Đối với trường hợp chuyển đối hóa đơn điện tử sang giấy, doanh nghiệp có cần đóng dấu treo trên hóa đơn giấy được chuyển từ hóa đơn điện tử?
Hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong thời đại công nghệ, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp hơn hóa đơn giấy. Tuy nhiên, nhiều đơn vị gặp vướng mắc khi áp dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt đối với trường hợp chuyển đối hóa đơn điện tử sang giấy, doanh nghiệp có cần đóng dấu treo trên hóa đơn giấy được chuyển từ hóa đơn điện tử?
Câu hỏi trên cũng là mối băn khoăn của một số doanh nghiệp gửi tới Cục Thuế TP Hà Nội như sau:
Doanh nghiệp A có hệ thống cửa hàng tại TP. Hà Nội với rất nhiều chi nhánh, cơ sở với số lượng trên 10 nghìn hóa đơn trung bình mỗi tháng, nên việc đóng dấu treo trên hóa đơn điện tử chuyển đổi ra hóa đơn giấy gây nhiều khó khăn cho công ty: tốn thời gian, không kịp giao dấu cho khách. Vậy Doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy không phải đóng dấu tròn của công ty?
1. Nguyên tắc hóa đơn điện tử chuyển đổi tại Thông tư 32/2011/TT-BTC
Về nguyên tắc, theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/11/2011:
Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:
- Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu trên.
Do vậy, nếu doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy theo quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC, hệ thống hóa đơn điện tử cho phép kiểm soát chặt chẽ việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy và chỉ được chuyển đổi một (01) lần thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy không nhất thiết phải có dấu của người bán.
Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc lập và chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy.
(Các nội dung hướng dẫn nêu trên được quy định Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/11/2011 của Bộ Tài chính, tham khảo hướng dẫn tại 5305/TCT-DNL ngày 25/12/2018 của Tổng cục Thuế)
Giải pháp hóa đơn điện tử iVAT cho phép khách hàng xử lý nhanh gọn mọi nghiệp vụ hóa đơn như: Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy, điều chỉnh, xóa bỏ, phát hành hóa đơn,….
Dù sử dụng hóa đơn điện tử nhưng không ít doanh nghiệp vẫn lưu giữ hóa đơn bằng cách in ra giấy. Vậy hóa đơn điện tử in ragiấy có cần đóng dấu không, cùng làm rõ vấn đề này qua bài viết sau.
Hóa đơn điện tử in ra giấy có cần đóng dấu không?
Hiện nay, không có bất kỳ văn bản pháp luật nào quy định hóa đơn điện tử in ra giấy phải đóng dấu. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử in ra giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán nên các hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không cần đóng dấu của doanh nghiệp.
Cụ thể, theo khoản 1, khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Doanh nghiệp được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.
Tuy nhiên, cần lưu ý, hóa đơn điện tử phải sẵn sàng được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Theo đó, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải in ra giấy chỉ phải in ra giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh/yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi.
Tức là, nội dung của hóa đơn chuyển đổi phải phản ánh đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử, điều này đồng nghĩa với việc bản thể hiện hóa đơn điện tử (file PDF) cũng phải đầy đủ các tiêu thức nội dung như hóa đơn điện tử gốc.
Đối chiếu với Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung của hóa đơn điện tử bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
- Số hóa đơn
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên mua (nếu bên mua có mã số thuế).
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ
- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua
- Thời điểm lập hóa đơn
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).
Như vậy, căn cứ vào các tiêu thức nội dung trên thì bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử không phải đóng dấu.
Lưu ý:
Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là 10 năm.
In hóa đơn điện tử ra giấy như thế nào?
Mặc dù không bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra bản giấy nhưng việc lưu giữ hóa đơn ở cả bản giấy mang lại khá nhiều tiện lợi khi hạch toán và phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế.
Hiện nay, việc in hóa đơn điện tử ra giấy khá đơn giản, nhanh chóng, người dùng có thể thực hiện ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.
Tùy thuộc vào phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng, các bước thực hiện sẽ có khác biệt nhất định nhưng về cơ bản thì sẽ gồm các bước dưới đây:
- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử
- Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi
- Bước 3: Chọn chức năng in chuyển đổi
- Bước 4: Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ kết nối với máy in và thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.