Scan tài liệu là gì ? Đây là công việc bất cứ nhân viên văn phòng nào cũng phải làm. Nhưng hiện nay, nhiều người vẫn chưa biết cách scan tài liệu là gì. Chúng ta sẽ cùng xem qua quy trình scan như thế nào nhé. Mời xem! Show
Scan giấy tờ là gì ?Trong công việc, đôi khi chúng ta phải gửi các mẫu văn bản, giấy tờ, chứng từ có sẵn qua cho đối tác, khách hàng hoặc lưu trữ nội bộ trong công ty. Lúc trước, người dùng thường chọn cách lấy điện thoại chụp sau đó gửi qua máy người khác. Sau này nhiều máy scan hiện đại ra đời giúp bạn quét được hình ảnh văn bản rõ hơn.  Scan giúp lưu trữ giấy tờ trên máy tính dễ dàng Người ta sẽ làm việc đó như thế nào ? Chỉ cần máy có tính năng scan và phần mềm scan tài liệu kèm theo thì người dùng đã có thể tùy chọn scan theo các định dạng file .jpg hoặc .pdf. Nếu bạn lưu trữ nhiều giấy tờ quan trọng và lo sợ bị mất hoặc ăn mòn trong tương lai thì hãy sử dụng phương pháp scan. Phương pháp này giúp bạn lưu lại hợp đồng có chữ ký, giấy tờ quan trọng và có thể gửi cho đối tác bất cứ khi nào họ cần. Ngày nay, việc sử dụng brochure trở nên rất phổ biến vì chúng là 1 phần trong chiến dịch quảng cáo của doanh nghiệp. Công ty Sắc Kim tự hào là đơn vị đầu tư trang thiết bị máy móc in hiện đại giúp khách hàng làm ra những đơn hàng in brochure số lượng ít chất lượng nhất. Một số thắc mắc về scan tài liệuScan khác gì chụp ảnh ? Nếu chụp bằng điện thoại, bạn sẽ gặp một số trở ngại như: giấy không thẳng, góc chụp không chuẩn,… Photo scan là gì ? Đây là phần mềm do google phát hành để biến những tấm in cũ thành ảnh in kỹ thuật số. Scan ảnh ở đâu ? Có thể ra những tiệm in ấn hoặc mua máy nếu bạn có nhu cầu scan nhiều. Chọn loại máy scan chất lượng tốt trên thị trườngHiện nay trên thị trường xuất hiện nhiều loại máy scan với đa dạng mức giá cho khách hàng lựa chọn. Chúng tôi khuyến cáo nên mua máy scan của các hãng nổi tiếng như: Genius, HP, Epson. Tuy nhiên, nếu nhu cầu chỉ cần những bản scan có độ phân giải vừa phải thì hãy chọn những loại máy scan giá rẻ. Chọn máy scan có độ phân giải thấp 1200×2400 dpi giá khoảng 850.000đ. Không nên chọn loại máy quá đắt sẽ gây lãng phí. Nếu có nhu cầu scan hình ảnh hoặc scan phim hãy chọn máy có độ phân giải cao hơn. Sau khi đã mua máy scan rồi thì việc cần làm tiếp theo là tìm phần mềm scan tương ứng. Thông thường, các nhà bán máy sẽ hỗ trợ cài phần mềm hoặc tặng kèm CD để người dùng tự cài. Canon là hãng sản xuất thiết bị phục vụ in ấn nổi tiếng trên thị trường Cài đặt phần mềm ScanĐể dễ xem và quản lý tài liệu, file scan nên lưu theo định dạng pdf hoặc jpg. Nếu xài điện thoại để lưu trữ nhiều thì lưu định dạng hình ảnh sẽ tốt hơn. Điều lưu ý khi lưu trữ là file JPG sẽ nhẹ hơn PDF nhé. Nếu phần mềm hỗ trợ scan của NXS có hỗ trợ xuất ra định dạng PDF thì người dùng không cần cài phần mềm khác nữa. Nhưng nếu không có thì bạn có thể cài phần mềm Softi Scan to PDF để tạo nhanh file PDF (dùng thử trong 30 ngày). Bạn có thể xem qua cách cách scan tài liệu thành file pdf tại đây. Giao diện phần mềm VnDOCR Ngoài ra, nếu muốn những file scan tài liệu có thể chỉnh sửa được. Hãy chọn phần mềm VnDOCR của viện công nghệ thông tin để scan tài liệu online tiếng Việt. Chọn phần mềm miễn phí trên FreeOCR.net để xử lý các tài liệu tiếng Anh. Tuy nhiên, quá trình này đỏi hỏi người dùng phải có kinh nghiệm xử lý file. Xem thêm: Cách in màu trong word cực kỳ đơn giản Bạn nên scan tài liệu trong trường hợp nào?
Ảnh thực tế và sau khi scan trên điện thoại Lời kếtQua bài viết này bạn đã biết được scan tài liệu là gì và phần mềm scan tài liệu hữu ích cho người dùng. Hy vọng bạn sẽ hài lòng với những gì mà sackim.com cung cấp nhé, chúc bạn thành công. Đối với dân văn phòng, scan không phải là gì quá xa lạ và là công việc quen thuộc diễn ra hàng ngày, hàng tuần với họ. Vậy chính xác scan nghĩa là gì? Bản scan là gì? Làm sao để scan các giấy tờ tài liệu? Bài viết sau của Printgo sẽ giới thiệu đến các bạn công dụng của scan, máy scan cũng như cách để scan tài liệu. Scan là gì?Scan nghĩa tiếng Việt là quét, là việc chuyển các thông tin, số liệu, data trên giấy tờ hay tài liệu hoặc cả hình ảnh thành file lưu trữ trên máy tính, điện thoại hoặc các thiết bị thông minh khác bằng cách quét chúng qua máy scan, máy in có tính năng scan hoặc qua các ứng dụng scan. Scanner hay máy scan, máy quét có cách thức hoạt động khá giống máy photocopy nhưng khác ở chỗ máy scan chuyển các giấy tờ bản cứng thành các file để lưu trữ trên máy tính. Công dụng của scan1. Phục hồi hình ảnhMáy quét đã trở thành một công cụ quan trọng cho những người muốn khôi phục ảnh. Quá trình quét diễn ra nhẹ nhàng trên ảnh, ảnh có thể ở trạng thái rất xấu. Sau khi được quét thành dạng kỹ thuật số, kỹ thuật viên đồ họa có thể sửa các vết rách, nếp nhăn và các hư hỏng khác cho ảnh cũ bằng Photoshop và các chương trình xử lý ảnh khác. Sau khi sửa chữa hình ảnh, có thể in lại nó trên giấy để có chất lượng ảnh mới. 2. Gửi nhanh chóngBạn có thể nhanh chóng gửi một tài liệu đã quét qua email hơn là một bản sao giấy qua thư hoặc fax truyền thống. Sự tiện lợi của việc gửi email các tài liệu điện tử tạo điều kiện cho việc liên lạc kịp thời hơn. Với sự ra đời của smartphone và máy tính bảng, những người ở đầu nhận không cần máy tính để xem các tệp đính kèm này. Trong kinh doanh, việc gửi các mẫu đơn đặt hàng và hợp đồng qua email giúp giảm thời gian cần thiết để thực hiện các giao dịch; các ngành nghề khác cũng được hưởng lợi từ giao tiếp nhanh hơn, chẳng hạn như các bác sĩ xem xét các biểu đồ và hình ảnh y tế. Gửi tài liệu đến một nhóm đặc biệt hiệu quả vì cùng một thư có thể có nhiều người nhận. 3. Chụp, chỉnh sửa và tìm kiếm văn bản nhanh hơnBạn thường sử dụng máy quét để biến tài liệu giấy thành hình ảnh đồ họa hoặc tệp PDF, tuy nhiên, sự ra đời của OCR đã biến tài liệu được quét thành văn bản. OCR chuyển đổi hình dạng của các chữ cái và số từ tệp đồ họa thành văn bản mà chúng đại diện. Khi tài liệu ở dạng văn bản, bạn có thể sử dụng trình xử lý văn bản, Adobe Acrobat hoặc phần mềm khác để tìm kiếm các từ cụ thể, tiết kiệm thời gian đáng kể so với việc xem qua các trang theo cách thủ công. Tài liệu văn bản cũng chiếm ít dung lượng ổ cứng hơn so với hình ảnh đồ họa. 4. Thu thập dữ liệu kinh doanhMáy scanner chuyên dụng tự động tải dữ liệu từ danh thiếp và các biểu mẫu khác vào danh sách liên hệ của máy tính, giúp bạn tiết kiệm công sức đánh máy thủ công. Nhiều máy quét trong số này có định dạng nhỏ gọn, di động để bạn có thể mang theo đến các cuộc họp, hội nghị và các buổi họp mặt khác mà bạn muốn gặp nhiều người. Phần mềm có khả năng OCR có thể nhận dạng các kiểu in phổ biến và chuyển đổi chúng thành văn bản. 5. Nộp và giải quyết hồ sơ hiệu quảCác tổ chức hay doanh nghiệp thường phải giải quyết số lượng lớn thủ tục giấy tờ theo kiểu truyền thống thường phải dành ra những kho chứa đầy tủ đựng hồ sơ để lưu giữ những hồ sơ cũ. Máy quét hợp lý hóa và làm gọn nhẹ quy trình này bằng cách giảm đáng kể không gian cần thiết để lưu trữ thông tin. Ví dụ, một đĩa CD-R dung lượng 700MB có thể thay thế một tủ hồ sơ 4 ngăn chứa được 10.000 trang. Do đó, một đĩa Blu-ray 100GB có thể chứa được 142 ngăn tủ như vậy. Ngoài việc tiết kiệm dung lượng lưu trữ, khả năng truy cập lớn hơn của các tài liệu điện tử có lợi cho họ. 6. Bảo mật tài liệuMáy quét không phụ thuộc vào việc sử dụng đường dây điện thoại như máy fax. Ngoài ra, không có đầu cuối nào khác cần nhận tài liệu đã quét của bạn để hoàn tất quá trình chuyển thành công. Với máy fax, đường truyền phục thuộc vào kết nối điện thoại và việc người nhận nhận thành công bản fax đó thông qua đường dây điện thoại của họ. Không cần một trong hai điều này, máy quét tiện lợi và đáng tin cậy hơn nhiều. Thứ duy nhất bạn cần có để hoạt động và gửi thành công là máy scanner. Sau đó bạn có thể lưu trữ tệp để xem hoặc sử dụng sau này, gửi tệp cho người nhận qua email hoặc chia sẻ tệp qua mạng. Hướng dẫn từ A - Z cách scan giấy tờ, tài liệu với máy scanBước 1: Đặt tài liệu vào máy Scan.Sau khi đã kết nối máy tính và máy scan. Mở nắp máy scan lên. Sau đó úp bề mặt của hình ảnh hay tài liệu cần quét xuống dưới, áp sát vào mặt kính. Chiều và vị trí của hình ảnh hoặc tài liệu phải nằm đúng vị trí được đánh dấu trên máy, vị trí này thường được đánh dấu hình mũi tên hoặc số 0. Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm scanSau đó, bạn mở phần mềm scan ra rồi điều chỉnh một số cài đặt cần thiết (màu sắc, kích cỡ bản scan) theo mong muốn trước khi scan tài liệu. Sau khi đã hoàn tất quá trình cài đặt và chỉnh sửa, nhấn chọn nút Scan trên phần mềm hoặc nút Scan trên máy scan để bắt đầu scan tài liệu. Điều chỉnh thêm nếu cần thiết. Sau khi tài liệu đã được scan xong, phần mềm sẽ cung cấp các tùy chọn để người sử dụng có thể điều chỉnh thêm, chẳng hạn như thay đổi hướng của hình ảnh,.... Chú ý đến định dạng file trên tài liệu được lưu. Bạn có thể lựa chọn các định dạng khác hoặc định dạng mặc định. Bước 3: Chỉnh sửa tài liệuSau khi đã scan xong tài liệu, bạn có thể sử dụng các chương trình như chương trình như Adobe Acrobat để chuyển đổi các file thành file PDF hoặc ghép lại thành một tài liệu có nhiều trang. Ngoài ra bạn có thể thiết lập Acrobat để tìm các văn bản cần scan. Nếu các văn bản gốc có tình trạng mờ chữ và sau khi scan cho ra file bị nhòe chữ, không rõ nội dung hay màu nền tối, có thể khắc phục bằng cách mở Photoshop và chỉnh lại ánh sáng và độ sắc nét của các chi tiết để tài liệu rõ ràng hơn. Như vậy, bài viết trên Printgo đã gửi đến các bạn thông tin về Scan. Ngoài ra, nếu quý khách hàng có nhu cầu in ấn hay thiết kế bao bì sản phẩm hay các ấn phẩm truyền thông khác, hãy liên hệ ngay đến Printgo - nền tảng thiết kế và in ấn số 1 tại Việt Nam. Khi hợp tác thiết kế và in ấn cùng Printgo, quý khách hàng sẽ được trải nghiệm các dịch vụ chuyên nghiệp và uy tín hàng đầu như:
Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ đến Printgo qua:
|
