- 1. Lý do chọn đề tài Nguồn nhân lực là vốn quý nhất của bất cứ một xã hội hay một tổ chức nào. Chỉ khi nào nguồn nhân lực được tuyển dụng đầy đủ và sử dụng một cách có hiệu quả thì tổ chức ấy mới có thể hoạt động một cách trơn tru và đạt được những thành công như mong đợi. Hoạt động của mỗi tổ chức đều chịu ảnh hưởng và chịu sự chi phối bởi các nhân tố và mức độ ảnh hưởng khác nhau qua các thời kỳ, nhưng nguồn nhân lực vẫn luôn giữ được vai trò quyết định trong hoạt động của bất cứ tổ chức nào. Tuy nhiên, với vai trò quan trọng của mình thì nguồn nhân lực trong các tổ chức cũng phải ngày càng tự hoàn thiện để có thể đáp ứng được những nhu cầu đặt ra. Các doanh nghiệp để có thể tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh gay gắt cùng với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của khoa học công nghệ thì phải tìm mọi cách để trang bị cho mình đội ngũ lao động lớn mạnh cả về số lượng và chất lượng. Để làm được điều này doanh nghiệp cần phải thực hiện đồng thời nhiều công việc và một trong số đó là công tác tuyển dụng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp có thể nâng cao cả về mặt số lượng và chất lượng đội ngũ lao động trong công ty, đồng thời cũng tạo điều kiện để có thể thu hút và gìn giữ được lao động tới công ty làm việc và cống hiến. Tuyển dụng, đào tạo và phát triển là công tác thu nhận người lao động vào làm việc tại công ty đồng thời đào tạo những kỹ năng và kiến thức để người lao động có thể vận dụng chúng một cách linh hoạt vào quá trình thực hiện công việc thường ngày và chuẩn bị để thực hiện tốt hơn những công việc trong tương lai. Công ty TNHH Phương Đông mới kinh doanh thêm về dịch vụ các nhà hàng trong thời gian chưa lâu, do đó đội ngũ lao động của Công ty vẫn có những sự xáo trộn và trình độ kiến thức của người lao động vẫn còn chậm thay đổi để có thể đáp ứng được nhu cầu đặt ra của Công ty. Vì vậy, thực trạng của Công ty luôn đặt ra những đòi hỏi với công tác Tuyển dụng, Đào tạo và phát triển nguồn
- 2. Công ty để làm sao có thể tuyển dụng được đội ngũ nhân viên đáp ứng được nhu cầu công việc và đào tạo nguồn lao động thực sự phù hợp với những mục tiêu mà công ty đã đề ra trước mắt và cả trong lâu dài. 2. Mục đích nghiên cứu của đề tài Việc nghiên cứu đề tại này là nhằm: Hiểu rõ những lý luận về tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong các doanh nghiệp. Vận dụng những lý thuyết nghiên cứu được để tìm hiểu thực trạng công tác tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại công ty TNHH Phương Đông. Rút ra những hạn chế còn tồn tại trong công tác tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại công ty TNHH Phương Đông. Đề ra các giải pháp để cải thiện các hạn chế còn tồn tại và hoàn thiện công tác tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực tại công ty TNHH Phương Đông 3. Phạm vi nghiên cứu của đề tài Phạm vi nghiên cứu của đề tài là công tác tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại công ty TNHH Phương Đông. 4. Phương pháp nghiên cứu của đề tài Đề tài này được nghiên cứu dựa trên các phương pháp: Phân tích thống kê, phương pháp so sánh, sưu tầm và thu thập thông tin từ thực tế, lấy các sự kiện thực tế làm cơ sở và căn cứ khoa học để phân tích… 5. Kết cấu của đề tài Kết cấu của đề tài “Thực trạng và một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác Tuyển dụng, Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Phương Đông” bao gồm ba chương : Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Chương 2: Phân tích thực trạng công tác tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Phương Đông.
- 3. giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Phương Đông. Trong quá trình thực hiện chuyên đề tôi đã nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của PGS.TS : Vũ Hoàng Ngân. Đồng thời tôi cũng xin chân thành cảm ơn ông Nguyễn Xuân Quý – Giám đốc Công ty và bà Đỗ Thị Thuý Mùi - Trưởng phòng Tổ chức hành chính Công ty TNHH Phương Đông đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập tại Công ty. Đặc biệt tôi xin cảm ơn chị Phạm Thu Nga - chuyên viên phòng Tổ chức hành chính đã giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực tập tại Công ty cũng như hướng dẫn tôi hoàn thành bản chuyên đề này. Tôi xin chân thành cảm ơn!
- 4. LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG, ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ TUYỂN DỤNG, ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC 1.1.1. Khái niệm, tầm quan trọng của tuyển mộ nhân lực 1.1.1.1. Khái niệm tuyển mộ Tuyển mộ là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động xã hội và lực lượng lao động bên trong tổ chức. Mọi tổ chức phải có đầy đủ khả năng để thu hút đủ số lượng và chất lượng lao động để nhằm đạt được các mục tiêu của mình. 1.1.1.2. Tầm quan trọng của tuyển mộ Quá trình tuyển mộ sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của quá trình tuyển chọn. Trong thực tế sẽ có người lao động có trình độ cao nhưng họ không được tuyển chọn vì họ không được biết các thông tin tuyển mộ, hoặc họ không có cơ hội nộp đơn xin việc. Chất lượng của quá trình lựa chọn sẽ không đạt được như các yêu cầu mong muốn hay hiệu quả thấp nếu như số lượng người nộp đơn xin việc bằng hoặc ít hơn số nhu cầu cần tuyển chọn. Công tác tuyển mộ có ảnh hưởng lớn đến chất lượng nguồn nhân lực trong tổ chức. Tuyển mộ không chỉ ảnh hưởng tới việc tuyển chọn mà còn ảnh hưởng tới các chức năng khác của quản trị nguồn nhân lực như : Đánh giá tình hình thực hiện công việc, thù lao lao động; đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; các mối quan hệ lao động... 1.1.2. Khái niệm và tầm quan trọng của tuyển chọn nhân lực 1.1.2.1. Khái niệm tuyển chọn Quá trình tuyển chọn nhân lực là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc, để tìm được những
- 5. với các yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút được trong quá trình tuyển mộ. Cơ sở của tuyển chọn là các yêu cầu của công việc đã được đề ra theo bản mô tả công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc. Quá trình tuyển chọn phải đáp ứng được các yêu cầu dưới đây : - Tuyển chọn phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch nguồn nhân lực. - Tuyển chọn được những người có trình độ chuyên môn cần thiết cho công việc để đạt tới năng suất lao động cao, hiệu suất công tác tốt. - Tuyển được những người có kỷ luật, trung thực, gắn bó với công việc với tổ chức. 1.1.2.2. Tầm quan trọng của tuyển chọn Quá trình tuyển chọn là khâu quan trọng nhằm giúp cho các nhà quản trị nhân lực đưa ra được các quyết định tuyển dụng một cách đúng đắn nhất. Quyết định tuyển chọn có ý nghĩa rất quan trọng đối với chiến lược kinh doanh và đối với các tổ chức, bởi vì quá trình tuyển chọn tốt sẽ giúp cho các tổ chức có được những con người có kỹ năng phù hợp với sự phát triển của tổ chức trong tương lai. Tuyển chọn tốt cũng sẽ giúp cho tổ chức giảm được các chi phí do phải tuyển chọn lại, đào tạo lại cũng như tránh được các thiệt hại rủi ro trong quá trình thực hiện các công việc. Để tuyển chọn đạt được kết quả cao thì cần phải có các bước tuyển chọn phù hợp, các phương pháp thu thập thông tin chính xác và đánh giá các thông tin một cách khoa học. 1.1.3. Khái niệm, mục tiêu, vai trò của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 1.1.3.1. Khái niệm đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Ngày nay mỗi xã hội, mỗi tổ chức muốn tồn tại và phát triển đều cần đến các nguồn lực khác nhau. Các nguồn lực như nguồn lực tài chính, khoa học công nghệ, nguồn lực con người... đều cần được huy động và sử dụng có hiệu quả nếu như muốn thúc đẩy xã hội hay tổ chức đó phát triển. Trong các nguồn lực đó, nguồn lực con người hay nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng hàng đầu, đây
- 6. đóng vai trò quyết định trong việc khai thác có hiệu quả các nguồn lực còn lại. Đặc biệt là trong các thời đại ngày nay, với sự phát triển như vũ báo của khoa học công nghệ thì nguồn nhân lực đóng vai trò không thể thiếu trong tất cả các hoạt động của xã hội. Không nằm ngoài quy luật đó, trong các doanh nghiệp thì nguồn lực con người cũng ngày càng đóng vai trò rất quan trọng. Với các doanh nghiệp, thế mạnh về nguồn nhân lực chính là thế mạnh rất lớn trong cạnh tranh, vì con người sẽ quyết định tới doanh nghiệp đó có sử dụng hiệu quả nguồn lực tài chính hay máy móc công nghệ không. Đặc biệt là nguồn lực con người có ảnh hưởng rất lớn tới những sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp đó. Tuy nhiên, nguồn nhân lực để đáp ứng được các nhu cầu đó không thể tự nhiên xuất hiện mà phải qua quá trình dài học tập lao động mới có thể đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp. Quá trình học tập của những người lao động phải trải qua nhiều quá trình, một trong những quá trình đào tạo của người lao động chính là quá trình đào tạo trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải đào tạo người lao động vì rất nhiều lý do : Người lao động mới, cần có sự đào tạo để có thể quen với công việc trong một môi trường lao động hoàn toàn mới, qua đó họ mới có thể hoà nhập nhanh chóng và có hiệu quả trong công việc. Còn với những người lao động đang làm việc trong doanh nghiệp thì việc học tập của họ nhằm nâng cao những khả năng cần thiết để hoàn thành ngày càng tốt công việc mà họ đang đảm nhiệm hoặc công việc đòi hỏi kỹ năng cao hơn trong tương lai. “Đào tạo và phát triển là các hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của tổ chức, là điều kiện quyết định để các tổ chức có thể đứng vững và thắng lợi trong môi trường cạnh tranh. Do đó trong các tổ chức, công tác đào tạo và phát triển cần phải được thực hiện một cách có tổ chức và có kế hoạch. Phát triển nguồn nhân lực là tổng thể các hoạt động học tập có tổ chức được tiến hành trong những khoảng thời gian nhất định để nhằm tạo ra sự thay đổi hành vi nghề nghiệp của người lao động. Trước hết, phát triển nguồn nhân lực chính là toàn bộ những hoạt động học tập được tổ chức bởi doanh nghiệp, do doanh nghiệp cung cấp cho người lao động.
- 7. đó có thể được cung cấp trong vài giờ, vài ngày hoặc thậm chí tới vài năm, tuỳ vào mục tiêu học tập; và nhằm tạo ra sự thay đổi hành vi nghề nghiệp cho người lao động theo hướng đi lên, tức là nhằm nâng cao khả năng và trình độ nghề nghiệp của họ. Như vậy, xét về nội dung, phát triển nguồn nhân lực bao gồm ba loại hoạt động là: giáo dục, đào tạo và phát triển. - Giáo dục : được hiểu là các hoạt động học tập để chuẩn bị cho con người bước vào một nghề nghiệp hoặc chuyển sang một nghề mới, thích hợp hơn trong tương lai. - Đào tạo : được hiểu là các hoạt động học tập nhằm giúp cho người lao động có thể thực hiện có hiệu quả hơn chức năng nhiệm vụ của mình. Đó chính là quá trình học tập làm cho người lao động nắm vững hơn về công việc của mình, là những hoạt động học tập để nâng cao trình độ, kỹ năng của người lao động để thực hiện nhiệm vụ lao động có hiệu quả hơn. - Phát triển : là các hoạt động học tập vượt ra khỏi phạm vi công việc trước mắt của người lao động, nhằm mở ra cho họ những công việc mới dựa trên cơ sở những định hướng tương lai của tổ chức”. Vậy đào tạo và phát triển có sự khác nhau. Có thể hiểu đào tạo là quá trình mà người lao động nâng cao khả năng thực hiện công việc hiện tại của mình, quá trình này được thực hiện thông qua việc học tập của người lao động. Còn phát triển là việc người lao động thông qua các hoạt động học tập trang bị cho mình những kiến thức và kỹ năng đảm bảo thực hiện những công việc không những tại thời điểm hiện tại, mà còn đảm bảo thực hiện những công việc trong tương lai theo đòi hỏi của tổ chức.Như vậy đào tạo mang tính chất ngắn hạn còn phát triển mang tính chất dài hạn trong quá trình học tập của người lao động. 1.1.3.2. Mục tiêu của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Mục tiêu chung của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là nhằm sử dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức thông qua việc giúp cho người lao động hiểu rõ hơn về công việc, nắm vững hơn về nghề nghiệp của mình và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình một cách tự giác
- 8. độ tốt hơn, cũng như nâng cao khả năng thích ứng của họ với các công việc trong tương lai. 1.1.3.3. Vai trò của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đóng vai trò hết sức quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, nó góp phần đáp ứng nhu cầu hoạt động và phát triển của cả doanh nghiệp và những người lao động trong doanh nghiệp đó. +) Đào tạo và phát triển đáp ứng được yêu cầu công việc hay chính là đáp ứng nhu cầu tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Xã hội ngày nay đang biến đổi một cách nhanh chóng, nhất là cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ. Do vậy, những nhu cầu đặt ra với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp ngày càng cao. +) Đào tạo và phát triển đáp ứng nhu cầu học tập, phát triển của người lao động. +) Đào tạo và phát triển là những giảp pháp có tính chiến lược tạo ra lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Đào tạo và phát triển là điều kiện quyết định để một tổ chức có thể tồn tại và đi lên trong cạnh tranh. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực giúp cho doanh nghiệp : - Nâng cao năng suất lao động, hiệu quả công việc. Người lao động được học tập đào tạo sẽ tạo điều kiện cho họ có thể thực hiện công việc nhanh chóng với nhiều sáng kiến hơn, như vậy là đồng nghĩa với việc năng suất lao động tăng và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng được nâng cao. - Nâng cao chất lượng của thực hiện công việc sẽ góp phần làm giảm bớt sự giám sát cua doanh nghiệp, như vậy cũng làm giảm bớt áp lực với người lao động. Cả người lao động và cả doanh nghiệp đều có lợi, người lao động được tự chủ hơn trong công việc còn doanh nghiệp có điều kiện để giảm bớt nhân lực ở bộ máy giám sát và đưa họ thực hiện những công việc đang đòi hỏi nhiều nhân lực hơn.
- 9. tính ổn định và năng động của tổ chức. Đào tạo và phát triển giúp cho doanh nghiệp có cơ hội nâng cao tính ổn định và sự năng động của mình. Sự ổn định của doanh nghiệp được quyết định bởi nhiều nhân tố, trong đó nguồn nhân lực là nhân tố có ảnh hưởng rất lớn tới sự ổn định của toàn bộ doanh nghiệp. Vì nguồn nhân lực chính là nhân tố giúp các nhân tố khác có thể hoạt động một cách nhịp nhàng, thông suốt qua đó làm cho hoạt động của doanh nghiệp không gặp cản trở đồng thời tạo nên tính ổn định trong hoạt động của doanh nghiệp. - Duy trì và nâng cao chất lượng của nguồn nhân lực. Trong một nền kinh tế ngày càng phát triển không ngừng, thì đòi hỏi chất lượng nguồn nhân lực cũng phải được nâng cao. Vậy chỉ có đào tạo và phát triển thì mới giúp cho nguồn nhân lực được duy trì chất lượng và nâng cao chất lượng. Để giúp cho doanh nghiệp đáp ứng được chất lượng nguồn nhân lực theo kịp với sự thay đổi của nền kinh tế như hiện nay. Đào tạo và phát triển là một trong những điều kiện quan trọng để có thể áp dụng tiến bộ của khoa học công nghệ vào trong doanh nghiệp. Việc áp dụng khoa học công nghệ vào trong sản xuất kinh doanh là đòi hỏi tất yếu đối với các doanh nghiệp ngày nay, và việc áp dụng khoa học công nghệ vào sản xuất kinh doanh chỉ có thể được thực hiện khi có đội ngũ nhân lực đủ trình độ thực hiện. Đội ngũ lao động đó chỉ có thể có được thông qua quá trình đào tạo và phát triển, không chỉ trong trường lớp mà còn cả ở trong doanh nghiệp thì những người lao động đó mới có thể đáp ứng nhu cầu được đặt ra. - Đào tạo và phát triển là một trong những giải pháp chiến lược nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Đây là điều tất yếu nếu như một doanh nghiệp muốn nâng cao khả năng cạnh tranh và vị thế của mình trên thị trường Đối với người lao động, vai trò của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực thể hiện ở chỗ : - Tạo ra được sự gắn bó giữa người lao động và doanh nghiệp.
- 10. tính chuyên nghiệp của người lao động. - Tạo ra sự thích ứng giữa người lao động và công việc hiện tại cũng như trong lương lai. - Đáp ứng nhu cầu và nguyện vọng phát triển của người lao động. - Tạo cho người lao động có cách nhìn, cách tư duy mới trong công việc của họ là cơ sở để phát huy tính sáng tạo của người lao động trong công việc. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực không những nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp mà còn đáp ứng nhu cầu của người lao động đó là nhu cầu được học tập và nâng cao trình độ bản thân. Đây là nhu cầu tất yếu của người lao động nhằm nâng cao giá trị cũng như vị thế của họ trong doanh nghiệp cũng như trong xã hội. Qua đó cải thiện được đời sống vật chất và tinh thần của người lao động trong doanh nghiệp Vậy có thể thấy rằng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp là nhu cầu tất yếu khách quan của cả doanh nghiệp và người lao động, do vậy đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp cần phải được chú trọng đầu tư một cách thích đáng về mọi mặt. 1.2. CÁC NGUỒN VÀ PHƯƠNG PHÁP TUYỂN DỤNG, ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC 1.2.1. Các nguồn và phương pháp tuyển dụng 1.2.1.1. Các nguồn tuyển mộ a. Nguồn tuyển mộ từ bên trong : Bao gồm những người làm việc bên trong công ty, tuyển mộ nguồn này tức là quá trình đề bạt họ vào vị trí cao hơn hoặc thuyên chuyển họ sang vị trí cần thiết khác. b. Nguồn tuyển mộ từ bên ngoài : Là những người đến xin việc từ ngoài công ty, nguồn này có phạm vi rộng,số lượng lớn, chất lượng phong phú và đa dạng. 1.2.1.2. Phương pháp tuyển mộ Đối với nguồn tuyển mộ từ bên trong tổ chức chúng ta có thể sử dụng các phương pháp sau:
- 11. thu hút thông qua bản thông báo tuyển mộ, đây là bản thông báo về các vị trí công việc cần tuyển người. Bản thông báo này được gửi đến tất cả các nhân viên trong tổ chức. Thông báo này bao gồm các thông tin về nhiệm vụ thuộc công việc và các yêu cầu về trình độ cần tuyển mộ. - Phương pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên trong tổ chức. Qua kênh thông tin này chúng ta có thể phát hiện được những người có năng lực phù hợp với yêu cầu của công việc, một cách cụ thể và nhanh chóng. - Phương pháp thu hút căn cứ vào các thông tin trong: “Danh mục các kỹ năng”, mà các tổ chức thường lập về từng cá nhân người lao động, lưu trữ trong phần mềm nhân sự của các tổ chức. Trong bảng này thường bao gồm các thông tin như : các kỹ năng hiện có, trình độ giáo dục và đào tạo, quá trình làm việc đã trải quâ, kinh nghiệm nghề nghiệp và các yếu tố liên quan khác đến phẩm chất cá nhân người lao động cần tuyển mộ. Đối với nguồn tuyển mộ từ bên ngoài chúng ta có thể áp dụng các phương pháp thu hút sau đây : - Phương pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ công chức trong doanh nghiệp. - Phương pháp thu hút nguồn tuyển mộ qua quảng cáo trên các phương tiện truyền thông như : Trên các kênh của các đài truyền hình, đài phát thanh, trên các báo, tạp chí và các ấn phẩm khác. Nội dung quảng cáo tuỳ thuộc vào số lượng cũng như chất lượng lao động cần tuyển mộ và tính chất của công việc mà có thể tập trung thành chiến dịch quảng cáo với sự kết hợp của nhiều phương tiện khác nhau hay quảng cáo riêng biệt. Đối với phương pháp thu hút này nên chú ý nội dung quảng cáo để người xin việc khẩn trương liên lạc với cơ quan tuyển mộ. - Phương pháp thu hút các ứng viên thông qua trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm. Đây là phương pháp thu hút đang áp dụng phổ biến ở nước ta nhất là đối với các doanh nghiệp hay tổ chức không có bộ phận chuyên trách về
- 12. lực. Các trung tâm này thường được đặt trong các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp và các tổ chức quần chúng cũng như các cơ quan quản lý lao động trên toàn quốc. - Phương pháp thu hút các ứng viên thông qua các hội chợ việc làm. Đây là phương pháp mới đang được nhiều các tổ chức áp dụng. Phương pháp thu hút này cho phép các ứng viên được tiếp xúc trực tiếp với nhiều nhà tuyển dụng, mở ra khả năng lựa chọn rộng hơn với quy mô lớn hơn. Cùng một thời điểm các ứng viên và các nhà tuyển dụng sẽ nhận được nhiều thông tin hơn, tạo ra những căn cứ xác đáng hơn để đi tới những quyết định đúng nhất cho các ứng viên và nhà tuyển dụng. - Phương pháp thu hút các ứng viên thông qua việc cử cán bộ của phòng nhân sự tới tuyển mộ trực tiếp tại các trường đại học, cao đẳng, dạy nghề. 1.2.2. Các phương pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Phương pháp đào tạo trong doanh nghiệp được chia thành hai nhóm phương pháp lớn: 1.2.2.1. Đào tạo trong công việc - Phương pháp đào tạo trong công việc bao gồm các phương pháp sau: Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc. Đây là phương pháp đào tạo đơn giản và phù hợp với nhiều loại lao động khác nhau, phương pháp này có thể áp dụng với lao động trực tiếp sản xuất và cả với một số công việc quản lý. Với phương pháp này quá trình đào tạo được thực hiện bằng cách người dạy hướng dẫn học viên về công việc bằng cách chỉ bảo, quan sát người học việc sau đó cho làm thử công viêc cho tới khi thành thạo. Phương pháp này có mặt mạnh là làm giảm thời gian cho người học việc, gắn kết người lao động với nhau đồng thời đưa lại cho người dạy thêm một khoản thu nhập. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có những hạn chế. Đó là người học việc không được học lý thuyết có hệ thống, có thể học cả thao tác đúng và thao tác không cần thiết của người dạy họ, người dạy không có kỹ năng
- 13. thời phương pháp này không giảng dạy được cho số lượng học sinh lớn. Đào tạo theo kiểu học nghề Với phương pháp này học viên đã được học lý thuyết trên lớp, sau đó người học sẽ được đưa xuống cơ sở để làm việc trong một thời gian dưới sự hướng dẫn của người lao động lành nghề hơn cho đến khi người lao động thành thạo công việc. Thời gian để thực hiện phương pháp giảng dạy này thường là thời gian dài. Phương pháp này có ưu điểm là cung cấp cho người học một nghề hoàn chỉnh cả lý thuyết và thực hành, tuy nhiên phương pháp này đòi hỏi phải có một thời gian dài nên tốn kinh phí để đào tạo Phương pháp kèm cặp và chỉ bảo Đây là phương pháp giúp cho người lao động học được những kiến thức kỹ năng cần thiết cho công việc thông qua sự chỉ bảo của những người lao động giỏi hơn. Phương pháp này thường được áp dụng để đào tạo cho cán bộ quản lý. Có ba cách thường dùng để thực hiện: Kèm cặp bởi người lãnh đao trực tiếp Kèm cặp bởi người cố vấn Kèm cặp bởi người có kinh nghiệm hơn Phương pháp kèm cặp được thực hiện rất nhanh ít tốn thời gian, tiết kiệm được chi phí đào tạo. Thông qua đó có thể học tập được những kinh nghiệm của người hướng dẫn. Đồng thời phương pháp này có nhược điểm là không chú trọng vào lý thuyết mà tập trung vào kinh nghiệm làm việc, do đó có thể làm cho người được đào tạo không được trang bị lý thuyết chắc chắn. Đồng thời người lao động dễ bị ảnh hưởng bởi tư tưởng tiêu cực của người hướng dẫn. Phương pháp luân chuyển và thuyên chuyển công việc Với phương pháp đào tạo này người được đào tạo sẽ chuyển lần lượt làm các công việc khác nhau trong cùng một lĩnh vực hay các lĩnh vực khác nhau. Với phương pháp này người được đào tạo sẽ có thể tích lũy những kiến thức và
- 14. nhau trong các lĩnh vực, do đó họ có thể thực hiện các công việc sau quá trình đào tạo với khả năng cao hơn. Có ba cách đào tạo là: Chuyển đổi người lao động sang một bộ phận khác trong tổ chức nhưng vẫn giữ chức năng và quyền hạn cũ. Người lao động được chuyển đến làm công việc ở bộ phận, lĩnh vực mới ngoài chuyên môn của họ. Người lao động được luân chuyển trong phạm vi nội bộ công việc chuyên môn của mình. Phương pháp luân chuyển và thuyên chuyển công việc giúp cho người lao động hiểu và biết được nhiều nghề khác nhau, đồng thời kinh nghiệm và khả năng của người lao động được tăng lên đáng kể khi người lao động được tiếp xúc ngay với công việc và họ chịu áp lực khá lớn nên phải cố gắng rât nhiều. Tuy nhiên phương pháp này cũng có những hạn chế đó là người lao động nếu không có khả năng thì rất khó thực hiện được phuơng pháp này vì áp lực và đòi hỏi là khá cao, đồng thời người được đào tạo không được học tập một cách có hệ thống 1.2.2.2. Đào tạo ngoài công việc Với nhóm phương pháp này thì người lao động được tách khỏi công việc thực tế trong khi được đào tạo. Nhóm phương pháp này bao gồm: Phương pháp tổ chức các lớp cạnh doanh nghiệp. Phương pháp này nhằm đào tạo cho những công việc và những nghề khá phức tạp, mang tính chất đặc thù. Để thực hiện phương pháp này thì doanh nghiệp cần phải trang bị đầy đủ cở sở vật chất phục vụ cho việc giảng dạy. Với phương pháp giảng dạy này thì khóa học được chia làm hai phần, phần thứ nhất người học sẽ được trang bị khung lý thuyết từ những giáo viên là người lao động ngay tại doanh nghiệp hoặc giáo viên được thuê từ bên ngoài. Sau khi học xong lý thuyết thì người lao động được thực hiện trực tiếp tại các xưởng thực tập. Với phương pháp này rõ ràng người học được trang bị kiến thức một cách có hệ thống hơn, người lao động có nhiều cơ hội để tham gia vào khóa học. Hạn
- 15. pháp này là kinh phí ban đầu để mở các lớp học này là rất tốn kém, việc xây dựng được chương trình học cho khóa học phức tạp. Cử đi học tại các trường chính qui. Doanh nghiệp cử những người được đào tạo đi học tại những trường chính quy như các trường dạy nghề, trường cao đẳng, đại học… Như vậy, rõ ràng với phương pháp này người lao động được đào tạo bài bản hơn, có sự kết hợp giữa lý thuyết và cả thực hành. Tuy nhiên hạn chế của phương pháp này chính là kinh phí đào tạo cao, có thể mất nhiều thời gian, ngoài ra phương pháp này đòi hỏi người được cử đi học phải là người có đủ năng lực để có thể tiếp thu kiến thức trong quá trình học tập. Do đó, phương pháp này thường đươc áp dụng để đào tạo những người lao động trẻ, có trình độ. Các bài giảng, các hội nghị hoặc các hội thảo. Doanh nghiệp tổ chức các buổi hội thảo để người học có thể thảo luận về những chủ đề mà doanh nghiệp mong muốn dưới sự hướng dẫn của người có kinh nghiêm và có chuyên môn. Những buổi hội thảo này có thể được tổ chức tại doanh nghiệp hoặc ở ngoài doanh nghiệp, do đó có tính cơ động và tức thời. Đồng thời các buổi hội thảo này có thể được ghép với các chương trình khác, do đó có thể cung cấp cho người học những kiến thức và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc. Có thể thấy là với phương pháp đào tạo này thì kiến thức và kỹ năng của người lao động được cập nhật một cách nhanh chóng và thức thời, tuy nhiên phương pháp này tồn tại nhược điểm là khó có thể xắp xếp những buổi thảo luận đầy đủ các thành phần tham gia cũng như phương pháp này là tốn kém chi phí. Đào tạo theo kiểu chương trình hóa, với sự trợ giúp của máy tính. Với sự phát triển của máy tính hiện này thì người lao động có thể học tập, trang bị thêm kiến thức cho mình thông qua hệ thống bài giảng được chương trình hóa trên máy tính. Người học cần thực hiện theo những bài giảng đã được viết sẵn trên máy tính. Phương pháp này có thể đào tạo được nhiều người, đồng thời có thể giúp doanh nghiệp giảm bớt chi phí đào tạo. Tuy nhiên, với việc đào
- 16. trợ giúp của máy tình thì người được đào tạo phải có trình độ hiểu biết nhất định về máy tính. Ngoài ra người được đào tạo cũng có thể không hiểu sâu được vấn đề do không có giáo viên hướng dẫn. Phương pháp đào tạo từ xa. Đây là phương pháp đào tạo dưới sự trợ giúp của các phương tiện trung gian như các tài liệu học tập, các loại băng hình, đĩa CD, VCD, và đặc biệt là sự trợ giúp của internet. Thông qua sự trợ giúp này mà người được đào tạo có thể tiếp xúc với người giảng dạy từ khoảng cách xa mà không cần gặp nhau trực tiếp. Phương pháp đào tạo này giúp người học chủ động trong việc lựa chọn địa điểm và thời gian học, không cần tập trung nhiều người mới có thể thực hiện được công việc giảng dạy. Rõ ràng cùng với sự phát triển ngày nay của công nghệ thông tin, đặc biệt là sự phát triển của mạng internet thì phương pháp này nên được áp dụng phổ biến vì tính thuận tiện của nó. Tuy nhiên để có thể thực hiện phương pháp này thì cần có phương tiện học tập, cần có sự chuẩn bị mang tính chuyên nghiệp cao. Đồng thời phương pháp này đòi hỏi người học phải có tính tự giác cao. Đào tạo theo kiểu phòng thí nghiệm. Để người học có khả năng xử lí các tình huống trên thực tế thì doanh nghiệp có thể sử dụng những buổi hội thảo có sử dụng những trò chơi, vở kịch, bài tập mô phỏng để giải quyết vấn đề. Qua đây người học có thể thực hành những tình huống giả định nhằm có thể xử lý những tình huống tương tự xảy ra trong khi làm việc. Mô hình hóa hành vi. Phương pháp này cũng dùng các vở kịch nhằm giả định các tình huống thực tế, tuy nhiên những vở kịch này đã được dàn dựng sẵn để mô hình lại các tình huống đó. Đào tạo kỹ năng xử lí công văn giấy tờ.
- 17. được giao các loại giấy tờ và ghi nhớ những báo cáo, lời dặn dò của người lãnh đạo cùng các thông tin khác nhau để từ đó rèn luyện khả năng ra những quyết định đúng đắn và nhanh chóng. 1.3. QUÁ TRÌNHTUYỂN DỤNG, ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC 1.3.1. Quá trình tuyển mộ 1.3.1.1. Xây dựng chiến lược tuyển mộ Tuyển mộ là chức năng cơ bản của quản trị nhân lực. Phòng nguồn nhân lực có chức năng quảng cáo và thông báo tuyển người, sàng lọc người xin việc. Phòng nguồn nhân lực là cơ quan tham mưu cho các cấp lãnh đạo trong tổ chức về việc hoạch định các chính sách tuyển mộ như : Xác định nhu cầu tuyển mộ, xác định địa chỉ tuyển mộ, kinh phí tuyển mộ, các mục tiêu tuyển mộ cụ thể. Phòng nhân lực chịu hầu hết các hoạt động tuyển mộ của tổ chức, khuyến nghị các chính sách lên các cấp lãnh đạo và quản lý các cấp về xây dựng chiến lược và các quy trình quảng cáo tìm người xin việc, thu thập các thông tin từ người xin việc, lựa chọn và sàng lọc các thông tin này, để đưa ra được những người có đủ các phẩm chất đáp ứng được các yêu cầu do công việc đòi hỏi, để có khả năng được lựa chọn. Phòng nhân lực cũng chịu tránh nhiệm việc đánh giá quá trình tuyển mộ, nghiên cứu để đưa ra được những quy trình tuyển mộ có hiệu quả nhất. Các “Bản mô tả công việc” và “Bản xác định yêu cầu của công việc đối với người thực hiện” có vai trò rất quan trọng trong quá trình tuyển mộ. Phòng nhân lực phải lấy “Bản mô tả công việc” và “Bản yêu cầu thực hiện với người thực hiện” làm căn cứ để quảng cáo, thông báo tuyển mộ, để xác định các kỹ năng, kỹ xảo cần thiết mà người xin việc cần phải có nếu như họ muốn làm việc tại các vị trí cần tuyển mộ. “ Bản xác định yêu cầu của công việc đối với người thực hiện” giúp cho những người xin việc quyết định xem họ có nên nộp đơn hay không. a, Lập kế hoạch tuyển mộ Trong hoạt động tuyển mộ, một tổ chức cần xác định xem cần tuyển mộ bao nhiêu người cho từng vị trí cần tuyển. Do có một số người nộp đơn không đủ
- 18. một số người khác không chấp nhận các điều kiện về công việc nên tổ chức cần tuyển mộ được số người nộp đơn nhiều hơn số người họ cần thuê mướn. Các tỷ lệ sàng lọc giúp cho các tổ chức quyết định được bao nhiêu người cần tuyển mộ cho từng vị trí cần tuyển. Các tỷ lệ sàng lọc thể hiện mối quan hệ về số lượng và các ứng viên còn lại ở từng bước trong quá trình tuyển chọn và số người sẽ được chấp nhận vào bước tiếp theo. Trong kế hoạch tuyển mộ, chúng ta phải xác định được các tỷ lệ sàng lọc chính xác và hợp lý. Tỷ lệ sàng lọc có ảnh hưởng tới chi phí tài chính, tâm lý của người dự tuyển và kỳ vọng của người xin việc. Tỷ lệ sàng lọc ở các tổ chức của nước ta hiện nay được xác định tuỳ theo ý định chủ quan của người lãnh đạo mà chưa có những căn cứ xác đáng trên cơ sở khoa học. Các tỷ lệ sàng lọc phần lớn do tính đặc thù của công việc, tâm lý xã hội của người xin việc quyết định, trong đó yếu tố thu nhập có ý nghĩa quan trọng nhất. Do đó khi xác định tỷ lệ sang lọc ta cần phải căn cứ vào các yếu tố như : - Căn cứ vào thị trường lao động - Căn cứ vào chất lượng của nguồn lao động - Căn cứ vào mức độ phức tạp của công việc - Căn cứ tâm lý chọn nghề của tập thể người lao động - Kinh nghiệm của tổ chức trong công tác tuyển mộ Khi lập kế hoạch tuyển mộ cần phải chú ý tới cơ hội có việc làm công bằng cho người lao động, không nên có các biểu hiện thiên vị, định kiến khi tuyển mộ. Khi đã xác định được số lượng người cụ thể cần tuyển mộ thì vấn đề còn lại là phải xác định được các nguồn tuyển mộ, thời gian và phương pháp tuyển mộ. b, Xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ. Để tuyển mộ được đủ số lượng và chất lượng người lao động vào các vị trí việc làm còn thiếu người, tổ chức cần cân nhắc, lựa chọn xem ở vị trí công việc nào nên lấy người từ bên trong tổ chức và vị trí nào nên lấy người bên ngoài tổ chức và đi kèm với nó là phương pháp tuyển phù hợp.
- 19. bên ngoài hay đề bạt người lao động từ vị trí công việc thấp hơn lên vị trí công việc cao hơn là một vấn đề phải xem xét kỹ vì các lý do sau đây : - Nguồn tuyển mộ bên trong tổ chức, bao gồm những người đang làm việc cho tổ chức đó. Đối với những người đang làm việc trong tổ chức, khi ta tuyển mộ những người này vào làm tại các vị trí cao hơn vị trí mà họ đang đảm nhận là đã tạo ra được động cơ tốt cho tất cả những người làm việc trong tổ chức.Vì khi họ biết sẽ có cơ hội được đề bạt họ sẽ làm việc với động lực mới và họ sẽ thúc đẩy quá trình làm việc tốt hơn, sẽ làm tăng sự thoả mãn đối với công việc, sẽ tăng được tình cảm, sự trung thành của mọi người đối với tổ chức. Nguồn này có các ưu, nhược điểm sau: +, Ưu điểm : Đây là những người đã quen với công việc trong tổ chức, họ đã qua thử thách về lòng trung thành. Cái được lớn nhất khi đề bạt nguồn này là tiết kiệm được thời gian làm quen với công việc, môi trường nơi làm việc, quá trình thực hiện công việc diễn ra liên tục không bị gián đoạn, hạn chế được một cách tối đa ra các quyết định sai trong đề bạt và thuyên chuyển lao động. +, Nhược điểm : - Khi đề bạt những người đang làm việc trong tổ chức chúng ta phải đề phòng sự hình thành nhóm “ ứng cử viên không thành công” nhóm này thường có biểu hiện như không phục vụ lãnh đạo, không hợp tác với lãnh đạo, không trung thành với lãnh đạo...Những nhược điểm này thường hay tạo ra những xung đột về tâm lý như chia bè phái, xích mích lẫn nhau, gây mâu thuẫn nội bộ. - Đối với các tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, nếu chúng ta chỉ sử dụng nguồn trong nội bộ thì sẽ không thay đổi chất lượng lao động, sẽ không tìm kiếm thêm được những người có tài ngoài xã hội.
- 20. dựng chính sách đề bạt trong tổ chức cần phải có một chương trình phát triển lâu dài với cách nhìn tổng quát hơn, toàn diện hơn và phải có quy hoạch rõ ràng, cụ thể. - Nguồn tuyển mộ từ bên ngoài tổ chức, đây là những người mới đến xin việc, những người này bao gồm : Những sinh viên đã tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp và các trung tâm dạy nghề; những người thất nghiệp đang có nhu cầu tìm việc làm, những người đang làm việc tại các đơn vị khác... Nguồn này có ưu, nhược điểm sau : +, Ưu điểm : - Đây là những người được trang bị kiến thức tiên tiến và có hệ thống có quy củ. - Những người này thường có cách nhìn mới, sáng suốt hơn đối với tổ chức. - Họ có khả năng làm thay đổi những cách làm cũ, lạc hậu của tổ chức. +, Nhược điểm : - Tuyển người ở ngoài tổ chức sẽ phải mất thời gian để hướng dẫn họ làm quen với công việc, với môi trường làm việc và các nội quy, quy định của tổ chức. - Nếu tổ chức thường xuyên tuyển người ở bên ngoài thì sẽ hay gây tâm lý thất vọng cho những người hiện đang làm việc trong tổ chức, vì họ nghĩ rằng họ sẽ mất đi cơ hội được thăng tiến, và sẽ nẩy sinh ra nhiều vấn đề phức tạp, không hay khi thực hiện các mục tiêu của tổ chức. - Nếu tổ chức lại tuyển những người đã làm việc ở các đối thủ cạnh tranh thì phải chú ý tới các điều bí mật của đối thủ cạnh tranh, nếu không họ sẽ kiện, như vậy sẽ ảnh hưởng không tốt đến tổ chức. Khi tuyển nguồn từ bên ngoài tổ chức chúng ta cần chú ý tới một số rủi ro có thể xẩy ra bởi vì những kỹ năng của các ứng viên này mới chỉ dừng ở dạng tiềm
- 21. được thể hiện trực tiếp ra bên ngoài do đó người được tuyển mộ sẽ không đáp ứng được ngay cho công việc mà tổ chức đang cần. Phòng nguồn nhân lực cũng cần quyết định xem sẽ sử dụng những phương pháp nào để có thể tìm được những người nộp đơn xin việc. Các trung tâm giới thiệu việc làm các chương trình quảng cáo trên tivi, đài, báo chí... là những phương pháp hay được sử dụng nhất để thu hút người xin việc. c, Xác định nơi tuyển mộ và thời gian tuyển mộ. Trước hết các tổ chức cần phải lựa chọn các vùng tuyển mộ, vì đây là những yếu tố quyết định sự thành công của quá trình tuyển dụng. ở nước ta hiện nay thị trường lao động nông nghiệp la nơi tập trung chủ yếu lao động có chất lượng rất thấp, do vậy khi tuyển mộ lao động phổ thông với số lượng lớn thì ta chú ý vào thị trường này. Còn ngược lại đối với các loại lao động cần chất lượng cao thì tổ chức cần phải tập trung vào các nơi sau : - Thị trường lao động đô thị, đây là nơi tập trung hầu hết các loại lao động có chất lượng cao của tất cả các ngành nghề. - Các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp và các trung tâm dạy nghề. - Các trung tâm công nghiệp và dịch vụ, các khu chế xuất và có vốn đầu tư nước ngoài. Đồng thời khi xác định được các địa chỉ tuyển mộ, các tổ chức cần phải chú ý tới một số vấn đề sau đây : - Các tổ chức cần xách định rõ thị trường lao động quan trọng nhất của mình, mà ở đó có nhiều đối tượng thích hợp nhất cho công việc trong tương lai của tổ chức. - Cần phải phân tích lực lượng lao động hiện có để từ đó xác định được nguồn gốc của từng người lao động tốt nhất. Khi các địa chỉ tuyển mộ đã được khẳng định thì vấn đề tiếp theo của các tổ chức là xác định thời gian và thời điểm tuyển mộ. Để xác định thời gian và thời điểm trong chiến lược tuyển mộ ta cần lập kế hoạch cho thời gian trước mắt và
- 22. hoạch thời gian tuyển mộ phải căn cứ vào mục tiêu của tổ chức đã xây dựng tương ứng. 1.3.1.2. Tìm kiếm người xin việc Khi tổ chức đã xây dựng xong chiến lược tuyển mộ và đã lập kế hoạch tuyển mộ thì các hoạt động tuyển mộ được tiến hành. Quá trình tìm kiếm người xin việc có vị trí quan trọng, nó được quyết định bởi các phương pháp thu hút người xin việc. ở nước ta hiện nay có nhiều phương pháp thu hút người xin việc, các phương pháp này phụ thuộc vào các nguồn tuyển mộ mà tổ chức đã dự định để thu hút. Trong quá trình tuyển mộ các tổ chức sẽ gặp khó khăn khi thu hút những người lao động có trinh độ cao trong những thị trường đang cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Trong các điều kiện như thế thì các tổ chức phải đưa ra được các hình thức kích thích hấp dẫn để tuyển được những người phù hợp với yêu cầu của công việc với mục tiêu là tuyển được người tài có phẩm chất đạo đức tốt và đảm bảo họ sẽ làm việc lâu dài trong tổ chức. Hình thức gây sự chú ý đầu tiên đối với người lao động là hình ảnh về tổ chức. Để có được ấn tượng mạnh về tổ chức ta nên tuyền trải các hình ảnh đẹp có lợi cho tổ chức và phải vẽ ra được những viễn cảnh tốt đẹp trong tương lai của tổ chức. Tuy vậy khi giải quyết vấn đề này các nhà tuyển mộ thường tâm lý sợ rằng nếu nói sự thật thì các ứng viên sẽ không nộp đơn còn nếu quá tâng bốc về tổ chức của mình quá thì sẽ gây ra những cú sốc cho những người được nhận vào làm việc, sẽ làm cho họ vỡ mộng, thiếu tin tưởng và các cảm giác khác khi chưa được chuẩn bị kỹ về trạng thái tâm lý. Kinh nghiệm thực tế đã cho chúng ta thấy rằng : Khi người lao động được cung cấp các thông tin đúng với thực tế của công việc thì số người nộp đơn xin việc không giảm và tỷ lệ người bỏ việc giảm rõ rệt so với việc cung cấp thông tin tô hồng. Còn khi các tổ chức cung cấp cho người xin việc các thông tin trung thực thì sẽ ngăn chặn được các cú sốc do kỳ vọng của người lao động tạo nên bởi họ đã nắm được các thông tin chính xác tại nơi làm việc nên họ sẵn sàng đón nhận các tình huống được coi là xấu nhất.
- 23. thu hút nguồn nhân lực của mình các tổ chức cần phải cân nhắc các hình thức kích thích để đưa ra khi công bố trên các phương tiện quảng cáo . Trong thực tế những người nộp đơn xin việc thường bị thu hút bởi mức lương, mức tiền thưởng cao và điều kiện làm việc và nghỉ ngơi. Đây là hình thức hấp dẫn nhất, còn trong trường hợp những người này từ chối tiền lương cao thì tổ chức phải xem xét và đưa ra các hình thức thích hợp nhất. Vấn đề tiếp theo là xác định các cán bộ tuyển mộ có hiệu quả bởi vì năng lực của người tuyển mộ có tính chất quyết định nhất đến chất lượng của tuyển mộ. Trong quá trình tuyển mộ những nhân viên và các cán bộ tuyển mộ là người đại diện duy nhất cho tổ chức, vì vậy những người xin việc coi những người này là hình mẫu của họ, do đó cán bộ tuyển mộ cần phải đảm bảo các yêu cầu sau : Những người làm công tác tuyển mộ phải là những người có phẩm chất đạo đức tốt, am hiểu công việc chuyên môn, hiểu cặn kẽ kỹ thuật tuyển chọn, có đủ các kiến thức, kỹ năng về các lĩnh vực như tâm lý xã hội, công nghệ và kỹ thuật, tâm lý lao động, kỹ năng trắc nghiệm, phỏng vấn... Ngoài ra cán bộ tuyển mộ cần phải chú ý tới các vấn đề sau : - Quan tâm tới người xin việc với tư cách là một cá nhân - Người tuyển mộ phải nhiệt tình, đây là cầu nối làm cho cơ hội xin việc trở nên hấp dẫn vì người tham gia tuyển mộ cởi mở bộc bạch những suy nghĩ của bản thân, tạo ra sự hưng phấn khi trả lời các câu hỏi của hội đồng tuyển mộ. - Người tham gia phỏng vấn phải hội đủ các tố chất về nhân cách, kỹ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc, am hiểu về các vấn đề xã hội của lao động. - Trong quá trình tuyển mộ phải tạo ra bầu không khí tâm lý thân thiện hoà đồng, phải bố trí thời gian cân đối giữa hỏi và nghe các ứng viên. 1.3.1.3. Đánh giá quá trình tuyển mộ Sau một quá trình tuyển một thì các tổ chức cần phải đánh giá các quá trình tuyển mộ của mình để hoàn thiện công tác này ngày càng tốt hơn. Trong quá
- 24. thì cần chú ý tới nội dung và các chi phí tuyển mộ. Để đảm bảo được các nội dung này ta cần chú ý tới các vấn đề sau đây : - Tỷ lệ sàng lọc có hợp lý không? Đây là vấn đề có ý nghĩa lớn đến các chi phí tài chính, chúng ta có thể giảm tỷ lệ này xuống ở một mức độ cho phép, song không ảnh hưởng tới chất lượng người được chấp nhận. - Đánh giá hiệu quả của các chương trình quảng cáo tuyển mộ đánh giá hiệu quả của tuyển mộ với mục tiêu của tổ chức. - Tất cả các cơ hội xin việc có được đảm bảo tính công bằng hay không? - Các thông tin mà tổ chức thu được đã đảm bảo đủ mức tin cậy cho việc xét tuyển chưa. - Các tiêu chuẩn dùng để loại bỏ những người xin việc đã hợp lý chưa, đã bao quát hết được các trường hợp phải loại bỏ chưa. - Chi phí cho quá trình tuyển mộ hết bao nhiêu? 1.3.1.4. Các giải pháp thay cho tuyển mộ Khi các tổ chức gặp các khó khăn về tài chính cho việc tuyển mộ, ta có thể dùng các biện pháp dưới đây để thay thế tuyển mộ. a, Làm thêm giờ. Trong sản xuất kinh doanh, thực hiện các dịch vụ, nhiều khi các tổ chức phải hoàn thành trong một thời gian rất eo hẹp do vậy các tổ chức không thể tuyển chọn ngay được mà phải áp dụng biện pháp phổ biến là làm thêm giờ, biện pháp này cho phép tiết kiệm được chi phí tuyển thêm người và tăng khả năng sản xuất mà không cần tăng năng suất lao động. Mặt khác cũng cần phải thấy rằng các nhân viên trẻ thương thích làm thêm giờ để tăng thu nhập. Tuy nhiên việc tổ chức làm thêm giờ cũng cần phải chú ý các điều sau : - Việc làm thêm giờ phải tuân theo những điều khoản quy định trong bộ luật lao động của nhà nước. - Khi huy động làm thêm giờ mà tổ chức thực hiện không khoa học sẽ dẫn đến tình trạng là : số người làm giờ hành chính sẽ giảm, sẽ tăng khả năng gây tai nạn lao động.
- 25. dụng làm thêm giờ quá nhiều thì sẽ dẫn đến tình trạng vi phạm luật lao động, dẫn đến tình trạng làm tranh chấp và xung đột giữa người sử dụng lao động và người lao động. Do đó khi bố trí làm thêm giờ phải thật chú ý tới các điều trên nếu không sẽ không có hiệu quả mà có thể còn gây ra thiệt hại cho tổ chức. b, Hợp đồng thầu lại. Trong điều kiện hiện nay một số tổ chức vì khó khăn về lao động không thể tuyển mộ được thì có thể cho một tổ chức khác thực hiện công việc dưới dạng hợp đồng thuê lại. Tuy nhiên giải pháp này muốn thực hiện có hiệu quả thì cần phải phân tích kỹ lưỡng các mặt như chất lượng công việc chi phí và lợi ích các bên. Trong quá trình cho thầu lại thì vẫn phải chú ý tới các công việc có chuyên môn cao để cho thầu lại từng phần. Vì các đơn vị nhận thầu các phần việc này là các đơn vị có trình độ chuyên môn hoá cao, do vậy chi phí cho các công việc này thường là thấp. c, Nhờ giúp tạm thời. Đây là phương pháp thay thế tuyển mộ khi một doanh nghiệp nhờ một doanh nghiệp khác giúp đỡ thực hiện các dịch vụ trong thời gian ngắn mang tính chất tạm thời. Phương pháp này có ưu, nhược điểm sau : - Ưu điểm : Các tổ chức không phải trả tiền phúc lợi, tiền đào tạo nhân viên mới, không phải lo bố trí lao động khi khan hiếm công việc. - Nhược điểm : Người thuê mướn không có sự trung thành và tâm huyết, gắn bó với công việc như những công nhân chính thức của doanh nghiệp. d, Thuê lao động từ công ty cho thuê Phương pháp này tiến bộ hơn so với nhờ giúp tạm thời ở chỗ : - Giảm bớt các chi phí có liên quan đến nhân sự. - Các lao động thuê được có thể tham gia vào các kế hoạch lâu dài tốt hơn là công nhân thuê tạm thời vì trình độ chuyên môn đã được chuẩn bị kỹ hơn, tính kỷ luật cao hơn.
- 26. sử dụng biện pháp thay thế tuyển mộ tổ chức cần chú ý một số điểm sau : - Những người lao động thuê từ các công ty khác về thường họ không được hưởng các loại phúc lợi của đơn vị họ đang làm việc do đó phần nào gây trạng thái tâm lý không phấn khởi và thực chất đây là cách hạ thấp mức sống của người lao động, do vậy phải ngăn chặn tư tưởng “Lợi dụng người lao động”. - Để nâng cao sự gắn bó của người lao động với công việc và hạn chế tình trạng làm thua thiệt, người lao động ta cần phải đưa ra được một số quy định như sau : +, Công việc tạm thời phải được quy định rõ về thời gian làm việc. +, Những người sử dụng lao động phải mua bảo hiểm y tế, phải đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động và phải thực hiện các quy định khác cho người lao động về phúc lợi. +, Đề nghị các công ty cho thuê lao động phải giải quyết các phúc lợi cho người lao động theo chế độ pháp luật hiện hành. 1.3.2. Quá trình tuyển chọn Quá trình tuyển chọn là một quy trình gồm nhiều bước, mỗi bước trong quá trình được xem như là một hàng rào chắn để sàng lọc loại bỏ những ứng viên không đủ các điều kiện đi tiếp vào các bước sau. Số lượng các bước trong quá trình tuyển chọn không phải là cố định mà nó tuỳ thuộc vào mức độ phức tạp của công việc khi tuyển chọn lao động, tính chất của loại lao động cần tuyển chọn. Để được nhận vào làm việc tại công ty thì các ứng viên phải vượt qua được tất cả các bước trong quá trình tuyển chọn mà công ty đã đề ra. Để đánh giá các ứng viên tham gia dự tuyển thì có nhiều tổ chức thực hiện theo các cách khác nhau, hầu hết các tổ chức loại bỏ các ứng viên không thích hợp qua từng bước để giảm bớt lượng người phải theo dõi trong quá trình xin việc, có một số tổ chức lại thực hiện theo cách cho toàn bộ các ứng viên tham gia toàn bộ quá trình tuyển chọn cho tới tuyển được những ứng viên phù hợp nhất. Việc vận
- 27. nào là tuỳ thuộc vào tỷ lệ tuyển mộ của từng tổ chức, khả năng tài chính cho phép, mức độ tin cậy của thông tin thu được. Khi thiết kế số bước và nội dung của từng bước trong quá trình tuyển chọn chúng ta cần phải thiết kế sao cho thu được các thông tin đặc trưng nhất và đáng tin cậy để từ đó mới làm căn cứ quyết định cho việc tuyển hay không. Quá trình tuyển chọn thông thường gồm các bước sau : Bước 1: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ : Đây là bước đầu tiên trong quá trình tuyển chọn, là buổi gặp gỡ đầu tiên giữa các nhà tuyển chọn với các ứng viên. Bước này nhằm xác lập mối quan hệ giữa người xin việc và người sử dụng lao động, đồng thời bước này cũng xác định được những cá nhân có những tố chất và khả năng phù hợp với công việc hay không, để từ đó ra những quyết định có tiếp tục mối quan hệ với ứng viên đó hay không. Quá trình phỏng vấn ở bước này nếu phát hiện được các cá nhân không có khả năng phù hợp với công việc cần tuyển thì phải loại bỏ ngay, tuy nhiên để ra được quyết định này thì các tiêu chuẩn cần được xây dựng một cách kỹ lưỡng. Bởi vì khi phỏng vấn thì ý chủ quan của người phỏng vấn là có tính chất quyết định nhất do đó các tiêu chuẩn có tính độc đoán thì không nên dùng nó để loại người xin việc. Đặc biệt không nên dùng các yếu tố tuổi, giới tính, chủng tộc, tôn giáo, dân tộc, và các khuyết tật bẩm sinh để loại bỏ những người nộp đơn xin việc. Những lý do chính để loại bỏ các ứng viên ở bước đầu tiên là họ chưa đáp ứng được các yêu cầu về giáo dục, đào tạo, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc như không có kỹ năng như đã thông báo, trái nghề, không đầy đủ các văn bằng, chứng chỉ, kết quả phỏng vấn cho thấy quá yếu về nghiệp vụ, nhận thức nghề nghiệp chưa đạt yêu cầu … Bước 2 : Sàng lọc qua đơn xin việc Trong tất cả các tổ chức các ứng viên muốn có việc làm thì đều phải nộp đơn xin việc. Đơn xin việc là một trong những nôi dung quan trọng nhất của quá trình tuyển chọn.
- 28. xin việc được các tổ chức thiết kế sẵn theo mẫu, người xin việc có trách nhiệm điền vào đơn xin việc theo các nội dung yêu cầu mà các nhà sử dụng lao động đề ra. Các mẫu đơn xin việc được thiết kế một cách khoa học và hợp lý có thể được coi là một công cụ quan trọng để tuyển chọn một cách chính xác người xin việc, vì đơn xin việc giúp cho ta các thông tin đáng tin cậy về các hành vi hoạt động trong quá khứ cũng như các kỹ năng kinh nghiệm và kiến thức hiện tại, các đặc điểm về tâm lý cá nhân, các kỳ vọng, ước muốn và các khả năng đặc biệt khác. Đơn xin việc là cơ sở cho các phương pháp tuyển chọn khác như phương pháp phỏng vấn, đơn xin việc cung cấp tên, nơi đã làm việc, các hồ sơ nhân sự khác. Khi thiết kế các mẫu đơn xin việc ta nên cân nhắc kỹ lưỡng các thông tin cần phải có, nội dung các thông tin cần thu thập phải đảm bảo được tính toàn diện, tính chính xác và làm sao cho người xin việc trả lời được đúng đắn các yêu cầu đề ra. Mẫu đơn xin việc mặc dù có nhiều ưu điểm song cũng không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Đơn xin việc là thủ tục khách quan nó không thể thay thế cho việc gặp gỡ trực tiếp giữa người xin việc và người đại diện cho công ty mặt khác đơn xin việc chỉ hỏi được một số hạn chế các vấn đề do vậy nó mất đi tính đa dạng và phong phú của quá trình làm việc, kinh nghiệm của người xin việc, họ không thể lý giải được kỹ lưỡng những vấn đề mà họ đã làm trong quá khứ. Trong đơn người xin việc chỉ luôn nói tốt về mình, chỉ nói cái họ lợi cho bản thân họ. Trong đơn xin việc chỉ cho chúng ta thấy hiện trạng theo kiểu mô tả nó chưa cho ta biết được “như thế nào” hoặc “tại sao”…thông qua nội dung của mẫu đơn xin việc, các nhà tuyển chọn sẽ có chứng cớ của mình để tuyển chọn tiếp các bước sau hay chấm dứt quá trình tuyển chọn Bước 3 : Các trắc nghiệm nhân sự trong tuyển chọn Để giúp cho các nhà tuyển chọn nắm được các tố chất tâm lý, những khả năng, kỹ năng và các khả năng đặc bịêt khác của các ứng viên khi mà các thông tin về nhân sự khác không cho ta biết được một cách chính xác và đầy đủ. Các trắc
- 29. mang lại cho ta những kết quả khách quan về những đặc trưng tâm lý của con người như khả năng bẩm sinh, sở thích, cá tính của cá nhân này so với các cá nhân khác. Các trắc nghiệm giúp cho việc tìm hiểu được các đặc trưng đặc biệt trong thực hiện công việc có tính đặc thù. Khi dùng phương pháp trắc nghiệm để tuyển chọn ta cũng nên chọn các phương pháp thích hợp thì mới dự đoán được thành tích thực hiện công việc. Muốn thế thì khi xây dựng các bài trắc nghiệm cần phải có những người am hiểu về công việc hoặc đã nghiên cứu kỹ về công việc nhất là bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện. Hiện nay trong thực tế có rất nhiều loại trắc nghiệm do đó việc lựa chọn để sử dụng loại trắc nghiệm nào là vấn đề khó khăn. Để đánh giá các khía cạnh của các ứng viên người ta thường sử dụng các bài trắc nghiệm bằng chính công việc mà sau này các ứng viên phải làm, hoặc là bài trắc nghiệm mẫu. Trong trắc nghiệm nhân sự có nhiều loại trắc nghiệm và có nhiều cách phân loại khác nhau. Người ta có thể phân loại theo nhóm hay cá nhân, dựa vào cơ cấu, hay dựa vào kết quả đánh giá để phân loại. Thông thường người ta chia trắc nghiệm nhân sự ra các loại trắc nghiệm sau đây: - Trắc nghiệm thành tích. Trắc nghiệm về thành tích là loại trắc nghiệm được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như giáo dục, thực hiện công việc… đánh giá xem các cá nhân nắm vững nghề nghiệp, hiểu biết nghề đến mức nào, thành tích họ đạt cao hay thấp như thời gian hoàn thành công việc, điểm bài thi, bài kiểm tra…Tuỳ theo từng nghề và từng công việc mà xây dựng các bài trắc nghiệm cho phù hợp. - Trắc nghiệm về năng khiếu và khả năng. Trắc nghiệm năng khiếu và khả năng được dùng chủ yếu để chỉ ra xem cá nhân nào đã học tốt trong đào tạo, sẽ thực hiện tốt công việc trong tương lai, tiếp thu tốt các kiến thức mới. Loại trắc nghiệm này được nhóm thành 3 loại là : khả năng thần kinh, khả năng thuộc bản năng, khả năng vận động tâm lý.
- 30. thần kinh là trắc nghiệm về trí thông minh nó được thể hiện thông qua sự tranh luận bằng lời, sự nói năng lưu loát, tốc độ nhận biết và một số đặc trưng khác. +, Khả năng bản năng là trắc nghiệm liên quan đến khả năng nhận biết của cá nhân liên quan đến sự nhận biết các mối quan hệ thuộc bản năng. +, Khả năng vận động tâm lý là trắc nghiệm liên quan đến các kỹ năng cá nhân trong việc thực hiện các loại hoạt động khác nhau của cơ thể con người, như kiểm soát sự chính xác, điều phối các cảm nhận, thời gian của các phản ứng, tốc độ các hoạt động của tay, sự khéo léo của tay. Trắc nghiệm về năng khiếu và khả năng thường được kết hợp thành một loại các trắc nghiệm và sau đó được sử dụng để dự đoán các công việc trong tổ chức. - Trắc nghiệm về tính cách và sở thích. Đây là loại trắc nghiệm nhằm phát hiện ra các đặc điểm tâm lý cá nhân người lao động như các loại khí chất, những ước mơ, nguyện vọng của các ứng viên, những ước muốn, đề nghị… Trong thực tế có nhiều loại người có khí chất khác nhau như : Khí chất sôi nổi, khí chất linh hoạt, khí chất điềm tính, khí chất ưu tư, tương ứng với các khí chất này sẽ có các thuộc tính tâm lý khác nhau như tốc độ của phản ứng, tính kích thích, tính thăng bằng, tính xúc cảm, tính cứng răn, tính kiên trì, quá trình hưng phấn hay ức chế. Đây là những tính cách cần thiết cho mỗi công việc, do đó phương pháp trắc nghiệm này sẽ cho chúng ta có thể nắm rõ được trạng thái tâm sinh lý của từng người để sử dụng vào công việc cho hợp lý. - Trắc nghiệm về tính trung thực. Tính trung thực là rất cần thiết trong việc sử dụng lao động và trong tất cả các công việc của công tác nhân sự. Người ta thường dùng các trắc nghiệm tâm lý để đánh giá tính trung thực. Những trắc nghiệm này thường dùng những câu hỏi đề cập đến nhiều khía cạnh như việc chấp hành kỷ luật lao động khi không có sự giám sát của các nhà quản trị, thái độ của cá nhân đối với vấn đề ăn cắp, sự tham ô tiền bạc, sự không thật thà trong công việc… Tất cả các trắc nghiệm này giúp
- 31. được các hành vi không trung thực trong tương lai của người dự tuyển. - Trắc nghiệm y học. Trong một số trường hợp đặc biệt để đánh giá các phẩm chất sinh lý của các ứng viên chúng ta có thể dùng các trắc nghiệm y học để phát hiện các bệnh xã hội như HIV… Hiện nay các trắc nghiệm này thường sử dụng phân tích các mẫu nước tiểu, phân tích các mẫu máu… Một số điều cần chú ý khi thực hiện các trắc nghiệm trong tuyển chọn : +, Tình trạng giả mạo khi trả lời các câu hỏi khi hội đồng đưa ra. Nhằm thuyết phục các nhà tuyển dụng các ứng viên thường đưa ra các câu trả lời sai sự thật, và cung cấp các thông tin không đúng. Hiện tượng này sẽ gây khó khăn cho các nhà tuyển dụng khi phán đoán và dự kiến đánh giá bản chất người xin việc. Khi gặp các trường hợp giả mạo về thông tin thì ta nên sa thải, ngay cả đối với các ứng cử viên được coi là xuất sắc. +, Tránh hiện tượng áp đặt cao trong khi thực hiện các trắc nghiệm nhân sự, vì hiện tượng này sẽ gây ra nhiều ảnh hưởng tới sự linh hoạt và sức sáng tạo của các ứng viên, làm cho các dự đoán trở nên cứng nhắc. +, Cần hạn chế mốt cách tối đa đến sự vi phạm những điều riêng tư của các ứng viên trong khi thực hiện các trắc nghiệm về nhân sự nhiều khi vô thức mà người ta có thể đụng chạm đến các ý nghĩ riêng tư của người xin việc. Điều này có thể gây đến những tổn thương về tình cảm đối với người xin việc như : Lòng tin đối với tôn giáo, sự kì thị cá nhân, cuộc sống riêng tư, thiên hướng quan hệ giới tính, các cảm xúc không liên quan đến công việc. +, Tránh các lối sai trong dự đoán. Khi sử dụng các bài trắc nghiệm có độ tin cậy thấp hoặc là độ chính xác không cao thì sẽ cho những dự đoán không đúng ví như người thực hiện công việc tốt có thể bị loại vì điểm trắc nghiệm thấp. Bước 4 : Phỏng vấn tuyển chọn
- 32. chọn là quá trình giao tiếp bằng lời giữa những người tuyển chọn và những người xin việc, đây là một trong những phương pháp thu thập thông tin cho việc ra quyết định tuyển chọn. Phương pháp phỏng vấn trong tuyển chọn giúp ta khắc phục được những nhược điểm mà quá trình nghiên cứu đơn xin việc không nắm được hoặc các loại văn bằng chứng chỉ không nêu hết được. - Mục tiêu của các cuộc phỏng vấn trong tuyển chọn. +, Để thu thập các thông tin về người xin việc : Bởi vì các thông tin thu thập được từ các công cụ tuyển chọn khác có thể chưa đủ, chưa rõ ràng, quá trình phỏng vấn tạo cơ hội cho thông tin được rõ ràng hơn, được giải thích cặn kỹ hơn. +, Đề cao công ty : Qua phỏng vấn giúp cho các nhà tuyển chọn giới thiệu về công ty của mình, làm cho người xin việc hiểu rõ về những mặt mạnh, ưu thế của công ty. Đây là hình thức quảng cáo tốt nhất. +, Để cung cấp các thông tin về tổ chức cho người xin việc, trong khi phỏng vấn nên giải thích cho các ứng viên biết rõ về tình hình công ty như mục tiêu của công ty, cơ cấu bộ máy quản lý, các chính sách về nhân sự, các cơ hội thăng tiến, việc làm… +, Thiết lập quan hệ bạn bè, tăng cường khả năng giao tiếp. - Các loại phỏng vấn. Hiện nay người thường áp dụng nhiều loại phỏng vấn để thu thập thông tin. +, Phỏng vấn theo mẫu. Phỏng vấn theo mẫu là hình thức phỏng vấn mà các câu hỏi được thiết kế sẵn từ trước theo yêu cầu của công việc, phỏng vấn theo mẫu là hình thức các câu hỏi đều được chuẩn bị kỹ để người đi phỏng vấn hỏi và các câu trả lời của người xin việc. Quá trình phỏng vấn : Người phỏng vấn đọc to các câu hỏi và các câu trả lời để người xin việc lựa chọn và xác định câu trả lời đúng nhất của mình. Phỏng vấn theo mẫu có ưu điểm là xác định được các nội dung chủ yếu các thông tin cần nắm. Tuy nhiên nó cũng có nhược điểm là tính phong phú của
- 33. hạn chế. Khi người hỏi cần biết thêm chi tiết hoặc người trả lời muốn hỏi thêm đều bị giới hạn do vậy phỏng vấn theo mẫu giống như là cuộc nói chuyện với máy ghi âm hay trả lời theo phiếu hỏi. +, Phỏng vấn theo tình huống. Phỏng vấn theo tình huống được hiểu là quá trình người hỏi yêu cầu các ứng viên phải trả lời về ứng xử hay cách thực hiện, xử lý các công việc theo các tình huống giả định hoặc các tình huống có thật trong thực tế, mà những người phỏng vấn đặt ra. Đối với phương pháp này thì vấn đề quan trọng là đưa ra được các tình huống đại diện và điển hình, các tình huống này phải dựa trên cơ sở phân tích công việc một cách chi tiết, cụ thể để xác định các đặc trưng cơ bản và các kỹ năng chủ yếu khi thực hiện công việc. +, Phỏng vấn theo mục tiêu. Phỏng vấn theo loại này là cuộc phỏng vấn dựa vào công việc cụ thể mà yêu cầu các ứng viên phải trả lời theo những mục tiêu xác định từ trước. Các câu hỏi cũng dựa vào sự phân tích công việc một cách kỹ lưỡng để xác định các mục tiêu cho các vị trí làm việc. Phương pháp phỏng vấn theo mục tiêu là phương pháp cho ta độ tin cậy cao và đúng đắn nhất. +, Phỏng vấn không có hướng dẫn. Phỏng vấn không có hướng dẫn là cuộc phỏng vấn mà người đi phỏng vấn không chuẩn bị trước nội dung các câu hỏi, mà để cho các ứng viên trao đổi một cách thoải mái xung quanh công việc, người hỏi chỉ có định hướng cho cuộc thảo luận. Hình thức phỏng vấn này giúp cho việc thu thập thông tin đa dạng và phong phú ở nhiều lĩnh vực, song muốn đạt được hiệu quả cao thì cần chú ý các vấn đề sau : - Người đi phỏng vấn phải là người nắm chắc và hiểu công việc của các vị trí cần tuyển người một cách chi tiết rõ ràng cụ thể. - Người đi phỏng vấn phải là người nắm chắc kỹ thuật phỏng vấn.
- 34. phỏng vấn nên chú ý nghe, không được cắt ngang câu trả lời, không thay đổi chủ đề một cách đột ngột, không đi vào lĩnh vực quá xa với công việc cần tuyển. +, Phỏng vấn căng thẳng. Phỏng vấn là được hiểu là hình thức phỏng vấn mà trong đó người phỏng vấn đưa ra các câu hỏi mang tính chất nặng nề, mang nhiều nét của sự cật vấn, hoặc cường độ hỏi dồn dập, cách phỏng vấn này mong muốn tìm kiếm được ở các ứng viên là lòng vị tha, sự ứng xử công việc trong thời gian eo hẹp. Nó giúp tổ chức tìm ra được những người phù hợp vào những vị trí việc làm căng thẳng như công việc bán hàng vào các dịp lễ tết, thanh quyết toán cuối kỳ hay cuối năm… +, Phỏng vấn theo nhóm. Phỏng vấn này là hình thức phỏng vấn mà một người hỏi cung lúc đối với nhiều ứng cử viên. Loại phỏng vấn này giúp tổ chức có thể thu thập được nhiều thông tin hay tránh được các thông tin trùng lặp mà các ứng viên đều có, mà ta không cần hỏi riêng từng người một. +, Phỏng vấn hội đồng. Phỏng vấn hội đồng là hình thức phỏng vấn của nhiều người đối với một ứng viên . Loại phỏng vấn này thích hợp trong trường hợp bố trí các ứng viên vào các vị trí quan trọng trong tổ chức mà cần phải có sự tán đồng của nhiều thành viên trong tổ chức đó. Nó tránh được tính chủ quan khi chỉ có một người phỏng vấn và nó tạo ra tính linh hoạt và khả năng phản ứng đồng thời của các ứng viên. - Độ tin cậy và tính đúng đắn của các cuộc phỏng vấn. Phỏng vấn là công cụ giúp cho các nhà tuyển chọn đánh giá đúng được nhiều khía cạnh của các ứng viên, song các thông tin từ các cuộc phỏng vấn cũng còn nhiều nhiều tranh luận về độ tin cậy và tính chính xác của nó, qua nghiên cức về kiểm tra tính tin cậy và đúng đắn của các thông tin thu thập của các cuộc phỏng vấn cho chúng ta một số kết luận sau đây:
- 35. cậy tương quan khá thấp khi hai người phỏng vấn cung một người mà lại cho kết quả không đồng nhất. +, Tính tin cậy của thông tin phụ thuộc vào năng lực, trình độ của người phỏng vấn, kỹ năng và mục tiêu của người phỏng vấn. +, Sự tiếp xúc trực tiếp thường sẽ cho kết quả đánh giá cao hơn qua quan sát hình dáng, khả năng giao tiếp, cách trả lời câu hỏi, phong cách, sự gần gũi và các tố chất thông minh của các ứng viên. +,Các cuộc phỏng vấn theo mẫu nếu được chuẩn bị kỹ lưỡng và chu đáo thì sẽ cho tổ chức có được kết quả đáng tin cậy hơn. +, Các thông tin mà tổ chức thu được qua phỏng vấn không phải là yếu tố duy nhất dự đoán chính xác các hiệu quả thực hiện công việc của ứng viên. Kết quả của các cuộc phỏng vấn còn phụ thuộc vào thái độ, tâm trạng, cảm xúc, điều kiện thể lực của người phỏng vấn và cả người trả lời. Đồng thời các đánh giá của người phỏng vấn cũng chịu ảnh hưởng của các tình huống phỏng vấn như người vào phỏng vấn đầu tiên là người giỏi hoặc người quá kém. Hay người phỏng vấn lý tưởng hoá một hình mẫu để đánh giá chung cho các ứng viên. - Tổ chức các cuộc phỏng vấn. Để đảm bảo cho các cuộc phỏng vấn đạt được kết quả cao thì chúng ta phải chú ý khâu tổ chức cho thật chu đáo, tiến hành các bước theo đúng trình tự của quá trình phỏng vấn, phải chuẩn bị kỹ về nghiệp vụ phỏng vấn, tài chính, các trang thiết bị phục vụ cho cuộc phỏng vấn. Bước 5 : Khám sức khỏe và đánh giá thể lực của các ứng viên. Để đảm bảo cho các ứng viên có sức làm việc lâu dài trong các tổ chức và tránh được những đòi hỏi không chính đáng của người được tuyển về đảm bảo sức khoẻ thì bước quan trọng tiếp theo là phải tiến hành khám sức khoẻ và đánh giá thể lực của các ứng viên.Bước này do các chuyên gia về y tế đảm nhận, phòng nguồn nhân lực cần cung cấp các tiêu chuẩn về thể lực cho các vị trí việc làm để các chuyên gia y tế dựa vào đó để tuyển chọn người cho phù hợp với yêu cầu
- 36. Bước này cần phải được xem xét và đánh giá một cách khách quan, tránh được hiện tượng hình thức, qua loa, không chu đáo. Bước 6 : Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp. Muốn đảm bảo được sự thống nhất từ hội đồng tuyển chọn cho đến người phụ trách trực tiếp và sử dụng lao động thì cần phải có sự phỏng vấn trực tiếp của người phụ trách để đánh giá một cách cụ thể rõ ràng hơn các ứng viên, đây là một bước nhằm xác định vai trò quan trọng của các cấp cơ sở. Nó giúp ta khắc phục được sự không đồng nhất giữa bộ phận tuyển chọn và nơi sử dụng lao động. Bước 7 : Thẩm tra các thông tin thu được trong quá trình tuyển chọn. Để xác định độ tin cậy của thông tin thu được qua các bước tuyển chọn trên tổ chức cần phải thực hiện thêm bước thẩm tra lại để xem mức độ chính xác của các thông tin. Có nhiều cách để tổ chức thẩm tra các thông tin như trao đổi với các tổ chức cũ mà người lao động đã từng làm việc trước đây, đã khai trong đơn xin việc, hoặc là nơi đã cấp các văn bằng chứng chỉ… Các thông tin kiểm tra lại là các căn cứ chính xác để cho các nhà tuyển dụng ra quyết định cuối cùng là nhận hay không nhận. Bước 8 : Tham quan công việc. Những người xin việc luôn có kỳ vọng về sự thoả mãm công việc do đó nếu tổ chức tạo ra sự thất vọng đối với công việc do không có đầy đủ các thông tin thì sẽ gây rất nhiều bất lợi cho người mới đến nhận công việc. Do đó để tạo điều kiện cho những người xin việc đưa ra những quyết định cuối cùng về việc làm thì tổ chức có thể cho những ứng viên tham quan hoặc nghe giải thích đầy đủ về các công việc mà sau khi họ được tuyển dụng họ sẽ làm. Điều này giúp cho người lao động biết được một cách khá chi tiết về công việc như : mức độ phức tạp của công việc, tình hình thu nhập, sự thoả mãm đối với công việc. Các điều kiện làm việc khác… qua đó người tham gia dự tuyển sẽ nắm được những gì họ phải thực hiện trong tương lai khi mà họ đã được nhận vào làm việc
- 37. để khỏi phải ngỡ ngàng khi gặp những điều không như những gì mà họ đã suy nghĩ. Bước 9 : Ra quyết định tuyển dụng. Sau khi đã thực hiện xong các bước tuyển chọn trên đây và các thông tin tuyển dụng đã đảm bảo theo đúng với các yêu cầu tuyển chọn đề ra thì lúc này hội đồng tuyển chọn sẽ thống nhất và đi đến quyết định tuyển dụng đối với các ứng viên đã xin việc. Cơ sở của việc ra quyết định tuyển dụng này là dựa vào phương pháp đánh giá chủ quan theo thủ tục loại trừ dần và theo kết quả đánh giá của phỏng vấn và trắc nghiệm. Khi đã có quyết định tuyển dụng thì người sử dụng lao động và người lao cần tiến hành ký kết hợp đồng lao động hoặc thoả ước lao động. Những cơ sở pháp lý của bản hợp đồng lao động là bộ luật lao động mà do nhà nước ban hành. Trong hợp đồng lao động nên chú ý một số điều khoản sau đây : Tiền công, thời gian làm việc, thời gian thử việc và thời gian làm thêm giờ,các loại bảo hiểm mà tổ chức phải đóng cho người lao động. 1.3.3. Trình tự xây dựng chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp Để có thể thực hiện tốt công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong tổ chức thì các doanh nghiệp không thể tiến hành một cách thiếu khoa học và thiếu những trình tự hợp lý. Nếu thực hiện không theo những trình tự hợp lý và có khoa học thì công tác đào tạo nguồn nhân lực không những không đạt hiệu quả mong muốn mà còn gây ra những lãng phí do quá trình đào tạo đó, từ đó làm giảm hiệu quả hoạt động chung của doanh nghiệp. Vì vậy, để thực hiện tốt công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực thì doanh nghiệp nên thực hiện theo những bước sau đây: 1.3.3.1. Xác định nhu cầu đào tạo Để thực hiện công tác đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp một cách hiệu quả thì việc xác định nhu cầu đào tạo là việc đầu tiên mà người làm công tác đào tạo trong doanh nghiệp cần phải quan tâm . Đây là khâu trọng yếu trong toàn bộ quá trình đào tạo, xác định nhu cầu đào tạo đúng thì mới có thể tạo hiệu
- 38. việc thực hiện các bước tiếp theo của quá trình đào tạo. Doanh nghiệp cần phải biết nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực của tổ chức mình là ở đâu, ở bộ phận nào, tại thời điểm nào trong năm. Những kỹ năng và loại lao động nào được đào tạo. Do vậy, doanh nghiệp cần phải thực hiện các công việc phân tích cụ thể để xác định đúng nhu cầu đào tạo của mình. Các công việc bao gồm: phân tích nhu cầu tổ chức, kiến thức, kỹ năng của công việc đòi hỏi và phân tích nhu cầu tổ chức, kiến thức, kỹ năng hiện có của người lao động. Việc xác định nhu cầu đào tạo phụ thuộc vào nhiều yếu tố như hiệu quả sản xuất kinh doanh, các vấn đề liện quan đến ý thức lao động, năng suất lao động… Do đó, để xác định được nhu cầu đào tạo thì người làm công tác đào tạo phải dựa trên các cơ sở sau: Phân tích mục tiêu tổ chức: Bao gồm các vấn đề như phân tích các mục tiêu như doanh thu, lợi nhuận, chi phí, quy mô lao động… Để từ đó đưa ra các mục tiêu cho nguồn nhân lực nhằm thực hiện mục tiêu chung đã đề ra của doanh nghiệp. Ngoài ra việc phân tích này còn để phân tích nội bộ cơ cấu tổ chức của toàn doanh nghiệp qua đó thấy được điểm mạnh và yếu và từ đây xác định được kế hoạch cho đội ngũ lao động Phân tích công việc: là sự phân tích những yêu cầu để thực hiện công việc trong tổ chức, phân tích công việc phải chú trọng đến những công việc có tính chất quan trọng và trọng tâm. Công việc được phân tích phải chỉ ra được những kỹ năng và kiến thức gì mà người lao động chưa làm được từ đó xác định được những gì cần phải đào tạo. Phân tích người lao động: đây là quá trình gắn liền với việc phân tích công việc, sau khi phân tích công việc thì phải phân tích người lao động đang làm hoặc sẽ có thể làm công việc đó trong tương lai đang có trình độ như thế nào. Từ đây mới có thể xác định được cần phải đào tạo gì, và cần chú trọng đào tạo chọ người lao động hơn vào những kỹ năng và kiến thức nào trong quá trình thực hiện công việc.
- 39. nhu cầu đào tạo và phát triển có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau như: Phương pháp tính toán căn cứ vào tổng hao phí thời gian lao động kỹ thuật cần thiết cho từng loại sản phẩm và quỹ thời gian lao động của loại cán bộ công nhân viên tương ứng. Phương pháp tính toán căn cứ vào số máy móc, thiết bị kỹ thuật cần thiết cho quá trình sản xuất, mức đảm nhiệm của một cán bộ công nhân viên kỹ thuật và hệ số ca làm việc của máy móc thiết bị. Phương pháp chỉ số: dựa vào số tăng sản phẩm, số tăng công nhân viên, chỉ số tăng năng suất của kỳ kế hoạch. 1.3.3.2. Xác định mục tiêu đào tạo Mục tiêu đào tạo là kết quả cần đạt được của chương trình đào tạo. Mục tiêu đào tạo được xác định thông qua nhu cầu đào tạo, trước khi đào tạo một loại lao động nào đó thì cần biết được quá trình đào tạo sẽ trang bị được những gì cho người lao động và doanh nghiệp thu được gì qua quá trình đào tạo đó như: kỹ năng cần đạt được là gì, số lượng đào tạo là bao nhiêu, thời gian đào tạo trong bao lâu… 1.3.3.3.. Lựa chọn đối tượng đào tạo Lựa chọn đối tượng đào tạo cũng là một bước rất quan trọng. Bước này có sự liên quan chặt chẽ đến việc xác định nhu cầu đào tạo. Thông qua nghiên cứu động cơ và nhu cầu, khả năng của người được đào tạo mà doanh nghiệp có thể biết được quá trình đào tạo có thể có tác dụng như thế nào đối với người lao động. Qua đó doanh nghiệp có thể lựa chọn những lao động phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp và bản thân người lao động. 1.3.3.4. Xây dựng chương trình đào tạo và phương pháp đào tạo Đây là khâu mang tính trọng yếu của quá trình đào tạo, nó có vai trò rất lớn trong việc quyết định tới sự hiệu quả của quá trình đào tạo. Chương trình đào tạo bao gồm một hệ thống các môn học, bài học và trình tự giảng dạy cũng như thời lượng giảng dạy cho người được đào tạo. Chương trình đào tạo sẽ thể hiện
- 40. đào tạo của tổ chức như kỹ năng, kiến thức nào cần được dạy trong quá trình đào tạo người lao động. Sau khi xây dựng được chương trình đào tạo thì cần phải xác định được phương pháp đào tạo nào được áp dụng vào giảng dạy nhằm thu được hiệu quả. Các phương pháp đào tạo lao động trong doanh nghiệp có rất nhiều phương pháp khác nhau, mỗi phương pháp có những đặc điểm riêng đòi hỏi doanh nghiệp phải áp dụng linh hoạt vào trong công tác đào tạo của tổ chức mình nhằm thu được hiệu quả đào tạo cao nhất. Tùy theo yêu cầu doanh nghiêp có thể lựa chọn hai nhóm phương pháp đào tạo để thực hiện việc đào tạo trong doanh nghiệp của mình. Đó là nhóm phương pháp đào tạo trong doanh nghiệp và nhóm phương pháp đào tạo ngoài doanh nghiệp. 1.3.3.5. Dự tính chi phí đào tạo Từ việc xác định nhu cầu đào tạo đến việc xây dựng chương trình đào tạo và phương pháp để đào tạo thì doanh nghiệp phải dựa vào yếu tố quan trọng là chi phí mà doanh nghiệp dành cho công tác đào tạo và phát triển. Kinh phí dành cho đào tạo của doanh nghiệp được dự trù từ việc lập kế hoạch đào tạo năm. Những chi phí đào tạo dành cho quá trình đào tạo bao gồm các loại chi phí sau: Chí phí dành cho những người tham gia đào tạo. Chi phí tiền lương cho những người tham gia giảng dạy. Chi phí cho trang thiết bị giảng dạy . Chi phí cho việc thuê địa điểm giảng dạy nếu phải có địa điểm giảng dạy ngoài công ty. Chi phí ngừng việc trong quá trình học của người lao động… 1.3.3.6. Lựa chọn giáo viên Với bất cứ chương trình đào tạo nào thì giáo viên giảng dạy là yếu tố rất quan trọng. Do vậy, doanh nghiệp khi tổ chức đào tạo cần phải hết sức quan tâm tới điều này. Việc lựa chọn giáo viên phụ thuộc rất nhiều vào phương pháp giảng dạy mà doanh nghiệp lựa chọn. Với nhóm phương pháp đào tạo trong doanh nghiệp thì giáo viên chính là những người quản lý, những người lao động lâu năm và thành thạo trong công việc. Còn với nhóm phương pháp đào tạo
|
