Câu chuyện thực tế này đang xảy ra ở nhiều bệnh viện: “Trưởng phó khoa hoặc đại diện của khoa đi giao ban, có những thông tin lãnh đạo bệnh viện yêu cầu thông báo xuống nhân viên. Giao ban về trễ giờ, vội vàng đi khám bệnh - đi mổ, chưa kịp thông báo, nhân viên khoa không biết nên sự cố ngoài ý muốn xảy ra” Show  Tôi xin phép chia sẻ một số cách thức mà các bệnh viện bạn làm để cải thiện tình trạng này. Anh Em cùng chia sẻ thêm cách làm ở bệnh viện mình nhé: 1. Những thông tin quan trọng từ giao ban bệnh viện sẽ có thư kí tổng kết và đưa lên mạng nội bộ của bệnh viện (có quy định giờ đăng tin trễ nhất) - là kênh chính thức và bệnh viện đã có quy định nhân viên có trách nhiệm phải cập nhật thông tin. Nếu ko xem có sự cố xảy ra thì cá nhân chịu trách nhiệm. Một số nơi còn làm được nếu có thông tin mới - nhân viên chưa xem thì sẽ có dấu hiệu tin mới. 2. Một số nơi có cách thức là Điều dưỡng trưởng hoặc một người được phân công ở từng bộ phận chuyển thông tin quan trọng từ giao ban BV đó vào kênh chat nội bộ của khoa là một chức năng của trang thông tin nội bộ của bệnh viện hoặc vào Zalo group hoặc có nơi dùng cả Facebook group. Bảo đảm nhân viên khoa mình xem hết !! 3. Có nơi dùng cách viết lên tấm bảng thông tin ở khoa - để Anh Em xem và trưởng khoa quy định rõ giờ trễ nhất phải có thông tin cũng như trách nhiệm nhân viên phải xem và nếu đã có thông tin mà sự cố xảy ra thì cá nhân chịu trách nhiệm vv !! 4. Có nơi thông báo lại trong giao ban khoa. Bên cạnh đó, một số anh em trong diễn đàn CLB Quản lý chất lượng - An toàn người bệnh cũng chia sẻ những cách làm tại nơi đang công tác cũng như một số ý tưởng để cải thiện vấn đề này: 1. Nguyễn Hữu Khánh Quan: Mỗi bệnh viện thiết kế 1 cái app tiết kiệm. Giấy hay app là công cụ, quyết định cuối cùng là văn hóa đọc. Cải tiến chất lượng là bẻ gãy những thói quen không phù hợp. 2. Minh Trang: Bệnh viện em sổ giao ban được soạn thảo online trên phần mềm Google docs miễn phí. Ở phòng giao ban em viết gì là ở ngoài có thể đọc được hết, liên kết với Google drive của email. Tụi em không làm sổ giao ban mà in và ký hằng ngày sau khi giao ban xong. Ngoài ra, những thông báo khẩn, quan trọng thì có email của khoa hoặc các group của bác sĩ, điều dưỡng trưởng, đoàn thanh niên... Tụi em còn tổng hợp tình hình bệnh nhân nhờ vào app này của google. Soạn sẵn form cho từng khoa trên Google sheets (dành cho excel), các khoa báo cáo, còn mình ngồi ở nhà vẫn tổng hợp được. Do đó, nghỉ Tết tụi em vẫn báo cáo được tình hình bệnh. Về cách làm đơn giản lắm, tải các ứng dụng miễn phí Google Docs và Google Sheets, đồng bộ với 1 địa chỉ email thống nhất --> soạn nội dung cần phổ biến --> chia sẻ cho các địa chỉ email cần thiết. Về sau chỉ cẩn click vào biểu tượng của các ứng dụng trên là trực tiếp vào văn bản. Mình áp dụng để báo cáo tình hình bệnh các khoa hàng ngày sau phiên trực, bảng trực bv hàng tuần, ghi biên bản giao ban. 3. Phạm Thị Mỹ Lệ: Bên em có group Viber của trưởng khoa để trao đổi công việc, group facebook để vui chơi, group zalo của điều dưỡng trưởng, và các khoa có group riêng để truyền thông tin, nhanh hơn. Mỗi cách thức đều có ưu điểm - khuyết điểm nhưng vấn đề các Anh Em đặt ra nhiều nhất là: bảo mật thông tin và lưu trữ - quản lý dữ liệu/thông tin và xem lại nhanh sau đó. Rồi những “nhiệm vụ” đi ra từ giao ban sẽ theo dõi - đánh giá việc hoàn thiện như thế nào vv !! Đây hoàn toàn có thể làm thành một đề án cải tiến chất lượng của bệnh viện hoặc của các khoa phòng !! Anh Em cùng thảo luận tìm cách thì sẽ có cách, còn tìm lý do để đầu hàng - không làm thì cũng có muôn vàn lý do !! 🔰 Chậm nhất trong tháng 3, CHIR - Trung Tâm Nghiên Cứu Cải Tiến Y Tế sẽ có chương trình hỗ trợ Anh Em đồng nghiệp ở các một cách thức giải quyết vấn đề này, nhất là các bệnh viện vùng sâu vùng xa còn khó khăn !! Bs. Phan Thị Ngọc Linh - Giám Đốc Trung Tâm Nghiên Cứu Cải Tiến Y Tế (CHIR) Họp giao ban là hình thức họp phổ biến trong các công ty, doanh nghiệp. Nội dung của cuộc họp giao ban sẽ được ghi lại trong Biên bản cuộc họp. Vậy, mẫu Biên bản họp giao ban thế nào? 1. Biên bản họp giao ban là gì?Họp giao ban được coi là “công cụ” điều hành doanh nghiệp khá phổ biến hiện nay, mục đích của việc tổ chức họp giao ban nhằm tiếp nhận ý kiến và xử lý các tình hóa phát sinh trong cơ quan, doanh nghiệp. Hiện nay, có 02 hình thức họp giao ban phổ biến gồm: - Họp giao ban định kỳ: Diễn ra trong một thời gian xác định, địa điểm xác định, thành phần tham gia cố định (đầu tuần, đầu tháng…); - Họp giao ban đột xuất: Diễn ra khi có sự cố, vấn đề phát sinh cần phải tập trung giải quyết. Thời gian, địa điểm diễn ra và thành phần tham gia các cuộc họp giao ban đột xuất cũng không cố định mà tuỳ thuộc vào vấn đề cần giải quyết để mời những người có liên quan. Tương tự như các cuộc họp khác, nội dung cuộc họp giao ban cũng được ghi lại trong Biên bản cuộc họp. Mặc dù không có giá trị pháp lý cao nhưng Biên bản cuộc họp giao ban giúp chứng minh tính thực tế của sự kiện. Đây cũng được coi là căn cứ để xem xét ý kiến, tiếp thu và khắc phục những hạn chế, vướng mắc trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. 2. Nội dung cần có trong Biên bản họp giao banKhi lập Biên bản họp giao ban cần ghi đầy đủ các nội dung sau: - Thời gian bắt đầu; - Địa điểm họp; - Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp; - Trình tự, diễn biến, nội dung, vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp; - Ý kiến phát biểu của những người tham dự họp; - Các kết quả biểu quyết (nếu có); - Kết luận của người chủ trì họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc họp. 3. Mẫu Biên bản họp giao ban mới nhất được nhiều doanh nghiệp sử dụngTÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)..... CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (2) ..... Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: ............../BB-..........(3)....... BIÊN BẢN CUỘC HỌP GIAO BAN - Thời gian bắt đầu: ....................................................................... - Địa điểm: ..................................................................................... - Thành phần tham dự gồm: 1. ................................................................................................... 2. ................................................................................................... 3. .................................................................................................. - Chủ trì (chủ tọa): ....................................................................... - Thư ký (người ghi biên bản): ...................................................... - Nội dung (Theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/ hội thảo): .................... 1. .................................................................................................. 2. .................................................................................................. 3. ................................................................................................. Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ....... giờ....., ngày.....tháng....năm..... Thư ký Chủ tọa Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 4. Quy trình tổ chức cuộc họp giao ban cụ thể ra sao?Tại Quyết định 45/2018/QĐ-TTg hướng dẫn cụ thể quy trình tổ chức cuộc họp giao ban trong các cơ quan hành chính nhà nước như sau: Bước 01: Chuẩn bị nội dung cuộc họp Người chủ trì cuộc họp phân công cơ quan, đơn vị chuẩn bị nội dung cuộc họp, gồm: Thành phần tham dự, thời gian, nội dung cuộc họp và chuẩn bị phương án kết luận cuộc họp nếu cần thiết. Bước 02: Gửi giấy mời họp - Giấy mời họp được gửi đến cơ quan hoặc người được mời tham dự trước ngày họp ít nhất là 03 ngày làm việc, trừ trường hợp họp đột xuất. - Sau khi nhận được giấy mời họp, cơ quan, đơn vị, người được mời tham dự họp xác nhận việc tham dự với đầu mối liên hệ thông tin về cuộc họp qua thư điện tử công vụ, điện thoại cá nhân hoặc qua hệ thống quản lý văn bản của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước. Bước 03: Tổ chức cuộc họp - Mỗi cuộc họp có thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức và cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu của từng vấn đề và điều kiện hoàn cảnh cụ thể do người có thẩm quyền tổ chức cuộc họp quyết định để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng và hiệu quả giải quyết công việc. - Người chủ trì hoặc người được phân công chỉ trình bày tóm tắt nội dung của đề án, dự án, vấn đề được đưa ra cuộc họp hoặc chỉ nêu những vấn đề còn ý kiến khác nhau, không đọc toàn văn tài liệu, văn bản của cuộc họp, không trình bày toàn bộ nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý tại cuộc họp. Lưu ý: Thời gian họp giao ban là không quá một phần hai ngày làm việc. Trên đây là mẫu Biên bản họp giao ban. Nếu còn thắc mắc, độc giả vui lòng liên hệ 1900.6192 để được hỗ trợ, giải đáp. >> Mẫu Biên bản mới nhất dùng cho mọi cuộc họp |
