Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Có giải pháp nào để áp dụng cho việc lọc dữ liệu giữa các Sheet trong Excel khi mà dữ liệu của công ty bạn nó nằm ở nhiều Sheet khác nhau. Tính năng này hoàn toàn cơ bản và rất hay được sử dụng trong công việc hằng ngày. Với hướng dẫn sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách làm quen cũng như sử dụng lọc dữ liệu giữa các Sheet trong Excel.

Có rất nhiều danh sách dữ liệu mà không thể nằm chung một bảng, được phân chia ra làm nhiều bảng khác nhau nhưng chúng ta lại có những dữ liệu có liên quan đến nhau. Và để cho ra được kết quả chính xác nhất chúng ta cần phải lọc dữ liệu giữa các Sheet trong Excel và hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn cách sử dụng và áp dụng lọc dữ liệu giữa các Sheet trong Excel.

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

lọc dữ liệu giữa các Sheet trong Excel

Hướng dẫn Lọc dữ liệu giữa các Sheet trong Excel

Giả sử bạn có bảng dữ liệu Danh sách nhân viên trong Sheet 1.

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Bảng dữ liệu mã chức vụ và tiền lương ứng với vị trí đó.

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Yêu cầu: Dò tìm mã vị trí ở bảng dữ liệu trong Sheet 1 với mã vị trí ở bảng dữ liệu trong Sheet 2. Nếu giống nhau thì trả về tiền lương tương ứng.

- Để dò tìm giá trị của một cột bạn sử dụng hàm VLOOKUP để dò tìm. Vấn đề là bây giờ 2 bảng dữ liệu chính và bảng chứa kết quả dò tìm nằm ở 2 sheet khác nhau, làm thế nào để có thể kết nối dữ liệu của 2 bảng ở 2 sheet khác nhau được?

- Trước tiên các bạn cứ áp dụng hàm dò tìm VLOOKUP cho ô giá trị E4 trong bảng Danh sách nhân viên. Công thức cho ô giá trị E4 như sau:

+ Lookup_value: giá trị dò tìm. Ở đây bạn sẽ chọn D4. Nhưng vì đây là ô dữ liệu nằm trong Sheet1 nên bạn sẽ nhập là Sheet1!D4. Công thức bây giờ là =VLOOKUP(Sheet1!D4)

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

+ Table_array: bảng dò tìm. Bạn mở qua sheet2 và chọn bảng dò tìm ở Sheet2. Là vùng giá trị A4:B8. Nhưng đây là bảng giá trị ở Sheet2 nên bạn sẽ phải nhập là Sheet2!A4:B8. Thêm ký tự $ để cố định bảng dò tìm này lại. Công thức bây giờ sẽ là =VLOOKUP (Sheet1!D4, Sheet2!$A$4:$B$8)

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

+ Col_index_num: cột chứa giá trị tham chiếu. Ở dây là cột Lương là cột thứ 2 của bảng lương nên bạn nhập là 2. Công thức bây giờ là =VLOOKUP(Sheet!D4,Sheet2!$A$4:$B$8,2)

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

+ Range_lookup: ta cần kết quả trả về chính xác với dữ liệu trong bảng dò tìm cho nên Range_lookup sẽ là 0. Công thức sẽ là: =VLOOKUP(Sheet1!D4, Sheet2!$A$4:$B$8,2,0)

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Ta có kết quả thu được là:

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Sao chép công thức cho các ô còn lại. Ta có kết quả cuối cùng là:

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Vậy để lấy giá trị từ các Sheet khác ta sẽ nhập ô giá trị hoặc mảng dữ liệu tham chiếu để kết nối dữ liệu với các sheet khác nhau.

Bài viết này giới thiệu với các bạn một thủ thuật nhỏ khi kết hợp dữ liệu giữa các Sheet khác nhau bằng cách nhập ô giá trị hoặc mảng dữ liệu tham chiếu vào công thức tính toán thay vì chỉ nhập ô giá trị hoặc mảng dữ liệu đơn thuần. Ngoài ra, đối với bảng tính chứa nhiều dữ liệu thì việc trùng lặp dữ liệu là khó tránh khỏi. Và nếu như bạn đọc đang gặp phải tình huống như vậy thì bằng bài viết hướng dẫn các bạn sử dụng công cụ tích hợp sẵn trong Excel để lọc dữ liệu trùng trong Excel trước đó, Taimienphi hy vọng giúp các bạn phần nào hoàn thành công việc của mình một cách nhanh nhất.

Sử dụng Excel rất phổ biến hiện nay hầu hết trong khắp các doanh nghiệp lớn nhỏ. Việc quản lý danh sách kho, nhân viên, nội dung công việc,... đều được list sẵn trên trang tính Excel. Yêu cầu số lượng như vậy cũng không tránh khỏi những nhầm lẫn trùng lặp các giá trị cần list, bởi vậy mà tính năng tìm giá trị trùng nhau ở 2 sheet trong Excel sẽ hỗ trợ việc tìm kiếm và lọc những trùng lặp nhanh gọn nhất. Trong bài viết dưới đây Unica sẽ bật mí với bạn đọc cách lọc dữ liệu trùng trong 2 sheet Excel nhanh chóng và chính xác nhất.

1. Hàm Vlookup

1.1. Hàm Vlookup là gì?

Hàm Vlookup trong học Excel hàm dò tìm dữ liệu trùng trong 2 sheet Excel được tích hợp sẵn trong Excel. Một trong những tác dụng lớn nhất của hàm này đó là dùng để đi tìm và lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện yêu cầu khác nhau. Chúng được hoạt động dựa trên những bảng dữ liệu có sẵn hoặc chỉ đơn giản là danh sách bất kỳ nào đó như bảng đánh giá kết quả - xếp loại học sinh, nhân viên, danh sách dữ liệu đơn hàng nhập kho - xuất kho, tổng hợp thông tin của nhân viên trong công ty... 

1.2. Hàm vlookup có vai trò và vị trí gì trong mục đích lọc dữ liệu trùng nhau giữa 2 sheet của Excel? 

- Những ai đã từng tiếp cận với Excel thì mới thấy hệ thống hàm của Excel nhiều đến nhường nào, Vlookup là một hàm thuộc Excel được dùng thông dụng trong việc tìm kiếm dữ liệu, tạo lên sự liên kết các sheet với nhau, rộng và nâng cao hơn là việc kiểm tra và tìm kiếm dữ liệu theo yêu cầu cho trước hay nói cách khác hàm vlookup lọc các dữ liệu trùng nhau trong bảng dữ liệu.

- Một chức năng nâng cao khác là hàm còn được dùng để cách lọc dữ liệu trùng nhau trong 2 file excel, được dùng khá phổ thông và hiện nay đã được cải thiện hơn so với bản cũ khiến việc lọc dữ liệu giữa các sheet trong Excel không còn phức tạp và khó khăn nữa. 

2. Cách lọc trùng dữ liệu trong Excel

Để lọc các dữ liệu trùng nhau trong cùng một bảng tính Excel, bạn thực hiện như sau:

- Bước 1: Mở File Excel của bạn. Giữ chuột trái để bôi đen vùng dữ liệu cần lọc. Trên thanh công cụ, chọn Data, sau đó bạn chọn mục Remove Duplicates. 

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Bước 1

- Bước 2: Dùng chuột tích vào ô mà bạn muốn lọc dữ liệu. Sau đó nhấn OK.

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Bước 2

Sau đó giao diện Excel sẽ hiển thị một bảng thông báo có bao nhiêu dữ liệu trùng bị loại bỏ và bao nhiêu dữ liệu còn lại. 

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Bước 3

Kết quả là phần mềm sẽ xóa những dữ liệu trùng nhau và sắp xếp dữ liệu còn lại theo thứ tự. 

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Bước 4

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong excel chuẩn nhất

3. Cách lọc dữ liệu trùng nhau trong 2 Sheet trên Excel

Cách dùng hàm vlookup để lọc dữ liệu trùng trước hết đó là việc tìm kiếm các dữ liệu trùng lặp để thực hiện thao tác cùng hàm Vlookup đó chính là cách lọc dữ liệu trùng trong 2 file excel.

Theo dõi ví dụ cụ thể để hiểu rõ hơn về cách làm:

- Bước 1: Đưa ra 2 bảng của 2 sheet, sheet 1 và sheet 2.

 Sheet 1:

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Hình 1

Sheet 2:

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Hình 2

Với sheet 1 chúng ta có list các danh sách tên để lọc các value trùng 

Sheet 2 là list các giá trị value gốc hay sẵn có.

- Bước 2: Tại sheet 1 --> nhấp chuột vào Formulas --> chọn Insert Function

Mở ra hộp thoại mới ta làm thao tác như hình và OK

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Hình 3

- Bước 3: Sau khi Ok hộp thoại mới mở ra, thao tác tiếp theo là nhập giá trị vào từng vùng dữ liệu của Vlookup để tìm dữ liệu trùng nhau giữa 2 sheet trong Excel.

- Tại vùng dữ liệu thứ nhất Lookup_value nhấp vào sheet 1 > click vào tên đầu tiên trong bảng và tự động giá trị nhập vào vùng dữ liệu này sẽ được hiện trên cửa sổ.

- Vùng dữ liệu tiếp theo Table_array chọn vào sheet 2 > chọn tất cả vùng giá trị cần kiểm tra và tự động dữ liệu  xuất hiện trên cửa sổ đang làm việc.

- Ở dòng nhập dữ liệu thứ 3 Col_index_num vùng này yêu cầu nhập số vị trí cột mà muốn kiểm tra dữ liệu nếu là trùng, ở đây sẽ nhập là 1 để kiểm tra trong bảng dữ liệu ở sheet 1.

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Hình 4

- Phần cuối cùng thường hay để số 0

=> OK.

=> Đưa ra kết quả tại bảng sheet 1 tên người trùng 

- Bước 4: Nhấp kéo giữ chuột từ ô đầu tiên xuống hết các giá trị dưới, được kết quả. Dữ liệu có kết quả là #N/A là những giá trị không trùng với dữ liệu khác.

Với cách tìm dữ liệu trùng trong 2 file Excel này rất đơn giản phải không bạn? bạn hãy áp dụng vào để lọc dữ liệu cho bảng tính của mình nhé.

>> Xem thêm: 5 Cách tính tuổi trong excel đơn giản và chi tiết nhất

>> Xem thêm: 3 Cách lọc số điện thoại trong Excel

4. Kết hợp hàm Vlook, hàm If, hàm ISNA bỏ lỗi #N/A

Trong trường hợp cột kiểm tra dữ liệu có những ô không bị trùng lặp sẽ hiểu thị lỗi #N/A, nếu như vậy bạn có thể kết hợp với hàm ISNA để kiểm tra lỗi #N/A

Nếu dữ liệu là #N/A thì hàm ISNA sẽ trả về kết quả là TRUE và ngước lại nếu không phải thì hàm sẽ trả về giá trị FALSE. 

Lúc này hàm IF sẽ kiểm tra điều kiện, nếu đúng thì sẽ trả về giá trị a mà bạn chỉ định, nếu sai thì trả về giá trị b mà người dùng chỉ định.

Bước 1: Tại Sheet 1 bạn nhập thêm 1 cột nữa để so sánh với cột Kiểm tra. Tại ô đầu tiên bạn sẽ nhập công thức dưới đây.

=IF(ISNA(VLOOKUP(Sheet1!C3,Sheet2!$C$2:$E$11,1,0)),"Không","Trùng")

Hàm ISNA sẽ kiểm tra giá trị của hàm Vlookup. Nếu hàm Vlookup trả về lỗi #N/A thì hàm ISNA sẽ trả về giá trị TRUE. Trong đó #N/A là dữ liệu không trùng lặp nên hàm If sẽ trả về kết quả Không.

Nếu hàm VLOOKUP trả về giá trị cụ thể thì hàm ISNA sẽ trả về giá trị FALSE. Hàm IF sẽ trả về điều kiện sai là “Trùng”.

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Kết hợp hàm Vlook, hàm If, hàm ISNA bỏ lỗi #N/A
 

Bước 2: Kết quả ở ô đầu tiên sẽ thông báo Trùng. Tiếp tục kéo xuống những ô bên dưới sẽ được các thông báo khác nhau, tương ứng với từng giá trị.

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Kết hợp hàm Vlook, hàm If, hàm ISNA bỏ lỗi #N/A 1

Bước 3: Như vậy bạn đã có kết quả thông báo Trùng và Không cho bảng kiểm tra. Cuối cùng chúng ta có thể xóa cột Kiểm tra để làm gọn bảng dữ liệu và giao diện bảng khoa học hơn khi không có báo lỗi #N/A.

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Kết hợp hàm Vlook, hàm If, hàm ISNA bỏ lỗi #N/A 2

Kết quả bảng dữ liệu Sheet 1 hoàn chỉnh như hình.

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Kết hợp hàm Vlook, hàm If, hàm ISNA bỏ lỗi #N/A 2

 

Chỉ việc thực hiện các thao tác cơ bản và đơn giản, người dùng có thể dễ dàng nhanh gọn việc check và lọc dữ liệu trùng nhau từ 2 sheet trong excel rất chính xác rồi phải không ạ? Mong rằng những thông tin chúng tôi mang tới bạn nhiều hữu ích.

Ngoài kiến thức về lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel các bạn có thể tham khảo các khóa học tin học văn phòng từ những giảng viên hàng đầu: Tại đây

Chúc các bạn thành công! 

Chia sẻ

Đánh giá :


Tags: Excel

Bài liên quan

  • Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

    Cách dùng hàm SUMPRODUCT tính tổng nhiều điều kiện trong Excel

  • Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

    Công thức tính lợi nhuận trong Excel chi tiết và đầy đủ nhất

  • Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

    Hướng dẫn cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel

  • Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

    Cách kết hợp hàm SUMIF và hàm VLOOKUP trong Excel

  • Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

    4 Cách đọc số thành chữ trong Excel đơn giản nhất

  • Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

    Khắc phục lỗi không Copy được trong Excel nhanh nhất

Khóa học nổi bật

  • Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

    Làm chủ Excel qua 100+ chuyên đề từ cơ bản đến nâng cao

    Đinh Hồng Lĩnh

    (39)

    4747 học viên

    499,000đ600,000đ

  • Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

    Trở thành bậc thầy báo cáo với Excel

    Triệu Tuấn Anh

    (20)

    2323 học viên

    499,000đ600,000đ

Bài viết nổi bật

  • Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

    Cách tìm giá trị trùng nhau ở 2 cột trong Excel chính xác nhất

  • Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

    Top 3 cách viết dấu lớn hơn hoặc bằng, dấu khác trong Excel

  • Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

    Hướng dẫn cách dùng hàm Vlookup giữa 2 sheet và 2 file

liên quan

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Tin học văn phòng

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Cách dùng hàm SUMPRODUCT tính tổng nhiều điều kiện trong Excel

Hàm SUMPRODUCT trong Excel là gì? Cách dùng hàm SUMPRODUCT tính tổng nhiều điều kiện trong Excel hiệu quả nhất. Cùng Unica tìm hiểu dưới đây nhé.

Read more

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Tin học văn phòng

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Công thức tính lợi nhuận trong Excel chi tiết và đầy đủ nhất

Công thức tính lợi nhuận trong Excel thường được sử dụng trong các công việc liên quan đến tài chính, cùng Unica tìm hiểu chi tiết trong bài viết

Read more

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Tin học văn phòng

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Hướng dẫn cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel

Hàm Vlookup trong Excel là hàm dùng để tra cứu và truy xuất dữ liệu từ một cột cụ thể có trong bảng. Cùng Unica tìm hiểu cách sử dụng hàm VLOOKUP trong excel.

Read more

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Tin học văn phòng

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Cách kết hợp hàm SUMIF và hàm VLOOKUP trong Excel

Hàm SUMIF và hàm VLOOKUP là gì? Kiến thức và cách kết hợp hai hàm SUMIF và VLOOKUP để tối ưu công việc hiệu quả nhất. Cùng Unica.vn tìm hiểu

Read more

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Tin học văn phòng

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

4 Cách đọc số thành chữ trong Excel đơn giản nhất

Cách đọc số thành chữ trong Excel được thực hiện đơn giản như thế nào, cùng Unica tham khảo các nội dung thông qua bài viết trên

Read more

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Tin học văn phòng

Tìm kiếm dữ liệu giữa các sheet trong file exel

Khắc phục lỗi không Copy được trong Excel nhanh nhất

Nguyên nhân lỗi không Copy được trong Excel là do máy tính bị virus, Clipboard không hoạt động hoặc lệnh Copy - dán bị lỗi. Mời bạn đọc cùng tìm hiểu cách khắc phục qua bài viết