Lấy dữ liệu listbox xuống sheet

Tạo list trong Excel cho phép người dùng có thể chọn dữ liệu để nhập vào ô theo danh sách đã được cài đặt từ trước, giúp dữ liệu được trình bày nhất quán và dễ dàng lọc ra dữ liệu các cột dựa trên mỗi mục trong danh sách.

Nội dung chính Show

Drop List là gì? Sử dụng Drop List khi nào?
Cách tạo Drop List trong Excel bằng Data Validation
Tạo List Box trong Excel có phụ thuộc vào 1 list khác
Cách xóa Drop List trong Excel
Làm việc với danh sách thả xuống
Tải xuống ví dụ của chúng tôi
Bạn cần thêm trợ giúp?

Hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây để sớm trở thành cao thủ Excel trong học tập và công việc các bạn nhé!

Mục lục

Drop List là gì? Sử dụng Drop List khi nào?
Cách tạo Drop List trong Excel bằng Data Validation
Tạo List Box trong Excel có phụ thuộc vào 1 list khác
Cách xóa Drop List trong Excel

Drop List là gì? Sử dụng Drop List khi nào?

Drop List hay danh sách thả xuống là kiểu định dạng dữ liệu được sử dụng với nhiều mục đích tiện lợi và hữu dụng như sau:

Tạo các danh mục cần nhập vào ô trống nhanh chóng.
Phù hợp cho các địa điểm cần lấy thông tin cá nhân với số lượng lớn.
Giúp thực hiện khai báo, chấm công dễ dàng hơn tại các cơ quan, đoàn thể,…
Quản lý chuyện kinh doanh thông qua Drop List cũng rất tiện lợi.

Cách tạo Drop List trong Excel bằng Data Validation

Bước 1: Mở file Excel => Chọn ô muốn tạo Drop List => Chọn thẻ Data => Chọn Data Validation.

Bước 2: Chọn tab Settings => Chọn List trong mục Allow.

Bước 3: Đi đến mục Sources => Kéo chọn các ô bạn muốn lập Drop List => Nhấn OK để tạo Drop List trong Excel.

Bước 4: Kết quả thu về sẽ như dưới đây.

Tạo List Box trong Excel có phụ thuộc vào 1 list khác

Cách này sẽ giúp bạn có thể lấy ra danh sách có liên quan đến các từ được nhập ở 1 list khác.

Bước 1: Thực hiện nhập liệu các dữ liệu có liên quan với nhau như bên dưới.

Bước 2: Thực hiện các bước đặt tên cho các Tỉnh như sau:

Tô chọn dãy ô là thành phố của 1 tỉnh bất kỳ => Nhấp chuột phải => Chọn Define Name => Ở hộp thoại hiện lên nhập tên của các tỉnh tương ứng:

Ở hộp thoại hiện lên nhập tên của các tỉnh tương ứng:

Lưu ý: Tên của các Tỉnh được đặt phải giống với tên của Tỉnh đã nhập + không có khoảng trắng.

Ví dụ:

Tô chọn từ B1 đến B7: Đặt tên QuảngNinh.

Tô chọn từ C1 đến C5: Đặt tên HảiPhòng.

Tô chọn từ D1 đến D7: Đặt tên TháiBình.

Bước 3: Chọn ô cần đặt Drop List => Chọn thẻ Data => Nhấn chọn Data Validation.

Bước 4: Ở hộp thoại hiện lên => Chọn Setting => Đi đến mục Allow => Nhấn chọn List.

Ở phần Source bạn nhập công thức sau: =INDIRECT(SUBSTITUTE(C11;” “;””)) => Nhấn OK.

Giải thích hàm:SUBSTITUTE(C11;” “;””): Dữ liệu được lấy ở ô C11 sau đó bỏ đi dấu cách ở giữa để đúng với tên bạn đã thực hiện đặt ở bước 2.

Hàm INDIRECT: Có vai trò gián tiếp lấy các dãy ô có chứa Tỉnh đã đặt tên bên trên thích hợp với Tỉnh được nhập trong bảng bên dưới.

Bước 5: Và đây là danh sách thả xuống có phụ thuộc 1 danh sách khác đã được tạo.

Cách xóa Drop List trong Excel

Bước 1: Chọn ô đã định dạng Drop List => Chọn thẻ Home.

Bước 2: Tại Editing => Nhấn vào Clear => Chọn Clear All để xóa Drop List trong Excel.

Tạm kết về tạo List trong Excel

Trên đây là các cách có thể giúp bạn tạo Drop List trong Excel mà Sforum chia sẻ đến mọi người. Nếu thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ nó đến bạn bè và người thân các bạn nhé. Chúc bạn thành công!

Bạn có thể giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn trong trang tính bằng cách sử dụng danh sách thả xuống trong các ô. Danh sách thả xuống cho phép mọi người chọn một mục từ danh sách mà bạn tạo.

Windows macOS Web



Trong trang tính mới, nhập những mục nhập bạn muốn có trong danh sách thả xuống của mình. Tốt nhất là bạn nên đặt các mục danh sách trong một Bảng Excel . Nếu không, bạn có thể nhanh chóng chuyển đổi danh sách của mình thành bảng bằng cách chọn ô bất kỳ trong dải ô, rồi nhấn Ctrl+T .
Lưu ý:
- Tại sao nên đưa dữ liệu vào bảng? Khi dữ liệu của bạn nằm trong bảng, thì như bạn thêm hoặc loại bỏ các mục khỏi danh sách , mọi danh sách thả xuống mà bạn dựa trên bảng đó sẽ tự động cập nhật. Bạn không cần phải làm gì khác.
- Bây giờ là thời điểm tốt để Sắp xếp dữ liệu trong dải ô hoặc bảng trong danh sách thả xuống của bạn.
Chọn ô bạn muốn đặt danh sách thả xuống trong trang tính.
Đi tới trang Dữ liệu trên Dải băng, rồi chọn Xác thực Dữ liệu .
Lưu ý: Nếu bạn không thể bấm vào Xác thực Dữ liệu , trang tính có thể được bảo vệ hoặc chia sẻ. Mở khóa các khu vực cụ thể của sổ làm việc được bảo vệ hoặc dừng chia sẻ trang tính, rồi thử lại bước 3.
Trên menu Cài đặt trong hộp thoại Cho phép , bấm vào Danh sách .
Bấm vào nút Nguồn , rồi chọn phạm vi danh sách của bạn. Chúng tôi đặt danh sách của mình trên một trang tính có tên Thành phố, trong dải ô A2:A9. Lưu ý rằng chúng tôi đã bỏ hàng tiêu đề vì không muốn hàng này là một tùy chọn lựa chọn:
Nếu mọi người để trống ô, hãy chọn nút Bỏ qua trống Hộp.
Kiểm tra Danh sách thả xuống trong ô Hộp.
Bấm vào nút Thông báo Nhập Tab.
- Nếu bạn muốn thông báo bật lên khi bấm vào ô, hãy chọn nút Hiển thị thông báo nhập khi ô được chọn và nhập tiêu đề và thư vào các hộp (tối đa 225 ký tự). Nếu bạn không muốn hiện thông báo, hãy bỏ chọn hộp kiểm này.
Bấm vào nút Cảnh báo Lỗi Tab.
- Nếu bạn muốn thông báo bật lên khi ai đó nhập dữ liệu không có trong danh sách của bạn, hãy chọn nút Hiển thị cảnh báo lỗi sau khi nhập dữ liệu không hợp lệ , chọn một tùy chọn từ hộp Phong cách và nhập tiêu đề và thông báo. Nếu bạn không muốn hiển thị thông báo, hãy bỏ chọn hộp kiểm.
Không chắc chắn nên chọn tùy chọn nào trong danh sách Phong cách Hộp?
- Để hiển thị thông báo không ngăn cản mọi người nhập dữ liệu không có trong danh sách thả xuống, hãy bấm vào Thông tin hoặc Cảnh báo. Thông tin sẽ hiển thị thông báo cùng với biểu tượng này
  và Cảnh báo sẽ hiển thị thông báo cùng với biểu tượng này
  .
- Để ngăn không cho mọi người nhập dữ liệu không có trong danh sách thả xuống, hãy bấm vào Dừng .
  Lưu ý: Nếu bạn không thêm tiêu đề hoặc văn bản, Excel sẽ dùng tiêu đề mặc định "Microsoft Excel" và thông báo: "Giá trị bạn nhập không hợp lệ. Một người dùng đã giới hạn các giá trị có thể được nhập vào ô này."

Làm việc với danh sách thả xuống

Sau khi bạn tạo danh sách thả xuống, hãy đảm bảo rằng nó hoạt động theo cách bạn muốn. Ví dụ: bạn có thể muốn kiểm tra xem Thay đổi chiều rộng cột và chiều cao hàng để hiển thị tất cả các mục nhập của bạn.

Nếu danh sách mục nhập của danh sách thả xuống nằm trên trang tính khác và bạn muốn ngăn không cho người dùng nhìn thấy hoặc thay đổi nó, hãy cân nhắc việc ẩn và bảo vệ trang tính đó. Để biết thêm thông tin về cách bảo vệ trang tính, hãy xem Khóa ô để bảo vệ chúng .

Nếu bạn quyết định muốn thay đổi các tùy chọn trong danh sách thả xuống của mình, hãy xem Thêm hoặc loại bỏ các mục khỏi danh sách thả xuống .

Để xóa danh sách thả xuống, hãy xem Loại bỏ danh sách thả xuống .

Tải xuống ví dụ của chúng tôi

Bạn có thể tải xuống sổ làm việc mẫu kèm theo nhiều ví dụ về xác nhận tính hợp lệ dữ liệu như ví dụ trong bài viết này. Bạn có thể làm theo hoặc tạo các kịch bản xác nhận tính hợp lệ dữ liệu cho riêng mình. Tải xuống ví dụ về xác thực dữ liệu Excel .

Việc nhập dữ liệu sẽ nhanh hơn và chính xác hơn khi bạn hạn chế giá trị ô với những lựa chọn từ danh sách thả xuống.

Bắt đầu bằng cách tạo danh sách các mục nhập hợp lệ trên một trang tính, rồi sắp xếp hoặc sắp xếp lại các mục nhập để chúng xuất hiện theo thứ tự bạn muốn. Sau đó, bạn có thể sử dụng các mục nhập làm nguồn cho danh sách dữ liệu thả xuống. Nếu danh sách không lớn, bạn có thể dễ dàng tham khảo danh sách và nhập các mục nhập trực tiếp vào công cụ xác nhận tính hợp lệ dữ liệu.

Để tạo danh sách mục nhập hợp lệ cho danh sách thả xuống, hãy nhập nội dung vào một cột hoặc một hàng không chứa ô trống trong trang tính.
Chọn ô bạn muốn hạn chế dữ liệu nhập vào.
Trên menu Dữ liệu , trong Công cụ Nhấp vào Xác thực Dữ liệu Hoặc Xác nhận .
Lưu ý: Nếu lệnh xác thực không sẵn dùng, có thể trang tính đã được bảo vệ hoặc sổ làm việc đang được chia sẻ. Bạn không thể thay đổi cài đặt xác nhận tính hợp lệ dữ liệu nếu sổ làm việc được chia sẻ hoặc trang tính được bảo vệ. Để biết thêm thông tin về việc bảo vệ sổ làm việc, hãy xem Bảo vệ sổ làm việc .
Bấm vào nút Cài đặt rồi trong hộp thoại Cho phép menu bật lên, bấm vào Danh sách .
Bấm vào nút Nguồn , rồi trên trang tính, chọn danh sách các mục nhập hợp lệ của bạn.
Hộp thoại sẽ thu nhỏ cực tiểu để giúp bạn xem trang tính dễ dàng hơn.
Nhấn RETURN hoặc bấm vào nút Mở rộng
để khôi phục hộp thoại, rồi bấm vào OK .
Mẹo:
- Bạn cũng có thể nhập trực tiếp giá trị vào Nguồn , được phân tách bằng dấu phẩy.
- Để sửa đổi danh sách các mục nhập hợp lệ, chỉ cần thay đổi các giá trị trong danh sách nguồn hoặc chỉnh sửa dải ô trong Nguồn Hộp.
- Bạn có thể chỉ định thông báo lỗi của riêng mình để phản hồi cho dữ liệu đầu vào không hợp lệ. Trên menu Dữ liệu , bấm vào Xác thực Dữ liệu Hoặc Xác nhận , rồi bấm vào nút Cảnh báo Lỗi Tab.

Xem thêm

Áp dụng xác nhận tính hợp lệ dữ liệu đối với ô

Trong trang tính mới, nhập những mục nhập bạn muốn có trong danh sách thả xuống của mình. Tốt nhất là bạn nên đặt các mục danh sách trong một Bảng Excel .
Lưu ý:
- Tại sao nên đưa dữ liệu vào bảng? Khi dữ liệu của bạn nằm trong bảng, thì như bạn thêm hoặc loại bỏ các mục khỏi danh sách , mọi danh sách thả xuống mà bạn dựa trên bảng đó sẽ tự động cập nhật. Bạn không cần phải làm gì khác.
- Bây giờ là thời điểm tốt để Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bạn muốn dữ liệu xuất hiện trong danh sách thả xuống của bạn.
Chọn ô bạn muốn đặt danh sách thả xuống trong trang tính.
Đi tới trang Dữ liệu trên Dải băng, rồi bấm vào Xác thực Dữ liệu .
Trên menu Cài đặt trong hộp thoại Cho phép , bấm vào Danh sách .
Nếu bạn đã tạo bảng có các mục nhập thả xuống, hãy bấm vào nút Nguồn , rồi bấm và kéo các ô có chứa những mục nhập đó. Tuy nhiên, đừng gộp cả ô tiêu đề. Chỉ đưa vào các ô sẽ xuất hiện trong danh sách thả xuống. Bạn cũng có thể chỉ cần nhập danh sách các mục nhập trong Nguồn được phân tách bởi dấu phẩy như sau:
Trái cây,Rau,Ngũ cốc,Sản phẩm bơ sữa,Đồ ăn nhẹ
Nếu mọi người để trống ô, hãy chọn nút Bỏ qua trống Hộp.
Kiểm tra Danh sách thả xuống trong ô Hộp.
Bấm vào nút Thông báo Nhập Tab.
- Nếu bạn muốn thông báo bật lên khi bấm vào ô, hãy chọn nút Hiển thị thông báo và nhập tiêu đề và thư vào các hộp (tối đa 225 ký tự). Nếu bạn không muốn hiển thị thông báo, hãy bỏ chọn hộp kiểm.
Bấm vào nút Cảnh báo Lỗi Tab.
- Nếu bạn muốn thông báo bật lên khi ai đó nhập dữ liệu không có trong danh sách của bạn, hãy chọn nút Hiện Cảnh báo , chọn một tùy chọn trong Loại , rồi nhập tiêu đề và thông điệp. Nếu bạn không muốn hiển thị thông báo, hãy bỏ chọn hộp kiểm.
Nhấp vào OK .

Sau khi bạn tạo danh sách thả xuống, hãy đảm bảo danh sách đó hoạt động theo cách bạn muốn. Ví dụ: bạn có thể muốn kiểm tra xem Thay đổi chiều rộng cột và chiều cao hàng để hiển thị tất cả các mục nhập của bạn. Nếu bạn quyết định muốn thay đổi các tùy chọn trong danh sách thả xuống của mình, hãy xem Thêm hoặc loại bỏ các mục khỏi danh sách thả xuống . Để xóa danh sách thả xuống, hãy xem Loại bỏ danh sách thả xuống .