Hồ sơ chỉ số chất lượng là một trong 3 bộ hồ sơ thuộc chương I: Tổ chức và quản trị phòng xét nghiệm theo quyết định 2429. Cụ thể yêu cầu này nằm trong mục 1.7: “PXN có xây dựng các chỉ số chất lượng thuộc cả 3 giai đoạn của quá trình XN, phù hợp với mục tiêu chất lượng mà PXN đề ra” Mặc dù chỉ là 1 mục yêu cầu nhỏ nhưng đòi hỏi chúng ta cần thiết lập đầy đủ 1 bộ hồ sơ. Bộ hồ sơ về chỉ số chất lượng gồm:
Để hỗ trợ các khách hàng đã, đang và sẽ sử dụng bộ tài liệu hệ thống QLCL theo 2429 của chúng tôi. Trong khuôn khổ bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách ghi chép các biểu mẫu này. 1. Biểu mẫu Kế hoạch theo dõi chỉ số chất lượng – Mã số XN-BM 5.1.2/01 Biểu mẫu này có các mục chính sau: – Chỉ số chất lượng: Là các chỉ số cần theo dõi, tối thiểu mỗi năm PXN phải theo dõi 3 chỉ số chất lượng ở cả 3 giai đoạn: Trước, trong và sau xét nghiệm. Trong ví dụ chúng tôi đưa ra là chỉ số ở giai đoạn trước xét nghiệm. PXN có thể thiết lập thêm các chỉ số khác. – Mục tiêu/ ngưỡng: Là mục tiêu hay ngưỡng mà PXN tự đặt ra theo mong muốn hoặc các thống kê trước đó. Trong ví dụ chúng tôi đưa ra là <5%, tức là PXN mong muốn tỉ lệ từ chối mẫu trong năm 2020 sẽ dưới 5%. – Tần suất theo dõi: Tùy từng chỉ số mà PXN đưa ra tần suất theo dõi cho phù hợp: Hàng ngày, hàng tháng, hàng quý…. Trong ví dụ của chúng tôi, thì vì là tỉ lệ mẫu bị từ chối nên cần theo dõi hàng ngày do vậy tần suất theo dõi là hàng ngày. – Phương thức theo dõi: Tùy từng chỉ số mà PXN đưa ra phương thức theo dõi cho phù hợp. Thông thường là chi chép và thống kê số liệu. – Người/ đơn vị theo dõi: Tên nhân viên được phân công theo dõi và bộ phận được phân công theo dõi. Có thể là cả khoa chung theo dõi hoặc từng phòng (Hóa sinh, HH, VS) theo dõi. – Thời gian báo cáo: Tùy từng chỉ số mà PXN đưa ra thời gian báo cáo kết quả cho phù hợp. Thông thường sẽ báo cáo hàng tháng trong cuộc họp về hệ thống chất lượng. Chúng ta không nên để lâu quá vì có thể việc theo dõi và báo cáo này sẽ phát hiện các sự không phù hợp và chúng ta cần giải quyết ngay nếu không sẽ tiếp tục lặp lại các sự không phù hợp. – Phần người lập: thường là QLCL. – Phần người phê duyệt: Thường là Lãnh đạo khoa. – Phần Lãnh đạo bệnh viện: Vì vấn đề theo dõi chỉ số chất lượng là quan trọng và có thể liên quan đến các phòng ban, đơn vị khác nên cần có sự đồng ý, phê duyệt của lãnh đạo bệnh viện. 2. Biểu mẫu Phiếu báo cáo chỉ số chất lượng – Mã số XN-BM 5.1.2/02Biểu mẫu này có các mục chính sau: – Chỉ số chất lượng: Là các chỉ số đã thực hiện theo dõi theo biểu mẫu “Kế hoạch theo dõi chỉ số chất lượng”. – Mục tiêu/ngưỡng: Là mục tiêu/ngưỡng đã đặt ra trước đó. – Kết quả mục tiêu/ngưỡng: Là kết quả đã đạt được trung bình trong năm đó. Ở ví dụ chỉ số trên thì sẽ là trung bình cộng kết quả của 12 tháng (mỗi tháng đều tổng hợp và báo cáo số liệu). – Đánh giá: Đánh dấu vào cột đạt hoặc không đạt. Đạt là đáp ứng mục tiêu/ngưỡng ban đầu đã đặt ra. Ở ví dụ trên thì mục tiêu/ngưỡng là <5%, kết quả của PXN là 4% nên đánh giá “Đạt”. – Người/Đơn vị báo cáo: Là người/đơn vị được phân công theo dõi ban đầu. – Lý do không đạt: Nếu kết quả theo dõi cho thấy chỉ số chất lượng không đạt thì người theo dõi cần đưa ra một hoặc 1 vài lý do khiến chỉ số không đạt. – Người lập cáo cáo: thường là QLCL của khoa. Sau khi có kết quả theo dõi này PXN có thể dựa trên kết quả để thực hiện một số việc tiếp theo như: Thực hiện các hoạt động Cải tiến để nâng mục tiêu/ngưỡng khi kết quả theo dõi đã đạt. Thực hiện các hoạt động khắc phục và phòng ngừa khi mục tiêu/ngưỡng không đạt như kế hoạch đặt ra. PXN sẽ cân nhắc để quyết định năm sau sẽ tiếp tục theo dõi chỉ số này nữa hay không. Thông thường khi kết quả đạt được trong vài năm (thường 3 năm) liên tục là ổn định và không thể nâng cao hơn thì có thể dừng theo dõi chỉ số đó. Ngoài 2 biểu mẫu chính này ra thì PXN cần thiệt lập thêm một số các biểu mẫu/hồ sơ phụ để theo dõi, thống kê cho từng chỉ số cụ thể. Với mỗi chỉ số sẽ có cách theo dõi và thống kê khác nhau nên chúng tôi không thể đưa ra các biểu mẫu chung. Phần này các bạn có thể xem thêm trong bài viết dưới đây: 5 bước để thiết lập và theo dõi các chỉ số chất lượng xét nghiệm Trên đây là toàn bộ hướng dẫn của chúng tôi để ghi chép các biểu mẫu của hồ sơ chỉ số chất lượng theo quyết định 2429. Các đơn vị đã và đang sử dụng bộ tài liệu này của chúng tôi nếu có khó khăn vướng mắc gì khác vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ cụ thể. Với các đơn vị chưa sử dụng bộ tài liệu này của chúng tôi có thể liên hệ để được: Cung cấp bộ tài liệu hệ thống QLCL theo tiêu chí 2429 Bộ tài liệu gồm 5 cuốn sổ tay, 35 quy trình quản lý quy trình và khoảng 135 biểu mẫu biểu mẫu đáp ứng 169 tiêu chí theo QĐ 2429. Bộ tài liệu giúp các PXN nhanh chóng hoàn thiện hệ thống tài liệu QLCL của chính mình để đưa vào áp dụng. Ngoài ra chúng tôi cam kết sẽ hỗ trợ 24/24 trong suốt thời gian các PXN sử dụng hệ thống tài liệu này của chúng tôi. |
