Thuộc bộ phần mềm ứng dụng cho văn phòng nổi tiếng Microsoft Office, phiên bản Ms Outlook chuyên dùng cho những ai hay gửi thư, muốn quản lý nhiều tiện ích hơn trong giới hạn của một phần mềm. Với phiên bản mới nhất Ms Office 2016, Outlook như được hoàn thiện, cải tiến giao diện từ phiên bản Office 2013 và đến phiên bản Office 2016 trở nên hoàn chỉnh, nhiều tính năng cũng như giao diện trực quan hơn. Quản lý các nhóm thư không phải là tính năng mới, nó giúp chúng ta phân loại được các địa chỉ thư, mục đích sử dụng của các nhóm đó và trong phiên bản Outlook mới nhất này tính năng này được cải tiến mạnh mẽ cũng như đơn giản hóa trong các thao tác sử dụng để đảm bảo rằng bất cứ ai cũng có thể thực hiện được. Nếu bạn chưa có tài khoản mail outlook, bạn có thể xem cách tạo Mail Outlook và sau đó hãy cùng Taimienphi.vn khám phá tính năng này nhé. Hướng dẫn tạo nhóm trong Outlook, lập Group mail trong Outlook Chú ýTrong bài viết chúng tôi thực hiện trên Outlook 2016 chính vì thế nếu bạn đọc dùng những phiên bản thấp hơn có thể tham khảo và áp dụng vì về cơ bản Outlook 2016 cũng không khác nhiều so với 2013 và 2010. Bước 1: Mở Outlook của bạn ra. Bước 2: Click vào New items => More items => Contac Group. Bước 3: Trong Contact Group chọn New E-mail Contact. Bước 4: Điền tên hiển thị và địa chỉ mail vào sau đó ấn OK để kết thúc. Bước 5: Bạn có thể Add bất cứ mail nào tùy thích, kết thúc bạn tạo tên cho Group rồi click Save&Close. Bước 6: Để xem group vừa tạo, bạn trở lại trang đầu tiên và bấm vào hình dưới. Và từ giờ trở đi, nếu bạn muỗn gửi thư cho một nhóm, bạn có thể click vào AddressBook rồi chọn nhóm, rất tiện lợi phải không nào. Với việc phân loại email theo nhóm, từ nay bạn sẽ không phải mất công điền từng thông tin tài khoản vào nữa. Việc tạo các group sẽ khiến bạn mất ít thời gian hơn cũng như hiệu quả hơn; nếu bạn đang sử dụng Gmail, hãy tham khảo cách tạo nhóm trong Gmail mà chúng tôi thực hiện trước đó. Tạo nhóm email trong outlook giúp bạn dễ dàng gửi thư tới 2 hay nhiều tài khoản outlook trong cùng thời điểm, không phải gửi riêng lẻ từng người một như trước đây. Cũng giống như việc nhóm trong Outlook, thì việc tạo rule trong Outlook cũng sẽ giúp bạn quản lý toàn bộ thông tin email trong outlook của mình một cách chuyên nghiệp nhất, tham khảo cách tạo rule trong outlook để biết cách thực hiện nhé. Chúc các bạn tạo nhóm trong Outlook thành công ! Outlook là phần mềm quản lý cũng như gửi thư điện tử trực tiếp với nhiều tính năng cao cấp hỗ trợ người dùng. Trong đó không thể không kể đến tính năng gửi thư theo nhóm, quản lý email theo từng group. Tính năng này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian nếu như bạn phải gửi rất nhiều thư trong một ngay. Tạo chữ ký Outlook, thêm chữ ký email Outook Thay đổi số lượng dòng Preview trong Outlook 2013 Sao lưu dữ liệu Outlook, backup Mail trong Outlook 2010, 2016, 2013, 2007 Cách quản lý Yahoo Mail, Gmail, Hotmail bằng Outlook 2013 Hướng dẫn lưu và Backup Mail trong Outlook 2007 Hướng dẫn sao lưu dữ liệu Outlook 2010, 2007, 2013, 2016
Microsoft Outlook không cần bất kỳ phần giới thiệu nào vì mọi người đã biết về ứng dụng email tuyệt vời này đi kèm với gói Microsoft Office. Nếu bạn đã sử dụng Outlook, bạn biết nó tốt như thế nào. Hầu hết mọi người đang sử dụng Outlook cho các tính năng và hỗ trợ của nó. Bạn có thể nhận hỗ trợ chính thức từ Microsoft cũng như hầu như tất cả các loại tài khoản email đều được Outlook hỗ trợ. Dù sao, giả sử, bạn thường mắc lỗi trong khi viết email. Hoặc giả sử bạn thường gửi trả lời sai vì bạn có nhiều địa chỉ email tương tự. Hoặc, có thể có bất kỳ lý do nào nhưng nếu bạn muốn thực hiện chỉnh sửa sau khi nhấp vào nút GỬI, đây là một giải pháp. Thông thường, Outlook sẽ gửi email ngay sau khi nhấp vào tùy chọn "Gửi". Nó làm những gì nó nói. Tuy nhiên, như đã đề cập trước đây, nếu bạn thường mắc lỗi và đó là lý do bạn muốn kiểm tra email ngay cả sau khi gửi, hãy làm theo hướng dẫn này. Hướng dẫn này cố gắng dạy bạn cách trì hoãn gửi tất cả thư trong Outlook. Đây là giải pháp duy nhất bạn có trong trường hợp này. Nếu bạn nhận được thời gian ngay cả sau khi nhấn nút Gửi, bạn có thể chỉnh sửa lại email theo ý muốn của mình. Để trì hoãn việc gửi email trong Outlook , bạn không phải cài đặt bất kỳ phần mềm nào khác hoặc thêm vào trong. Điều này có thể bằng cách tạo quy tắc. Quy tắc sẽ tự động chạy ở chế độ nền và sẽ trì hoãn việc gửi. Trì hoãn gửi email trong Outlook Nếu bạn muốn trì hoãn việc gửi một thư email, trong hộp email mới, hãy nhấp vào liên kết Tùy chọn và sau đó nhấp vào nút Giao hàng trễ . Trong hộp mở ra, bạn có thể đặt các tùy chọn, ngày và giờ giao hàng của mình Trì hoãn việc gửi tất cả email trong OutlookBạn có thể sử dụng Trình hướng dẫn quy tắc của Outlook để trì hoãn việc gửi tất cả email của bạn Outlook. Hãy tìm hiểu cách tạo quy tắc hoặc bộ lọc như vậy trong Outlook có thể trì hoãn việc phân phối. Xin lưu ý rằng, hướng dẫn này đã được thực thi trên Outlook 2016 và bạn có thể sử dụng các bước tương tự trên Outlook 2013. Nhưng tôi không chắc liệu nó có hoạt động trên các phiên bản cũ hơn không. Để tạo quy tắc trong Outlook, lúc đầu, mở Outlook và nhấp vào Tập tin > Quản lý quy tắc & cảnh báo . Còn có một phương pháp khác để mở cửa sổ cài đặt quy tắc. Bạn có thể nhấp vào Quy tắc trong tab Trang chủ và chọn Quản lý quy tắc & cảnh báo . Ở đây bạn tìm thấy tất cả các quy tắc của bạn. Chỉ cần nhấp vào Quy tắc mới để tạo mã mới Trên màn hình tiếp theo, chọn Áp dụng quy tắc cho thư tôi gửi trong Bắt đầu từ quy tắc trống và nhấn nút Tiếp theo . Trên màn hình tiếp theo, bạn có thể tìm các tùy chọn và hộp kiểm khác nhau. Bạn không phải chọn bất cứ thứ gì. Chỉ cần nhấp vào nút Tiếp theo . Nó sẽ hỏi bạn có muốn áp dụng quy tắc cho mọi thư bạn gửi hay không. Chỉ cần chọn Có . Ở đây, bạn sẽ lại nhận được một số tùy chọn. Chỉ cần chọn Trì hoãn việc phân phối theo số phút và nhấp vào một số liên kết trong hộp thông tin. Bây giờ, chọn số phút và nhấn Tiếp theo nút . Đặt tên cho nó và lưu lại quy tắc của bạn. Đúng vậy! Bây giờ, bất cứ khi nào bạn gửi email, Outlook sẽ đợi (các) phút đã chọn trước khi gửi nó cho người nhận. Bây giờ hãy xem để biết cách bạn có thể gọi lại Email bạn đã gửi trong Outlook.
Trong quá trình làm việc, rất nhiều phòng ban đã hỏi tôi cách để gửi email hàng loạt cho khách hàng. Vì vậy tôi đã thực hiện bài viết hướng dẫn dùng Mail Merge trong Outlook 2016 để gửi thư đồng loạt đến một nhóm đối tượng cụ thể. Xem thêm: hướng dẫn cài đặt Teamviewer để hỗ trợ từ xa Tình huống thực tế Vào một ngày đẹp trời, anh sếp đẹp trai gặp bạn và nói. Cuối năm rồi, em gửi email cho tất cả khách hàng cám ơn vì năm vừa qua đã sử dụng sản phẩm của công ty. Chúc khách hàng có một năm mới an khang thịnh vượng và hy vọng hợp tác lâu dài. Câu chuyện sẽ không có gì nếu công ty không có danh sách 1000 khách hàng. Và trong mỗi email gửi đi, bạn phải điền tên khách hàng, chức vụ, loại hình dịch vụ khách hàng sử dụng. Soạn 1000 email như thế thì đó là một câu chuyện khác. Chức năng Mail Merge trong Outlook 2016 sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.
Ví dụ như sau: Chú ý: những chữ được bỏ ngoặc tròn là nội dung sẽ thay đổi khi gửi Mail Chú ý: dòng đầu tiên là dòng tiêu đề cột nhé. Bắt buộc phải có Chú ý: phải có tài khoản mail đang hoạt động và được cấu hình chạy rồi nhé. Nếu chưa biết cách cấu hình mời bạn đọc bài cấu hình địa chỉ Gmail lên Outlook 2016 để biết nha. Bước 1: Soạn nội dung email và trỏ nguồn dữ liệuMở file word đã chuẩn bị. Vào tab Maillings Chọn Start Mail Merge Chọn E-Mail Messages Chọn Select Recipients Chọn Use an Exiting List Chọn đường dẫn đến file thông tin khách hàng Chọn OK để đồng ý sheet đầu tiên trong bảng thông tin khách hàng là nơi lấy dữ liệu Chú ý: stick vào mục “first row of data contains column headers”. Quan trọng nhé Bước 2: đưa dữ liệu khách hàng vào nội dungTô chọn nội dung muốn thay đổi Chọn Insert Merge Field –> chọn tiêu đề cột chứa nội dung Bước 3: Match FieldsBước này không quan trọng lắm, chủ yếu kiểm tra cột email sẽ được dùng cho trường Email – Address trong Microsoft Outlook nhé. Chọn Preview Results Bạn có thể bấm vào các mũi tên qua lại để kiểm tra chín xác dữ liệu nhé Bước 5: hoàn thành và gửi Chọn Finish & Merge
Thông tin Merge email:
Bấm OK để bắt đầu gửi Mở outlook 2016 –> Kiểm tra thư trong mục Sent Mail Tada: ngạc nhiên chưa, mail đã tự động gửi hết rồi Đăng nhập Gmail để kiểm tra. Như vậy là mình đã hướng dẫn xong cách gửi mail hàng loạt sử dụng Mail Merge trong Outlook 2016. Cũng đơn giản mà phải không nào. Chúc các bạn thành công !!! Bài cùng chuyên mục:
|
