Những lỗi sai trong lc thường gặp ttqt

Source: Trung tâm Xuất nhập khẩu – Logistics Hà Lê, Tầng 2 tòa nhà Florence số 28 Trần Hữu Dực, phường Cầu Diễn, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội

Các sai sót thường gặp trong thanh toán thư tín dụng LC

Chúng ta cùng tìm hiểu các sai sót thường gặp trong thanh toán thư tín dụng LC qua bài viết này.

1. Nguyên nhân sai sót

Trong thực tiễn thương mại quốc tế, không ít doanh nghiệp xuất nhập khẩu gặp khó khăn khi giao dịch bằng L/C, mà nguyên nhân chủ yếu xoay quanh các vấn đề như việc thanh toán chậm trễ, khiếu kiện kéo dài, không được thanh toán hoặc thậm chí là bị lừa, gây thiệt hại về thời gian và kinh tế của doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhằm hạn chế đáng kể các thiệt hại xảy ra, doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần nắm vững và hiểu rõ những nguyên nhân dẫn đến sai sót khi giao dịch bằng L/C.

Giao dịch bằng L/C luôn gắn với một hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế cụ thể bởi hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là cơ sở để hình thành L/C, nhưng một khi L/C được phát hành thì nó lại hoàn toàn độc lập với hợp đồng thương mại quốc tế ngay cả khi L/C đó dẫn chiếu đến hợp đồng phái sinh ra nó.

Như vậy, nếu doanh nghiệp xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ phù hợp thì Ngân hàng phát hành có nghĩa vụ phải thanh toán tiền cho họ ngay cả khi doanh nghiệp nhập khẩu khiếu nại hàng hóa thực tế không đúng như hợp đồng, thậm chí hàng hóa không được giao.

Đây chính là nguyên tắc cơ bản trong giao dịch bằng L/C mà cả doanh nghiệp xuất khẩu và doanh nghiệp nhập khẩu cần phải hiểu rõ. Bởi giao dịch bằng L/C chỉ căn cứ vào chứng từ, do đó doanh nghiệp xuất khẩu lập bộ chứng từ thanh toán phù hợp là yêu cầu tiên quyết để phương thức L/C trở thành công cụ thanh toán hữu hiệu cho họ.

Tuy nhiên trong thực tiễn giao dịch bằng L/C, không chỉ doanh nghiệp xuất khẩu mà cả doanh nghiệp nhập khẩu cũng mắc phải các sai sót không đáng có khi lập và thanh toán bằng bộ chứng từ L/C và tựu chung lại là do các nguyên nhân sau:

1. Các nhóm nguyên nhân chính dẫn đến sai sót chứng từ
2. Doanh nghiệp xuất nhập khẩu thiếu hiểu biết sâu sắc về giao dịch bằng L/C cũng như các văn bản pháp luật quốc tế liên quan điều chỉnh về vấn đề thanh toán quốc tế và mua bán hàng hóa quốc tế như UCP, ISBP, Incotems...
3. Trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu không có bộ phận chuyên trách và quy trình giao dịch bằng L/C, hoặc có nhưng bộ phận này yếu, thiếu kinh nghiệm và hoạt động không hiệu quả.
4. Trong quá trình soạn thảo L/C, doanh nghiệp xuất khẩu thường mắc phải sai sót khi lập bộ chứng từ như lỗi cẩu thả của nhân viên văn phòng, của văn thư về đánh máy, in ấn và được biết đến là “sai lầm 3C” bao gồm các lỗi như: lỗi không chính xác (not correct); lỗi không hoàn chỉnh (not complete); lỗi không nhất quán (not consistant).
5. Các nguyên nhân cụ thể dẫn đến sai sót chứng từ
6. Doanh nghiệp xuất nhập khẩu thiếu hiểu biết về các quy định của UCP – đây là một trong những nguyên nhân cơ bản dẫn đến sai sót chứng từ bởi đa số các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nhận thức UCP là văn bản nghiệp vụ quốc tế dành riêng cho các Ngân hàng, vì vậy họ cho rằng chỉ cần tuân thủ hợp đồng thương mại quốc tế và những yêu cầu của L/C là đủ.
7. Quy trình nghiệp vụ giao dịch bằng L/C tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu không cẩn thận, dẫn đến việc đọc và giải thích L/C chưa cụ thể, bộ phận nghiệp vụ thiếu trách nhiệm, dẫn đến lỗi chính tả, lỗi đánh máy, in ấn... Tính không cẩn thận là tư duy phổ biến hiện còn tồn tại trong nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong nước với logic cũ là “một bên chỉcần mởL/C là bên kia chuyển hàng” mà không quan tâm đến tính chuẩn xác của L/C ngay khi nhận được.
8. Thỏa thuận giữa doanh nghiệp nhập khẩu và doanh nghiệp xuất khẩu không rõ ràng về các chi tiết giao hàng và/hoặc L/C. Doanh nghiệp nhập khẩu đã không kiểm tra cẩn thận L/C mặc dù đã được cảnh báo từ phía Ngân hàng. Doanh nghiệp xuất khẩu đã không có đủ thời gian hoặc không tiến hành sửa đổi L/C, thay vào đó là sự im lặng và sự tin tưởng vào doanh nghiệp nhập khẩu là họ sẽ bỏ qua một số lỗi nhỏ, không cơ bản trong L/C.
9. Tình trạng thiếu kinh nghiệm và thiếu sự phối kết giữa các bộ phận của doanh nghiệp xuất nhập khẩu mà chủ yếu là do sự không hiểu biết về UCP.
10. Trong một số trường hợp L/C được phát hành không chuẩn xác, có chủ ý xấu hoặc L/C không hoàn chỉnh, không khả thi. Tuy nhiên, đa số doanh nghiệp xuất
11. Người xuất khẩu viết thư cam kết bồi thường. Theo tập quán, người xuất khẩu có thể nhờ Ngân hàng của mình chiết khấu các chứng từ bằng thư cam kết bồi thường của mình dù có các sai biệt đối với khách hàng được tín nhiệm. Nếu người xuất khẩu không phải là khách hàng của Ngân hàng giao dịch, việc bảo lãnh của người xuất khẩu phải được chính Ngân hàng của mình ký xác nhận.

Khi việc thanh toán đã được thực hiện theo thư bồi thường, người xuất khẩu sẽ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về hậu quả của mọi sai biệt và có thể bị Ngân hàng chiết khấu yêu cầu hoàn trả số tiền nếu người nhập khẩu không nhận bộ chứng từ.

• Người xuất khẩu điện cho Ngân hàng phát hành để xin phép thanh toán Nếu thư bồi thường của nhà xuất khẩu không được Ngân hàng giao dịch chấp nhận hoặc L/C cấm giao dịch bằng thư bồi thường, người xuất khẩu có thể yêu cầu Ngân hàng của mình điện cho Ngân hàng mở xin được phép thanh toán. Trong bức điện, Ngân hàng giao dịch thường mô tả ngắn bộ chứng từ liên hệ cũng như các chi tiết về các sai biệt chứng từ. Ngân hàng giao dịch của người xuất khẩu thường phải mất vài ngày hoặc một tuần để nhận được điện trả lời. Người xuất khẩu là người phải chịu phí điện báo.
• Người xuất khẩu chuyển sang phương thức nhờ thu. Nếu không thể sử dụng một trong những cách trên, người xuất khẩu có thể yêu cầu Ngân hàng giao dịch gửi bộ chứng từ với trách nhiệm của mình về mọi rủi ro đến Ngân hàng mở để nhờ thu. Với cách này, người xuất khẩu phải chờ một thời gian mới được thanh toán.

Ngân hàng mở sẽ hành động như một Ngân hàng nhờ thu, sẽ chuyển số tiền thu được bằng thư hàng không cho người xuất khẩu thông qua Ngân hàng của người này. Nếu giá trị hối phiếu là một số tiền lớn, người xuất khẩu nên yêu cầu Ngân hàng thu ngân chuyển số tiền thu được trên bằng điện chuyển tiền để thu được tiền nhanh hơn.

III. KIỂM TRA BỘ CHỨNG TỪ TRƯỚC KHI CHẤP NHẬN THANH TOÁN

1. Hối phiếu
2. Hối phiếu có giá trị thanh toán phải là hối phiếu bản gốc, có chữ ký bằng tay của người ký phát trên hối phiếu;
3. Kiểm tra ngày ký phát hối phiếu có trùng hoặc sau ngày B/L và trong thời hạn hiệu lực của L/C hay không. Vì sau khi giao hàng, nhà xuất khẩu hoàn tất bộ chứng từ gửi hàng rồi mới ký phát hối phiếu đòi tiền;
4. Kiểm tra số tiền ghi trên hối phiếu, số tiền này phải nằm trong trị giá của L/C và phải bằng 100% trị giá hoá đơn;
5. Kiểm tra thời hạn ghi trên hối phiếu có đúng như L/C quy định hay không. Trên hối phiếu phải ghi At sight nếu là thanh toán trả ngay hoặc at.. sight nếu là thanh toán có kỳ hạn;
6. Kiểm tra các thông tin về các bên liên quan trên bề mặt hối phiếu: tên và địa chỉ của người ký phát (drawer), người trả tiền (drawee). Theo UCP 500, người trả tiền là Ngân hàng mở L/C;
7. Kiểm tra số L/C và ngày của L/C ghi trên hối phiếu có đúng không;
8. Kiểm tra xem hối phiếu đã được ký hậu hay chưa. Nếu bộ chứng từ đã được chiết khấu trước khi gửi đến Ngân hàng thì trên mặt sau hối phiếu phải có ký hậu của Ngân hàng thông báo hoặc hối phiếu được ký phát theo lệnh của Ngân hàng thông báo. v Một số trường hợp bất hợp lệ thường gặp khi kiểm tra hối phiếu:
9. Hối phiếu thiếu hoặc không chính xác về tên và địa chỉ của các bên có liên quan;
10. Hối phiếu chưa ký hậu;
11. Số tiền ghi trên hối phiếu bằng số và bằng chữ không khớp nhau hay không bằng trị giá hoá đơn;
12. Ngày ký phát hối phiếu quá hạn hiệu lực của L/C;
13. Số L/C và ngày mở L/C ghi trên hối phiếu không chính xác.
14. Hoá đơn
15. Kiểm tra số bản được xuất trình có đúng quy định của L/C không;
16. Kiểm tra các dữ liệu về người xuất khẩu, người nhập khẩu (tên công ty, địa chỉ, số điện thoại...) so với nội dung của L/C quy định có phù hợp không;
17. Hoá đơn có chữ ký xác nhận của người thụ hưởng hay không. Lưu ý theo UCP 600, nếu L/C không quy định thêm thì hoá đơn không cần ký tên. Nếu hoá đơn không phải do người thụ hưởng lập thì hoá đơn được coi là hợp lệ khi L/C có quy định chấp nhận chứng từ do bên thứ ba lập: “Commercial invoice issued by third party is acceptable hay third party acceptable” ;
18. Mô tả trên hoá đơn có đúng quy định của L/C hay không;
19. Kiểm tra mục người gửi hàng. Tuy nhiên, Ngân hàng vẫn chấp nhận một chứng từ vận tải mà trên đó bên thứ ba được đề cập cho dù trong L/C không quy định như vậy.
20. Kiểm tra mục người nhận hàng: Đây là mục quan trọng trên B/L và luôn được quy định rõ trong L/C nên người lập vận đơn phải tuân thủ quy định này một cách nghiêm ngặt. Trong thực tế, có hai cách phổ biến quy định mục Người nhận hàng như sau:
21. “Made out to order blank endorsed” (B/L được lập theo lệnh người gửi hàng và ký hậu để trắng). Mục Người nhận hàng trên B/L phải ghi “to order” và người gửi hàng sẽ ký hậu để trắng ở mặt sau của B/L.
22. “Made out to order of ... Bank”. Mục người gửi hàng trên B/L phải nêu “To the order of ... Bank” và người gửi hàng không ký hậu. Nếu mục này không ghi chính xác tên Ngân hàng thì vận đơn cũng không được chấp nhận.
23. Kiểm tra mục thông báo (Notify): Mục “Notify” trên B/L sẽ ghi tên và địa chỉ đầy đủ của người làm đơn xin mở L/C;
24. Kiểm tra tên cảng xếp hàng (port of loading) và cảng dỡ hàng (port of discharge) có phù hợp với quy định của L/C hay không;
25. Kiểm tra điều kiện chuyển tải; Nếu L/C quy định không cho phép chuyển tải (transhipment prohibited), trên B/L không được thể hiện bất cứ bằng chứng nào về sự chuyển tải. Nếu việc chuyển tải xảy ra, Ngân hàng chỉ chấp nhận chứng từ này khi tên cảng chuyển tải, tên tầu và tuyến đường phải được nêu trên cùng một vận đơn.
26. Kiểm tra nội dung hàng hoá được nêu trên B/L có phù hợp với quy định trong L/C và các chứng từ khác hay không; Nội dung này bao gồm: tên hàng hoá, ký mã hiệu hàng hoá, số lượng, số kiện hàng hoá, tổng trọng lượng hàng hoá. Đặc biệt Ngân hàng thường chú ý đến mục ký mã hiệu hàng hoá ghi trên thùng hàng, số hiệu container hoặc số hiệu lô hàng được gửi trên tầu với nội dung L/C và Packing List.
27. Kiểm tra đặc điểm của vận đơn: có thể là vận đơn đã xếp hàng (shipped on board B/L) hoặc vận đơn nhận hàng để xếp (received for shipment B/L) – loại vận đơn này không được Ngân hàng chấp nhận và từ chối thanh toán trừ khi có sự chấp nhận của người nhập khẩu;
28. Kiểm tra mục cước phí: có phù hợp với quy định của L/C hay không; Do ở nước ta, hàng hoá nhập khẩu chủ yếu theo điều kiện giao hàng CIF và CFR nên hầu hết

các L/C quy định cước phí trả trước “freight prepaid”. Nếu vận tải đơn nêu cước phí phải thu “freight to collect” thì nhà nhập khẩu sẽ không chấp nhận chứng từ này.

• Cần lưu ý các sửa đổi bổ sung trên B/L phải được xác nhận bằng chữ ký và con dấu đồng thời kiểm tra các thông tin như số L/C và ngày mở, các dẫn chiếu các chứng từ khác như hoá đơn, hợp đồng...
• Nhà nhập khẩu phải kiểm tra ngày ký phát vận đơn có hợp lệ hay không; v Các bất hợp lệ thường gặp ở vận đơn:
• Tên, địa chỉ và các thông tin khác về người gửi hàng, người nhận hàng, người được thông báo không phù hợp theo quy định của L/C; – Các thay đổi bổ sung trên vận đơn không có xác nhận của người lập (chữ ký và con dấu);
• Vận đơn thiếu tính xác thực do người lập vận đơn không nêu rõ tư cách pháp lý đối với trách nhiệm chuyên chở lô hàng này;
• Số L/C và ngày mở L/C không chính xác;
• Các điều kiện dóng gói và ký mã hiệu hàng hoá không theo đúng quy định của L/C ;
• Số hiệu container hay lô hàng không khớp với các chứng từ khác như chứng từ bảo hiểm, hoá đơn...;
• Chứng từ bảo hiểm
• Kiểm tra loại chứng từ bảo hiểm được xuất trình có đúng quy định hay không: chứng thư bảo hiểm (Insurance Policy)hay chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate);
• Kiểm tra số lượng bản chính được xuất trình theo quy định của L/C;
• Kiểm tra tính xác thực của chứng từ bảo hiểm: Chứng từ bảo hiểm có được ký xác nhận của người có trách nhiệm hay không;
• Kiểm tra loại tiền và số tiền trên chứng từ bảo hiểm; Trong thực tế các L/C đều quy định giá trị bảo hiểm bằng 110% trị giá hoá đơn. Do vậy thanh toán viên sẽ đối chiếu số tiền trên chứng từ bảo hiểm và hoá đơn theo quy định của L/C.
• Kiểm tra tên và địa chỉ của người được bảo hiểm có đúng theo quy định của L/C hay không? Đồng thời kiểm tra việc chuyển nhượng quyền bảo hiểm hàng hóa có hợp lệ hay không? Ngoại trừ có quy định khác, tên và địa chỉ của người được bảo hiểm phải là nhà xuất khẩu (người thụ hưởng) và việc chuyển nhượng
• Không nêu tổ chức giám định hàng hoá hoặc nơi khiếu nại, bồi thường theo quy định L/C;
• Phiếu đóng gói – Packing List
• Mô tả hàng hoá, số lượng, trọng lượng hàng trên một đơn vị bao gói có phù hợp với quy định của L/C hay không;
• Ðiều kiện đóng gói có được nêu chính xác hay không; – Các thông tin khác không được mâu thuẫn với nội dung của L/C và các chứng từ khác;

Các bất hợp lệ thường gặp đối với phiếu đóng gói:

• Không nêu hoặc nêu không chính xác điều kiện đóng gói theo quy định trên L/C; – Thông tin về các bên liên quan không đầy đủ và chính xác;
• Tổng trọng lượng từng đơn vị hàng hoá không khớp với trọng lượng cả chuyến hàng;
• Các chứng từ khác

Ngoài các chứng từ kể trên, thanh toán viên cũng sẽ chú ý kiểm tra các chứng từ sau theo nguyên tắc đã nêu ở trên, trong đó có các chứng từ sau:

• Giấy chứng nhận kiểm nghiệm, Giấy chứng nhận hun trùng/Giấy chứng nhận kiểm dịch... phải được lập hoặc có xác nhận ngày tiến hành kiểm nghiệm/kiểm dịch là trước ngày giao hàng;
• Hoá đơn bưu điện gửi chứng từ (Courier receipt) ngày nhận chứng từ phải nằm trong thời hạn của L/C, kèm theo xác nhận của người nhận chuyển bộ chứng từ;
• Giấy chứng nhận chất lượng và số lượng phải được lập theo quy định của L/C;

Giấy chứng nhận xuất xứ do Phòng thương mại và Công nghiệp hoặc người sản xuất hoặc người thụ hưởng lập theo quy định của L/C;