Cách gửi mail cho nhà trường

Trong quá trình tìm hiểu và chuẩn bị du học, các bạn sinh viên chắc hẳn có rất nhiều thắc mắc liên quan đến điều kiện nhập học, yêu cầu du học của trường,.. Trong tình huống đó, bạn nên viết thư trực tiếp tới trường đại học hỏi để có giải đáp chính xác nhất. Cùng Hotcourses khám phá những bí quyết viết thư hỏi điều kiện du học thật hiệu quả!

>> Bí kíp xin học bổng du học và liên hệ Ban tuyển sinh hiệu quả

Tình huống thực tế

Tình huống: Người dự tuyển chương trình không đạt đủ tiêu chuẩn tuyển sinh, cụ thể là về môn tiếng Anh (với một số điểm chênh lệch không quá nhiều so với yêu cầu). Theo đó, ứng viên muốn liên hệ nhà trường để bày tỏ nguyện vọng và chứng tỏ khả năng tiếng Anh của bản thân.

Trải nghiệm người trong cuộc: Huỳnh Tấn Lợi, du học sinh ngành Luật tại Mỹ đã chia sẻ trong bài viết Ba điểm cần chuẩn bị trước khi đi du học ngành Luật về việc chủ động liên hệ nhà trường để xin tư vấn. Khi đăng ký vào Houston Law Center, trường luật củaUniversity of Houston, tuy thiếu 5 điểm TOEFL iBT nhưng Lợi vẫn kiên trì thuyết phục nhà trường, với lý lẽ rằng bản thân vẫn thường sử dụng tiếng Anh trong quá trình làm việc. Kết quả là nhà trường đã tư vấn cho Lợi đề cập tới điều này trongStatement of Purpose(Nguyện vọng học tập) để chứng tỏ Lợi hoàn toàn có khả năng theo học bằng tiếng Anh. Cuối cùng Lợi đã được trường này nhận (sau cùng anh đã chọn học ở một trường khác).

>>Vì sao tôi chọn học Thạc sĩ Luật ở Washington?

Như vậy, kinh nghiệm cho thấy là bạn không nên răm rắp tuân theo những yêu cầu giấy trắng mực đen trên thông báo của nhà trường (đặc biệt là khi chỉ chênh lệch một ít điểm). Trong trường hợp đó, hãy chủ động liên hệ để được chính đại diện nhà trường hướng dẫn.Để thuận tiện hơn cho việc gửi câu hỏi, Hotcourses sẽ hướng dẫn bạn cách viết một lá thư yêu cầu thông tin du học hiệu quả.

Một số lưu ý khi viết thư hỏi về điều kiện du học

1. Không cần giới thiệu dài dòng

Vì bạn đã tiền tên họ và thông tin liên lạc ngay phần THÔNG TIN VỀ BẠN sau khi chọn Gửi câu hỏi đến trường mà bạn quan tâm.

2. Đi thẳng vào vấn đề

VD: Bạn muốn hỏi cụ thể hơn về học bổng, hãy đi thẳng vào câu hỏi luôn thay vì dài dòng trình bày hoàn cảnh.

Dear sir/madam

I am very interested in applying for the scholarship [ABC]. Would you please provide me more information about [deadline/requirements]?

Nếu học bổng hết hạn và bạn muốn hỏi thêm thông tin các học bổng khác:

I saw that the deadline has finished, do you have other scholarships in [ngành học bạn quan tâm] still available?

Hoặc:Is this a renewable scholarship that I can apply next year?

VD: Hỏi về thông tin đăng ký học

Nếu thấy điểm IELTS của mình chỉ thiếu ít điểm:

The requirement of the IELTS score is 7.0 and I got 6.5. Can the university consider my case? What should I do to apply to the course this term?...

3. Hỏi ngắn gọn và rõ ràng

Hàng ngày các nhân viên tư vấn nhận được rất nhiều thư từ rất nhiều quốc gia, do đó hãy giúp họ và giúp chính bạn bằng cách trình bày rõ ràng. Người đọc thư của bạn không phải là người sẽ đánh giá hồ sơ xin học hay xin học bổng của bạn nên không cần phải thể hiện giống như bài luận.

Nếu có nhiều điểm cần hỏi, hãy dùng gạch đầu dòng hoặc số thứ tự.

4.Kết thư một cách lịch sự

Để thể hiện sự tôn trọng của bạn dành cho người tư vấn, trong bất cứ lá thư nào bạn cũng nên sử dụng lối chào hỏi chuyên nghiệp để kết thư. Một số cách thông dụng đó là:

Thank you and I look forward to your response.

Sincerely/ Sincerely yours/Regards

[Tên bạn]

Với những lưu ý kể trên, Hotcourses Vietnam tin rằng bạn đã tạo được thiện cảm của người nhận câu hỏi. Giờ thì chỉ cần đảm bảo lối hành văn sao cho thật chuẩn xác, tránh những nội dung chung chung hay quá vô lý (ví dụ: Please grant me scholarship. I dont have money) là bạn đã có thể yên tâm bắt tay vào lá thư của mình.

5 phút liên hệ trường đại học qua Hotcourses Vietnam

Ngoài những bài viết (bài báo hoặc blog) và các tiện ích Tìm kiếm học bổng và Tìm khóa học, Hotcourses còn có thể đóng vai trò kết nối giữa bạn với nhà trường.

Ngay sau khi vào trang Danh sách các trường Đại học tại một quốc gia cụ thể trên trang Hotcourses Vietnam (ở đây là ví dụ về các trường Đại học tại Pháp), bạn chỉ cần nhấp chuột vào ngôi trường mà bạn quan tâm để được dẫn tiếp đến trang thông tin của từng trường.

Trang thông tin về mỗi trường sẽ bao gồm giới thiệu chung, yêu cầu đầu vào, các chương trình đào tạo và học phí trung bình. Tiếp đến, ở góc phải mỗi trang thông tin về trường sẽ có mục Liên hệ trường Đại học.

Tại đây, trước tiên bạn sẽ được yêu cầu điền nội dung Thông tin về bạn bao gồm họ tên, địa chỉ email và số điện thoại.

Tiếp đến sẽ là phần Câu hỏi của bạn với nội dung cấp học, ngành học, dự định năm đi du học và khả năng tài chính trước khi bạn chính thức đặt câu hỏi cho trường. Ở mục này, Hotcourses Vietnam đã cập nhật tính năng Bạn không chắc phải hỏi gì với một số gợi ý và cách hỏi phổ biến của sinh viên quốc tế.

Cuối cùng, chỉ cần lựa chọn những nội dung mà bạn muốn được Hotcourses Vietnam cập nhật thường xuyên (Bản tin, Cập nhật từ nhà trường và Khảo sát) và chọn Tôi xác nhận tôi trên 16 tuổi và tôi đồng ý với Điều khoản và Điều kiệnvàChính sách bảo mật của Hotcourses. Tôi cũng đồng ý gia nhập cộng đồng Hotcourses là có thể gửi được câu hỏi đến nhà trường mà không phải mất công tìm kiếm địa chỉ liên lạc trên Internet.

>>Hướng dẫn sử dụng các tiện ích trên Hotcourses Việt Nam [Video]

Để tiết kiệm thời gian, bạn thậm chí còn có thể đăng nhập để gửi câu hỏi bằng tài khoản Facebook.Với tính năng Liên hệ trường Đại học trên kênh www.hotcourses.vn và nội dung yêu cầu thông tin về điều kiện du học được chuẩn bị chuyên nghiệp từ trước, bạn sẽ tận dụng được mối quan hệ đối tác chính thức giữa Hotcourses Vietnam cùng cơ sở đào tạo để sớm nhận được phản hồi tích cực từ đại diện trường trong thời gian sớm nhất.