Dấu treo và dấu giáp lai là hai loại dấu được sử dụng phổ biến trong các hợp đồng, văn bản hành chính. Hãy theo dõi bài viết để hiểu rõ tính pháp lý của dấu treo và dấu giáp lai theo quy định của pháp luật. Show Theo điểm d khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc đóng dấu giáp lai, dấu treo, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. 1.1. Đối với dấu treo Một số cơ quan đóng dấu treo trên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hoá đơn tài chính. Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính cũng như xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo giấy tờ cũng như thay đổi giấy tờ. 1.2. Đối với dấu giáp lai Khi các doanh nghiệp giao kết hợp đồng bao gồm nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu của các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng thì còn có dấu giáp lai của các bên ký kết nếu tất cả các bên đều là tổ chức có sử dụng con dấu. Dấu giáp lai được đóng nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản, ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản và không có giá trị pháp lý. Có thể thấy, điểm chung của dấu treo và dấu giáp lai là đều sử dụng con dấu để đóng vào văn bản được ban hành và không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Giá trị pháp lý của văn bản chỉ được khẳng định bởi con dấu đóng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền. Việc đóng dấu treo hay dấu giáp lai tùy thuộc vào tính chất văn bản, quy định của pháp luật cũng như nội bộ tổ chức đó. 2. Hướng dẫn cách đóng dấu chuẩn2.1 Cách đóng dấu treo Dấu treo thường được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. 2.1. Cách đóng dấu giáp lai Dấu giáp lai là con dấu đóng vào lề trái hoặc phải của tài liệu gồm hai tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch. Theo điểm đ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020, dấu giáp lai phải đóng vào mép phải của văn bản hoặc phụ lục, trùm lên một phần các tờ giấy với mỗi dấu đóng không quá 05 tờ. Việc đóng dấu giáp lai có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, nhất là khi các bên tham gia hợp đồng phát sinh tranh chấp. Hiện chưa có quy định cụ thể nào liệt kê các loại văn bản phải đóng dấu giáp lai. Tuy nhiên, các văn bản đóng dấu giáp lai thường nhằm mục đích: - Tránh thay đổi tài liệu được trình hoặc được nộp khi giao kết hợp đồng hoặc làm hồ sơ để nộp cho các cơ quan nhà nước. - Bảo đảm tính khách quan của tài liệu, tránh văn bản bị thay thế hoặc bị làm sai lệch kết quả đã được xác nhận trước đó. 2.3. Cách đóng dấu chữ ký Dấu chữ ký là con dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Hiện nay, trong thực hiện thủ tục hành chính, việc sử dụng bản sao trở thành phổ biến thậm chí là yêu cầu bắt buộc Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa có cách hiểu chính xác về khái niệm này. Bản sao là gì? Bản photo có phải bản sao?Theo cách giải thích từ ngữ tại Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Định nghĩa này không yêu cầu bản sao phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, khi đọc định nghĩa này, hầu hết mọi người vẫn rất mơ hồ, không biết bản photo có phải bản sao hay không? Để hiểu rõ hơn, cùng tìm hiểu trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao tại Điều 6 Nghị định này: - Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính. - Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết. Theo như quy định này thì bản sao được chia thành 03 loại: Bản sao, bản sao chứng thực và bản sao được cấp từ sổ gốc. Như vậy, bản photo từ bản chính (chưa chứng thực) cũng được coi là bản sao (ngoài bản chụp bằng điện thoại, máy ảnh; bản đánh máy…). Hiện nay, nhiều người vẫn đang hiểu bản sao là bản photo đã được chứng thực hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc. Quan điểm này là chưa đúng nhưng lại là quan điểm “bất thành văn” trong nhiều cơ quan, đơn vị.  Bản sao là gì? Bản photo có phải bản sao? (Ảnh minh họa) Bản sao và bản photo công chứng khác gì nhau?Mặc dù cụm từ “photo công chứng” đang được sử dụng rất phổ biến trong xã hội nhưng cũng phải khẳng định cụm từ này đang bị dùng sai. Theo định nghĩa của Luật Công chứng 2014, công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt. Còn theo Nghị định 23/2015, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Như vậy, photo công chứng mà nhiều người đang gọi thực chất là photo chứng thực. Nếu như bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc thì photo chứng thực là bản sao đã được cơ quan có thẩm quyền xác định là đúng, chính xác so với bản chính. Tức là bản photo chứng thực có giá trị pháp lý cao hơn. Điều 3 Nghị định 23/2015 cũng khẳng định như sau: - Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. - Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Trên thực tế, các cơ quan, đơn vị trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính đều yêu cầu cung cấp bản sao có chứng thực hoặc bản sao từ sổ gốc. Nếu yêu cầu cấp bản sao thông thường thì yêu cầu có bản chính để đối chiếu. Hiện nay, ngoài bản sao bằng giấy, người dân có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao điện tử. Nếu bạn đọc còn thắc mắc khác liên quan đến bản sao, bản chứng thực, có thể liên hệ 1900 6192 để được tư vấn, giải đáp nhanh nhất. |
