Là một người quản lý, bạn muốn nhân viên mình tuân thủ quy tắc giờ giấc làm việc. Tuy nhiên, có những lý do xảy ra khiến nhân viên phải đi làm muộn. Show Nếu bạn quá khắt khe bằng việc trừ lương khi đi trễ khiến phát sinh ấm ức trong nhân viên. Còn nếu bạn quá dễ dãi sẽ biến việc đi trễ trở thành thói quen, gây ra sự xáo trộn trong nội bộ công ty. Vậy làm cách nào để giảm tỷ lệ nhân viên đi làm muộn? Ann chia sẻ với bạn 4 cách mà công ty Ann đã áp dụng hiệu quả sau đây: Đưa ra mong đợi ngay từ đầuNgay ngày đầu tiên làm việc, người quản lý sẽ gửi cho nhân viên nội dung đề cập tới những mong đợi của mình và của công ty trong quá trình làm việc, bao gồm cả việc đến làm việc đúng giờ. Trong trường hợp đột xuất phải tới trễ, yêu cầu nhắn tin báo cho người quản lý được biết. Việc đưa ra mong đợi đi làm việc đúng giờ bằng văn bản ngay từ đầu giúp gia tăng nhận thức và sự cam kết của nhân viên. Thông thường các công ty sẽ chọn mốc thời gian từ 8h đến 9h là thời gian bắt đầu ngày làm việc. Công ty tìm hiểu một số nguyên nhân có thể gây ra việc đi muộn của nhân viên chẳng hạn như thang máy toà nhà quá tải, nhiều nhân viên nhà xa… để có thể điều chỉnh giờ làm việc trễ hơn một chút. Ví dụ công ty Ann đã chỉnh giờ làm việc từ 8:30 sáng thay vì 8h sáng. Khi bạn mong đợi nhân viên tới làm việc đúng giờ, mình cũng tôn trọng việc ra về đúng giờ của nhân viên. Nhân viên có thể về đúng giờ tan ca hoặc muốn ở lại tuỳ ý, điều đó không ảnh hưởng tới đánh giá năng lực và thái độ làm việc của nhân viên. Cuối cùng vẫn là hiệu quả công việc nói lên tất cả. Ann từng làm cho hai công ty. Một công ty quản lý việc đi trễ của nhân viên bằng cách bấm thẻ vào cửa. Cuối tháng kế toán sẽ trừ lương dựa trên số ngày đi trễ đó. Điều này không làm giảm tỉ lệ nhân viên đi trễ mà còn phát sinh việc ” giúp đỡ nhau” trong công ty. Người tới trước bấm luôn thẻ cho người tới sau. Một công ty khác thì anh Sếp khá khó tính, hễ tan ca mà Sếp chưa về thì chưa ai dám ra về vì sợ bị đánh giá là lười nhát. Anh Sếp tưởng nhân viên mình chăm chỉ, nhưng thật ra một số dùng thời gian lãng phí cuối ngày chỉ để lướt Facebook hoặc chat với bạn bè. Nhân viên lại có suy nghĩ mình làm về muộn nhiều rồi, đi trễ vài lần có sao. Nếu mình tôn trọng giờ làm việc của nhân viên, nhân viên sẽ tôn trọng lại giờ làm việc của công ty. Họp vào đầu giờCông ty Ann tổ chức ” Stand-up meeting” vào mỗi buổi sáng lúc 8:45 phút. Công ty dành ra ” 15 phút cảm thông” cho những bạn tới sau 8:30 sáng vì có việc đột xuất nhưng mong đợi tất cả nhân viên đều có mặt trước 8:45 sáng để cùng tham gia cuộc họp ngắn 15 phút của công ty. Stand- up meeting là thời gian họp mà tất cả nhân viên đứng quây quần chia sẻ công việc trong ngày của nhau và tiếp năng lượng cho một ngày làm việc mới. ( Tuỳ vào quy mô công ty mà bạn có thể chia nhỏ Stand- up meeting cho từng phòng ban.) Đương nhiên không ai muốn phải vắng mặt vì đi trễ trong những cuộc họp như vậy trước đồng nghiệp của mình phải không? Làm gương cho nhân viênKhi làm Sếp thì ai lại không muốn ” có quyền đi trễ” chứ. Ann cũng vậy mà. Tuy nhiên, nếu mình không là tấm gương thì thật khó để nhân viên có thể hiểu được. Vì vậy, cuộc họp đầu giờ cũng là động lực để Sếp có mặt đúng giờ và truyền năng lượng cho nhân viên. Xử lý tình huống nhân viên đi làm trễNếu Ann đã áp dụng 4 cách trên nhưng vẫn có tình trạng nhân viên đi làm trễ thì phải xử lý như thế nào? *Thứ nhất, nhắc nhở riêng tư và đưa ra mong đợi để việc đi trễ không lặp lại. Nếu là tình huống lần đầu, mình không cần gặp trực tiếp, có thể nhắc nhở nhẹ nhàng qua tin nhắn chat như “Hi A, sáng nay em tới trễ không dự stand up meeting. Không biết có phải do kẹt xe không? Hy vọng em không bỏ lỡ cuộc họp buổi sáng nữa nhé.” *Thứ hai, tìm hiểu kỹ nguyên nhân và đưa ra giải pháp. Nếu hành động đi trễ tiếp diễn lần thứ hai trong tuần mình sẽ hẹn gặp mặt nhân viên, bình tĩnh không nóng giận để hiểu rõ hơn về nguyên nhân đi làm trễ xem có thể hỗ trợ, đưa ra phương án và xem lại động lực làm việc của nhân viên. *Thứ ba, quyết định hướng xử lý phù hợp. Sau cuộc gặp trước mà nhân viên vẫn tiếp tục đi làm trễ, mình sẽ đưa ra lời nhắn cảnh cáo. Quan sát thái độ làm việc của nhân viên. Nếu nguyên nhân là do không biết cách sắp xếp thời gian hợp lý, do bất đồng hay bất mãn với chính sách công ty hoặc với đồng nghiệp khiến việc không tuân thủ quy tắc, không có động lực làm việc. Nhân viên bắt đầu tỏ thái độ không tốt. Công ty nên chấm dứt trước khi quá muộn. Còn nếu nhân viên có tiến bộ, mình sẽ cảm ơn và động viên khi nhân viên đi làm đúng giờ. Có thể nói lời cảm ơn trước mọi người vào giờ ” Thank You” time. ( Đây là môt nét văn hoá đặc biệt của công ty mình vào mỗi chiều thứ 6, mọi người quây quần bên nhau nói trực tiếp lời cảm ơn vì những đóng góp và hỗ trợ nhau trong tuần.) |
