Một trong những kỹ năng quan trọng cần thiết với mọi nhà quản lý, lãnh đạo đó là kỹ năng giao việc và ủy quyền. Giao việc là gì? Ủy quyền là gì? Nghệ thuật trong giao việc và ủy quyền như thế nào? Những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc này.
Giao việc và ủy quyền là gì?
Giao việc là trao cho tổ chức, nhân viên thẩm quyền và các nguồn lực để thwucj hiệ lâu dài một nhiệm vụ công tác. Khi được giao việc, tổ chức và cấp dưới có thẩm quyền và trách nhiệm thực hiện công việc được phân cấp và báo cáo với nhà quản lý, lãnh đạo cấp trên.
Ủy quyền là một người (người ủy quyền) giao cho một người khác (là người được ủy quyền) thay mặt giải quyết công việc. Khi cấp trên ủy quyền cho cấp dưới, không nhất thiết phải có chữ kỹ của người nhận ủy quyền bởi nó sẽ làm giảm đi “uy lực” ủy quyền của cấp trên, thậm chí mất đi tính mệnh lệnh trong quản lý. Tuy nhiên, nếu việc ủy quyền giao cho nhiều người thực hiện với nhiều loại công việc khác nhau mà tính mệnh lệnh không cần cao, muốn để hiệu quả và dễ quy trách nhiệm, nên có phần chữ ký của người nhận ủy quyền trong giấy ủy quyền.
Sự khác nhau giữa ủy quyền và giao việc
Giữa giao việc và ủy quyền có sự khác nhau nhất định. Giao việc mang tính chất giao nhiệm vụ cho nhân viên lâu dài. Trong khi đó, ủy quyền thường mang tính tạm thời, giao nhiệm vụ và trách nhiệm quyền hạn và nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc đó trong một khoảng thời gian xác định. Sau khi hoàn thành công việc và khoảng thời gian đã ủy quyền, thẩm quyền đương nhiên quay trở lại với người ủy quyền, người đã được ủy quyền không được sử dụng thẩm quyền đó nữa.
Nghệ thuật giao việc và ủy quyền cho nhà quản lý, lãnh đạo
Giao việc và ủy quyền không đơn giản là những nguyên tắc cứng nhắc được áp dụng mà đó còn là một nghệ thuật mà mỗi nhà quản lý cần phải có. Dưới đây là 10 điều đáng quan tâm nhất với một nhà quản lý khi giao việc và ủy quyền.
1. Hãy chứng tỏ bạn luôn coi trọng nhân viên
Sự quan tâm của bạn đến mọi người được thể hiện qua tất cả hành động và lời nói của bạn. Sự thể hiện trên nét mặt, ngôn ngữ cử chỉ và lời nói diễn tả bạn đang nghĩ gì khi tiếp xúc với nhân viên. Mục tiêu của bạn là phải thể hiện bạn luôn đánh giá cao giá trị của mỗi nhân viên. Không kể đến nhân viên đang thực hiện công việc như thế nào, việc bạn tôn trọng nhân viên sẽ làm nhân viên không nản chí với công việc.
2. Chia sẻ tầm nhìn lãnh đạo với nhân viên
Tạo cho nhân viên thấy bạn có khả năng làm việc cao hơn khả năng hiện có của họ. Thực hiện điều này bằng cách cho nhân viên hiểu rõ và có thể tiếp cận được các nhiệm vụ, tầm nhìn và kế hoạch chiến lược chung của công ty.
3. Chia sẻ mục tiêu và phương hướng
Chia sẻ những mục tiêu và phương hướng quan trọng nhất cho đội nhóm. Chia sẻ những công việc đang thực hiện cho nhân viên và những kết quả sẽ đạt được với những nhân viên có trách nhiệm hoàn thành công việc cho kết quả đó.
4. Tin tưởng nhân viên
Luôn tin tưởng nhân viên có thể thực hiện tốt công việc, đưa ra các quyết định đúng và thực hiện những lựa chọn đúng. Có niềm tin ở nhân viên, bạn sẽ đạt được hiệu quả khi giao việc và ủy quyền.
5. Cung cấp thông tin để đưa ra quyết định
Hãy chắc chắn rằng bạn cho nhân viên tiếp cận tất cả những thông tin họ cần để giúp nhân viên đưa ra quyết định đúng đắn.
6. Phân quyền cho nhân viên không chỉ là phân công nhiều công việc hơn
Không chỉ phân công thêm những công việc khó khăn cho nhân viên mà bạn cũng phải phân công một số việc dễ dàng thực hiện. Ủy quyền cho nhân viên tham gia vào các cuộc họp quan trọng mà những cuộc họp này sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển sản phẩm và đưa ra những quyết định quan trọng cho công ty. Bạn cũng nên cho nhân viên tham gia vào các dự án quan trọng mà các khách hàng quan tâm, nhân viên sẽ nhanh chóng trưởng thành và phát triển thêm nhiều kỹ năng mới. Công việc của bạn sẽ được san sẻ bớt, nhờ vậy bạn tập trung vào những chuyên môn của riêng bạn.
7. Đưa ra các phản hồi thường xuyên cho nhân viên
Đưa ra những phản hồi thường xuyên giúp nhân viên biết họ đang làm việc như thế nào. Đôi khi những phần thưởng và ghi nhận của bạn cũng là những phản hồi tích cực đối với nhân viên. Nên đưa ra những phản hồi có tính xấy dựng để có thể giúp nhân viên tiếp tục phát triển kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc.
8. Giải quyết vấn đề, đừng đổ trút mọi vấn đề lên nhân viên
Khi có vấn đề xảy ra, hãy tìm hiểu điều gì xảy ra trong hệ thống công việc làm nhân viên thực hiện công việc không tốt thay vì đi tìm ra nhân viên nào đó gây nên lỗi. Tìm ra đúng nguyên nhân gây ra các vấn đề, từ đó đưa ra các giải pháp giải quyết vấn đề thích hợp.
9. Lắng nghe để học hỏi và đặt các câu hỏi để hướng dẫn nhân viên làm việc
Hãy là người biết lắng nghe nhân viên và biết đặt ra những câu hỏi vào lúc thích hợp để hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc. Bạn nên hướng dẫn bằng cách đặt câu hỏi thay vì chỉ rõ cách thực hiện công việc đó như thế nào. Khi một nhân viên gặp bạn để nhờ giải quyết những vấn đề khó khăn, bạn hãy hỏi:”Anh/chị nên làm gì để giải quyết vấn đề này?” hay “Những bước mà anh/chị đề nghĩ để giải quyết tình huống này là gì?”. Nhờ đó nhân viên hiểu rõ được những tình huống và sẽ giải quyết vấn đề theo hướng bạn gợi ý.
10. Giúp nhân viên cảm thấy họ đáng được thưởng và công nhận khi được trao quyền
Khi nhân viên cảm thấy họ không được đền bù xứng đáng, không có được vị trí phù hợp với những trách nhiệm mà họ đã làm, không được ghi nhận những đóng góp hay không được đánh giá đúng, bạn đừng mong có kết quả tốt khi giao việc và ủy quyền cho nhân viên. Những nhu cầu cơ bản của nhân viên phải được đáp ứng, như thế nhân viên mới có thể nỗ lực tự động đầu tư vào công việc một cách hiệu quả nhất.
BÀI 4KỸ NĂNG TRAO QUYỀN VÀ ỦY QUYỀNTS. Nguyễn Thị Hoài DungKhoa Quản trị kinh doanhTrường Đại học Kinh tế Quốc dânv1.00151072281TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNGLập kế hoạch ủy quyềnBạn là giám đốc nhà hàng ăn nhanh. Trước đây bạn thường lên lịch làm việc cho nhânviên. Quy định mới của công ty là phải thay đổi lịch làm việc. Bạn quyết định ủy quyền việclên lịch này cho trợ lý giám đốc. Người trợ lý chưa từng làm việc này bao giờ nhưng luônsẵn sàng và tự tin nhận nhiệm vụ mới.Hãy lập kế hoạch ủy quyền với 4 bước công việc và sử dụng bản kế hoạchtác nghiệp?v1.00151072282MỤC TIÊUHiểu và trình bày được các vấn đề sau:•Hiểu rõ bản chất của trao quyền và ủy quyền.•Phân biệt được sự khác nhau giữa quyền lực, trao quyền và ủy quyền.•Thấy được sự cần thiết phải trao quyền và ủy quyền.•Biết cách trao quyền hiệu quả.•Biết lựa chọn công việc để ủy quyền và ủy quyền hiệu quả.v1.00151072283NỘI DUNGTrao quyềnỦy quyềnv1.001510722841. TRAO QUYỀN1.1. Quan niệm về trao quyền1.2. Ý nghĩa của trao quyền1.3. Năm nhân tố quyết định trao quyền hiệu quả1.4. Chín nguyên tắc trao quyền hiệu quả1.5. Hạn chế của trao quyềnv1.001510722851.1. QUAN NIỆM TRAO QUYỀNTrao quyền là:•Giao phó cho người khác làm việc gì đó;•Chỉ định người nào đó làm đại diện cho một người khác;•Phân chia nhiệm vụ và quyền hạn.(Từ điển Webster)“Trao quyền là để những người khác làm công việc vốn thuộc của mình, dưới sự giámsát của mình.”- Lee Thomas, trong cuốn “Trao quyền hiệu quả” -v1.001510722861.1.QUANNIỆMTRAOQUYỀN (tiếp theo)1.1.QUANNIỆMTRAOQUYỀN“Tại sao người khác lại cóthể gặt hái được thành quảtrong khi lẽ ra điều đó phảilà của mình?”v1.0015107228“Tại sao mình lại traoquyền cho người khác, vàthậm chí còn tạo điều kiệnđể họ có nhiều quyền hơntrong khi bản thân mìnhcũng muốn được tándương và thừa nhận?”.71.2. Ý NGHĨA CỦA TRAO QUYỀN•Trao quyền có nghĩa là cho phép ai làm gì, đồng thời giúp họ cóthể chủ động trong công việc.•Trao quyền không đơn thuần chỉ là trao sức mạnh cho một ai đómà còn trao cho họ thẩm quyền để làm việc.•Quyền lực được trao phụ thuộc nhiều vào yếu tố cá nhân và vị tríđược thừa nhận hiện tại của cá nhân đó.v1.00151072288SỰ KHÁC NHAU GIỮA “QUYỀN LỰC” VÀ “TRAO QUYỀN”v1.001510722891.3. NĂM NHÂN TỐ QUYẾT ĐỊNH TRAO QUYỀN HIỆU QUẢv1.0015107228101.4. CHÍN NGUYÊN TẮC TRAO QUYỀN HIỆU QUẢTầm nhìn và mục tiêuKhơi dậy cảm xúcBồi dưỡng kinh nghiệmcá nhânCung cấp thông tinNGUYÊN TẮCTRAO QUYỀNHIỆU QUẢTạo lập mô hình về cáchxử lý thành côngCung cấp nguồn lựcCác hình thức hỗ trợKết nối thành quảKiến tạo lòng tinv1.0015107228111.5. HẠN CHẾ CỦA TRAO QUYỀNTại sao đa số nhânviên cảm thấy họ bị côlập khỏi công việcchung, không đượctham gia, và không thểphát triển bản thân?v1.0015107228121.5. HẠN CHẾ CỦA TRAO QUYỀN (tiếp theo)Tại sao nhà quản lý lại không sẵn sàng trao quyền cho cấp dưới của mình?Thái độ vớicấp dướiTôi sẵn lòng traoquyền cho nhân viên,nhưng họ không chấpnhận phải gắn vớitrách nhiệm.v1.0015107228Thiếu tự tin vàobản thânTôi sẵn sàng traoquyền lực cho nhânviên, nhưng khi tôilàm điều đó, họ hoặclà làm rối tung mọiviệc lên, hoặc là cốgiành hết mọi thànhquả về mình.Nhu cầukiểm soátTôi sẵn sàng traoquyền cho nhânviên, nhưng họyêu cầu một địnhhướng rõ ràng vàchỉ dẫn chi tiết.132. ỦY QUYỀN2.1. Xác lập thứ tự ưu tiên thực hiện công việc2.2. Quan niệm ủy quyền2.3. Lợi ích của ủy quyền2.4. Hạn chế của ủy quyền2.5. Những biểu hiện của ít ủy quyền2.6. Quyết định ủy quyềnv1.0015107228142.1. XÁC LẬP THỨ TỰ ƯU TIÊN THỰC HIỆN CÔNG VIỆCv1.0015107228152.2. QUAN NIỆM ỦY QUYỀN““Ủy quyền là giao một phần công việccho người dưới quyền chịu tráchnhiệm thi hành và đồng thời giao chohọ quyền hành tương xứng với tráchnhiệm được giao.”“Ủy quyền là giao cho nhân viênnhững nhiệm vụ mới. Nhiệm vụmới này có thể là một phần côngviệc được giao thêm hoặc chỉđơn thuần là nhiệm vụ nhất thời.”Lê Văn Tâm – Ngô Kim ThanhRobert N. Lussierv1.0015107228162.3. LỢI ÍCH CỦA ỦY QUYỀN•Lãnh đạo có nhiều thời gian tập trung cho những công việccó tính ưu tiên cao.•Công việc được hoàn thành với năng suất cao.•Rèn luyện nhân viên, nâng cao tính chủ động và giúp lãnhđạo giảm tải công việc.•Làm cho công việc thêm phong phú.•Là cơ sở để hoàn thành công việc.v1.0015107228172.4. HẠN CHẾ CỦA ỦY QUYỀN•Lãnh đạo trở nên quen với việc ủy quyền.•Lãnh đạo sợ rằng nhân viên sẽ không hoàn thành đượcnhiệm vụ hoặc sẽ vượt cả họ.•Thoái thác trách nhiệm.•Không nhận ra rằng ủy quyền là một phần rất quan trọngtrong công việc của lãnh đạo.•Không biết ủy quyền cái gì?•Không biết ủy quyền như thế nào?v1.0015107228182.5. NHỮNG BIỂU HIỆN CỦA ÍT ỦY QUYỀN•Mang việc về nhà làm;•Làm cả việc của nhân viên;•Chậm trễ trong công việc;•Luôn cảm thấy bị áp lực trong công việc;•Tất bật để hoàn thành tiến độ;•Không hoàn thành tiến độ;•Cố gắng tìm kiếm sự đồng thuận của nhân viên trước khi thực hiện công việc.v1.0015107228192.6. QUYẾT ĐỊNH ỦY QUYỀNCÔNG VIỆC GIẤY TỜỦYQUYỀNCÁIGÌ?v1.0015107228CÔNG VIỆCHÀNH CHÍNH TỔNG HỢP202.6. QUYẾT ĐỊNH ỦY QUYỀN (tiếp theo)Những côngviệc đã được ủyquyền chochính chúng ta.Tổ chức cán bộ.KHÔNG NÊNỦY QUYỀNKhông có thờigian đểủy quyền.v1.0015107228Những côngviệc cần giữ kín.212.6. QUYẾT ĐỊNH ỦY QUYỀN (tiếp theo)ỦY QUYỀN CHO AI?v1.0015107228••••Có khả năng hoàn thành tốt công việc đúng thời hạn.Tài năng.Nhiệt huyết.Động cơ.22QUY TRÌNH ỦY QUYỀNHoạch địnhGiải thích sựcần thiết phảiủy quyền vàlý do chọnngười đểủy quyềnPhân địnhtrách nhiệm,mức độquyền hạn,và thời hạnthực hiệnTổ chứcv1.0015107228Lãnh đạoTriển khai kếhoạchKiểm tra chitiết và xácđịnh tráchnhiệmKiểm tra23GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNGLập kế hoạch chi tiết cho 4 bước công việc:•Bước 1. Giải thích sự cần thiết phải ủy quyền và lý do chọn người để ủy quyền.•Bước 2. Phân định trách nhiệm, mức độ quyền hạn, và thời hạn thực hiện.•Bước 3. Triển khai kế hoạch.•Bước 4. Kiểm tra chi tiết và xác định trách nhiệm.v1.001510722824CÂU HỎI MỞTrao quyền thực chất là chia quyền. Quan điểm của bạn về vấn đề này như thế nào?Trả lời:Trao quyền không phải là chia quyền vì:•Chia quyền sẽ dẫn đến việc tạo ra “cát cứ”, “địa phương chủ nghĩa” và cạnh tranh.•Trao quyền thực chất là giao việc cho người khác và vẫn tiếp tục động viên, khuyến khích ,giám sát và tạo ra sự hợp tác.v1.001510722825