Email Server là gì ? Trong lĩnh vực dịch vụ email marketing, hẳn các bạn đã từng nghe đến khái niệm Mail Server (máy chủ email). Thuật ngữ này có thể được hiểu là một dịch vụ bưu chính hoạt động trên mạng Internet. Show
Khi chúng ta gửi một email, bức thư thường phải đi qua một loạt các Mail Server cho đến khi nó tới người nhận. Quá trình này nhanh và trông có vẻ đơn giản nhưng thực tế rất phức tạp. Trong bài đăng lần này, Top Email sẽ giúp các bạn tìm hiểu Email Server là gì ? Đồng thời nắm được những kiến thức cơ bản về Máy chủ Email. Mục lục nội dungEmail Server là gì ?Mail Server, hay Email Server, Máy chủ Email. Đây là một loại máy hoặc ứng dụng chịu trách nhiệm xử lý thư điện tử. Nói dễ hiểu, một Email Server sẽ thực hiện công việc nhận và phân phối email. Thuật ngữ máy chủ email thường được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau tùy thuộc vào ngữ cảnh. Đôi khi Mail Server để chỉ một máy tính hoặc hệ thống máy hoàn chỉnh gồm nhiều dịch vụ hoặc ứng dụng khác nhau. Hoặc có lúc, thuật ngữ này được sử dụng thay thế cho một số dịch vụ hoặc ứng dụng. Khi hiểu theo nghĩa này, máy chủ email được phân thành 2 loại chính:
Các loại Máy Chủ Mail Server1. Outgoing Mail Server – Máy chủ Email điMáy chủ gửi đi sử dụng một giao thức truyền thư đơn giản – Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) – để liên lạc và vận chuyển mail tới các máy chủ email khác từ xa. Nó thường hay được nhắc đến với cái tên Máy Chủ SMTP (SMTP Server). Các nhà tiếp thị email số lượng lớn thường dùng SMTP Server để quảng cáo hàng loạt.
Ví dụ Gmail là một máy chủ Email và sử dụng máy chủ SMTP của riêng nó là smtp.gmail.com. Nó hỗ trợ người dùng gửi đi và nhận email. Còn các dịch vụ email marketing như Amazon SES, Sendgrid, Mailchimp…v.v là những SMTP Server. Chúng chỉ phục vụ mục đích chuyên gửi. Bạn có thể tham khảo thêm Phân biệt SMTP Server với Mail Server. 2. Incoming Mail Server – Máy chủ Email đếnCó 2 loại giao thức được sử dụng để nhận email đến: POP3 (Post Office Protocol 3)Giao thức này được sử dụng để kết nối tới Email Server và lấy tin nhắn xuống thiết bị (máy tính, Smartphone) thông qua ứng dụng Email Client. (Ví dụ như Outlook, Thunderbird, Windows Mail,…). Sau khi tải xuống, thư sẽ bị xóa khỏi máy chủ. POP3 là giao thức 1 chiều.  IMAP (Internet Message Access Protocol)Đây cũng là giao thức dùng để lấy email từ Server xuống Client. Tuy nhiên khác biệt với POP3, IMAP cho phép nhiều client cùng lúc kết nối tới một Mailbox. Tức là một bản sao sẽ được đẩy xuống ứng dụng email của người nhận. Đồng thời, bản gốc Email vẫn được lưu trên Mail Server. Đây là kênh liên lạc 2 chiều. Giao thức IMAP trở nên phổ biến nhờ nhà cung cấp dịch vụ email lớn nhất thế giới – Gmail – khuyên dùng thay vì POP3. Quá trình gửi email diễn ra như thế nào?Sau khi đã nắm rõ khái niệm email server là gì ? Tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu xem quy trình gửi email được diễn ra như thế nào. Bước 1: Kết nối với máy chủ SMTPKhi bạn gửi email, nhà cung cấp dịch vụ email của bạn, ví dụ như Gmail, sẽ kết nối với máy chủ SMTP. Ở giai đoạn này, Gmail cung cấp cho SMTP một số thông tin quan trọng. Chẳng hạn như địa chỉ email gửi, nội dung thư và địa chỉ email của người nhận. Bước 2: Xử lý miền email của người nhậnServer SMTP bây giờ sẽ xác định và xử lý địa chỉ email của người nhận. Nếu bạn đang gửi email cho người khác trong công ty, tức là đến cùng một miền, thư sẽ được chuyển trực tiếp đến Server IMAP hoặc POP3. Nếu bạn đang gửi thư cho một công ty khác, máy chủ SMTP sẽ cần phải giao tiếp với Mail Server của công ty đó. Và chúng ta sang bước 3. Bước 3: Xác định IP của người nhậnỞ giai đoạn này, máy chủ SMTP sẽ cần kết nối với Domain Name System – DNS (Hệ thống tên miền) để tìm máy chủ của người nhận. DNS hoạt động giống như một hệ thống dịch thuật. Nó sẽ giúp chuyển đổi miền của người nhận thành địa chỉ IP (Internet Protocol). IP là một số cụ thể xác minh riêng cho một máy hoặc máy chủ khi kết nối internet. SMTP cần IP để thực hiện công việc chuyển thư đến đúng máy chủ của người nhận. Bước 4: Phân phối emailQuá trình vận chuyển thư không hề đơn giản. Email của bạn sẽ đi qua các máy chủ SMTP không liên quan khác nhau cho đến khi tới SMTP của người nhận. Tiếp đến, SMTP nhận sẽ kiểm tra thư và sau đó chuyển nó đến máy chủ IMAP hoặc POP3. Tại đây, email được xếp vào hàng đợi xử lý cho đến khi người nhận mở ứng dụng email. Một số ví dụ về Email ServerMail server OutlookOutlook là dịch vụ email miễn phí được phát triển, cung cấp bởi Microsoft. Và thường được sử dụng chủ yếu như là một ứng dụng email. Ngoài ra, Outlook cũng tích hợp các tính năng khác như lịch, quản lý công việc, quản lý liên lạc, ghi chú…. Mail Outlook được phát triển trên nền điện toán đám mây an toàn và bảo mật tuyệt đối. Mail Cloud GoogleMail Cloud Google có tên là Google Workspace là một dịch vụ mail trả phí được Goolge ra mắt 2016. G-Suite được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi với các công cụ trực tuyến bao gồm Gmail, Drive, Documents và Meet. Google Workspace mang tham vọng mang đến cho người dùng một không gian làm việc chỉ trong một ứng dụng. Kết luậnHi vọng với những kiến thức trên đây, các bạn đã hiểu rõ hơn về Mail Server. Nắm được khái niệm Email Server là gì. Mail Server có vai trò quan trọng trong quản lý, truyền thông nội bộ, giao dịch thương mại. Một hệ thống Mail Server an toàn, bảo mật sẽ phòng tránh được một số vấn đề rủi ro. Như mail bị nhiễm virus, spam, bị đưa vào danh sách đen Blacklist,…
Commentscomments
Sự phát triển không ngừng của CNTT đã hỗ trợ rất nhiều cho con người trong việc giao tiếp và truyền thải thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn vì vậy mà vai trò của mail server rất quan trọng. Vậy Mail server là gì? Quy trình hoạt động như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây! Tìm hiểu về mail server1. Mail server là gì?Mail Server là gì? hay Email server là một máy chủ thư điện tử dùng để gửi và nhận thư điện tử (Email). Là giải pháp Email chuyên nghiệp để giao tiếp thư tín nội bộ, trao đổi thư tín với khách hàng và đối tác bên ngoài cần yêu cầu sự ổn định, liên tục với tốc độ nhanh đồng thời đảm bảo an toàn dữ liệu, khả năng khôi phục dữ liệu cao… Các Email Server thực chất là một Server vật lý hoặc là một Server đám mây được cấu hình để biến thành một cỗ máy gửi và nhận thư điện tử. Nó cũng có đầy đủ các thông số như một Server bình thường như Ram, CPU, dung lượng lưu trữ,… ngoài ra, nó còn có các thông số khác liên quan đến yếu tố Email như Số lượng tài khoản Email, số lượng Email fowarder, Mail list,… Ngoài ra, Email Server còn có các tính năng mà một dịch vụ Email miễn phí dành cho cá nhân không thể có được như : Quản lý Email ra-vào của nhân viên, tích hợp với các phần mềm như Outlook, nền tảng webmail, khả năng sao lưu dữ liệu và đặc biệt hơn là nó có IP riêng để chống lại các vấn đề như virus, spam mail, mail bị vào blacklist… điều mà các dịch vụ Email share host phải bó tay. 2. Cách thức hoạt độngMail server hoạt động đựa trên 3 hình thức:
Outgoing Mail Server hay Mail Server gửi đi sử dụng giao thức SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Đây là giao thức dịch chuyển mail đơn giản được dùng để liên lạc với server từ xa. Đồng thời cho phép gửi nhiều thư cùng một lúc tới các server khác nhau.
Giao thức này hay còn được biết đến dưới 2 hình thức: POP3 (Post Office Protocol): chuyển email tới lưu ở máy tính chứa Mail Client, thường là nội bộ máy tính của người dùng thông qua một ứng dụng email như Outlook, Mac Mail, Windows Mail… IMAP (Internet Message Access Protocol): là phương thức phức tạp hơn cho phép nhiều client cùng lúc kết nối tới một Mailbox. Email từ Mailbox sẽ được sao chép tới máy client và bản gốc của Email vẫn sẽ được lưu trên Mail Server. 3. Phân loạiHiện nay có 2 loại Server mail chính được dùng phổ biến, bao gồm: Server mail của Google, Microsoft, yahoo: Nền tảng xây dựng loại server mail này có quy mô lớn, hệ thống bảo mật chặt chẽ. Có thể quản lý tốt những dữ liệu hiện có. Hơn nữa người dùng có thể sử dụng được nhiều tiện ích khác nhau. Cũng chính vì thế mà giá cả sử dụng dịch vụ server mail loại này thường khá cao. Server mail độc lập: Loại dịch vụ này giống như Bigmail hiện nay. Ưu điểm là dung lượng cho phép lưu trữ dữ liệu của Server mail độc lập là rất lớn. Khả năng độc lập dữ liệu cao, lại có sự bảo mật tốt. Bên cạnh đó giá thành cũng rất rẻ so với những loại server mail của Google, Microsoft, hay Yahoo. Tuy nhiên lại tồn tại nhược điểm là thiếu linh hoạt và không đầy đủ tiện ích. Lợi ích và hạn chế khi sử dụng mail server là gì?1. Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng mail server
Trong thời đại 4.0 hiện nay, công nghệ thông tin đã mở ra rất nhiều cơ hội cho các cá nhân, doanh nghiệp phát triển. Tuy nhiên cùng với đó là mức độ cạnh tranh rất gắt gao. Để đạt được thành công, các doanh nghiệp phải tiếp cận và sử dụng những giải pháp mới. Và website cùng email sever chính là những giải pháp mà các doanh nghiệp nên áp dụng. Hiện nay, email sever đã được rất nhiều công ty, doanh nghiệp bắt tay vào sử dụng. Giải pháp này đóng vai trò như một cửa ngõ để các doanh nghiệp có thể liên hệ với khách hàng, đối tác bên ngoài. – Giúp các các bộ phận trong công ty có thể trao đổi thông tin qua lại với nhau một cách dễ dàng. Tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp. – Người quản trị mạng có thể quản trị hệ thống mail server của công ty thông qua internet, quản lý được tất cả nội dung mail của nhân viên trong hệ thống, thiết lập được dùng lượng cho từng user sử dụng mail, từ đó giúp công việc quản lý trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. – Cho phép người dùng gửi và nhận mail trực tiếp qua internet với email tên miền cụ thể của từng công ty; cho phép gửi và nhận mail thông qua Mail Client, Web mail. – Có khả năng hạn chế được các mail spam và virus khi chuyển tiếp đến người nhận khác. – Hệ thống mail có tính bảo mật cao nhờ sự cấu hình và cài đặt của người quản trị viên. Chính vì vậy có thể đảm bảo thông tin nội bộ được bảo mật tuyệt đối. 2. Hạn chế của việc cài đặt và quản lý mail server riêng biệtViệc không thuê mail server từ một bên thứ ba cung cấp là đồng nghĩa với việc không chấp nhận một số lợi ích đáng kể từ việc hợp tác với một công ty có nhiều năm kinh nghiệm trong việc cài đặt, quản lý mail server. Việc cài đặt mail server và quản lý mail server (lọc thư rác, đảm bảo cho hệ thống làm việc mượt mà,..) đều là những thách thức đáng gờm:
Vấn đề lớn nhất của việc quản trị mail server là: việc duy trì, nâng cấp, khắc phục những sự cố mail server,.. Tất cả đều thuộc trách nhiệm của bạn chứ không phải là một công ty thứ ba. Quy trình hoạt động của một email từ mail sever là gì?Để hiểu được tại sao email server có thể mang đến những lợi ích kể trên, các bạn có thể tham khảo thêm về quy trình hoạt động của một email sever. Cụ thể hơn là bạn sẽ tìm hiểu về quá trình nhận và gửi của một email sever: – Bước 1: Sau khi tin nhắn được soạn và nhấn gửi, email sẽ kết nối với máy chủ SMTP thuộc tên miền của bạn. – Bước 2: Khách hàng email của bạn liên lạc với máy chủ SMTP, cho nó địa chỉ email, địa chỉ email của người nhận, nội dung thư và bất kỳ file đính kèm. – Bước 3: Lúc này các máy chủ SMTP sẽ xử lý địa chỉ email của người nhận. Nếu tên miền là giống như người gửi, tin nhắn sẽ được chuyển trực tiếp qua máy chủ POP3 hoặc IMAP của tên miền. Nếu tên miền là khác nhau, các máy chủ SMTP sẽ phải giao tiếp với máy chủ của tên miền khác. – Bước 4: Máy chủ SMTP sẽ giao tiếp với các DNS, hoặc các máy chủ quản lý tên miền để tìm ra địa chỉ của người nhận. Các DNS lấy tên miền email của người nhận và chuyển nó thành một địa chỉ IP. Máy chủ SMTP của người gửi có thể không gửi một email đúng với một tên miền riêng; một địa chỉ IP là một số duy nhất được gán cho mỗi máy tính được kết nối với Internet. Khi biết thông tin này, một máy chủ mail gửi đi có thể thực hiện công việc của mình hiệu quả hơn. – Bước 5: Khi máy chủ SMTP đã có địa chỉ IP của người nhận, nó có thể kết nối với máy chủ SMTP của nó. Điều này không thường được thực hiện trực tiếp; thay vào đó, các thông điệp được chuyển dọc theo một loạt các máy chủ SMTP không liên quan cho đến khi nó đến đích. – Bước 6: Máy chủ SMTP của người nhận quét các tin nhắn gửi đến. Nếu nhận ra những tên miền và tên người sử dụng, nó sẽ chuyển các thông điệp tới máy chủ POP3 hoặc IMAP của tên miền. Từ đó, nó được đặt trong một hàng đợi cho đến khi khách hàng email của người nhận cho phép nó được tải về. Vào thời điểm đó, các thông điệp có thể được đọc bởi người nhận. Các tìm kiếm liên quan:
Nội dung liên quan: |
