Truyền thông sự kiện giúp cho sự kiện của bạn được nhiều người biết đến. Nếu truyền thông sự kiện tốt sẽ giúp cho sự kiện của bạn thu hút được số lượng lớn khách hàng tham gia. Vậy truyền thông sự kiện là gì và 4 nguyên tắc quan trọng nào giúp cho một kế hoạch truyền thông sự kiện đạt được nhiều thành công. Hãy cùng workshop.vn tìm hiểu ở bài viết dưới đây.
1. Khái niệm về truyền thông sự kiện
Đối với sự kiện sắp diễn ra truyền thông sự kiện là hoạt động công bố hình ảnh, thông tin về một sự kiện nhằm hấp dẫn đối tượng tham gia. Đối với những sự kiện đã kết thúc, truyền thông sự kiện giúp quảng bá hình ảnh/thương hiệu, truyền tải thông điệp của công ty đến các đối tác và khách hàng.
Xem thêm: Những lưu ý quan trọng khi tổ chức sự kiện hỗn hợp
2. Ý nghĩa của truyền thông sự kiện
Truyền thông trước sự kiện
Truyền thông trước sự kiện mang ý nghĩa thông báo cho đối tác, khách hàng về sự tồn tại của công ty. Bên cạnh đó, giúp thu hút đối tượng mục tiêu quan tâm và đến tham gia sự kiện đó.
Truyền thông sau sự kiện
Đa số mọi công ty thường hay chú trọng đến truyền thông trước sự kiện thế nhưng lại bỏ qua công tác truyền thông sau sự kiện. Nếu có thì chỉ dừng lại ở việc truyền bá bằng các phương tiện truyền thông nội bộ. Kết quả là việc tổ chức sự kiện không đạt được hiệu quả như mong đợi. Trên thực tế, truyền thông sau sự kiện mang đến rất là nhiều ích lợi to lớn như:
- Truyền thông sau sự kiện gợi nhắc khách tham gia ghi nhớ sâu sắc hơn về sự kiện.
- Truyền thông sau sự kiện khiến cho thông điệp của sự kiện tiếp cận rộng rãi hơn tới những người quan tâm.
- Giúp cho công ty tiếp cận được với đối tượng khách hàng tiềm năng mới.
- Một sự kiện ấn tượng, thành công khi được truyền thông rộng rãi sẽ giúp làm gia tăng sự chuyên nghiệp, uy tín và vị thế thương hiệu của công ty trong tâm trí đối tác, khách hàng.
Xem thêm: Một vài điều lưu ý khi tổ chức sự kiện từ thiện mà doanh nghiệp nên biết
3. Top 4 nguyên tắc quan trọng giúp cho truyền thông sự kiện đạt hiệu quả cao hơn
Xác định đúng đối tượng khách mời
Xác định đúng đối tượng thật sự là một việc vô cùng quan trọng. Bạn cần phải dự kiến được danh sách khách mời cho sự kiện và xem xét dựa trên các yếu tố: Họ có đúng là đối tượng mà bạn mong muốn “target” cho sự kiện lần này không? Họ có nhu cầu tham gia thật sự không? Họ có sẵn sàng dành ra chi phí và thời gian để đến với sự kiện của bạn không? …
Nên tự phác thảo cho mình một avatar của khách mời sự kiện gồm có các tiêu chí thật cụ thể và rõ ràng như: giới tính, lứa tuổi, sở thích, những điều mà họ thật sự quan tâm. Thậm chí bạn cũng nên để ý đến cà những nỗi sợ hãi và băn khoăn của họ. Đặc biệt nhất chính là giá trị mà sự kiện của bạn sẽ mang đến cho họ.
Ví dụ, khi bạn mong muốn tổ chức một sự kiện để quảng cáo một phần mềm quản lý khách hàng cho công ty thì đối tượng bạn nên hướng tới là: Những chủ công ty có tệp khách hàng lớn đang tìm kiếm phương án quản lý danh sách đó, đang muốn cải tổ và nâng cao hiệu suất kinh doanh. Bạn cũng có thể để ý đến những người đã dùng các phần mềm quản lý khách hàng khác nhưng chưa tối ưu được hiệu quả ….
Tận dụng hiệu quả các kênh truyền thông Social Media
Bạn có một kế hoạch cho chương trình rất thú vị? Bạn có một team tổ chức sự kiện bừng bừng nhiệt huyết? Bạn đã liệt kê danh sách các vị khách mời mà bạn thật sự mong muốn họ có mặt trong event lần này của bạn? Vậy thì hãy lên một kế hoạch truyền thông thật hoàn hảo.
Khi đề cập đến những kênh marketing giúp thu hút sự quan tâm, tạo ra tương tác và lan truyền thì social media là kênh truyền thông hàng đầu. Lượng cập nhật social media khổng lồ nhất thuộc về quotes (trích dẫn) và các loại hình đa phương tiện (multimedia – như video, hình ảnh) được chia sẻ trong suốt quá trình sự kiện diễn ra (chiếm 36% tất cả lượng tin tức cập nhật). Bạn nên tạo những bản tin có thể chia sẻ rộng rãi, polls, surveys hoặc thậm chí là các trailer, teaser, phát sóng trực tiếp (live stream)… chương trình của bạn.
Bên cạnh đó, bạn vẫn nên vận hành song song các kênh PR truyền thống như băng rô, dán poster, đặt standee ở những nơi tập trung đông người. Như vậy sẽ tạo cho người tham gia không gian đẹp để chụp ảnh kỷ niệm, quay phim. Bạn cũng nên đưa thông tin sự kiện lên website chính thức của doanh nghiệp. Hơn nữa cần bảo đảm việc cập nhật thông tin sự kiện liên tục và thường xuyên nhất có thể.
Xem thêm: Top 6 kênh truyền thông marketing không thể bỏ qua hiện nay
Những tương tác sau sự kiện
Bạn đừng nên bỏ qua công tác marketing sau sự kiện. Vì công tác truyền thông sự kiện thu hút khách mời tham gia là một quy trình xuyên suốt trước – trong – và sau sự kiện. Sự kiện kết thúc không đồng nghĩa với việc mọi tương tác chấm dứt hẳn. Theo số liệu thống kê cho chúng ta thấy rằng 18% tổng số các post trên mạng xã hội thường có liên quan đến các vấn đề sự kiện – tức là gần như cứ 5 bài viết về sự kiện thì sẽ có 1 bài viết nói đến chương trình. Vì thế:
- Đừng bao giờ quên ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ của sự kiện. Sau đó đưa lên các kênh thông tin để mọi người thấy được chương trình của bạn hấp dẫn và thú vị đến nhường nào.
- Hãy khích lệ mọi người đăng lên trang cá nhân trên mạng xã hội những video, hình ảnh hoặc bày tỏ cảm xúc, trải nghiệm vui vẻ của mình để tất cả mọi thứ được “go viral”. Đây chính là cách marketing vô cùng hiệu quả mà không tốn bất kỳ chi phí nào.
- Lắng nghe những ý kiến đánh giá của khách mời. Bên cạnh những đánh giá tích cực thì cũng đừng nên bỏ qua những góp ý, phản hồi của khách mời. Chính những ý kiến đóng góp này sẽ giúp bạn chuyên nghiệp và trưởng thành hơn trong những lần tổ chức sau.
Tạo cho khách tham gia cảm giác “thiệt thòi” nếu như họ không tham dự (FOMO)
FOMO (viết tắt của Fear of Missing Out) mô tả cảm xúc thiệt thòi, thậm chí là “sợ hãi” khi bị bỏ lỡ một cái gì đó thật sự có giá trị. Đây chính là điều quan trọng nhất quyết định khách mời có tham gia sự kiện của bạn hay không. Để tạo cảm giác FOMO, tăng động lực tham gia cho khách mời, thì các content thông tin của bạn nên tập trung vào những điều đặc biệt mà chỉ có riêng tại sự kiện của bạn như:
- KOLs, diễn giả khách mời nổi tiếng giàu kinh nghiệm. Được gặp gỡ giao lưu với ngôi sao nổi tiếng – thật sự khách mời của bạn sẽ khó có thể chối từ.
- Hình ảnh hậu trường: show cho khách mời sự chuẩn bị của bạn, để họ cảm thấy rằng đây chính là một sự kiện công phu và hoành tráng không nên bỏ lỡ.
- Giới hạn chỗ ngồi: những gì càng hiếm có thì giá trị của chúng càng cao. Vì thế hãy cập nhật tình hình đăng ký tham gia với những Title kích thích người đọc, ví dụ “Chỉ còn 30 chỗ cuối cùng cho những người đăng ký nhanh nhất” ….
- Quà tặng sự kiện hấp dẫn: người nào cũng thích được tặng quà. Và chắc chắn khách mời sẽ thấy vô cùng bất ngờ và thích thú nếu nhận được một món quà từ sự kiện có in slogan hay logo ý nghĩa. Quà tặng hấp dẫn sẽ kích thích động lực tham gia sự kiện của mọi khách mời.
Lời kết
Dù ở bất cứ ngành nghề nào thì truyền thông luôn là chìa khóa quan trọng dẫn tới thành công, đặc biệt là trong ngành sự kiện. Sự kiện của bạn có thu hút được nhiều người chú ý và tham gia hay không? Tất cả là nhờ vào một kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả. Hy vọng với bài viết trên đây, workshop.vn có thể cung cấp những thông tin hữu ích cho những nhà truyền thông sự kiện.
Dương Cảm – Tổng hợp, Chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: vietwindevent.vn, nami-media.com.vn, quatang3a.com)