I. THÔNG TIN CHUNG 1. Tên sáng kiến: Một số giải pháp quản lý lưu trữ và bảo quản hồ sơ trường Mầm non Đán Tuyển. 2. Tác giả: Họ và tên: Đoàn Mạnh Linh. Năm sinh: 08/04/1991. Nơi thường trú: Trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ. Trình độ chuyên môn: Cao đẳng sư phạm Địa Lý. Chức vụ công tác: Văn thư – Thủ quỹ. Nơi làm việc: Trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ. Điện thoại: 0963.072.864. Tỷ lệ đóng góp tạo ra sáng kiến: 100%. 3. Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Văn thư - Lưu trữ. 4. Thời gian áp dụng sáng kiến: Từ ngày 06 tháng 09 năm 2014 đến ngày 31 tháng 03 năm 2015. 5. Đơn vị áp dụng sáng kiến: Tên đơn vị: Trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ. Địa chỉ: Bản Đán Tuyển – xã Nậm Sỏ - Tân Uyên – Lai Châu. II. NỘI DUNG SÁNG KIẾN 1. Sự cần thiết, mục đích của việc thực hiện sáng kiến. 1.1 Sự cần thiết của việc thực hiện sáng kiến. Qua hai năm thực hiện nhiệm vụ văn thư lưu trữ trong nhà trường, tôi nhận thấy công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan tổ chức dù lớn hay nhỏ, muốn thức hiện được đúng chức năng nhiệm vụ của mình đều cần phải sử dụng các văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách. Phản ánh tình hình, kiến nghị đề nghị lên cấp trên trao đổi, phối hợp, liên hệ công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hằng ngày. Với tính chất đặc thù của nghành Giáo dục và đào tạo việc tiếp nhận các loại văn bản công văn, chỉ thị từ các cấp là rất nhiều. Do vậy công tác văn thư lại có ý nghĩa quan trọng hơn, 1 công tác văn thư lưu trữ phải bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho nhà trường cung cấp kịp thời, chính xác số liệu, tài liệu cho cấp trên, lưu trữ và quản lý hệ thống hồ sơ sổ sách tài liệu trong một đơn vị. Đồng thời công tác văn thư được xác định là một bộ phận quan trọng trong công tác quản lý điều hành của một nhà trường. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc nhà trường được nhanh chóng, chính xác, đem lại hiệu quả cao, không mất nhiều thời gian, đáp ứng được những yêu cầu cao trong công việc của người soạn thảo văn bản và người tiếp nhận văn bản. Một đơn vị trường học hay một cơ quan quản lý sẽ không thể ban hành các quyết định, hay giải quyết kịp thời, chính xác yêu cầu của các cấp lãnh đạo khi không có đầy đủ các thông tin, căn cứ từ các tài liệu công văn, các văn bản lưu trữ. Vì vậy, thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác lý chỉ đạo, điều hành của nhà trường và ngược lại. Bời lẽ công tác văn thư và lưu trữ giúp cho hoạt động quản lý của nhà trường được đảm bảo, cung cấp thông tin, tài liệu, tư liệu, số liệu cụ thể nhất, chính xác nhất, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường cho dù nhà trường đã qua nhiều năm hoạt động. Công tác văn thư lưu trữ tốt giúp cho hoạt động chuyên môn của cán bộ quản lý và các bộ phận trong nhà trường đạt được chất lượng cao hơn, giải quyết công việc nhanh hơn, hiệu quả và chính xác hơn và như đã nêu ở trên công tác văn thư lưu trữ giúp chúng ta quản lý các tài liệu, dữ liệu, các căn cứ, các minh chứng, các quyết định... về mọi hoạt động diễn ra trong một nhà trường từ khi được thành lập đến những năm về sau. Vì vậy, tôi mạnh dạn chọn đề tài " Một số giải pháp quản lý lưu trữ và bảo quản hồ sơ trường Mầm non Đán Tuyển" Nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ trong nhà trường để phục vụ cho việc tra cứu tìm công văn tài liệu trong nhà trường được nhanh gọn không mất nhiều thời gian phục vụ tốt cho công việc của nhà trường, bản thân hoàn thành tốt công việc được giao. Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý của đơn vị mình. Văn thư, lưu trữ là một bộ phận quan trọng không thể không có trong bất cứ 2 một cơ quan Nhà nước hay trong một đơn vị sự nghiệp hành chính nào nhất là trong các đơn vị trường học. Trong những năm trước đây các đơn vị trường học chưa có nhân viên văn thư mà chỉ có nhân viên phụ trách văn thư hoặc nếu có nhân viên văn thư thì phấn lớn lại không được đào tạo theo đúng chuyên ngành, thiếu kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, không có kỹ năng giải quyết công việc, có thái độ thờ ơ, xem nhẹ công việc, thiếu hiểu biết về tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ dẫn đến hiệu quả công việc thấp, tính chính xác không cao, khó khăn trong việc tìm kiếm công văn tài liệu cần thiết gây mất thời gian hiệu quả công việc thấp. 1.2 Mục đích của việc thực hiện sáng kiến: Mục đích của việc nghiên cứu đề tài trước hết nhàm nâng cao hiệu quả của công tác văn thư trong trường Mầm non Đán Tuyển, giúp bản thân hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, bản thân quản lý hồ sơ nhà trường được khoa học và giả quyết khó khăn vướng mắc của đơn vị trong việc lưu trữ hồ sơ. Đồng thời nhằm nâng cao nhận thức cho các đồng chí làm công tác văn thư về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ. Giúp cho nhân viên văn thư giải quyết được những tồn tại khó khăn, vướng mắc của đơn vị mình trong việc thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 2. Phạm vi triển khai thực hiện: Trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ. 3. Mô tả sáng kiến: a: Thực trạng của vấn đề * Thuận lợi: Bản thân luôn nhận được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tân Uyên và Ban giám hiệu trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Trường Mầm non Đán Tuyển là đơn vị trường mới được thành lập hệ thống văn bản, tài liệu ít thuận lợi cho việc thu thập và lưu trữ được đảm bảo hơn. 3 Gần đây các văn bản của cấp trên đều được chuyển đến thông qua hộp thư điện tử của nhà trường nên thuận lợi cho việc thu thập, tìm kiếm và lưu trữ văn bản nhanh chóng và thuận lợi hơn. Hằng năm được tham gia các lớp tập huần về công tác văn thư, lưu trữ do phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tân Uyên tổ chức. Bản thân luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình với công việc. Luôn có ý thức tu dưỡng phấn đấu hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được cấp trên giao phó. * Khó khăn: - Về cơ sở vật chất của nhà trường. + Số lượng văn bản đi, đến nhiều trong khi cơ sở nhà trường còn nhiều khó khăn chưa có tủ lưu trữ hồ sơ chuyên dụng gây khó khăn cho công tác văn thư lưu trữ bảo quản văn bản, tài liệu cho nhà trường. + Trường đóng trên địa bàn chưa có điện lưới quốc gia, mạng lưới Internet không có dẫn đến tình trạng tiếp nhận các văn bản và báo cáo chưa kịp thời. - Về bản thân. + Bản thân chưa được đào tạo theo đúng chuyên nghành nên không có chuyên môn nghiệp vụ trong công tác văn thư lưu trữ. + Công tác tại xã khó khăn nên không có điều kiện để học hỏi từ những người có kinh nghiệm. + Bản thân phải kiên nhiệm thêm các công việc khác trong nhà trường như tổ trưởng tổ văn phòng, công tác y tế học đường, thủ quỹ nhà trường, nên không có thời gian để nghiên cứu học hỏi tích lũy kinh nghiệm.. + Thời gian công tác 02 năm, chưa có nhiều kinh nghiệm trong chuyên môn. Việc phân loại văn bản và bảo quản tài liệu còn lúng túng, chưa khoa học, chưa đúng quy định của công tác văn thư lưu trữ. * Ưu nhược điểm của các giải pháp trước đây: * Ưu điểm: 4 - Giúp nhà trường quản lý hệ thống văn bản, lưu trữ, bảo quản và sắp xếp công văn, tài liệu trong nhà trường. * Nhược điểm: - Nhận thức về công tác văn thư lưu trữ của bản thân và của Ban giám hiệu nhà trường chưa cao, vẫn xem nhẹ công tác văn thư lưu trữ, coi công tác văn thư, lưu trữ là một công việc kiêm nhiệm ai cũng có thể làm được. - Hệ thống công văn, tài liệu lưu trữ chưa khoa học gây khó khăn cho việc tìm kiếm. - Thiếu tài liệu văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ. Việc lưu trữ bảo quản văn bản, tài liệu còn theo cảm tính, theo kinh nghiệm người trước chỉ bảo cho người sau thiếu cơ sở pháp lý, không có tính khoa học và hiệu quả công việc chưa cao. b: Mô tả giải pháp sau khi có sáng kiến. * Điểm mới trong sáng kiến kinh nghiệm: Như đã nêu trong phần mục đích nghiên cứu, điểm mới trong việc nghiên cứu đề tài này là góp phần nâng cao hiệu quả của công tác văn thư trong đơn vị trường Mầm non Đán Tuyển đồng thời nâng cao được nhận thức và trách nhiệm của nhân viên thư về công tác văn thư, lưu trữ trong các đơn vị trường học. Từ đó có thể phát huy tối đa năng lực của nhân viên văn thư trong quản lý, khai thác sử dụng văn bản đạt hiệu quả cao. Áp dụng đề tài này sẽ giúp cho việc lưu giữ bảo quản hồ sơ của nhà trường được hiệu quả, khoa học hơn, việc tìm kiếm các tài liệu, các văn bản đã lưu trữ diễn ra một cách nhanh chóng hơn; Có các biện pháp bảo quản lưu trữ hồ sơ trong nhà trường được lâu dài phục vụ tốt cho công tác tra cứu khi cần thiết. Đề tài dễ áp dụng, dễ thực hiện đối với mọi đối tượng, phù hợp với tất cả các đơn vị trường học. * Các giải pháp để tiến hành giải quyết vấn đề: Biện pháp 1: Các biện pháp để nhận và chuyển công văn kịp thời. Do trường Mầm non Đán Tuyển đặt trên địa bàn xã Nậm Sỏ một xã vùng sâu vùng xa của huyện Tân Uyên. Cách trung tâm huyện hơn 40km giao thông 5 đi lại khó khăn, nhất là vào mùa mưa lũ. Nên để luôn đảm bảo công văn đi đến được chuyển đến Phòng giáo dục và đào tạo kịp thời, tôi thường sử dụng phương pháp sau: Tôi thường xuyên vào ộp thư điên tử nhà trường để cập nhật các công văn tư phòng giáo dục và chuyển đến hiệu trưởng nhà trường. Đối với các công văn yêu cầu báo cáo ngay trong ngày tôi thường sử dụng phương pháp gọi điện thoại hoặc gửi báo cáo qua hộp thư điện tử " Gmail " tới cán bộ chuyên môn Phòng giáo dục và Đào tạo báo cáo trực tiếp sau đó sẽ gửi bản báo cáo bằng văn bản có dấu đỏ của nhà trường tới Phòng giáo dục vào chiều thứ sáu hàng tuần. Đối với những báo cáo không yêu cầu nộp ngay thì tôi thường sẽ nộp vào sáng thứ hai tuần sau. Biện pháp 2: Các biện pháp sắp xếp hồ sơ quản lý lưu trữ hồ sơ trong nhà trường. Đối với người làm công tác văn thư thì việc nhận công văn đến và chuyển công văn đi là một việc làm thường xuyên, muốn làm tốt được công tác này thì người làm công tác văn thư phải thường xuyên cập nhật các văn bản mới, tham gia các lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư hàng năm do phòng Giáo dục và UBND huyện Tân Uyên tổ chức. Thường xuyên tự học hỏi bồi dưỡng chuyên môn thông qua mạng internet. + Đối với công văn đi: - Sau khi văn bản được hiệu trưởng kí tôi sẽ vào sổ công văn đi, một bản được lưu tại hồ sơ công văn đi của nhà trường và một bản được nộp đi. Bản nộp đi và lưu tại hồ sơ công văn đi tại nhà trường đều phải là bản có chữ ký tươi và có dấu đỏ của trường. Sổ công văn đi được làm theo mẫu kèm theo Thông tư số 07/2012/TT- BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ. Sau khi kết thúc một năm tôi sẽ chốt sổ và phân loại công văn đi theo từng mục: Báo cáo; Tờ trình; Quyết định; Biên bản ..... mỗi loại sẽ cho vào một kẹp hồ sơ riêng biên ngoài có ghi tên loại hồ sơ và năm. Ví dụ: Báo cáo năm 2014. Tất cả công văn đi khi hết một năm sẽ cho vào một tủ riêng bên ngoài có ghi : 6 công văn đi năm ..... + Đối với công văn đến : Sau khi nhận được công văn đến từ phòng Giáo dục hoặc các cơ quan khác tôi sẽ phải đóng dấu công văn đến vào vào sổ công văn đến sau đó chuyển ngay đến cho hiệu trưởng nhà trường xem xét giả quyết với những công văn yêu cầu phải nộp báo cáo ngay và do khoảng cách từ phòng Giáo dục tới đơn vị trường tôi công tác rất xa nên tôi sẽ gọi điện thoại thông báo nội dung công văn cho hiệu trưởng trước và nộp bản giấy sau. Mẫu dấu 'đến' và sổ đăng ký văn bản đến được làm theo Thông tư số 07/2012/TT- BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ Sau khi kết thúc một năm tôi sẽ chốt sổ và phân loại công văn đến theo từng mục như : Quyết định , Kế hoạch, Thông báo, Hướng dẫn ......, mỗi loại sẽ cho vào kẹp một hồ sơ riêng phân ra các mục, lĩnh vực dễ tìm dễ thấy dễ lấy, sắp xếp khoa học bảo quản lưu trữ lâu dài. Các minh chứng được sắp xếp thành từng bộ phận bên ngoài có ghi tên và năm . ví dụ : Quyết định năm 2014,........ Tất cả công văn đến khi hết 1 năm sẽ được cho vào 1 tủ riêng để lưu trữ bên ngoài có ghi: công văn đến năm ....... Riêng các công văn liên quan đến công tác chuyên môn; Ví dụ: công văn hướng dẫn phổ cập giáo dục, tôi sẽ cho vào riêng hồ sơ chuyên môn. + Đối với các loại hồ sơ khác: Với các loại hồ sơ khác trong nhà trường, ví dụ: hồ sơ y tế, hồ sơ học sinh, hồ sơ giáo viên tôi sắp xếp riêng mỗi loại vào một tủ hồ sơ bên ngoài có đề tên loại hồ sơ đó. Việc sắp xếp như vậy giúp cho việc tìm kiếm hồ sơ được dễ dàng thuận tiện dễ tra cứu khi cần thiết. Biện pháp 3: Tích cực ứng dụng công nghệ thông tin và các kiến thức khoa học để áp dụng vào trong công việc. Chúng ta đang sống trong một thời đại mới, thời đại CNTT bủng nổ. Như chúng ta được biết CNTT đã ở một bước phát triển cao đó là số hóa tất cả các dữ liệu thông tin, luân chuyển mạnh mẽ và kết nối tất cả chúng ta lại với nhau. Mọi 7 loại thông tin, số liệu âm thanh, hình ảnh có thể được đưa về dạng kỹ thuật số để bất kỳ máy tính nào cũng có thể lưu trữ, xử lý và chuyển tiếp cho nhiều người. Những công cụ và sự kết nối của thời đại kỹ thuật số cho phép chúng ta dễ dàng thu thập, chia sẻ thông tin và hành động trên cơ sở những thông tin này theo phương thức hoàn toàn mới, kéo theo hàng loạt sự thay đổi về các quan niệm, các tập tục, các thói quen truyền thống, và thậm chí cả cách nhìn các giá trị trong cuộc sống. CNTT góp phần giúp cho công việc của chúng ta được giải quyết nhanh chóng hơn, khoa học và hiện đại hơn. Chính vì những ích lợi to lớn mà công nghệ thông tin đem lại cho con người hiện nay bản thân tôi thiết nghĩ mình cần phải tích cực bồi dưỡng kiến thức về công nghệ thông tin để không chỉ góp phần giúp cho nhiệm vụ văn thư lưu trữ của bản thân mà còn trang bị thêm nhieeug kiến thức công nghệ thông tin cho bản thân để cùng chia sẻ với đồng nghiệp và tìm tòi ra các biện pháp tốt hơn cho công việc văn thư lưu trữ được đạt hiệu quả cao. Bên cạnh đó để công việc văn thư lưu trữ đạt được hiệu quả cao thì chúng ta cũng cần học hỏi kinh nghiệm của đồng chí, đồng nghiệp, của những thế hệ đi trước. Học hỏi và áp dụng các sáng kiến kinh nghiệm của mọi người sẽ giúp cho công việc văn thư lưu trữ của mỗi cá nhân chúng ta gặp được nhiều thuận lợi hơn, giúp chúng ta xóa bỏ các các làm truyền thống mất nhiều thời gian không còn phù hợp, không đáp ứng được yêu cầu của công việc . 4. Hiệu quả do sáng kiến đem lại: Qua thời gian thực nghiệm, các biện pháp trên của đề tài đã góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trong nhà trường. Đồng thời cũng góp phần nâng cao nhận thức cho các đồng chí CBQL, giáo viên và đặc biệt là những cá nhân được giao nhiệm vụ văn thư lưu trữ trong nhà trường. Áp dụng các biện pháp này đã giúp cho các nhiệm vụ của tôi được hoàn thành nhanh hơn và đạt hiệu quả cao hơn. Nếu trước đây công việc lưu trữ văn bản thực hiện trên hồ sơ sổ sách gây mất nhiều thời gian thì nay tôi đã biết cách 8 lưu trữ trên máy tính, sử dụng liên kết và áp dụng các công cụ tìm kiếm như đã trình bày ở trên để tìm văn bản đã lưu, thì nhanh chóng và hiệu quả hơn giúp tôi có được nhiều thời gian rảnh để có thể nghiên cứu tài liệu để bồi dưỡng kinh nghiệm cho bản thân và giúp đỡ các đồng nghiệp trong nhà trường. Áp dụng các biện pháp này đã giúp cho mọi hoạt động của trường đều thông suốt, đảm bảo thông tin tốt tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, chuyên môn,công tác báo cáo, thống kê trong nhà trường thực hiện đầy đủ, chính xác, đúng thời gian theo yêu cầu của cấp trên. Đồng thời giúp cho tập thể, cá nhân trong nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ năm học. 5. Đánh giá về phạm vi ảnh hưởng của sáng kiến Đề tài đã được tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả tại trường MN Đán Tuyển và đã được các thành viên trong tổ Văn phòng ứng dụng thực hiện công việc chuyên môn nghiệp vụ. Đề tài dễ áp dụng với tất những nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ trong các đơn vị trường học mà có thể giới thiệu cho tất cả những nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ trong những đơn vị hành chính sự nghiệp khác. 6. Các thông tin cần được bảo mật: Không 7. Kiến nghị, đề xuất: 7.1 Với Phòng GD&ĐT huyện Tân Uyên Tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ để các đồng chí văn thư các đơn vị trường học được giao lưu chia sẻ kinh nghiệm của bản thân với các đồng nghiệp đồng thời tháo gỡ các khó khăn vướng mắc đang gặp phải của bản thân. Từ đó góp phần nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư chính quy, chuyên nghiệp. Tạo điều kiện để đềtài được ứng dụng, triển khai rộng hơn trong các đơn vị trường học. 7.2 Với Ban giám hiệu nhà trường Tạo điều kiện cho nhân viên văn thư được tham gia các lớp bồi dưỡng kiến thức về nghiệp vụ văn thư lưu trữ do các cấp tổ chức. Đầu tư mua sắm các trang thiết bị, máy móc, tài liệu, đồ dùng, dụng cụ 9 phục vụ hiệu quả cho công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường. Trên đây là một số biện pháp tôi đã nghiên cứu để nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ, để đề tài được áp dụng và triển khai vào thực tiễn. Rất mong được sự góp ý của Hội đồng khoa học ngành để bản sáng kiến được hoàn thiện hơn, và sự thông cảm, chia sẻ của đồng nghiệp. 8. Tài liệu kèm: Không Trên đây là nội dung, hiệu quả do chính tôi thực hiện không sao chép hoặc vi phạm bản quyền. XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN ĐƠN VỊ TÁC GIẢ SÁNG KIẾN ÁP DỤNG SÁNG KIẾN ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... 10 Đoàn Mạnh Linh |
