Sau khi đã chuẩn bị đủ các chứng từ, hoá đơn, nhân viên thực hiện các thủ tục quyết toán tạm ứng, khi đó bộ phận kế toán thường phát sinh các hoạt động sau: - Kế toán thanh toán kiểm tra và xác nhận các khoản chi tiêu theo đúng mục đích và quy định của công ty.
- Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt quyết toán tạm ứng
- Căn cứ vào các hóa đơn,
chứng từ, nếu số tiền tạm ứng lớn hơn số tiền đã chi, kế toán thanh toán
thực hiện lập Phiếu thu để nhập quỹ số tiền thừa từ người nhận tạm ứng.
- Nhân viên ký Phiếu thu và nộp tiền. Còn thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu để thu tiền, đồng thời ghi sổ quỹ
- Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu thu có chữ ký của thủ quỹ và người nộp tiền để ghi số kể toán tiền mặt.
3. Các bước thực hiệnCách 1: Lập phiếu thu hoàn ứng bằng tiền mặt Nghiệp vụ “Thu hồi tiền tạm ứng của nhân viên sau khi thực hiện quyết toán tạm ứng” được thực hiện trên phần mềm như sau: - Vào phân hệ Quỹ\tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm\Thu tiền.
- Chọn lý do nộp là Thu hoàn ứng.
- Khai báo thông tin chứng từ, sau đó nhấn Cất.
- Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu thu cần in.
Cách 2: Lập phiếu thu tiền mặt số tiền thừa khi quyết toán tạm ứng - Trên chứng từ quyết toán tạm ứng, vào Tiện ích, chọn Lập phiếu thu/chi tiền mặt số tiền thừa/thiếu để hạch toán số tiền thu hoàn ứng từ nhân viên.
- Chương trình tự động hiển thị giao diện phiếu thu tiền mặt tương ứng.
- Kiểm tra chứng từ và nhấn Cất
Lưu ý: - Trường hợp Thủ quỹ có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu thu hoàn ứng được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu thu trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu thu vào sổ quỹ .
Trước khi hạch toán nghiệp vụ thu hồi tạm ứng của nhân viên, cần thực hiện nghiệp vụ chi tạm ứng trên phân hệ Quỹ\tab Thu, chi tiền\Chi tiền và nghiệp vụ quyết toán tạm ứng trên phân hệ Tổng hợp\tab Chứng từ nghiệp vụ khác\Quyết toán tạm ứng. Cách hạch toán Tài khoản 141 – Tạm ứng Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (Có hiệu lực từ ngày 1/1/2015). Thay thế Chế độ kế toán theo QĐ 15: Dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
1. Nguyên tắc kế toán - Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
- Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản.
- Người nhận tạm ứng (có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.
Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có). Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.
- Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau. Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.
| 
