Excel, cũng như tất cả các ứng dụng Microsoft Office cốt lõi, đã trải qua nhiều thập kỷ nâng cấp phiên bản. Cùng với những nâng cấp đó là những chỉnh sửa nhỏ đối với phần mở rộng tệp Excel để giải thích sự khác biệt giữa các tệp Excel đó.
Không chỉ có sự khác biệt về phiên bản mà tạo ra các phần mở rộng tệp mới. Một số phần mở rộng tệp đề cập cụ thể đến loại tệp, chẳng hạn như đó là mẫu Excel hay tệp Excel có chứa macro.
nếu bạn hiểu tất cả các phần mở rộng tệp Excel, bạn sẽ có cách xử lý tốt hơn về cách lưu tệp của mình trong hộp thoại lưu tệp.
Tại sao phần mở rộng tệp Excel lại quan trọng
Phần mở rộng của tệp Excel cung cấp cho bạn thông tin quan trọng về tệp đó trước khi bạn mở tệp đó. Nó cũng cho phép bạn tổ chức các tệp bạn lưu vào thư mục của mình dưới dạng tệp mẫu, tệp hỗ trợ macro và hơn thế nữa. Chỉ cần xem qua phần mở rộng tệp Excel, bạn biết thêm về tệp Excel và nó được sử dụng để làm gì.
Phần mở rộng tệp Excel cho bạn biết:
- Cho dù macro hoặc VBA được bao gồm
- Nếu tệp được lưu bằng phiên bản Excel cũ hơn
- Định dạng tệp dựa trên tài liệu XML hay tệp nhị phân
- Phiên bản kế thừa chung mà tệp đã được lưu với
- Tệp có phải là một mẫu hay không
Bạn có thể xem tất cả các phần mở rộng tệp trong Excel bằng cách chọn File, chọn Save As, rồi chọn danh sách thả xuống loại tệp trong trường tên tệp.
Như bạn có thể thấy, mỗi loại tệp đều có một tên mô tả giúp hiểu được phần mở rộng tệp dùng để làm gì.
Phần mở rộng tệp Excel theo phiên bản
Nhóm đầu tiên của phần mở rộng tệp liên quan chủ yếu đến phiên bản Excel mà trang tính được lưu với. Các loại tiện ích mở rộng sau được kết nối với các phiên bản Excel được hiển thị ở đây:
- Excel 97-2003: * .xls
- Mẫu Excel 97-2003: * .xlt
- Bảng tính XML 2003: * .xml
- Microsoft Excel 5.0 / 95 Workbook: * .xls
- Excel 97-2003 Bổ trợ: * .xlam
- Excel 4.0: * .xlw
- Microsoft Works: * .xlr
Như bạn có thể thấy, phần mở rộng tệp * .xls là định dạng Excel kế thừa mặc định cho tất cả các phiên bản excel trước Excel 2007.
Từ Excel 2007 trở đi, phần mở rộng tệp mặc định cho bất kỳ tệp Excel nào là (và vẫn giữ nguyên) * .xlsx.
Sự khác biệt giữa XLS Vs XLSX
Mặc dù Microsoft chuyển sang phần mở rộng XLSX sau Excel 2007 có vẻ như là một sự thay đổi quy ước đặt tên bề ngoài, nhưng sự thật là có nhiều thay đổi hơn chỉ là phần mở rộng tệp.
XLS lưu trữ bảng tính Excel ở định dạng tệp được gọi là Định dạng tệp trao đổi nhị phân. Đây là một định dạng tệp độc quyền do Microsoft tạo ra.
Với việc phát hành Excel 2007, Microsoft đã thay đổi mặc định thành XLSX, dựa trên định dạng Office Open XML. Đây là một phương pháp lưu thông tin bảng tính trong một tệp XML.
Ưu điểm của việc chuyển sang phương pháp lưu thông tin bảng tính Excel mới này là gì? Có nhiều.
- Có thể tương tác: Các tệp được định dạng Office Open XML có thể dễ dàng hơn kéo vào các ứng dụng khác có thể đọc các định dạng Office XML.
- Có thể mở rộng: Các ứng dụng hoặc chương trình bên ngoài có thể thao tác nội dung của định dạng XML cơ bản – điều này có nghĩa là các lập trình viên có thể tạo phần mềm để chỉnh sửa bảng tính Excel mà không cần mở chính ứng dụng Excel.
- An toàn hơn khỏi tham nhũng: Tệp định dạng XML ít bị hỏng hoặc bị hỏng hơn các tệp nhị phân như tệp XLS.
- Nhỏ hơn: Bạn có thể lưu trữ nhiều dữ liệu hơn trong một tệp nhỏ hơn khi bạn sử dụng định dạng XLSX. Microsoft tuyên bố tệp XLSX nhỏ hơn 75% so với tệp XLS.
Nếu không có ưu điểm nào trong số đó quan trọng đối với bạn, thì tốt hơn là bạn nên ở lại với định dạng XLS Excel mặc định cũ hơn. Bạn nhận được hai lợi thế khi bạn làm điều này.
Đầu tiên là các tệp XLS có xu hướng lưu và mở nhanh hơn. Thứ hai, các tệp Excel có phần mở rộng XLS có thể được mở trên mọi phiên bản Excel, bất kể cũ như thế nào.
Các tiện ích mở rộng tệp Excel khác
Bây giờ bạn đã hiểu sự khác biệt giữa XLS và XLSX, sẽ dễ dàng hơn một chút để giải mã ý nghĩa của tất cả các phần mở rộng tệp Excel khác.
- .xlsm: Các tệp Excel định dạng XML cũng hỗ trợ macro Excel
- .xlsb: Các tệp Excel định dạng nhị phân (phiên bản cũ hơn) cũng hỗ trợ macro Excel
- .xltx: Tệp Excel được lưu dưới dạng mẫu để được sử dụng làm điểm bắt đầu cho các sổ làm việc Excel trong tương lai
- .xltm: Tệp Excel hỗ trợ macro được lưu dưới dạng mẫu
Tệp mẫu Excel
Nếu bạn không quen với các mẫu Excel, thì đây có thể là thời điểm tốt để tìm hiểu và bắt đầu sử dụng chúng. Nếu bạn thấy mình đang tạo nhiều bảng tính có cùng định dạng, công thức hoặc bố cục, thì một mẫu có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Tất cả những gì bạn phải làm để tạo mẫu là thiết lập định dạng, bố cục và các khía cạnh khác của trang tính mà bạn không muốn tạo lại mọi lúc. Sau đó, lưu tệp bằng một trong các phần mở rộng tệp Excel được liệt kê ở trên cho định dạng mẫu.
Trên thực tế, khi bạn mở một tệp mới trong Excel, bạn có thể tìm kiếm qua hàng nghìn mẫu tạo sẵn trên nhiều danh mục.
Mở các loại tệp khác
Excel không bị giới hạn chỉ mở các tệp có phần mở rộng tệp Excel. Khi bạn mở một tệp trong Excel và chọn từ hộp thả loại tệp, bạn sẽ thấy một danh sách dài ngoài những gì được liệt kê trong bài viết này.
Điều này là do có những định dạng tệp không phải của Microsoft cũng được hỗ trợ trong Excel.
- * .xml: Bất kỳ bảng tính nào từ các ứng dụng đã lưu trữ các trang tính ở định dạng Bảng tính XML 2003 hoặc các tệp dữ liệu có định dạng XML đơn giản.
- * .prn: Bảng tính Lotus
- .txt: Tệp văn bản được phân cách bằng tab hoặc Unicode
- .csv: Tệp văn bản được phân tách bằng dấu phẩy
- .dif: Tệp văn bản Định dạng Trao đổi Dữ liệu
- .slk: Tệp văn bản Định dạng liên kết tượng trưng
- .dbf: tệp dữ liệu dBase
- .ods: Bảng tính Opendocument (Google Tài liệu hoặc Mở văn phòng)
- .pdf: Giữ lại định dạng của dữ liệu khi bạn mở tệp dữ liệu PDF
- .xps: Tệp dữ liệu Đặc tả giấy XML
Hãy nhớ rằng tùy thuộc vào phiên bản Excel bạn đang sử dụng, không phải tất cả các loại tệp này sẽ hiển thị dưới dạng tùy chọn khi bạn lưu hoặc mở tệp.
Không chỉ có sự khác biệt về phiên bản mà tạo ra phần mở rộng tệp mới. Một số phần mở rộng tệp đề cập cụ thể đến loại tệp,chẳng hạn như đó là mẫu Excel hay tệp Excel có chứa macro.
Nếu bạn hiểu tất cả các phần mở rộng tệp Excel,bạn sẽ có cách xử lý tốt hơn về cách lưu tệp của mình.
1. Tại sao phần mở rộng tệp Excel lại quan trọng
Phần mở rộng của tệp Excel cung cấp cho bạn thông tin quan trọng về tệp đó trước khi bạn mở tệp. Nó cũng cho phép bạn tổ chức các tệp lưu vào thư mục của mình dưới dạng tệp mẫu,tệp hỗ trợ macro và hơn thế nữa. Chỉ cần xem qua phần mở rộng tệp Excel,bạn biết thêm về tệp Excel và nó được sử dụng để làm gì.
Phần mở rộng tệp Excel cho bạn biết:
- Macro hoặc VBA bao gồm
- Nếu tệp được lưu bằng phiên bản Exel cũ hơn
- Định dạng tệp dựa trên tài liệu XML hay tệp nhị phân
- Phiên bản kế thừa chung mà tệp đã được lưu
- Tệp có phải là một mẫu hay không
Bạn có thể xem tất cả các phần mở rộng tệp Excel bằng cách chọn File từ menu,chọn Save As sau đó chọn loại tệp thả xuống trong trường hợp tên tệp.
Như bạn có thể thấy,mỗi loại tệp đều có một tên mô tả giúp hiểu được phần mở rộng tệp để làm gì.
2. Phần mở rộng tệp Excel theo phiên bản
Nhóm đầu tiên của phần mở rộng tệp liên quan chủ yếu đến phiên bản Excel mà trang tính được lưu với. Các loại tiện ích mở rộng sau được kết nối với các phiên bản Excel được hiển thị ở đây:
- Excel 97-2003: * .xls
- Mẫu Excel 97-2003: * .xlt
- Bảng tính XML 2003: * .xml
- Microsoft Excel 5.0 / 95 Workbook: * .xls
- Excel 97-2003 Bổ trợ : * xlam
- Excel 4.0: * .xlw
- Microsoft Works: * .xlr
Như bạn có thể thấy,phần mở rộng tệp * .xls là định dạng Excel kế thừa mặc định cho tất cả các phiên bản Excel trước Excel 2007.
Từ Excel 2007 trở đi,phần mở rộng tệp mặc định cho bất kỳ tệp Excel nào là * .xlsx
3. Sự khác biệt XLS và XLSX
Mặc dù Microsoft chuyển sang phần mở rộng XLSX sau Excel 2007 có vẻ như là một sự thay đổi quy ước đặt tên bề ngoài,nhưng sự thật là có nhiều thay đổi hơn chỉ là một phần mở rộng.
XLS lưu trữ bảng tính Excel ở định dạng tệp được gọi là Định dạng tệp trao đổi nhị phân(Binary Interchange File Format). Đây là định dạng tệp độc quyền do Microsoft tạo ra
Với việc phát hành Excel 2007,Microsoft đã thay đổi mặc định thành XLSX,dựa trên định dạng Office Open XML. Đây là một phương pháp lưu thông tin bảng tính trong một tệp XML.
Ưu điểm của việc chuyển sang phương pháp lưu thông tin bảng tính Excel mới này là gì?
- Interoperable (Tương tác): Các tệp có định dạng Office Open XML có thể dễ dàng được kéo vào các ứng dụng khác có thể đọc các định dạng Office XML.
- Extensible (Mở rộng): Các ứng dụng hoặc chương trình bên ngoài có thể thao tác nội dung của định dạng XML cơ bản – điều này có nghĩa là các lập trình viên có thể tạo phần mềm để chỉnh sửa bảng tính Excel mà không cần mở chính ứng dụng Excel.
- Safer form corruption (An toàn hơn) : Các tệp được định dạng XML ít bị hỏng hơn so với các tệp nhị phân như tệp XLS
- Smaller (Nhỏ hơn): Bạn có thể lưu trữ nhiều dữ liệu hơn trong một tệp nhỏ hơn khi bạn sử dụng định dạng XLSX. Microsoft tuyên bố tệp XLSX nhỏ hơn 75% so với tệp XLS.
Nếu không có ưu diểm nào trong số đó quan trọng với bạn,thì tốt hơn là bạn nên ở lại với định dạng XLS cũ,bởi vì nó cũng 2 điểm lợi như sau:
- Các tệp XLS có xu hướng lưu và mở nhanh hơn
- Các tệp Excel có phần mở rộng XLS có thể được mở trên mọi phiên bản Excel,kể cả những phiên bản cũ.
4. Các phần mở rộng tệp Excel khác
Bây giờ bạn đã hiểu sự kahcs biệt giữa XLS và XLSX,sẽ dễ dàng hơn một chút để giải mã ý nghĩa của tất cả các phần mở rộng tệp Excel khác.
- .xlsm: Tệp Excel định dạng XML cũng hỗ trợ Macro Excel
- .xlsb: Tệp Excel định dạng nhị phân (phiên bản cũ hơn) cũng hỗ trợ macro Excel
- .xltx : Tệp Excel được lưu dưới dạng mẫu để dùng làm điểm bắt đầu cho sổ làm việc Excel trong tương lại
- .xltm : Tệp Excel hỗ trợ Macro được lưu dưới dạng mẫu.
- * .xml : Bất kỳ bảng tính nào từ các ứng dụng đã lưu trữ các trang tính ở định dạng Bảng tính XML 2003 hoặc các tệp dữ liệu có định dạng XML đơn giản.
- *.prn: Bảng tính Lotus
- .txt: Tệp văn bản được phân tách bằng tab hoặc Unicode
- .csv : Tệp văn bản được phân tách bằng dấu phẩy
- .dif : Tệp văn bản định dạng Trao đổi dữ liệu
- .slk : Các tệp văn bản Định dạng Liên kết tượng trưng
- .dbf : Tệp dữ liệu bBase
- .ods: Bảng tính Opendocument (Google Documents hoặc OpenOffice)
- .pdf: Giữ lại định dạng của dữ liệu khi bạn mở tệp dữ liệu PDF
- .xps: Tệp dữ liệu Đặc tả giấy XML