Cách giới hạn dữ liệu với Data Validation trong Google Sheets chi tiếtBùi Phạm Ngọc Hân 01/11/2021 Show
Khi bạn chia sẻ trang Google Sheet cho người cộng tác, người sử dụng nhập các dữ liệu vào thì cần phải có điều kiện để người sử dụng nhập đúng. Và Data Validation chính là 1 giải pháp giúp bạn làm điều đó. Chính vì vậy ở bài viết sau mình sẽ hướng dẫn bạn cách giới hạn dữ liệu với Data Validation trong Google Sheets. Hãy bắt đầu thôi nào!Bài viết được thực hiện trên laptop HP hệ điều hành Windows, ngoài ra bạn cũng có thể thực hiện trên các dòng máy tính hệ điều hành Windows khác và cả trên MacOS với thao tác tương tự. I. Data Validation là gì? Ứng dụng của Data Validation trong Google SheetData Validation là 1 công cụ trong Google Sheet có thể giúp bạn cố định những dữ liệu ở 1 ô và người sử dụng chỉ có thể nhập được các giá trị đã cố định sẵn ở ô đó mà không thể nhập các dữ liệu hay giá trị khác vào. Data Validation thường hay được sử dụng trong các tờ phiếu, đơn giá, kiểm kê để tránh bị nhầm lẫn. Ứng dụng của Data Validation trong Google Sheet:
II. Cách sử dụng Data Validation trong Google Sheet1. Hướng dẫn nhanhMở Google Sheet > Tô chọn dữ liệu cần định dạng > Dữ liệu (Data) > Xác thực dữ liệu (Data Validation) > Ở phần Điều kiện (Criteria) > Chọn kiểu dữ liệu phù hợp > Tích chọn Hiển thị cảnh báo (Show warning) > Lưu để tạo Data Validation cho dãy ô đã chọn. 2. Hướng dẫn chi tiếtMình có 1 ví dụ như sau, ở ví dụ này mình sẽ giới hạn dữ liệu số ở phần Năm sinh từ 1970 - 2000 để người dùng nhập đúng trong khoảng này.  Bước 1: Mở Google Sheet > Tô chọn dữ liệu cần định dạng (Ở đây mình sẽ tô chọn cột Năm sinh). Bước 2: Chọn Dữ liệu (Data) > Chọn Xác thực dữ liệu (Data Validation). Bước 3: Ở phần Điều kiện (Criteria) > Chọn kiểu dữ liệu phù hợp. Trong đó:
Bước 4: Ở đây mình chọn kiểu Số (Number) vì giá trị mình cần nhập vào ở cột Năm sinh là 4 chữ số, bạn cũng có thể tùy chọn dữ liệu nhập vào với các giá trị như trong khoảng từ bao nhiêu tới bao nhiêu, lớn hơn hay nhỏ hơn,... tùy vào nhu cầu của bạn. Ở đây mình chọn trong khoảng và nhập số là 1970 và 2000. Bước 5: Tích chọn Hiển thị cảnh báo (Show warning) > Nhấn Lưu để tạo Data Validation cho dãy ô đã chọn. Và đây là kết quả khi mình nhập sai ở dãy ô đã tạo Data Validation. Bước 6: Nếu ở bước 5 bạn chọn kiểu Từ chối dữ liệu (Reject Input) > Tích chọn Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực (Show Validation Help Text) > Nhập nội dung cảnh báo > Nhấn Lưu (Save). Và đây là kết quả lỗi sẽ hiển thị khi bạn nhập sai dữ liệu vào ô đã tạo định dạng Data Validation. Dữ liệu nhập sai thì Google Sheet sẽ bị từ chối và Google Sheet sẽ tự động xóa chúng đi. Xem thêm:
Và đó là cách sử dụng Data Validation trong Google Sheet để giới hạn dữ liệu cực chi tiết. Nếu bạn có thắc mắc về cách làm thì hãy để lại bình luận bên dưới nhé. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!
1.091 lượt xem Khóa ô trong bảng tính Google Sheet sẽ giúp hạn chế các dữ liệu bị sửa đổi khi bạn làm việc trên laptop, dù là vô tình hay cố ý. Vậy nên, trong bài viết hôm nay, điện máy XANH sẽ hướng dẫn bạn cách khóa các ô trong bảng tính Google Sheet nhanh và đơn giản nhất.1Khóa ô tính trong bảng tínhCách này được áp dụng khi bạn không muốn người mà bạn cấp quyền truy cập có thể chỉnh sửa nội dung trong một số ô tính cụ thể. Bạn làm theo các bước sau nhé: Bước 1:Bạn cần bôi đen để lựa chọn các ô tính cần khóa. Bước 2:Tiếp đó, bạn hãy nhìn trên thanh công cụ và nhấp vào Dữ Liệu > Chọn Trang tính và dải ô được bảo vệ. Bước 3:Thanh tùy chọnTrang tính và dải ô được bảo vệ sẽ xuất hiện bên tay phải cửa sổ và bạn chỉ việc điền một dòng mô tả ngắn ngọn về lý do khóa ô, xong chọn Đặt quyền. Bước 4:Sau đó, một cửa sổ sẽ xuất hiện, bạn hãy nhấp vào Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này > nhấp vào menu thả xuống > chọn Tùy chỉnh (thiết lập những ai được phép chỉnh sửa các ô tính đang được chọn) Bước 5:Tích chọn vào hộp kiểm bên cạnh tên người dùng mà bạn muốn họ có thể chỉnh sửa nội dung và nhấn Done để hoàn tất. 2Hiển thị cảnh báo khi người dùng sửa đổi nội dungNếu như bạn vẫn muốn cho phép người dùng chỉnh sửa nội dung, nhưng trước khi họ chỉnh sửa thì phần mềm sẽ hiển thị cảnh báo đến với họ. Cách thực hiện như sau: Bước 1:Bạn hãy nhìn trên thanh công cụ vànhấp vào Dữ Liệu > ChọnTrang tính và dải ô được bảo vệ. Bước 2:Nhấp chọn vào dải ô bạn thiết lập khóa để chỉnh sửa thành xuất hiện cảnh báo. Bước 3:Sau đó chọn Thay đổi quyền. Bước 4:Cửa sổ mới hiện ra, bạn hãy chọn vào Hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa phạm vi này > nhấp chọn Đã xongđể hoàn tất. Lần tiếp sau nếu ai muốn chỉnh sửa nội dung thì sẽ xuất hiện ra bảng này "Bạn đang cố gắng chỉnh sửa một phần của trang tính này mà không cần phải thay đổi ngẫu nhiên. Bạn vẫn muốn chỉnh sửa?" 3Khóa toàn bộ trang tính trong Google SheetNếu như muốn khóa toàn bộ trang tính thì đơn giản bạn chỉ cần thiết lập lại quyền của người khác là quyền xem chứ không phải quyền chỉnh sửa. Thế nhưng đôi khi, trong vài trường hợp bạn cần chừa một vài ô để người khác chỉnh sửa chẳng hạn như mẫu đơn đăng ký, hóa đơn thanh toán,...thì phải làm thế nào? Trước hết là bạn cần phải khóa toàn bộ trang tính nhé. Bước 1:Bạn vẫn cứ thực hiện như bình thường là truy cập vào trang tính,nhấp vào Dữ Liệu > ChọnTrang tính và dải ô được bảo vệ. Bước 2:Trên thanh công cụ hiện ra ở bên phải, lần này bạn sẽ chọn tab Trang tính kế bên Dải ô > chọn trang tính bạn muốn thiết lập khóa ở menu bên dưới > xong hãy chọn Đặt quyền. Bước 3:Và cũng tương tự như cách trên, bạn chọnGiới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này > nhấp vào menu thả xuống > chọn Tùy chỉnh. Bước 4:Tích chọn vào hộp kiểm bên cạnh tên người dùng mà bạn muốn họ có thể chỉnh sửa nội dung vànhấn Doneđể hoàn tất. 4Thêm ngoại trừ khi khóa toàn trang tínhTiếp nối với phần trên, sau khi thiết lập khóa toàn bộ trang tính xong, bạn cần "chừa" vài ô để người khác có thể chỉnh sửa. Vậy làm thế nào đây? Bạn hãy làm theo các bước này nhé: Bước 1:Bạn hãynhấp vào Dữ Liệu > ChọnTrang tính và dải ô được bảo vệ. Bước 2:Trên thanh công cụ hiện ra ở bên phải,chọn trang tính bạn đã thiết lập khóa. Bước 3:Tiếp đó bạn tích vào hộp kiểm Ngoại trừ một số ô nhất định, xong bạn có thể nhập một ô tính hoặc khối ô tính bạn muốn. Bạn có thể nhấp vào hình bảng bên cạnh để chuyển qua chế độ dùng chuột bôi các ô mà bạn muốn mở khóa. Nếu như bạn muốn chọn nhiều dải ô hoặc ô làm ngoại trừ thì bạn hãy nhấp chọn vào Thêm phạm vi khác ở bên dưới. Cuối cùng là nhấn Đã xong. Sau khi thiết lập xong, nếu người khác chỉnh sửa vào các ô bị khóa thì họ sẽ được nhận thông báo rằng họ không có quyền chỉnh sửa những ô này. 5Mở khóa ô tính, khối ô, bảng tính trong trang tínhĐể mở khóaô tính, khối ô, bảng tính trong trang tính thì bạn cần làm như sau: Bước 1:Bạn hãynhấp vào Dữ Liệu > ChọnTrang tính và dải ô được bảo vệ. Bước 2:Trên thanh công cụ hiện ra ở bên phải, bạn chọn vào dải ô, trang tính bạn đã thiết lập khóa để thực hiện xóa bỏ. Bước 3:Chọn vào biểu tượng thùng rác để xóa bỏ khóa. Bước 4:Thông báo xuất hiện yêu cầu xác nhận xóa bỏ khóa, bạn chỉ cần nhấn Remove để hoàn tất mở khóa nhé. Sau khi loại bỏ khóa thì những người khác đều có thể chỉnh sửa được những ô tính vốn đã khóa từ trước. Tham khảo một số mẫu laptop giá tốt tại Điện máy XANH: Trên đây là bài viết hướng dẫn bạn cách khóa các ô trong bảng tính Google Sheet nhanh và đơn giản nhất. Chúc bạn thực hiện thành công nè. Nếu còn điều gì thắc mắc thì bạn hãy comment bên dưới nhé! |
