Trong ms excel, để sắp xếp dữ liệu ta thao tác bằng cách

Excel là ứng dụng văn phòng được sử dụng phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, nếu như bạn làm việc với một bảng số liệu lớn trên Excel thì sẽ cảm thấy rối mắt và khó tìm kiếm. Để giải quyết vấn đề này, có nhiều người vẫn thường sử dụng một số cách như sắp xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái tiếng việt ABC hoặc sắp xếp theo chữ số tăng, giảm dần nhưng thực sự không hiệu quả.

Sắp xếp dữ liệu trên bảng tính Excel

Nhiều người dùng không biết rằng, bản thân trong Excel được hỗ trợ sẵn công cụ sắp xếp dữ liệu theo các thuộc tính khác nhau tùy bạn lựa chọn. Bạn có thể sắp xếp tăng dần hay giảm dần về giá trị các số, sắp xếp theo tên,… Với những cách sắp xếp đầy đủ này bạn không những quản lý tốt dữ liệu mà còn có thể nhanh chóng tìm ra được những dữ liệu mình cần trong cả bảng dữ liệu đó nữa. Bài viết dưới đây Taimienphi.vn sẽ hướng dẫn các bạn thực hiện sắp xếp dữ liệu trên phiên bản Office 2003 và Office 2007, với phiên bản Office 2010 và Office 2013 các bạn thực hiện tương tự.

Hướng dẫn cách Sắp xếp dữ liệu trên bảng tính Excel

Đối với Excel 2016

- Các bạn bôi đen vùng dữ liệu muốn sắp xếp sau đó click chuột phải vào vùng dữ liệu đó chọn Sort và lựa chọn kiểu muốn sắp xếp

hoặc lựa chọn mục Home => Sort & Filter rồi lựa chọn kiểu sắp xếp như ý muốn

- Ngoài ra bạn cũng có thể tùy chỉnh việc sắp xếp theo ý muốn bằng cách sử dụng tính năng Custom Sort...

- Tùy chỉnh trong Custom Sort...

Đối với Excel 2007

Bước 1 : Bạn chọn vùng dữ liệu muốn sắp xếp rồi bạn vào tab HOME >Sort & Filter rồi bạn chọn kiểu sắp xếp như ý muốn.

Nếu bạn chọn bắt đầu từ ô dữ liệu có dạng số thì sau khi click vào mục Sort & Filter sẽ có bảng hiện ra cho phép bạn chọn Sort Smallest toLargest hay Sort Largest to Smallest. Khi bạn chọn Sort Smallest to Largest:

Thì bảng dữ liệu sẽ được sắp xếp dựa theo ô có định dạng số như hình:

Còn nếu bạn chọn bắt đầu từ ô dữ liệu dạng chữ thì sau khi click vào mục Sort & Filter sẽ có bảng hiện ra cho phép bạn chọn Sort A to Z hay Sort Z to A. Khi bạn chọn Sort A to Z:

Thì bảng dữ liệu sẽ được sắp xếp dựa theo ô có định dạng chữ như hình:

Bước 2 : Bạn có thể chọn sắp xếp tùy chỉnh bằng cách vào HOME >Sort & Filter >Custom Sort:

Tại bảng hiện ra bạn chọn cột mà bạn muốn sắp xếp theo nó tại mục Sort by rồi chọn sắp xếp dựa trên cái gì ở mục Sort On, cuối cùng bạn chọn cách sắp xếp theo kiểu tăng dần hay giảm dần hay kiểu khác ở mục Order:

Ở ví dụ này tôi chọn sắp xếp cột B dựa theo giá trị cột và sắp xếp theo từ nhỏ đến lớn giá trị của các ô trong cột và các cột khác sẽ bị sắp xếp một cách bắt buộc theo sự sắp xếp của cột B này:

Đối với Excel 2003

Bước 1 : Bạn chọn vùng dữ liệu muốn sắp xếp rồi vào Data >Sort:

Bước 2 : Chọn cột muốn sắp xếp và chọn Ascending (sắp xếp tăng dần) hoặc Descending (Sắp xếp giảm dần) rồi click OK:

Ví dụ chọn Ascending với cột A thì được kết quả:

Còn nếu chọn Descending:

Lúc này sẽ được kết quả:

Tương tự bạn có thể chọn sắp xếp theo cột khác mà bạn muốn theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.

Vậy là bạn đã biết cách sắp xếp dữ liệu trên bảng tính Excel rồi đó. Tùy chỉnh sắp xếp dữ liệu này sẽ cho bạn theo dõi các dữ liệu của mình rất hiệu quả cũng như giúp bạn tìm ra các dữ liệu đặc biệt trong bảng dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Trên Excel cũng hỗ trợ người dùng chức năng Advance Filter để lọc dữ liệu mong muốn, tham khảo cách sử dụng Advance Filter trong Excel mà Taimienphi đã hướng dẫn để có cách xử lý tốt nhất nhé.

Sắp xếp dữ liệu là tính năng cơ bản trên Excel cho phép người dùng quy hoạch lại dữ liệu và tìm kiếm theo ý muốn. Để sắp xếp dữ liệu trên bảng tính Excel đòi hỏi phải có những điều kiện nhất định do chính người thực hiện lựa chọn ra cũng như cho phép người khác tìm kiếm gì trên bảng dữ liệu của mình. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn đọc nên tham khảo thêm bài viết dưới đây, cách sắp xếp dữ liệu trên bảng tính Excel.

5 mẹo in Excel ai dùng cần biết Cách sắp xếp dữ liệu trong Excel sử dụng VBA Cách sắp xếp dữ liệu trong Excel 2013 Excel - Tách dữ liệu trong cột trên bảng tính Sắp xếp dữ liệu trong Excel 2016 Cách tạo bảng tính Excel trên Mac

Khi làm việc trên Excel với bảng dữ liệu có nhiều nhóm nội dung, chúng ta muốn sắp xếp dữ liệu để tiện theo dõi và quản lý. Nhưng đôi khi có những dữ liệu cần sắp xếp theo nhiều điều kiện ràng buộc nhau thì làm thế nào? Trong bài học này Học Excel Online sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó thông qua hướng dẫn sort trong excel – sắp xếp dữ liệu theo nhiều điều kiện.

Đề bài

Chúng ta có bảng dữ liệu như sau:

1 – sort trong excel

Yêu cầu: Sắp xếp dữ liệu trong bảng theo nhóm nhà cung cấp, đồng thời theo tên hàng và màu của từng loại hàng.

(Xếp riêng các nhóm nhà cung cấp, trong mỗi nhà cung cấp sẽ sắp xếp thứ tự các mặt hàng, trong mỗi mặt hàng sẽ sắp xếp thứ tự theo màu)

Cách thực hiện sort trong excel:

Bước 1: Mở chức năng Sort trong Excel

Chọn toàn bộ bảng tính cần sắp xếp, trong tab Data, chọn chức năng Sort

2 – sort trong excel

Bước 2: Tìm hiểu nội dung trong bảng sort trong excel

3 – sort trong excel

Mục 1: Tạo thêm cấp độ sắp xếp. Các đối tượng sắp xếp có thể có nhiều đối tượng, được phân chia theo nhiều cấp độ. Đối tượng nào xếp trên thì có cấp độ cao hơn

Mục 2: Xóa cấp độ. Chọn 1 đối tượng sắp xếp và xóa

Mục 3: Các đối tượng sắp xếp được đặt tại đây, phân chia theo cấp độ theo thứ tự từ trên xuống dưới
Column là cột cần sắp xếp. Chọn theo tiêu đề cột cần sắp xếp (với bảng dữ liệu có chứa tiêu đề)

Sort On là tiêu chí để sắp xếp: giá trị, màu sắc, font…

Order là quy tắc sắp xếp: tăng dần hay giảm dần (Bắt buộc phải đồng nhất thứ tự sắp xếp giữa các dữ liệu)

Mục 4: My data has headers = Dữ liệu được sắp xếp đã có phần tiêu đề. Nếu bảng dữ liệu cần sắp xếp có tiêu đề thì nên chọn cả phần tiêu đề và đánh dấu mục này.

Nếu dữ liệu được chọn để sắp xếp không chứa tiêu đề thì bỏ dấu chọn ở mục này.

Bước 3: Ứng dụng sắp xếp trong bài

4 – sort trong excel

Add Level: thêm 2 level cho mục Tên hàng và Màu

Sắp xếp thứ tự: Dựa vào yêu cầu sắp xếp để chọn thứ tự, ở đây thứ tự ưu tiên là Nhà cung cấp > Tên hàng > Màu

Do yêu cầu sắp xếp chỉ dựa theo giá trị trong các cột, và được sắp xếp theo thứ tự từ A đến Z  nên ta có kết quả như sau:

5 – sort trong excel

Sau khi sắp xếp, chúng ta có thể thấy dữ liệu trông thật gọn gàng và dễ nhìn hơn đúng không nào?

Để có thể ứng dụng tốt Excel vào trong công việc, chúng ta không chỉ nắm vững được các hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các công cụ của Excel. Những hàm nâng cao giúp áp dụng tốt vào công việc như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH… Những công cụ thường sử dụng là Data validation, Conditional formatting, Pivot table…

Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học Excel từ cơ bản đến chuyên gia dành cho người đi làm



Chúc các bạn học tốt cùng Học Excel Online