Tại màn hình kết quả, đặt con trỏ vào dòng hóa đơn cần điều chỉnh, nhấn biểu tượng Xử lý để chọn loại hóa đơn điều chỉnh. Bao gồm các loại sau:
- * Điều chỉnh tăng: dùng cho nghiệp vụ điều chỉnh tăng doanh số, tiền thuế theo qui định.
- Điều chỉnh giảm: dùng cho nghiệp vụ điều chỉnh giảm doanh số, tiền thuế theo qui định.
- Điều chỉnh thông tin: dùng cho nghiệp vụ điều chỉnh thông tin (ví dụ: điều chỉnh mã số thuế, thuế suất, tên hàng hoá/dịch vụ,…).
- Điều chỉnh chiết khấu kỳ: dùng cho nghiệp vụ điều chỉnh chiết khấu thường mại định kỳ (tính theo số lượng hoặc doanh số tích lũy trong kỳ, không chỉ định cho hóa đơn cụ thể nào).
- Điều chỉnh khác: dùng cho các nghiệp vụ điều chỉnh khác không chỉ định cho hóa đơn cụ thể nào (đối với TT32/2011/TT-BTC) hoặc có chỉ định cho hóa đơn cụ thể nhưng không có trên hệ thống (đối với NĐ123/2020/NĐ-CP, ví dụ: điều chỉnh cho hóa đơn giấy đã lập trước khi áp dụng HĐĐT, điều chỉnh cho hóa đơn điện tử được phát hành từ hệ thống khác,…).
- Sau khi chọn loại điều chỉnh, chương trình tự động hiển thị theo dữ liệu của hóa đơn gốc, người dùng cần chỉnh sửa lại theo thông tin điều chỉnh.
- Phần Thông tin chung:
- * Ngày hóa đơn: nhập vào ngày hóa đơn điều chỉnh theo qui định.
- Trạng thái: chọn 1. Chờ xác thực.
- Thẻ Chi tiết:
- * Chỉnh sửa lại dữ liệu theo thông tin điều chỉnh.
- Được phép bổ sung hoặc xóa các dòng thông tin không có yêu cầu điều chỉnh.
- Lưu ý: theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với điều chỉnh giảm phải nhập giá trị âm và chỉ cho lưu phiếu khi tổng thanh toán ở cuối màn hình nhập liệu là giá trị âm.
- Thẻ Chứng từ gốc:
- * Kiểu thuế: đối với TT32/2011/TT-BTC, nghiệp vụ điều chỉnh tăng, điều chỉnh giảm, điều chỉnh chiết khấu kỳ thì hệ thống tự động xác định, riêng điều chỉnh thông tin, điều chỉnh khác thì người dùng tự xác định. Đối với NĐ123/2020/NĐ-CP, người dùng không cần khai báo thông tin này.
- Số tham chiếu/Mẫu số/Ký hiệu: thông tin hóa đơn bị điều chỉnh (hệ thống tự động hiển thị, không được phép sửa). Riêng đối với nghiệp vụ “Điều chỉnh khác” (NĐ123/2020/NĐ-CP), người dùng tự khai báo.
- Số biên bản/Ngày biên bản/Lý do: nhập vào theo thông tin trên biên bản điều chỉnh (nếu có).
- Lưu ý: biên bản điều chỉnh hóa đơn người dùng có thể lập bên ngoài hoặc thực hiện trên chương trình (xem hướng dẫn chi tiết Tại đây).
- Thẻ Xác thực:
- * Xử lý: tùy chọn
- 0 – Không xử lý: hệ thống sẽ không đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú (bên dưới trường này) vào tệp hoá đơn điện tử khi phát hành.
- 1 – Thêm vào chi tiết hoá đơn: hệ thống sẽ đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp hoá đơn điện tử và hiển thị ngay dưới dòng hàng bán sau cùng khi lên bản thể hiện hoá đơn điện tử, đồng thời bỏ dòng “Thông tin ghi chú” tự động do hệ thống sinh ra khi phát hành hoá đơn điều chỉnh (phần lề dưới của bản thể hiện hoá đơn điện tử).
- 2 – Thay thế dòng điều chỉnh: hệ thống sẽ đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp hoá đơn điện tử và hiển thị thay thế cho dòng “Thông tin ghi chú” tự động do hệ thống sinh ra khi phát hành hoá đơn điều chỉnh (phần lề dưới của bản thể hiện hoá đơn điện tử).
- Ghi chú: nhập vào ghi chú cho hoá đơn điều chỉnh (nếu có). Lưu ý: thông tin ghi chú chỉ được đưa vào tệp hoá đơn điện tử khi khai báo tại trường Xử lý \= 1 hoặc 2.
- Thẻ Khác: thông tin tương tự như lập hóa đơn mới
- Lưu ý:
- * Được phép chỉnh sửa lại các thông tin tổng tiền hàng, tổng tiền thuế, tổng thanh toán ở cuối màn hình nhập liệu đối với nghiệp vụ điều chỉnh thông tin, điều chỉnh khác, điều chỉnh chiết khấu kỳ.
- Được phép sửa, xóa chứng từ nếu chứng từ chưa phát hành (tức Trạng thái = 0. Lập hóa đơn hoặc 1. Chờ xác thực).
- Hóa đơn yêu cầu phát hành phải có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.
- Để xem trước bản thể hiện hóa đơn điện tử, nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ, chọn mẫu Hóa đơn bán hàng. Hệ thống sẽ yêu cầu chọn Ký hiệu hóa đơn trước khi xem.
- Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với điều chỉnh giảm phải nhập giá trị âm và chỉ cho lưu phiếu khi tổng thanh toán ở cuối màn hình nhập liệu là giá trị âm.
2. Phát hành hóa đơn điều chỉnh
- Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Phát hành hoá đơn điện tử.
- Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:
- * Chọn Loại = 2 – Điều chỉnh để phát hành hoá đơn điều chỉnh.
- Lưu ý: riêng hóa đơn điều chỉnh chiết khấu kỳ thì chọn Loại = 1 – Phát hành (do không chỉ định cụ thể điều chỉnh cho hóa đơn gốc nào).
- Chọn khoảng thời gian lọc chứng từ cần phát hành.
- Chọn Mã đơn vị cần phát hành.
- Chọn Mã phân loại (Ký hiệu hoá đơn) cần phát hành. Trường hợp không chọn, hệ thống sẽ phát hành theo ký hiệu hoá đơn khai báo ngầm định tại chức năng Khai báo sử dụng hoá đơn.
- Nhấn Nhận.
- Màn hình kết quả lọc: chỉ lọc các chứng từ có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.
- * Xem nội dung hoá đơn trước khi phát hành: chọn chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ. Khuyến nghị người dùng sử dụng tính năng này nhằm hạn chế sai sót dữ liệu trên hóa đơn (nếu có).
- Phát hành hoá đơn điều chỉnh: chọn chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành… trên thanh công cụ.
- Yêu cầu ký số: nếu Doanh nghiệp sử dụng loại chữ ký số là USB Token thì phải gắn USB vào máy tính để ký số. Trường hợp, sử dụng loại chữ ký số là HSM (Hardware Security Module) thì hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành hoá đơn điện tử.
- Chuyển hóa đơn điện tử sau khi phát hành cho người mua:
- * Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Tùy vào giá trị khai báo tại trường Hình thức hóa đơn (thuộc chức năng Khai báo ký hiệu hóa đơn) sẽ có các xử lý tương ứng sau:
1. Hình thức hóa đơn = 1 – Không có mã: hệ thống tự động chuyển hóa đơn điện tử cho người mua sau khi Cơ quan thuế phản hồi Đã chấp nhận (xem trạng thái Cơ quan thuế phản hồi tại báo cáo Danh sách hóa đơn).
2. Hình thức hóa đơn = 2 – Có mã của CQT: tương tự hình thức hóa đơn = 1 – Không có mã.
3. Hình thức hóa đơn = 3 – Bảng tổng hợp: hệ thống tự động chuyển hóa đơn điện tử cho người mua ngay sau khi phát hành.
- Bản thể hiện của hóa đơn điều chỉnh:
- Lưu ý:
- * Dòng thông tin ghi chú (khung tô đỏ trên bản thể hiện) là thông tin được hệ thống tự động sinh ra. Trường hợp muốn tự nhập, thay thế cho thông tin trên thì xem hướng dẫn ở thẻ Xác thực (phần trên). Trong trường hợp này, người dùng tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin ghi chú.
- Hoá đơn bị điều chỉnh sẽ được cập nhật lại Tình trạng \= 3 – Bị điều chỉnh (ở thẻ Xác thực của chứng từ gốc).
- Hoá đơn sau khi bị điều chỉnh sẽ không được phép thực hiện nghiệp vụ huỷ/xóa bỏ hoặc thay thế hoá đơn khác.
- Trường hợp hóa đơn điều chỉnh vẫn có sai sót cần điều chỉnh thì tiếp tục phát hành hóa đơn điều chỉnh mới điều chỉnh cho hóa đơn gốc.
- Trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì không được phép điều chỉnh cho hóa đơn điều chỉnh, điều chỉnh cho hóa đơn thay thế.
- Theo qui định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì đơn vị không phải gửi thông tin hóa đơn bị điều chỉnh lên cơ quan thuế thông qua mẫu Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (mẫu 04/SS-HĐĐT). Tuy nhiên, nếu có yêu cầu từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì doanh nghiệp vào thực hiện tại chức năng Đăng ký hóa đơn/ Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (xem hướng dẫn chi tiết Tại đây).
- Ngoài việc thực hiện thông báo sai sót (TBSS) tại chức năng trên, chương trình còn cho phép tự động gửi TBSS ngay sau khi phát hành hóa đơn điều chỉnh (liên hệ nhân viên tư vấn Fast e-Invoice để được hỗ trợ khai báo sử dụng tiện ích này).
- Lưu ý:
- TBSS sau khi tạo tự động sẽ được chuyển vào chức năng Đăng ký hóa đơn/ Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót lưu trữ (người dùng có thể vào xem trạng thái phản hồi từ cơ quan thuế tại chức năng này).
- Tiện ích phát hành hóa đơn điện tử điều chỉnh ngay trên chứng từ:
- * Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Lập hóa đơn.
- Đứng tại dòng hóa đơn điều chỉnh cần phát hành, nhấn biểu tượng Phát hành trên thanh công cụ và chọn Phát hành, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
- * Xuất hiện màn hình chọn phân loại hóa đơn: chọn Mã phân loại (Ký hiệu hoá đơn) muốn phát hành.
- Nhấn Nhận và chương trình sẽ thực hiện phát hành, ký số như chức năng Phát hành hóa đơn điện tử (hướng dẫn phần trên). Nếu phát hành thành công thì trường Tình trạng (ở thẻ Xác thực) sẽ có giá trị = 2 – Đã xác thực. Trường hợp gặp sự cố, phát hành không thành công thì tình trạng sẽ có giá trị \= 1 – Chờ xác thực, khi đó người dùng cần nhấn vào biểu tượng Phát hành và chọn Cập nhật trạng thái hóa đơn điện tử để hệ thống kiểm tra và cập nhật lại tình trạng = 0 – Chưa xác thực (để phát hành lại) hoặc = 2 – Đã xác thực (xem thêm chức năng Kiểm tra trạng thái hoá đơn).