu theo điều kiện thuộc vùng lớn hơn 600- Chọn vùng dữ liệu tô màu định dạng có điều kiện, chọn Greater than…trong danh sách thả xuống của Highlight Cell Rules trong mục Conditional Formatting, nhập điều kiện bạn muốn vào hộp thoại mới xuất hiện và chọn màu hiển thị: Tô màu có điều kiện lớn hơn 600 2.4. Công thức so sánh các giá trịBạn có thể tham khảo các công thức dưới đây để so sánh giá trị của một ô trong cột này với một ô trong cột khác. Công thức so sánh các giá trị của một ô Unica có ví dụ về công thức lớn hơn để làm nổi bật tên sản phẩm cột A có số lương hàng tồn kho (tương ứng với cột C) >0. Cách thực hiện vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần chọn toàn bộ bảng A ($A$2 : $E$8), sau đó nhập công thức =$C2>0 để làm nổi bật các hàng dựa trên giá trị của cột C. .jpg?v=1648199593) Công thức so sánh các giá trị Kết quả sau khi hoàn thành như sau: .jpg?v=1648199649) Kết quả hoàn thành 2.5. Hàm AND và ORHàm =AND và =OR được sử dụng khi bạn muốn định dạng bảng Excel dựa trên 2 hay nhiều điều kiện. Hàm AND và OR Ví dụ: Dùng công thức Hàm AND trong Excel dưới đây để tô màu loại hàng hóa có số lượng tồn kho lớn hơn 0 và được mua ở Huế: \=AND($C2>0, $E2=”Huế”. Áp dụng công thức Kết quả nhận được sau khi dùng hàm tô màu trong excel: Kết quả nhận được 2.6. Công thức giá trị trên hoặc dưới trung bìnhHàm AVERGE() giúp bạn định dạng dữ liệu theo một mức trung bình nào đó. Ví dụ: Bạn dùng công thức =$D2để tô màu các ô có doanh thu bán hàng thấp hơn mức trung bình. .jpg?v=1648197576) 3. Định dạng có điều kiện theo ô trống- Bước 1: Bôi đen toàn bộ bảng tính. Trên thẻ Home, bạn nhấn chọn Conditional Formatting. Định dạng có điều kiện theo ô trống - Bước 2: Chọn New Rule Chọn Rule - Bước 3: Sau đó bạn chọn Format only cells that contain. Chọn Format only cells that contain - Bước 4: Trong mục Format only cells with -> chọn Blanks. Tiếp tục nhấn Format để định dạng rồi nhấn OK để hoàn tất. .jpg?v=1648198769) Nhấn Format để định dạng Kết quả nhận được như sau: .jpg?v=1648198626) Kết quả nhận được cuối cùng 4. Kết luậnTrên đây Unica đã chia sẻ với bạn hàm đổi màu chữ trong excel. Từ đó bạn đã hoàn thành việc tô màu có điều kiện trong Excel một cách nhanh chóng và đơn giản nhất. Thực tế, tuỳ thuộc vào yêu cầu và mục đích riêng mà bạn sẽ có những cách tô màu excel theo điều kiện riêng. Tuy nhiên về cơ bản bài hướng trên cũng giúp nắm rõ cách tô màu ô trong excel. Từ đó, có thể phát triển được các cách định dạng khác nhau. |
