Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông. Người mua, người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Show  Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định có hiệu lực thi hành từ ngày 1/11/2018. Trong thời gian từ ngày 11/1/2018 đến ngày 31/10/2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/1/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành. Khoản 1 và Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định, hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, hm trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau: Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử; Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. Điều 12, Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định về việc chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Theo đó, người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 01 lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng quy định và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán. Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định. Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau: Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc; Có ký kiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy; Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc - hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi. Căn cứ các quy định, hướng dẫn trên, trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 01 lần thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC nêu trên và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán. Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC nêu trên. So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy có điểm giống và khác nhau như thế nào là điều mà bất cứ kế toán doanh nghiệp nào cũng cần phải biết. Trước khi tiến hành so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, chúng ta cần hiểu rõ hóa đơn giấy là gì, hóa đơn điện tử là gì để có cái nhìn tổng quan hơn về chúng. Nói chung, hóa đơn là chứng từ kế toán được lập bởi tổ chức, cá nhân bán/cung cấp hàng hóa/dịch vụ với mục đích ghi nhận thông tin hàng hóa/dịch vụ bán ra theo quy định của luật kế toán. Hóa đơn giấy là chứng từ kế toán được lập dưới dạng văn bản bằng giấy. Hóa đơn giấy là gì? Hóa đơn giấy là chứng từ được thể hiện bằng văn bản giấy. Chúng gồm các loại cơ bản sau: hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng và các loại hóa đơn giấy khác như: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm… Người ta có thể tự in hoặc đặt in hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử là gì?Hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Về bản chất, hóa đơn điện tử giống với hóa đơn giấy. Chúng đều là những chứng từ được lập nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa/dịch vụ theo quy định của luật kế toán. Tuy nhiên, thay vì được thể hiện bằng văn bản giấy thì hóa đơn điện tử lại được thể hiện bằng dữ liệu điện tử. Cũng theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính Phủ, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.” Hóa đơn điện tử được thể hiện theo 2 hình thức: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ: “Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. “Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”. So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấyHóa đơn điện tử và hóa đơn giấy có nhiều điểm giống và khác nhau. Cụ thể: Điểm giống nhau của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấyĐiểm giống của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy là chúng có cùng mục đích và đối tượng sử dụng.
Điểm khác của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấySo sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy có nhiều điểm khác biệt. Ngoài những điểm giống nhau kể trên, 2 loại hóa đơn này còn tồn tại một số điểm khác nhau. Cụ thể, hóa đơn điện tử khác với hóa đơn giấy về: Ký hiệu số Serial, chữ ký, liên hóa đơn, cách thức tra cứu, hình thức lưu trữ. Chi tiết hơn:
Có thể nói rằng, hóa đơn điện tử tiện dụng và chứa nhiều ưu điểm nổi trội hơn hẳn hóa đơn giấy. Chính phủ cũng đã quy định tất cả các tổ chức, doanh nghiệp trong nước chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang dùng hóa đơn điện tử chậm nhất vào 01/11/2020. |
