Công nợ doanh nghiệp là số tiền còn nợ lại sang kỳ sau của doanh nghiệp khi phát sinh thanh toán với một cá nhân hoặc tổ chức đối tác khác trong quá trình mua bán sản phẩm hàng hóa, dịch vụ…
Hiện nay có hai loại công nợ chính đó là công nợ phải thu và công nợ phải trả, trên Nhanh.vn quản lý theo các loại công nợ sau:
Công nợ nhân viên bán hàng
Dịch vụ trả góp / trả góp theo ngày
Công nợ đầu kỳ là số dư của các tài khoản của các kỳ trước chuyển qua kỳ sau, để thêm công nợ đầu kỳ doanh nghiệp vào Kế toán >> Công nợ >> Nhập công nợ đầu kỳ hoặc truy cập tại đây.
Cách 1: Nhập công nợ trực tiếp
Bước 1: Tại Thêm mới DN điền đầy đủ các trường thông tin trên
Phải thu: Trường hợp khách hàng còn nợ tiền, DN nợ tiền nhà cung cấp, nhân viên nợ tiền DN,....
Phải trả: Trường hợp DN nợ tiền khách hàng, nhà cung cấp nợ tiền DN, DN nợ tiền nhân viên
Đối tượng: Các loại đối tượng công nợ trên Nhanh.vn
Khách hàng: Danh sách tất cả các khách hàng trên Nhanh.vn
Nhà cung cấp:Nhà cung cấp được tạo khi nhập hàng
Nhân viên: Nhân viên được gắn là nhân viên bán hàng khi tạo hóa đơn bán lẻ, bán buôn, đơn hàng
Sàn thương mại điện tử: Khách hàng từ các sàn thương mại điện tự
Dịch vụ trả góp: Khách hàng mua trả góp
Đối tượng: Sau khi chọn loại đối tượng, DN cần nhập cụ thể tên của đối tượng để quản lý công nợ
Số tiền: DN điền số tiền cần ghi nhận đầu kỳ
Cách 2: Import công nợ đầu kỳ
Bước 1: DN chọn Import excel
Bước 2: Tải File mẫu và điền các thông tin trong file
Bước 3: Chọn tệp và ấn Lưu
Ghi nhận công nợ khách hàng theo các đơn hàng, hóa đơn bán lẻ, bán buôn,....khi gắn khách hàng theo tài khoản 131]
Để sử dụng tính năng này, DN vào Kế toán >> Công nợ >> Công nợ khách hàng >> Công nợ khách hàng hoặc truy cập tại đây.
Bộ lọc công nợ khách hàng
Công nợ khách hàng: Danh sách ghi nhận tất cả công nợ của khách hàng, đã thanh toán, chưa thanh toán,....
Hạn thanh toán: Danh sách hóa đơn có hẹn ngày thanh toán, nếu khi hóa đơn không hẹn ngày thanh toán thì phần mềm để mặc định là 7 ngày
Quá hạn: Danh sách hóa đơn đã quá ngày hẹn thanh toán
Hạn hôm nay: Danh sách hóa hẹn thanh toán vào ngày hiện tại xem danh sách
Hạn 7 ngày tới: Danh sách hóa đơn hẹn ngày thanh toán trong 7 ngày kể từ thời điểm xem danh sách
Hạn trên 7 ngày: Danh sách hóa đơn hẹn ngày thanh toán trên 7 ngày, kể từ thời điểm tạo hóa đơn
ID: DN nhập ID khách hàng
Từ ngày - đến này: Ngày tạo công nợ khách hàng
Khách hàng: DN nhập tên khách hàng
Loại khách hàng: Khách lẻ, khách buôn, đại lý
Công nợ: Lọc theo phải thu khách hàng, phải trả khách hàng hoặc cả 2
Danh sách công nợ khách hàng
Khi khách hàng mua hàng, phát sinh công nợ tăng sẽ ghi nhận vào cột Nợ
Khi khách hàng thanh toán tiền cho DN, làm cho công nợ giảm sẽ ghi nhận vào cột Có
Nợ [Phải thu]: Số tiền DN cần phải thu khách hàng, Phải thu = Nợ trong kì - Có trong kì
Có [Phải trả]: Số tiền DN cần phải trả khách hàng, Phải trả = Có trong kì - Nơ trong kì
Giao diện công nợ khách hàng
Cách 2: Sử dụng module Kế toán nhập trực tiếp
DN vào Kế toán >> Công nợ >> Nhập công nợ đầu kỳ hoặc truy cập tại đây
Sử dụng cho trường hợp các khoản vay ngoài, hoặc các khoản vay có trước khi sử dụng phần mềm Nhanh.vn
Cách 1: Nếu muốn thu tất cả công nợ của khách hàng
Vào module Kế Toán >> Công nợ khách hàng >> Công nợ khách hàng hoặc truy cập tại đây
Tìm đến khách hàng cần thanh toán. Chọn hành động Lập phiếu thu/ Lập phiếu báo có
Lập phiếu thu: Áp dụng cho thu tiền mặt
Lập phiếu báo có: Áp dụng cho khách hàng thanh toán chuyển khoản, quẹt thẻ
Cách 2: Nếu muốn thanh toán công nợ theo từng hóa đơn
Vào module Kế Toán >> Công nợ khách hàng >> Hạn thanh toán hoặc truy cập tại đây
Tìm đến ID hóa đơn cần thanh toán. Chọn hành động Thanh toán công nợ bằng tiền mặt/ Thanh toán công nợ bằng chuyển khoản
Ghi nhận công nợ nhà cung cấp khi tạo các phiếu nhập xuất nhà cung cấp theo tài khoản 331
Để sử dụng tính năng này, DN vào Kế toán >> Công nợ >> Công nợ nhà cung cấp hoặc truy cập tại đây.
Bộ lọc công nợ nhà cung cấp
Công nợ nhà cung cấp: Danh sách ghi nhận tất cả công nợ của NCC, đã thanh toán, chưa thanh toán,....
Hạn thanh toán: Danh sách hóa đơn có hẹn ngày thanh toán, nếu khi phiếu nhập NCC không hẹn ngày thanh toán thì phần mềm để mặc định là 7 ngày
Quá hạn: Danh sách hóa đơn đã quá ngày hẹn thanh toán
Hạn hôm nay: Danh sách hóa hẹn thanh toán vào ngày hiện tại xem danh sách
Hạn 7 ngày tới: Danh sách hóa đơn hẹn ngày thanh toán trong 7 ngày kể từ thời điểm xem danh sách
Hạn trên 7 ngày: Danh sách hóa đơn hẹn ngày thanh toán trên 7 ngày, kể từ thời điểm tạo hóa đơn
ID: DN nhập ID nhà cung cấp
Từ ngày - đến này: Ngày tạo công nợ NCC
Nhà cung cấp: DN nhập tên NCC
Công nợ: Lọc theo phải thu NCC, phải trả NCC hoặc cả 2
Xuất excel: Xuất excel danh sách công nợ NCC
Danh sách công nợ nhà cung cấp
Khi DN nhập kho sản phẩm, phát sinh công nợ tăng sẽ ghi nhận vào cột Có
Khi DN thanh toán tiền cho NCC, làm cho công nợ giảm sẽ ghi nhận vào cột Nợ
Nợ [Phải thu]: Số tiền DN cần phải thu NCC, Phải thu = Nợ trong kì - Có trong kì
Có [Phải trả]: Số tiền DN cần phải trả NCC, Phải trả = Có trong kì - Nợ trong kì
Xử lý công nợ nhà cung cấp
Thêm công nợ nhà cung cấp
Cách 1: Tạo phiếu nhập kho nhà cung cấp tại đây, khi DN không thanh toán hết hoặc chưa thanh toán hệ thống sẽ tự động ghi nợ
Cách 2: Sử dụng module Kế toán nhập trực tiếp
DN vào Kế toán >> Công nợ >> Nhập công nợ đầu kỳ
Sử dụng cho trường hợp các khoản đặt cọc tiền với nhà cung cấp hoặc các khoản trước khi sử dụng phần mềm Nhanh.vn
Cách 1: Nếu muốn xử lý toàn bộ công nợ của nhà cung cấp
Vào module Kế Toán >> Công nợ nhà cung cấp >> Công nợ nhà cung cấp
Tìm đến nhà cung cấp cần thanh toán. Chọn hành động Lập phiếu thu/ Lập phiếu báo có
Lập phiếu thu: Áp dụng cho thu tiền mặt
Lập phiếu báo có: Áp dụng cho khách hàng thanh toán chuyển khoản, quẹt thẻ
Cách 2: Nếu muốn thanh toán công nợ theo từng hóa đơn nhập nhà cung cấp
Vào module Kế Toán >> Công nợ nhà cung cấp >> Hạn nhà cung cấp
Tìm đến ID hóa đơn cần thanh toán. Chọn hành động Lập phiếu thu/ Lập phiếu báo có
Nếu DN muốn xem công nợ phải thu khách hàng theo nhân viên bán hàng từ các đơn bán lẻ, bán buôn và đơn hàng, DN chọn Kế toán >> Công nợ >> Nhân viên bán hàng hoặc truy cập tại đây
Cửa hàng: Lọc theo cửa hàng của DN
Tạo từ - đến: Lọc theo ngày tạo công nợ
Hạn thanh toán từ - Hạn thanh toán đến: Lọc theo ngày hẹn thanh toán của hóa đơn
Nhân viên bán hàng: Lọc theo nhân viên bán hàng được gắn trong hóa đơn
Nhân viên bán hàng: Tên nhân viên bán hàng
Đã thu (Bán lẻ, bán buôn): Số tiền đã thu từ các đơn bán lẻ, bán buôn (hóa đơn đã thanh toán)
Đã thu (Đơn hàng): Số tiền đã thu từ đơn hàng (đơn hàng đã thanh toán chuyển khoản hoặc đã đối soát)
Còn nợ: Chỉ bao gồm số tiền từ các đơn chưa thanh toán ở module bán lẻ
Phần này không dùng để theo dõi công nợ của nhân viên trong doanh nghiệp
Nếu hóa đơn bán buôn, bán lẻ, đơn hàng không gắn nhân viên bán hàng thì sẽ không tính công nợ hóa đơn
Công nợ theo đầu tài khoản
Khi bạn cần xem công nợ theo từng đầu tài khoản bạn vào Kế toán >> Công nợ >> Công nợ theo đầu tài khoản hoặc truy cập tại đây
Từ ngày - đến ngày: Khoảng thời gian cần xem công nợ
Mã tài khoản: Mã tài khoản kế toán
Loại đối tượng: Lọc theo đối tượng là Khách hàng, Nhà cung cấp, Dịch vụ trả góp, Nhân viên, Sàn thương mại điện tử, Khác
Đối tượng: Tên của đối tượng
Tất cả: Danh sách tất cả các công nợ của tài khoản cần lọc
Hết nợ: Lọc các đối tượng đã thanh toán hết công nợ
Phải thu: Lọc các đối tượng còn nợ bạn
Phải trả: Lọc các đối tượng bạn còn nợ
Phải thu| phải trả: Lọc các đối tượng bạn còn nợ và đang nợ bạn
Thao tác: Xuất excel danh sách công nợ
ID: ID công nợ theo đối tượng
Số điện thoại: Số điện thoại của đối tượng
Đối tượng: Tên của đối tượng
Dư nợ đầu kỳ|Dư có đầu kỳ: Số dư cuối kỳ của kỳ trước
Nợ|Có: Phát sinh trong kỳ theo đầu tài khoản đang lọc
Dư nợ cuối kỳ|Dư có cuối kỳ: Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ - Phát sinh trong kỳ
Ví dụ: Bạn cần xem công nợ của tài khoản 131 - Phải thu khách hàng
Bạn điền mã tài khoản 131 và bấm lọc, phần mềm sẽ hiện ra danh sách những đối tượng có liên quan đến tài khoản 131
Nếu bút toán liên quan đến tài khoản 131 nhưng không được gắn đối tượng thì sẽ không thể hiện trong danh sách này
Bạn muốn xem chi tiết giao dịch, bút toán hãy bấm vào ID đối tượng hoặc tên đối tượng
Công nợ sàn thương mại điện tử
Tính năng này tương tự như công nợ khách hàng nhưng chỉ để ghi nhận công nợ của các khách từ sàn TMĐT. Tất cả khách hàng của sàn nào sẽ được gộp chung lại thành công nợ của sàn đó
Để thu nợ khách hàng, DN thực hiện đối soát sàn TMĐT tại đây
1. Muốn xem toàn bộ Công nợ của khách hàng theo cửa hàng thì làm như thế nào?
Công nợ khách hàng tính chung cho cả hệ thống, không tính riêng từng cửa hàng. Báo cáo bán lẻ theo cửa hàng có phần này nhưng không tính công nợ từ đơn hàng.
2. Làm sao để bỏ được công nợ phát sinh ?
Không xóa được công nợ. Muốn xóa công nợ, phải xóa các đơn bán lẻ, đơn hàng, phiếu nhập kho NCC,.... nên chỉ có thể tự thêm các phiếu thu chi để hết công nợ