Ví dụ về sử dụng thời gian hợp lý

Tóm tắt nội dung tài liệu

QUẢN LÝ THỜI GIAN 1.Khái niệm về quản lý thời gian: -Bạn hiểu quản lý thời gian có nghĩa là gì? -Một số ý kiến thu nhận được từ các bạn sinh viên:  Sử dụng thời gian 1 cách hiệu quả  Làm được nhiều việc hơn trong khoảng thời gian nhất định  Không lãng phí thời gian vào những việc không liên quan  Kiểm soát thời gian được tốt hơn  Dành nhiều thời gian cho phần việc quan trọng =>Tóm lại quản lý thời gian tức là kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian,đưa ra những quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng nó 2.Một số ví dụ nhỏ về việc quản lý thời gian: -Một cuộc khảo sát nhỏ trong 500 sinh viên ở các trường tại Hà Nội. Có đến 80% sinh viên than phiền rằng họ quá thiếu thời gian: Tôi không đủ thời gian để học, không có thời gian để chơi thể thao, không có thời gian để ngủ, thậm chí không có thời gian để ... tắm. Tuy nhiên, trong số 400 sinh viên kêu thiếu thời gian thì có tới 323 sinh viên học lực không quá 6,5. Và 100 sinh viên trả lời họ không thấy thiếu thời gian thì cả 100 bạn đều có điểm học tập trung bình trên 7,0. Vậy theo bạn thời gian và học tập có liên quan với nhau không? Trả lời:có,sắp xếp thời gian hợp lý sẽ tạo động lực cho việc học tốt hơn -“Có những bạn thức cả đêm để học, nhưng sáng ra đi thi vẫn trượt, vì thức đêm nhiều sẽ mệt mỏi, dù mắt có nhìn vào sách nhưng não không nhớ được gì thì cũng vô nghĩa. Học 1 tiếng buổi sáng sớm còn hơn đọc 3 tiếng buổi đêm”, Nguyễn Thanh Huyền, sinh viên giỏi ngành Lịch sử cho biết. 1
-Còn Nguyễn Tiến Huy, Sinh viên giỏi ngành Triết học thì có bí quyết: “Tôi thường tranh thủ học nhiều môn, như học tiếng Anh bằng cách dịch chính nội dung bài giảng môn Triết, như thế mình vừa rèn được ngoại ngữ, vừa học được bài. Tôi thâu các bài giảng vào Ipod để khi đi xe buýt có thể nghe lại, hoặc trong phòng vệ sinh cũng có rất nhiều các miếng dán các từ mới tiếng anh. Với cách tạo nguyên liệu học tập như vậy sẽ không thấy phí thời gian và việc học cũng không quá nặng nề”. 3.Các nguyên nhân gây lãng phí thời gian: -Các cạm bẫy trong công việc:  Xử lý khủng hoảng:trong đó người liên quan không chịu giải quyết công việc sớm đợi đến phút cuối mới giải quyết gây ra khủng hoảng công việc và khiến phạm sai lầm,mệt mỏi =>Để trở thành 1 người chuyên giải quyết khủng hoảng đơn giản là không làm gì cả,khủng hoảng sẽ xảy ra không sớm thì muộn  Đáp ứng các đòi hỏi:điều này dẫn đến kết quả mỗi ngày bạn bị tràn ngập đủ loại công việc  Công việc đơn điệu:là 1 loạt các công việc nhàm chán nối tiếp nhau vô tận,chính từ sự bực bội nhàm chán đó làm bạn bỏ lỡ nhiều thời gian =>cách thoát khỏi cạm bẫy : xác định mục tiêu,chọn ưu tiên,ra quyết định -Các thói quen xấu:  Chờ đợi  Lười biếng … 2
=>cách khắc phục chỉ có duy nhất là tự động viên bản thân mình để dần khắc phục những thói quen xấu 4.Học quản lý thời gian ở đâu? -Học mọi người xung quanh -Học trên những tài liệu trên mạng(ví dụ bạn có thể học trên trang web www.vietnamlearning.vn của VietnamLearning, tổng số thời gian khóa học là 3 giờ 32 phút nhưng cực kỳ hiệu quả.) -Học ở các trung tâm đào tạo về các khóa kỹ năng quản lý thời gian(ví dụ như khóa đào tạo kỹ năng ở khu công nghệ cao tphcm) -Hiệu quả hơn cả là học hỏi những kinh nghiệm từ những người thành đạt 5.Nguyên tắc SMART trong nghệ thuật quản lý thời gian hiệu quả: -Đa số các chuyên gia về quản lý nhân sự cho rằng để sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất, trước hết, mỗi cá nhân phải nhận định năng lực làm việc của bản thân dựa trên phân tích những điểm mạnh, điểm yếu đối với công việc mình đang đảm nhiệm, từ đó mà biết mình mong muốn điều gì trong sự nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như trong tương lai. -Trong kinh doanh hiện đại người ta thường dựa trên nguyên tắc Smart xác định bởi các tiêu chí: • S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu • M-Measurable: Đo đếm được • A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình • R-Realistic: Thực tế, không viển vông • T-Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra 6.Hậu quả của việc lãng phí thời gian: -Công việc đình trệ -Không đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc -Ảnh hưởng đến những công việc khác -Gây căng thẳng,Stress,mệt mỏi dẫn đến nhiều sai lầm -Bỏ lỡ nhiều cơ hội giúp bản thân thăng tiến … 7.10 cách để tiết kiệm 10 phút mỗi ngày: 3
 Có kế hoạch ngay từ đầu và khởi động sớm  Bắt đầu ngay công việc Chuyên môn hoá công việc  Loại bỏ phiền nhiễu  Ghi chép và lập danh sách  Tiêu chuẩn hoá công việc Tiết kiệm thời gian bếp núc  Sử dụng đường dẫn tắt Tổ chức tốt cuộc sống của bạn  Làm gì khi chờ đợi 8.Nguyên tắc 30 giây: Có một nguyên tắc rất tuyệt vời có tên gọi là "Nguyên tắc 30 giây". Nguyên tắc này khá đơn giản nhưng lại vô cùng hiệu quả, có thể giúp chúng ta sử dụng thời gian của mình một cách hữu ích. Nguyên tắc ấy như sau: nếu bạn có một công việc cần hoàn thành, hãy tự hỏi mình câu hỏi sau: "Liệu mình có thể hoàn thành nó trong vòng 30 giây được không?". Chẳng hạn, nếu bạn nhìn thấy một cái ly rỗng trên bàn và không có ai dọn nó đi cả, hãy tự hỏi: "Liệu mình có thể mang cái ly này vào nhà bếp trong vòng 30 giây không?". Dĩ nhiên là bạn có thể! công việc đơn giản này sẽ không làm bạn mất nhiều thời gian đâu. Vì vậy, trong tương lai, nếu bạn nhìn thấy một việc gì đó được hoàn thành trong khoảng thời gian ngắn, hãy áp dụng "Nguyên tắc 30 giây"này và đừng chần chừ. Như thế, bạn sẽ sử dụng thời gian một cách hiệu quả, đồng thời giải phóng thêm thời gian cho mình. =>Ý nghĩa của nguyên tắc muốn nói cho chúng ta biết không được dừng bước khi gặp khó khăn vì thời gian không đợi chúng ta,hãy tự động viên mình rằng mình có thể làm được để vượt qua nó 9.Các bước quản lý thời gian: 4
-Xác định số lượng công việc,mục đích yêu cầu của từng công việc cụ thể -Xác định tính khẩn cấp tầm quan trọng của từng công việc =>Từ đó lập đồ thị quản lý thời gian -Lập thời gian biểu cụ thể trong ngày trong tuần.Phải có thời gian cụ thể cho từng công việc -Cố gắng hình thành theo thời gian biểu=>hình thành thói quen tốt -Phải có cách xử lý thích hợp cho trường hợp khẩn cấp,xảy ra ngoài ý muốn 10.Tính khẩn cấp và tầm quan trọng của công việc: -Tính khẩn cấp:mọi việc được cho là khẩn cấp khi nó đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức -Khi thời gian trôi trôi qua thì vấn đề khẩn cấp sẽ trở nên khẩn cấp hơn Ví dụ:1 nhóm trong lớp được giao làm bài thuyết trình kỹ năng giao tiếp thuyết trình vào tuần sau nhưng đồng thời cũng phải làm bài thuyết trình môi trường nộp vào tháng sau =>tính khẩn cấp của bài kỹ năng giao tiếp khẩn cấp hơn vì thời gian cận kề hơn -Tầm quan trọng:mọi việc được cho là quan trọng khi nó có ý nghĩa lớn hoặc gây ra hậu quả đáng kể -Mức độ nghiêm trọng của 1 vấn đề không bị ảnh hưởng bởi thời gian trôi đi =>Từ những định nghĩa này chúng ta có thể lập ra 1 đồ thị quản lý thời gian cho chính mình 5

Page 2

YOMEDIA

Khái niệm về quản lý thời gian: -Bạn hiểu quản lý thời gian có nghĩa là gì? -Một số ý kiến thu nhận được từ các bạn sinh viên: Sử dụng thời gian 1 cách hiệu quả  Làm được nhiều việc hơn trong khoảng thời gian nhất định Không lãng phí thời gian vào những việc không liên quan  Kiểm soát thời gian được tốt hơn Dành nhiều thời gian cho phần việc quan trọng =Tóm lại quản lý thời gian tức là kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian,đưa ra những quyết định...

20-10-2012 1168 228

Download

Ai cũng biết rằng thời gian rất quý giá. Tuy nhiên, rất nhiều người trong số chúng ta, đặc biệt là các bạn sinh viên đang sử dụng thời gian chưa hợp lý. Đó có thể là một phần nguyên nhân khiến kết quả học tập của các bạn chưa được như ý muốn. Do vậy, qua loạt bài viết này, tác giả muốn tập trung trả lời ba câu hỏi. Thứ nhất, các bạn đã phân bổ thời gian hợp lý chưa? Thứ hai, những nguyên nhân chủ yếu khiến các bạn lãng phí thời gian? Thứ ba, làm thế nào để quản lý thời gian một cách hiệu quả?

Ths Dương Minh Tú – Giảng viên khoa Quản trị Kinh doanh

“Muốn biết giá trị thật sự của 1 năm, hãy hỏi 1 học sinh thi trượt đại học.
Muốn biết giá trị thật sự của 1 tháng, hãy hỏi người mẹ đã sinh con non.
Muốn biết giá trị thật sự của 1 tuần, hãy hỏi biên tập viên của 1 tạp chí ra hàng tuần.
Muốn biết giá trị thật sự của 1 giờ, hãy hỏi những người đang yêu chờ đợi để được gặp nhau.
Muốn biết giá trị thật sự của 1 phút, hãy hỏi người vừa lỡ chuyến bay.
Muốn biết giá trị thật sự của 1 giây, hãy hỏi người vừa thoát khỏi 1 tai nạn hiểm nghèo.
Muốn biết giá trị thật sự của 1/100 giây, hãy hỏi vận động viên điền kinh vừa đoạt huy chương bạc tại Olympics...” Ai cũng biết rằng thời gian rất quý giá. Tuy nhiên, rất nhiều người trong số chúng ta, đặc biệt là các bạn sinh viên đang sử dụng thời gian chưa hợp lý. Đó có thể là một phần nguyên nhân khiến kết quả học tập của các bạn chưa được như ý muốn. Do vậy, qua loạt bài viết này, tác giả muốn tập trung trả lời ba câu hỏi. Thứ nhất, các bạn đã phân bổ thời gian hợp lý chưa? Thứ hai, những nguyên nhân chủ yếu khiến các bạn lãng phí thời gian? Thứ ba, làm thế nào để quản lý thời gian một cách hiệu quả?

Bạn đã phân bổ thời gian hợp lý chưa?

Với các bạn sinh viên, bên cạnh công việc chính là học tập thì còn rất nhiều các hoạt động chi phối thời gian của các bạn như giao lưu kết bạn, sử dụng mạng xã hội, xem phim, nghe nhạc, đi làm thêm và các sinh hoạt cá nhân khác... Tuy nhiên, phân bổ thời gian cho các hoạt động nói trên như thế nào là hợp lý thì không phải ai cũng nắm rõ nguyên tắc. Để trả lời câu hỏi này, các bạn cần thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Ghi nhật ký thời gian cho một ngày học tập thông thường theo mẫu tham khảo như sau:

6h: Ngủ dậy 6h - 6h30: Vệ sinh cá nhân 6h30 - 6h45: Ăn sáng …. 23h: Đi ngủ

Bước 2: Phân loại các công việc vừa liệt kê ở bước 1 theo 3 nhóm:

Nhóm 1: Những công việc liên quan đến nhu cầu cá nhân như: vệ sinh cá nhân, ăn uống, trang điểm, giặt là quần áo… Nhóm 2: Các công việc liên quan đến gia đình, bạn bè, xã hội, sở thích như: gặp gỡ bạn bè, sử dụng mạng xã hội, xem phim, nghe nhạc, lướt web….. Nhóm 3: Các công việc liên quan đến việc học: học trên lớp, tự học và công việc làm thêm (nếu có)

Bước 3: Đo lường thời gian cho các hoạt động thuộc 3 nhóm kể trên.

Hãy cộng thời gian các bạn đã phân bổ cho các hoạt động thuộc 3 nhóm trên rồi quy đổi ra đơn vị tính là giờ. Sau đó, lấy số giờ đó chia thời gian thức trong ngày để ra tỉ lệ phần trăm. Ví dụ: Một bạn sinh viên dùng 4 tiếng mỗi ngày cho các hoạt động thuộc nhóm 3. Bạn sinh viên đó ngủ 8 tiếng mỗi ngày (thời gian thức là 16 tiếng) sẽ tính như sau: % Thời gian nhóm 3 = 4÷16 × 100 = 25%

Bước 4: So sánh tỷ lệ thời gian của bạn với tỷ lệ tham khảo sau đây

Do nhiệm vụ chính của các bạn sinh viên là học tập nên nhiều chuyên gia khuyên các bạn hãy dành tối thiểu 50% thời gian mỗi ngày (không kể thời gian ngủ) để phân bổ cho việc học. Thông thường, thời gian học trên lớp của các bạn khoảng 4 tiếng/ngày, có nghĩa là các bạn cần dành thêm 4 tiếng mỗi ngày để tự học hoặc hoặc thêm những thứ cần thiết cho công việc sau này như ngoại ngữ, tin học, kỹ năng mềm… Bên cạnh việc học tập, các bạn cũng cần phân bổ thời gian cho các hoạt động giải trí như xem phim, nghe nhạc, sử dụng mạng xa hội… Tuy nhiên, nên khống chế thời gian cho các hoạt động này ở mức từ 3-4 tiếng/ ngày.
Sau khi thực hiện các bước kể trên, nhiều bạn sẽ thấy rằng mình đang phân bổ thời gian chưa hợp lý. Vậy đâu là nguyên nhân chủ yếu khiến các bạn lãng phí thời gian và cách khắc phục như thế nào? Xin mời các bạn đón đọc ở bài sau.