Để giúp kế toán doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về cách thực hiện hóa đơn điện tử, bài viết này My-Invoice sẽ cung cấp những thông tin cần biết về hình thức gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng, lưu file và định dạng của hóa đơn điện tử. Show
Sử dụng hóa đơn điện tử tiết kiệm chi phí, thời gian cho việc gửi hóa đơn Gửi, lưu file và định dạng của hóa đơn điện tử Sử dụng hóa đơn điện tử đem đến lợi ích nổi bật cho người dùng trong việc gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng. Điều này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% cả về thời gian cũng như chi phí so với hóa đơn giấy. Dùng hóa đơn điện tử, kế toán có những hình thức gửi hóa đơn đến khách hàng như sau: - Gửi trực tiếp: bên bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có thể thực hiện chuyển hóa đơn trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách mà hai bên đã tham gia thỏa thuận (gửi qua mail, sms...) - Gửi gián tiếp thông qua tổ chức trung gian là đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: với hình thức này bên bán có thể truy cập vào hệ thống lập hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của đơn vị đó hoặc bên bán chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ doanh nghiệp đến hệ thống của đơn vị cung cấp để gửi cho bên mua đã có chữ kỹ hóa đơn điện của bên bán thông qua đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử. Đối với trường hợp người mua là đơn vị kế toán, khi nhận được hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán, người mua thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho người bán hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Về cách lưu file và định dạng hóa đơn điện tử đến nay vẫn chưa có thông tư hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc quy định chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử chính thức, vì vậy việc lưu file và định dạng hóa đơn điện tử chưa có quy định cụ thể. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể lưu giữ hóa đơn điện tử dưới định dạng XML, PDF hoặc các định dạng khác. Bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP Chia sẻ thêm về cách bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử theo quy định cho kế toán nắm rõ nhằm tránh mắc phải những sai sót không đáng có. Vậy theo căn cứ Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, nội dung bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử được quy định rõ như sau: 1. Hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. 2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp d ụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình. 3. Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo:
4. Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin. “Hóa đơn đầu vào (hay còn được gọi là hóa đơn mua hàng thông thường), thuật ngữ này dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trì hoạt động trong tổ chức”. Qua đó, hóa đơn điện tử đầu vào là một hình thái của hóa đơn đầu vào. Theo quy định của Tổng cục thuế ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/7/2022. Như vậy, hóa đơn đầu vào cũng được chuyển đổi dưới dạng điện tử. Chứng từ đi kèm với hóa đơn đầu vào bao gồm:
2. Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào là gì?Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra, chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử bao gồm ít nhất 2 File luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML). Bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này không có giá trị pháp lý. File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chưa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. 3. Quy định về cách lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử đầu vàoTheo Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào cần tuân thủ các quy định như sau:
3. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào đối với bên bán và bên mua3.1. Đối với bên bán
3.2. Đối với bên mua
\>>> ĐỌC THÊM: Sự thật về 5 cách quản lý hóa đơn đầu vào mà kế toán hay dùng hiện nay 4. Phần mềm xử lý hóa đơn điện tử EasyIN: Lưu trữ tự động – Quản lý tập trung trên 1 hệ thống – Tiết kiệm 80% thời gian xử lý cho kế toán
Đặc biệt, đội ngũ chuyên môn của EasyIN cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm. |