Bản mô tả công việc của văn thư năm 2024

Bản mô tả công việc là một phần quan trọng với bất kỳ vị trí nào trong một đơn vị, tổ chức. Văn thư lưu trữ cũng nằm trong số đó, nó đòi hỏi khả năng quản lý và sắp xếp tài liệu cũng như một số hoạt động khác trong văn phòng.

I. Mô tả công việc vị trí Nhân viên văn thư lưu trữ

Không chỉ gắn bó với giấy tờ, sổ sách, nhân viên văn thư lưu trữ sẽ thực hiện nhiều công việc khác nhau đòi hỏi tính chuyên môn cũng như kinh nghiệm.

Nhiệm vụ/ trách nhiệm của Nhân viên văn thư lưu trữ bao gồm:

Mẫu mô tả công việc 1 bao gồm các nhiệm vụ sau:

1. Thực hiện công tác Văn thư lưu trữ 2. Công tác Lễ tân 3. Một số công việc hành chính khác theo sự phân công của Ban Giám đốc Công ty 4. Phân tích, tổng hợp, làm báo cáo 5. Quản lí lưu trữ hồ sơ. 6. Soạn thảo công văn, hợp đồng cho công ty 7. Xủ lí công văn đi, công văn đến 8. Nghiệp vụ hành chính văn phòng khác (đóng dấu, …)

Mẫu mô tả công việc 2 bao gồm các nhiệm vụ sau:

1. Tiếp nhận các văn bản, thư đi, thư đến của công ty. 2. Lưu, sắp xếp hồ sơ, lập danh mục hồ sơ. 3. Trình ký các văn bản cho Giám đốc. 4. Đánh máy văn bản. 5. Các công việc khác khi được sự phân công của Ban giám đốc Công ty.

Dựa trên các nhiệm vụ trên, bạn có thể xây dựng bảng nhiệm vụ chi tiết hàng ngày, hàng tuần, quy trình và hướng dẫn làm việc. Bản mô tả công việc chuẩn cần trích dẫn, phụ thuộc vào bản chức năng nhiệm vụ của phòng ban liên quan.

II. Tiêu chuẩn công việc Nhân viên văn thư lưu trữ

Tiêu chuẩn công việc của Nhân viên văn thư lưu trữ bao gồm: bằng cấp, đào tạo, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, tố chất sau đây:

Nhân viên văn thư là người thực hiện các nhiệm vụ văn phòng nói chung, hoặc thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến bán hàng tương tự trong môi trường bán lẻ

2. Mô tả công việc

• Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Công ty
• Sắp xếp lưu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ đào tạo và nhân sự theo quy trình hướng dẫn của công ty một cách gọn gàng, khoa học và dễ tìm theo danh mục.
• Phân loại, hệ thống hóa, biên mục hồ sơ và một số công việc liên quan đến chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ
• Tiếp nhận và xử lý công văn đến, công văn đi và công văn nội bộ
• Tiếp nhận và xử lý Công văn đến/đi/ nội bộ của Công ty theo quy trình xử lý công văn
• Tiếp nhận CV đến/đi/nội bộ, vào sổ, đóng dấu, ghi số và lữu trữ công văn, có báo cáo cấp trên
• Theo dõi việc xử lý công văn của các đơn vị đến khi hoàn tất, có báo cáo
• Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty theo quy định sử dụng con dấu. Lưu trữ bản gốc/ bản sao đối với các văn bản đã đóng dấu theo quy định, báo cáo cấp trên.

3. Yêu cầu

• Tốt nghiệp Trung cấp trở lên chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ hoặc Lưu trữ học
• Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng;
• Có kỹ năng sắp xếp và quản lý công việc hiệu quả, khoa học.
• Có khả năng thuyết trình tốt.

Một bản mô tả công việc chất lượng và hiệu quả sẽ tăng hiệu quả tuyển dụng vị trí Văn Thư. Đăng tuyển ngay trên hệ thống JobsGO để được tư vấn tối ưu JD cùng nhiều quyền lợi khác miễn phí!

Tìm kiếm thông tin trên Internet, giao dịch bằng E-mail, Fax… theo các phần việc được Trưởng Phòng phân công.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác được Trưởng Phòng phân công.
• Trực tiếp liên hệ với cán bộ phụ trách tại các đơn vị có liên quan trong công ty về các vấn đề liên quan đến việc triển khai các công việc mình phụ trách.
• Được tham dự các lớp tập huấn, đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học… do Cty tổ chức.

  Công tác liên quan đến hành chính, thủ tục, văn bản, giấy tờ… hiện diện ở tất cả mọi tổ chức, doanh nghiệp, phản ánh vai trò quan trọng không thể thiếu của bộ phận văn thư lưu trữ. Tùy vào đặc thù doanh nghiệp mà yêu cầu tuyển dụng sẽ khác nhau. Bản mô tả công việc nhân viên văn thư lưu trữ trong bài viết của quân sư TalentBold sẽ giúp ứng viên và doanh nghiệp định hướng rõ hơn những tiêu chuẩn cần có cho vị trí này.

  
  Xem thêm >>>> Tìm việc làm tất cả các ngành nghề tại HRchannels

  1. Khái quát đặc thù công việc văn thư lưu trữ

  Nhân viên văn thư lưu trữ thuộc khối văn phòng, trực thuộc phòng hành chính nhân sự, hoặc hành chính văn thư. Ở cấp bậc nhân viên, bạn sẽ đảm nhận những công việc mang tính chi tiết, tỉ mỉ, đảm bảo sự vận hành thủ tục giấy tờ trong toàn doanh nghiệp, giữa các phòng ban, với đối tác bên ngoài… được triển khai suông sẻ. Môi trường làm việc của nhân viên văn thư lưu trữ hầu hết đều tại văn phòng công ty, thỉnh thoảng mới phải đến cơ quan chính quyền hay khách hàng / đối tác để trao đổi các thủ tục giấy tờ. Hầu như bộ phận này rất ít khi phải làm thêm giờ, công việc gói gọn trong giờ hành chính nên nhân viên văn thư lưu trữ có thể chủ động thời gian cho gia đình, cho cuộc sống cá nhân.

  
  \>>>> Xem thêm: Tìm hiểu nghề nghiệp của nhân viên hành chính

  2. Mục đích công việc nhân viên văn thư lưu trữ Hoàn thành những nhiệm vụ văn phòng tổng hợp, đảm bảo các vấn đề liên quan đến thủ tục giấy tờ, lưu trữ hồ sơ được tiến hành khoa học, an toàn, bảo mật. Tham mưu cho ban lãnh đạo những biện pháp cải tiến chất lượng quản lý văn thư lưu trữ Phản ánh kịp thời những biến động, nguy cơ, rủi ro trong hoạt động văn thư lưu trữ

  3. Nhiệm vụ chính của nhân viên văn thư lưu trữ

  3.1. Quản lý, lưu trữ hồ sơ, văn bản

  Tiếp nhận văn bản, thư từ, hồ sơ từ bên ngoài chuyển đến doanh nghiệp, sắp xếp và chuyển nhanh đến các bộ phận liên quan. Quản lý, sắp xếp chuyển văn thư, thư từ, hồ sơ từ doanh nghiệp gửi ra bên ngoài, đảm bảo đúng thời gian, đúng người nhận. Lưu trữ đầy đủ thông báo hoàn thành gửi hồ sơ, nhất là những bản chính/ bản gốc.

  Những việc làm hấp dẫn

  
  Lưu thông tin vào phần mềm / sổ lưu trữ, sử dụng mã phân loại theo nhóm hồ sơ gửi đi / gửi đến / lưu kho …, hoặc theo từng nhóm nội dung Đánh dấu các hồ sơ lưu trữ, nhập mã đánh dấu vào phần mềm hoặc sổ lưu trữ… trước khi cất vào kho để thuận lợi tìm kiếm khi cần Theo dõi, giám sát quy trình lưu thông của những hồ sơ từ các phòng ban (gửi đến / gửi đi), kịp thời hỗ trợ nếu phát sinh sự cố. Trực tiếp soạn thảo văn bản, tài liệu, văn thư báo cáo… theo chỉ thị và gửi đến các bộ phận liên quan Trực tiếp in ấn, photo tài liệu gửi đến nhiều phòng ban. Lưu trữ, bảo quản bản gốc.

  3.2. Quản lý tài sản doanh nghiệp

  Lên danh sách văn phòng phẩm mà các phòng ban cần sử dụng Tổng hợp số lượng, lưu trữ đầy đủ thông tin xuất / nhập / tồn văn phòng phẩm Đề xuất mua sắm bổ sung, dự trù kinh phí đính kèm bản báo giá… gửi trưởng phòng phê duyệt Báo cáo hằng tháng tình trạng sử dụng/ mua sắm/ tiêu hủy … văn phòng phẩm, vật dụng cho trưởng phòng hành chính Lập kế hoạch bảo dưỡng thiết bị, máy móc, công cụ… định kỳ / đột xuất Đảm bảo cơ sở vật chất đầy đủ, trạng thái sử dụng tốt khi các phòng ban cần dùng

  3.3. Thực hiện nhiệm vụ lễ tân

  Tiếp nhận, trả lời, chuyển máy… điện thoại khi khách hàng / đối tác gọi vào công ty Trao đổi với khách hàng, chủ động hồi đáp trong phạm vi quyền hạn cho phép Báo cáo lên quản lý hoặc trưởng phòng ban liên quan để hồi đáp sớm nhất yêu cầu khách hàng / đối tác Tiếp đón khách đến công ty, hướng dẫn vào khu vực chờ Hướng dẫn đối tác tham quan các phòng ban theo chỉ đạo Trực tiếp hoặc tham gia tổ chức các cuộc họp (trong và ngoài công ty), hội thảo.

  3.4. Quản lý hồ sơ nhân sự toàn doanh nghiệp

  Phối hợp phòng tuyển dụng lập kế hoạch tuyển dụng, thuyên chuyển, đề bạt nhân sự theo yêu cầu các phòng ban Sắp xếp, tổ chức các buổi phỏng vấn theo lịch trình đã được trưởng phòng hành chính nhân sự phê duyệt Thu thập hồ sơ, kiểm tra, đánh giá nhân viên thử việc

  4. Quyền hạn khi làm việc

  Yêu cầu các phòng ban liên quan cung cấp thông tin, giấy tờ để triển khai các nhiệm vụ định kỳ hoặc đột xuất Chủ động xử lý nhanh những giấy tờ, thủ tục cần ưu tiên Trực tiếp sử dụng con dấu để đóng vào các giấy tờ theo quy trình của công ty Được quyền liên lạc với các phòng ban khác Được quyền báo cáo vượt cấp trong tình huống khẩn cấp Được quyền vào kho lưu trữ tra cứu thông tin hồ sơ mật khi cần thiết

  5. Tiêu chuẩn đánh giá công việc nhân viên văn thư lưu trữ

  Tiếp nhận công văn đến / đi đầy đủ, chính xác Tổng hợp thông tin lưu trữ đầy đủ nội dung trên phần mềm quản lý nội bộ Thực hiện đúng quy trình lưu trữ bảo mật, an toàn, khoa học Quản lý con dấu, đóng công văn theo đúng trình tự quy định Quản lý hiệu quả thông tin khách đến theo lịch hẹn,tổ chức đón tiếp chuyên nghiệp Tham gia đầy đủ các khóa huấn luyện về nghiệp vụ văn thư lưu trữ, an toàn lao động, vệ sinh lao động… Phối hợp linh hoạt, chuyên nghiệp với các phòng ban chuyên môn khác Thực hiện đầy đủ các báo cáo, cung cấp thông tin chuẩn xác theo đúng tình hình thực tế…

  6. Tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên văn thư lưu trữ

  Trình độ chuyên môn :
• Tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành văn thư, lưu trữ, lưu trữ học hoặc ngành liên quan
• Có chứng chỉ văn thư lưu trữ nếu học khác ngành Kinh nghiệm làm việc : 0 – 1 năm, ưu tiên làm cùng ngành nghề Trình độ tin học :
• Thành thạo tin học văn phòng
• Có kiến thức về phần mềm quản lý văn thư lưu trữ Trình độ ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản trở lên, ưu tiên biết thêm ngoại ngữ khác Kỹ năng :
• Kỹ năng sắp xếp, quản lý công việc khoa học
• Khả năng giao tiếp, thuyết trình tốt
• Chủ động, linh hoạt xử lý vấn đề
• Cẩn thận, tỉ mỉ, chịu được áp lực công việc
• Kỷ luật, tuân thủ quy định lưu trữ bảo mật
  
  \>>>> Có thể bạn quan tâm: KPI cho vị trí trưởng phòng nhân sự

  7. Điều kiện làm việc của nhân viên văn thư lưu trữ

  Làm việc 05 ngày / tuần (nghỉ thứ 7 và chủ nhật)
• Sáng : 8h00 – 12h00
• Chiều : 13h30 – 17h30 Cơ sở vật chất được trang bị :
• Máy tính bàn, điện thoại bàn,
• Văn phòng phẩm
• Máy văn phòng : photo, scan, fax…
• Nước uống và tiện ích trong khu vực bếp
• Bàn ghế, không gian làm việc riêng… Quyền lợi lao động
• Chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp … đầy đủ theo luật lao động và luật bảo hiểm
• Lương tháng 13, thưởng Lễ Tết
• Khám sức khỏe định kỳ 01 năm / lần Phúc lợi khác
• Hỗ trợ tiền ăn trưa, tiền gửi xe, tiền taxi…
• Hỗ trợ ký túc xá cho lao động ở xa
• Hỗ trợ nhà trẻ miễn phí cho người lao động có con nhỏ
• Du lịch thường niên 1 – 2 lần / năm
• Tham gia các khóa học nâng cao nghiệp vụ miễn phí
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp
• Cơ hội thăng tiến, phát triển nghề nghiệp ổn định theo thâm niên và thành tích

  8. Mẫu bản mô tả công việc nhân viên văn thư lưu trữ

  Dưới đây là mẫu trình bày bản mô tả công việc phù hợp cho vị trí nhân viên văn thư lưu trữ trong mọi tổ chức. Người phụ trách thiết lập chỉ cần bổ sung nội dung theo đặc thù của doanh nghiệp là có ngay một bản mô tả chuẩn và chất. Công ty …. Địa chỉ : … ....., ngày....tháng...năm .... BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Vị trí : Nhân viên văn thư lưu trữ Người thiết lập Người kiểm soát Người phê duyệt Họ tên:................................ Chức vụ: Chuyên viên nhân sự Ngày:................................. (ký tên) Họ tên:............................. Chức vụ: Trưởng phòng hành chính Ngày:............................. (ký tên) Họ tên:................................ Chức vụ: Giám đốc Ngày:................................ (ký tên) Chức danh công việc: Nhân viên văn thư lưu trữ Cấp bậc: Nhân viên Khối: Văn phòng Phòng: Hành chính nhân sự Bộ phận: Văn thư lưu trữ Địa điểm làm việc: Văn phòng công ty … Địa chỉ : …. Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng hành chính
• Mục đích công việc ………………………………………………. II. Nhiệm vụ đảm nhận ………………………………………………. III. Quyền hạn khi triển khai nhiệm vụ ………………………………………………. IV. Các cá nhân/ tổ chức có mối liên hệ trong quá trình làm việc Trong doanh nghiệp Ngoài doanh nghiệp Ms. …. – Trưởng phòng hành chính nhân sự Khách hàng /đối tác Ms. … - Trưởng phòng chuyên môn Nhân viên chuyển phát nhanh ……………. ………………..
• Điều kiện làm việc ………… VI. Tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự …………. Người nhận việc (Ký và ghi rõ họ tên) Cam kết : Tôi đã đọc, hiểu và đồng ý các công việc được giao. Xây dựng bản mô tả công việc nhân viên văn thư lưu trữ chuẩn xác, doanh nghiệp sẽ rất thuận lợi khi tiến hành các kỳ tuyển dụng. Về phía ứng viên, việc trau dồi năng lực cá nhân, cũng như đàm phán khi ứng tuyển đều được hỗ trợ rất tốt từ cẩm nang này. Quân sư TalentBold nhận thấy, vị trí nhân viên văn thư tại các tổ chức có sự tương đồng khá lớn, tuy nhiên, áp lực và yêu cầu chất lượng công việc sẽ khác nhau theo từng nhiệm vụ, điều này doanh nghiệp có thể nhấn mạnh thêm trong nội dung tiêu chuẩn tuyển dụng để phòng tuyển dụng cân nhắc kỹ khi lựa chọn ứng viên.
  
  -------

  Chi tiết liên hệ: Talentbold - We bold your talents Hotline: 077 259 1080 Mail: [email protected] Add: Tầng 12A3, Tòa nhà MD Complex, 28 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội Nguồn ảnh: internet

  

  Talentbold

  TalentBold là nền tảng hợp nhất trong Quảng bá, Thu hút và Quản lý Tuyển dụng nhân tài giúp Doanh nghiệp đảm bảo nguồn lực dựa trên nền tảng công nghệ phần mềm Quản lý tuyển dụng