Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do cơ quan thuế đặt in để bán cho tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng và trường hợp được mua hóa đơn của cơ quan thuế theo quy định để sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Show
1. Các đối tượng được mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt inCông ty hợp danh được mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in khi thuộc một trong các đối tượng sau: (1) Công ty hợp danh trong thời gian hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế gặp sự cố đối với trường hợp công ty sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. (2) Công ty hợp danh không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thuộc một trong các trường hợp sau: - Doanh nghiệp nhỏ và vừa tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn hoặc địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn; - Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của UBND cấp tỉnh gửi Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao. Trong trường hợp này, công ty hợp danh mua hóa đơn của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng, sau đó chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử. Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì công ty phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. \>> Xem thêm tại: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đối với công ty hợp danh 2. Thủ tục mua hóa đơn lần đầu của cơ quan thuế đặt in đối với công ty hợp danhHồ sơ cần chuẩn bị - Đơn đề nghị mua hóa đơn (theo Mẫu số 02/ĐN-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP); - Văn bản cam kết (theo Mẫu số 02/CK-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) về địa chỉ sản xuất, kinh doanh phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư; - CMND/Thẻ CCCD còn trong thời hạn sử dụng của người mua hóa đơn (là người được công ty ủy quyền mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in). - Con dấu của công ty (nếu có). Lưu ý: Khi đến mua hóa đơn, công ty hợp danh phải tự chịu trách nhiệm ghi hoặc đóng dấu: tên, địa chỉ, mã số thuế trên liên 2 của mỗi số hóa đơn trước khi mang ra khỏi cơ quan thuế. Công ty hợp danh thực hiện việc mua hóa đơn lần đầu do cơ quan thuế đặt in như sau: - Công ty nộp hồ sơ mua hóa đơn đến Cục thuế tại tỉnh nơi công ty đặt trụ sở chính. - Số lượng hóa đơn được mua lần đầu không quá một quyển 50 số cho mỗi loại hóa đơn (trường hợp chưa hết tháng đã sử dụng hết hóa đơn mua lần đầu, cơ quan thuế căn cứ vào thời gian, số lượng hóa đơn đã sử dụng để quyết định số lượng hóa đơn bán lần tiếp theo). Đối với các lần mua hóa đơn sau, sau khi kiểm tra tình hình sử dụng hóa đơn, tình hình kê khai nộp thuế và đề nghị mua hóa đơn trong đơn đề nghị mua hóa đơn, cơ quan thuế giải quyết bán hóa đơn cho công ty trong ngày. Số lượng hóa đơn bán cho công ty không quá số lượng hóa đơn đã sử dụng của tháng mua trước đó. - Hóa đơn do Cục Thuế đặt in để bán được thông báo công khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và trước khi bán lần đầu Cục Thuế phải lập thông báo phát hành hóa đơn đính kèm hóa đơn Mẫu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. - Giá bán của hóa đơn được Cục trưởng Cục Thuế quyết định và niêm yết theo nguyên tắc giá bán đảm bảo bù đắp chi phí thực tế, không vì mục tiêu lợi nhuận. Cơ quan thuế các cấp không được thu thêm bất kỳ khoản thu nào ngoài giá bán đã niêm yết. Việc phát hành hóa đơn điện tử là một trong những khâu quan trọng của hoạt động kinh doanh đối với mỗi doanh nghiệp. Do đó, thông báo phát hành hóa đơn điện tử cũng là một bước bắt buộc mà doanh nghiệp phải thực hiện. Khi thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng trình tự được quy định bởi pháp luật. Vậy, làm cách nào để phát hành hóa đơn điện tử đúng chuẩn? Bài viết sau đây sẽ giải đáp thắc mắc của bạn một cách tốt nhất. Vì sao doanh nghiệp cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử?Theo điều luật được quy định rõ tại khoản 2 Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC, khi một doanh nghiệp muốn khởi tạo, sử dụng hóa đơn điện tử thì trước hết doanh nghiệp đó bắt buộc phải làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Như vậy, nếu một doanh nghiệp chưa thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử trước khi sử dụng sẽ được coi là hành vi vi phạm pháp luật và bị xử phạt theo quy định của pháp luật.  Vì sao cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử và mức xử phạt khi vi phạm là bao nhiêu? Mức xử phạt được quy định cụ thể trong Khoản 3 Điều 23 Nghị định 125/2020 như sau: “Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã khai, nộp thuế hoặc chưa đến kỳ kê khai, nộp thuế theo quy định.” Thêm vào đó, doanh nghiệp có thể bị xử phạt về hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc bị xử phạt về hành vi trốn thuế nếu không thông báo phát hành hóa đơn mà hóa đơn đó không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc quá thời hạn khai thuế. Tóm lại, doanh nghiệp cần nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế nếu không muốn bị xử phạt. Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tửHồ sơ cần chuẩn bị khi thông báo phát hành hóa đơn điện tử Bước 1: Nghiên cứu và chọn lựa đơn vị cung cấp hóa đơn điện tửHiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử nên việc lựa chọn cho mình một đơn vị cung cấp uy tín là điều cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. CÔNG TY PHẦN MỀM FAST là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử được công nhận bởi các cơ quan tổ chức uy tín. Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử giúp khách hàng lập, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng, an toàn và nhanh chóng. Fast e-Invoice đã được cập nhật tính năng phù hợp với quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC, được Tổng cục Thuế công nhận đạt chuẩn. Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạngDoanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu bao gồm:
Bước 3: Nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho cơ quan thuếDoanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quản lý bằng 2 cách: Nộp trực tiếp hồ sơ giấy tại Bộ phận Một cửa của cơ quan thuế hoặc có thể gửi hồ sơ đã chuẩn bị qua mạng theo Cổng điện tử https://thuedientu.gdt.gov.vn. Đối với hồ sơ thông báo này doanh nghiệp cần gửi tới cơ quan thuế chậm nhất 02 ngày trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Bước 4: Kiểm tra kết quả sử dụng hóa đơn điện tửSau 02 ngày làm việc, doanh nghiệp có thể kiểm tra xem hóa đơn điện tử đã được phát hành chưa bằng cách truy cập vào website của Tổng cục Thuế, tra cứu thông tin trên hóa đơn. Nếu đã đầy đủ thông tin nghĩa là đã được phép sử dụng. \>>> Tìm hiểu: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo thông tư 78 Quy trình lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạngĐể thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng doanh nghiệp cần phải thực hiện các bước như sau. Bước 1: Tạo lập mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tửĐể thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 1 doanh nghiệp cần tải và cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai HTKK về máy. Sau đó, đăng nhập vào phần mềm bằng mã số thuế của mình. Phần mềm HTKK - phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng Thực hiện lần lượt theo hướng dẫn:
Kết thúc tiến trình lập thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp sẽ nhận được một file Thông báo Phát hành hoá đơn (TB01/AC) dạng XML được lưu trong Folder HTKK-TERP của ổ C máy tính. Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạngTại bước này doanh nghiệp cần chuẩn bị một số hồ sơ cần thiết bao gồm:
2 File này được gộp vào chung 1 bản dưới định dạng word, còn được gọi là file đính kèm thông báo phát hành hóa đơn. Sau khi đã chuẩn bị xong đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành truy cập vào website https://thuedientu.gdt.gov.vn sau đó đăng nhập theo mã số thuế và mật khẩu của doanh nghiệp. Chọn Tài khoản => Đăng ký thêm tờ khai Chọn đăng ký tờ khai sau khi hoàn tất bước đăng nhập tài khoản Tại phần THÔNG BÁO HÓA ĐƠN, nhấn chọn dấu tích ở cuối dòng 102 | TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn | Kê khai theo từng lần phát sinh như hình dưới, sau đó nhấn Tiếp tục. Nhấn chọn các thao tác như hướng dẫn để hoàn tất quá trình đăng ký Sau khi hoàn tất bước đăng ký, doanh nghiệp tiến hành Nộp thông báo phát hành hóa đơn để kết thúc quy trình. Nhấn Nộp tờ khai, tải lên File thông báo phát hành hóa đơn điện tử mẫu TB01/AC dưới dạng XML vừa kết xuất ở bước 1 để hoàn tất. \>>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử viết sai và cách xử lý theo đúng luật định Bước 3: Nộp quyết định sử dụng, hóa đơn mẫu và thông báo phát hành hóa đơn điện tử dưới dạng bản wordDoanh nghiệp tiến hành scan 3 mẫu hóa đơn nêu trên dưới định dạng word, sau đó tại cổng thông tin điện tử nhantokhai.gdt.gov.vn đã làm ở bước 2, chọn mục Tra cứu => TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn. Tra cứu thông báo phát hành hóa đơn để nộp file phụ lục Cuối cùng, đính kèm file word (đã gộp chung 3 mẫu hóa đơn), nhấn Ký nộp là đã hoàn tất rồi nhé! Nhấn “Ký nộp” để kết thúc quá trình thông báo phát hành hóa đơn điện tử Các bước tra cứu kết quả thông báo phát hành hóa đơn điện tửQua 2 ngày sau khi nộp, doanh nghiệp có thể kiểm tra kết quả sử dụng hóa đơn điện tử bằng cách truy cập vào đường link https://thuedientu.gdt.gov.vn/Tracuu/Tokhai/Thongbaohoadon, kiểm tra thông tin đã đầy đủ hay chưa. Nếu chưa có kết quả doanh nghiệp phải nộp bản cứng trực tiếp cho cơ quan thuế. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tra cứu kết quả thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua website Công ty Phần mềm FAST như sau:
Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2Ở lần thông báo phát hành hóa đơn điện tử thứ hai, mọi thao tác sẽ trở nên cực kỳ đơn giản nếu không có sự thay đổi về nội dung hay hình thức mẫu hóa đơn. Ở quy trình này, doanh nghiệp không cần gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn. Thao tác thực hiện sẽ tương tự cách phát hành hóa đơn điện tử lần 1. Hy vọng sau khi đọc xong bài viết này, các bạn đã nắm rõ được cách thông báo phát hành hóa đơn điện tử và quy trình thực hiện theo quy định. Ngoài ra, trong quá trình thao tác, nếu có bất kỳ khó khăn hay thắc mắc, các bạn có thể liên hệ CÔNG TY PHẦN MỀM FAST để được hỗ trợ một cách nhanh nhất nhé! |
