là điều hết sức cần thiết. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp còn gặp khó khăn và tốn nhiều thời gian trong việc xây dựng quy trình này. Do đó, bài viết dưới đây của Fastdo sẽ chia sẻ đến bạn các bước để xây dựng, quản lý hiệu quả quy trình làm việc. Hãy cùng theo dõi nhé! Show
MỤC LỤC NỘI DUNG 1. Quy trình làm việc là gì?Quy trình làm việc là cách thức thực hiện công việc theo quy định, tiêu chuẩn đã được đặt ra, nhằm đảm hoàn thành mục tiêu công việc. Ngoài ra, quy trình thực hiện công việc của công ty có thể chỉnh sửa và bổ sung sao cho phù hợp với tính chất của từng giai đoạn. Quy trình làm việc là gì?\>>> TÌM HIỂU NGAY: Xếp hạng các cấp độ của kỹ năng mà nhà quản lý cần có 2. Các bước xây dựng và quản lý quy trình làm việc hiệu quảViệc thiết lập bản quy trình công việc mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách xây dựng quy trình này. Vì vậy, bạn nên tham khảo các bước xây dựng và quản lý quy trình công việc hiệu quả dưới đây. 2.1 Xác định nhu cầuBước đầu tiên để xây dựng và quản lý quy trình hiệu quả thì bạn cần xác định được nhu cầu. Cụ thể như sau:
\>>> ĐỌC NGAY: MBO là gì? So sánh ưu nhược của phương pháp MBO và MBP 2.2 Xác định mục đích của quy trìnhTiếp theo, doanh nghiệp cần xác định mục đích của quy trình. Việc này sẽ giúp bạn biết được phương pháp, thời gian, các bước thực hiện công việc,… một cách cụ thể. Để xác định mục đích quy trình, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:
Ý nghĩa của bước này là lập ra các mục tiêu, phương pháp kiểm soát, thời hạn công việc dựa trên mục đích của doanh nghiệp. Từ đó thiết lập quy trình thực hiện công việc. Xác định mục địch của quy trình\>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: 10 cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp (So sánh chi tiết) 2.3 Xác định phạm vi của quy trình làm việcCác doanh nghiệp cần xác định được phạm vi của quy trình như sau:
\>>> XEM THÊM: 10 Phương pháp quản lý nhân viên hiệu quả nhà quản lý cần biết 2.4. Xác định số bước công việc cần làmBên cạnh việc xác định nhu cầu, mục đích và phạm vi, bạn cũng cần xác định số bước công việc cần làm để quy trình công việc tốt hơn.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần dựa vào các yếu tố sau để phân tích các bước quy trình:
Ngày nay, các doanh nghiệp thường áp dụng công thức 5W-1H-5M để phân tích các bước của quy trình. Công thức 5W-1H-5M gồm:
\>>> ĐỌC NGAY: Strategy là gì? 3 Nguyên tắc quan trọng để xây dựng strategy 2.5. Xác định các điểm kiểm soát chínhTải miễn phí file quản lý công việc ngày, tuần, tháng từ FastdoTiếp theo, bạn cần xác định các điểm kiểm soát chính và phải đảm bảo tuân theo theo nguyên tắc 80/20. Do nguồn lực của doanh nghiệp có hạn, không đủ để kiểm soát tất cả các bước, nên doanh nghiệp chỉ thực hiện kiểm soát các điểm chính trong quy trình. Xác định các điểm kiểm soát chính\>>> CẬP NHẬT NGAY: Hệ thống lương 3P là gì? 5 bất cập khi áp dụng 3P trong tổ chức 2.6. Xác định người thực hiệnSau khi hoành thành các bước thực hiện, tiếp theo bạn cần xác định được bước đó do bộ phận hay cá nhân nào đảm nhiệm. Bạn phải tìm hiểu kỹ xem họ có đủ năng lực để thực hiện công việc không và phân thêm người phụ trách chính, người hỗ trợ cho các bước đó. Xác định người thực hiện\>>>> XEM NGAY: Sơ đồ tổ chức công ty: Cách vẽ cơ cấu DN đơn giản kèm mẫu 2.7. Xây dựng tài liệu hướng dẫn tuân thủ và sử dụngQuy trình tiến hành công việc việc cần có bản giải thích các từ ngữ viết tắt, các định nghĩa, thuật ngữ để người đọc có thể hiểu được. Ngoài ra, bạn cần chú thích rõ các biểu mẫu, quy định, thông tin đi kèm thuộc phần nội dung nào trong quy trình. Xây dựng tài liệu hướng dẫn tuân thủ và sử dụng\>>> XEM THÊM: Multitask là gì? 7 tác hại nếu bạn quá lạm dụng Multitasking 2.8. Xác định phương pháp kiểm soát cho quy trình làm việcNhà quản lý cần xác định các phương pháp kiểm soát, để đảm bảo năng suất làm việc của quy trình tốt nhất và đưa ra những giải pháp phù hợp để cải tiến hệ thống làm việc. Việc xác định phương pháp kiểm soát cần quan tâm đến các yếu tố như:
\>>>> KHÔNG NÊN BỎ QUA: Tăng năng suất làm việc lên gấp đôi chỉ với 21 cách đơn giản 2.9. Xác định những điểm cần kiểm tra, thử nghiệmBạn cần xác định những điểm cần kiểm tra thử nghiệm sau:
\>>> TẢI NGAY: Phần mềm fCheckin cộng sự đáng tin cậy cho chấm công tự động 2.10. Mô tả các bước công việcTiếp theo là mô tả các bước thực hiện công việc. Ở giai đoạn này, bạn cần mô tả cách thức làm việc cụ thể trong các bước cho nhân viên. Nếu việc diễn giải các bước quá phức tạp, bạn có thể sử dụng tài liệu hướng dẫn đi kèm để hỗ trợ thêm. Mô tả các bước công việc2.11. Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu đi kèmỞ bước cuối cùng của quy trình, bạn cần hoàn thiện phần định nghĩa và tài liệu đi kèm:
\>>>> BỎ TÚI NGAY: Xây dựng kịch bản gọi điện thoại cho khách hàng từ A-Z 3. Bí quyết quản lý quy trình làm việc cho các doanh nghiệpNgày nay, các doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm hỗ trợ để xây dựng và quản lý quy trình làm việc hiệu quả hơn. Các phần mềm với nhiều tính năng giúp cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý công việc, tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí phục vụ cho công việc. Bí quyết quản lý quy trình thực hiện công việc cho các doanh nghiệp\>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA:
Trên đây là những thông tin hữu ích về quy trình làm việc mà phần mềm FASTDO muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bạn đọc sẽ biết cách xây dựng và quản lý quy trình cho doanh nghiệp mà không phải tốn nhiều thời gian. Cảm ơn vì đã đọc bài viết này! Quy trình thực hiện công việc là gì?Quy trình làm việc được hiểu là hướng dẫn, quy định thực hiện các bước của công việc theo một tiêu chuẩn được đặt ra để đạt được mục đích của công việc. Ngoài ra quy trình công việc có thể thay đổi và tối ưu hóa theo từng giai đoạn để phù hợp với yêu cầu và công việc mới của doanh nghiệp. Xây dựng quy trình làm việc để làm gì?Tại sao phải làm việc theo quy trình? Quy trình làm việc giúp cho người thực hiện công việc xác định rõ mục tiêu, các bước thực hiện và nhìn nhận được kết quả của từng gian đoạn, từng vị trí công việc. Quy trình giúp cho công việc được diễn ra một cách có logic, xác định rõ ngay từ đầu những công việc phải làm. Quá trình và quy trình khác nhau như thế nào?Quá trình là một tập hợp các bước được tuân theo để chuyển đổi đầu vào thành đầu ra. Quy trình ghi lại một loạt các bước, trong đó bao gồm nhiều quá trình. Một quy trình có thể kiểm soát nhiều quá trình và một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình. Quá trình là gì cho ví dụ?Do đó, ta có thể nói ngắn gọn “Quá trình là tập hợp các hành động chuyển đầu vào thành đầu ra” – mà phải là đầu ra mong muốn. Ví dụ: Nấu cơm thì đầu vào là gạo, nước, nồi nấu cơm,… Đầu ra mong muốn là cơm. Còn nếu nấu cơm mà ra cháo là không đạt được “kết quả dự kiến” của quá trình rồi. |