Mô tả dự án là gì

Phải hiểu rõ vai trò của Đề cương, hay Kế hoạch Quản lý dự án xây dựngthì mới quản lý Dự ántốt được, tại sao?

Trong một ngày đẹp trời đầy nắng và gió, bạn được sếp gọi vào để tham giai vào một dự án mà công ty sắp hoặc đang triển khai, tuy nhiên:

• Bạn không biết dự án này có những ai, vai trò của từng ông thế nào?
• Bạn không biết vai trò của mình ra sao, phạm vi công việc của mình là gì?
• Muốn đệ trình 1 tài liệu, bạn không rõ dùng form gì và gửi cho ai, khi nào cần gửi?
• Bạn không biết cơ chế thanh toán thế nào, phát sinh ra làm sao?
• bạn không biết họp hành vào lúc nào, ai họp và khi nào cần họp?

Thì đó là khi bạn cần phải hỏi cho bằng được 1 tài liệu, nó tên là Project Management Plan (PMP) hay có tên tiếng Việt khá mô phạm là Đề cương quản lý dự ánxây dựng hay Kế hoạch quản lý dự án xây dựng.

Kế hoạch/Đề cương quản lý dự án xây dựnglà gì?

Kế hoạch/Đề cương Quản lý dự án xây dựnglà mộttài liệu mô tả làm cách nào để tiến hành, theo dõi và kiểm soát dự án

Định nghĩa này khá chung chung nhưng đầy đủ.Sẽ có hai câu hỏi ngay lập tức được đặt ra.

Câu hỏi 1 - Đề cương này được phát hành bởi ai? Và câu trả lời thì thường là Ban QLDA hoặc Tư vấn quản lý dự án xây dựng.

Câu hỏi 2 - Nó được phát hành khi nào hoặc trong giai đoạn nào của dự án? Theo chúng tôi, nó cần được phát hànhngaytừ khi bắt đầu giai đoạn thiết kế hoặc ngay khi Ban QLDA, Tư vấn QLDA tham gia vào dự án

Nội dung của Kế hoạch/Đề cương quản lý dự án

Một Kế hoạch quản lý dự án xây dựngđầy đủ có 2 thành phần, đó là Thuyết minh và Phụ lục

Thuyết minh Đề Cương quản lý dự án theo lý thuyết thì rất nhiều thứ. Nhưng với 1 dự án không quá phức tạp nên có tối thiểu và chỉ cần các phạm visau là đủ:

• Vai trò, nhiệm vụ chung của các thành viên dự án
• Quản lý thiết kế Mô tả các bước thiết kế, đầu ra của từng giai đoạn thiết kế là gì, và nó được liên hệ với các giai đoạn trình duyệt nào (ví dụ 1/500, Thiết kế ý tưởng, Thiết kế cơ sở, Thiết kế kỹ thuật, Thiết kế bản vẽ thi công)
• Quản lý trình duyệt cơ quan chức năng tốt nhất là lên được sơ đồ các bước trình duyệt cho từng giai đoạn từ khi lập dự án đến khi hoàn công, bàn giao đưa vào sử dụng, các giấy tờ cần trình duyệt (Đây là 1 mục khó và đòi hỏi nhiều kinh nghiệm, nhưng lại rất hữu ích, nhất là góc nhìn từ phía Chủ đầu tư)
• Quản lý chất lượng
• Quản lý chi phí Mô tả ngắn gọn và xúc tích các bước quản lý (Cost plan các giai đoạn thiết kế, Tender, IPC, VO đến Final account)
• Quản lý tiến độ mô tả phương pháp và cách thức để các thành phần tham gia dự án cập nhật, theo dõi tiến độ
• Quản lý thông tin, phối hợp mô tả các cơ chế, cách thức trao đổi thông tin, các cuộc họp cần được tổ chức, tần suất
• Báo cáo mô tả các loại báo cáo cần phát hành, tần suất
• Quản lý rủi ro nêu lên các rủi ro có thể có, mức độ ảnh hưởng và các giải pháp để giảm thiểu hoặc loại bỏ rủi ro

Để biết nội dung chi tiết hơn của phạm vi nói trên,bạnnên đọc thêm bài viết dưới đây

Quản lý một Dự án thì ta phải quản lý nhũng gì?

Tiếp theo Thuyết minh sẽ là Phần Phụ lục, bao gồm 2 phần (1) Các chart/workflow cho từng việc và 2) các form biểu ứng dụng. Ví dụ flowchart cho 1 IPC (thanh toán giai đoạn) qua các bước nào? Hay 1 form Site Memos (Chỉ thị công trường) đang áp dụng là gì?... tất cả đều phải có ở Phụ lục này.

Đây là hình ảnh một quy trình thanh toán giai đoạn trong Đề cương Quản lý Dự án mà chúng tôi đã triển khai

Tại sao Kế hoạch quản lý dự án xây dựngquan trọng?

Bạn đã nghe qua câu "Không lập kế hoạch tức là Lập kế hoạch cho thất bại" chưa? Chắc là ít nhiều có biết rồi đúng không?

Nhưng, chúng ta đã không làm thì thôi, chứ làm là để thành công, không phải để thất bại. Và do đó, chúng ta phải lập kế hoạch.

Nếu như nhìn vào nội dung của cuốn Kế hoạch quản lý dự án xây dựngđiển hình như trên, bạn có thể thấy nó như một cuốn sổ tay, cuốn bí kíp cho những người làm dự án vì nó chứa đựng những gì thiết yếu nhất cần quan tâm để có thể vận hành quản lý dự án xây dựng.

Nó giúp:

• Chi tiết hóa các mục tiêu của dự án như đã thống nhất trong Chân dung dự án đảm bảo chúng được mô tả rõ ràng, được tuân thủ và có tính khả thi
• Mang đến khả năng lãnh đạo và vận hành của dự án, là kim chỉ nam cho các hoạt động của dự án
• Là tài liệu nền tảng cho các kế hoạch quản lý chuyên ngành như quản lý chất lượng, quản lý chi phí, quản lý an toàn, quản lý rủi ro

Nếu ví Project Charter (Chân dung dự án) là ngọn hải đăng soi đường thì PMP là cuốn sổ tayđể người thuyền trưởng (PM) đưa con thuyền Project đi theo và cán đích.

Các Nhà quản lý Việt Nam nhất là khối nhà nước trước kia thường coi đề cương như một công cụ làm cho có/chống chế và cách làm thường là copy paste từ đâu đó và chỉ thay mỗi tên dư án. Chính vì không được coi trọng đúng mức nên họ thường không thực sự hiểu mộtđề cương cần những gì và tại sao lại cần nó.Do đó,gần như không ai dùng đề cương để điều hành hoạt động của dự án, từ dó dẫn đến sự thiếu hiệu quả.

Và cuối cùng, cần biết rằng Đề cương này cần được viết, may đo cho phù hợp với điều kiện cụ thể của từng dự án.

OnPlan Team