Doanh nghiệp bạn đang sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng nhưng không biết nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng thế nào cho đúng với quy định của pháp luật?. Thực tế, việc nắm được các nguyên tắc khi lập hóa đơn GTGT sẽ đảm bảo tính đúng đắn hợp pháp cho nghiệp vụ xuất hóa đơn của kế toán doanh nghiệp, tránh những sai sót, rủi ro có thể xảy ra trong lập xuất hóa đơn.
04 nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng.
1. Người bán chỉ lập hóa đơn GTGT và giao cho người mua hàng
Hiện nay, nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng đúng quy định sẽ được căn cứ theo Khoản 1, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 31 tháng 3 năm 2014. Trước tiên, để lập hóa đơn GTGT đúng nguyên tắc, người bán cần lưu ý điểm đầu tiên đó chính là chỉ lập hóa đơn và giao cho đúng người mua hàng. Cụ thể, theo Điểm a, Khoản 1, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định khi lập hóa đơn, các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ được phép lập và giao hóa đơn GTGT cho người mua hàng hóa, dịch vụ theo những loại hóa đơn điện tử đã được quy định bởi Bộ Tài chính trong Thông tư này.
2. Hóa đơn GTGT được lập phải có nội dung đúng với nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nguyên tắc thứ hai để có thể lập hóa đơn giá trị gia tăng đúng quy định đó chính là hóa đơn được lập phải có nội dung tương ứng với nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hóa đơn GTGT được lập phải có nội dung đúng với nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Tại Điểm b, Khoản 1, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả những trường hợp sau:
- Hàng hóa, dịch vụ dùng với mục đích khuyến mãi, quảng cáo, hàng mẫu.
- Hàng hóa dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trả thay lương cho người lao động hay hàng hóa dùng trong nội bộ doanh nghiệp.
- Hàng hóa dịch vụ được xuất dưới dạng hình thức cho vay, mượn hay hoàn trả lại.
Theo đó, hóa đơn GTGT khi được lập phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không tẩy xóa hay sửa chữa; chỉ dùng mực cùng màu và không dùng mực đỏ; các chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng; không được viết đè lên các chữ in sẵn và phải gạch chéo những khoảng còn trống, không kê khai hết trên Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra. Đối với những trường hợp hóa đơn là hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính hay hóa đơn điện tử thì phần còn trống trên hóa đơn không cần thiết phải gạch chéo.
3. Hóa đơn GTGT phải được lập theo thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn
Theo đúng quy định nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng thì số thứ tự phải được đánh liên tục từ số nhỏ đến số lớn. Nguyên tắc này được quy định rất chi tiết trong Điểm d, Khoản 1, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Trả lời Công văn số 0117/CV ngày 30/6/2017 của Công ty TNHH Baezeni Việt Nam hỏi về chính sách thuế, Cục Thuế TP. Hà Nội cho biết, căn cứ Điểm d khoản 1 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn nội dung của hóa đơn điện tử thì hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau: Tên hàng hóa, dịch vụ; Đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; Thành tiền ghi bằng sổ và bằng chữ.
Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
Căn cứ khoản 2 Điều 16 Thông tư sổ 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về lập hóa đơn thì tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; Gạch chéo phần bỏ trống (nếu có). Trường hợp hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì không phải gạch chéo.
Trường hợp Công ty TNHH Baezeni Việt Nam viết phần mềm cho Công ty cổ phần Đầu tư Đèo Cả khi xuất hóa đơn điện tử trên chỉ tiêu tên hàng hóa, dịch vụ có nội dung: “Tư vấn, dựng phần mềm “Đèo Cả Projects Viewer” giai đoạn 1 theo HĐ 1711 HĐKT-DCIC-Baezeni Việt Nam ngày 17 tháng 11 năm 2016 (không chịu thuế)”, Công ty TNHH Baezeni Việt Nam cần ghi thêm dòng “không chịu thuế” không dẫn tới việc hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn và các nội dung khác được lập đúng quy định thì hóa đơn trên được coi là hợp lệ.
Như vậy, theo quy định của Bộ Tài chính, Công ty cổ phần Đầu tư Đèo Cả được phép sử dụng hóa đơn trên để kê khai thuế giá trị gia tăng theo quy định. Trong quá trình thực hiện nếu còn vướng mắc, Công ty TNHH Baezeni Việt Nam hoặc các doanh nghiệp trên địa bàn có vướng mắc liên quan đến hóa đơn điện tử có thể liên hệ với Phòng Kiểm tra thuế số 1 (Cục Thuế TP. Hà Nội) để được giải đáp và hướng dẫn cụ thể./.