Cách trình bày văn bản trong PowerPoint

Giảm thiểu số lượng trang chiếu

Để duy trì thông báo rõ ràng và giúp người xem của bạn chú ý và quan tâm, hãy duy trì số lượng trang chiếu trong bản trình bày của bạn ở mức tối thiểu.

Chọn cỡ phông thân thiện với người xem

Người xem phải có khả năng đọc trang chiếu của bạn từ xa. Nói chung, cỡ phông nhỏ hơn 30 có thể quá khó xem đối với người xem.

Giữ cho văn bản trang chiếu của bạn đơn giản

Bạn muốn người xem lắng nghe trình bày thông tin của mình, thay vì đọc màn hình. Sử dụng dấu đầu dòng hoặc câu ngắn và cố gắng giữ từng mục thành một dòng.

Một số máy chiếu cắt xén trang chiếu ở các cạnh để các câu dài có thể bị cắt xén.

Sử dụng hình ảnh trực quan để giúp thể hiện thông điệp của bạn

Ảnh, biểu đồ, đồ thị và đồ họa SmartArt cung cấp các hiển thị để người xem ghi nhớ. Thêm hình ảnh có ý nghĩa để bổ sung cho văn bản và tin nhắn trên trang chiếu của bạn.

Tuy nhiên, cũng giống như văn bản, tránh có quá nhiều công cụ hỗ trợ trực quan trên trang chiếu của bạn.

Làm cho nhãn cho biểu đồ và đồ thị trở nên dễ hiểu

Chỉ sử dụng đủ văn bản để làm cho các thành phần nhãn trong biểu đồ hoặc đồ thị dễ hiểu.

Áp dụng các nền trang chiếu tinh tế, nhất quán

Chọn một hình ảnh thu hút, mẫu nhất quán chủ đề các hiệu ứng không quá bắt mắt. Bạn không muốn nền hoặc thiết kế làm mất đi thư của mình.

Tuy nhiên, bạn cũng muốn cung cấp độ tương phản giữa màu nền và màu văn bản. Các chủ đề tích hợp sẵn trongPowerPoint đặt độ tương phản giữa nền sáng với văn bản có màu tối hoặc nền tối với văn bản có màu sáng.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng chủ đề, xem mục Áp dụng chủ đề để thêm màu và kiểu cho bản trình bày của bạn.

Kiểm tra chính tả và ngữ pháp

Để có được và duy trì sự tôn trọng người xem của bạn, hãy luôn kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong bản trình bày của bạn.

Đầu trang

Trong chủ đề này

• Thêm văn bản vào trang chiếu

• Thêm dấu đầu dòng hoặc đánh số cho văn bản

• Thêm siêu kết nối

• Thay đổi màu văn bản

• Thay đổi màu của văn bản siêu kết nối

• Tô sáng văn bản của bạn

Thêm văn bản vào trang chiếu

Bạn có thể thêm nội dung vào một trang chiếu trong dạng xem Thông thường.

1. Để đi đến dạng xem Thông thường, nhấn Alt+W, rồi nhấn L. Bạn sẽ nghe thấy "Slide pane" (Ngăn trang chiếu) theo sau là số trang chiếu. Với JAWS, bạn sẽ nghe thấy: "Slide area" (Khu vực Trang chiếu). Với NVDA, bạn sẽ nghe thấy: "Slide view" (Dạng xem trang chiếu).

2. Để chọn trang chiếu mà bạn muốn thêm văn bản, nhấn F6 cho đến khi bạn ở trong ngăn hình thu nhỏ trang chiếu. Bạn sẽ nghe thấy "Thumbnails" (Hình thu nhỏ) theo sau là số trang chiếu.

3. Để duyệt qua các trang chiếu, nhấn phím Mũi tên lên hoặc xuống cho đến khi bạn nghe thấy số và tiêu đề của trang chiếu. Nếu các trang chiếu nằm trong các phần, sử dụng phím Mũi tên lên hoặc xuống để dẫn hướng các phần, rồi nhấn phím Mũi tên phải để bung rộng phần đó.

4. Để di chuyển tiêu điểm đến một khu vực chỉnh sửa trang chiếu, nhấn F6. Với Trình tường thuật, bạn sẽ nghe thấy "Slide pane" (Ngăn trang chiếu) theo sau là số trang chiếu. Với JAWS, bạn sẽ nghe thấy: "Slide area" (Khu vực Trang chiếu).Với NVDA, bạn sẽ nghe thấy: "Slide view" (Dạng xem trang chiếu).

5. Nhấn phím Tab để di chuyển đến chỗ dành sẵn cho văn bản. Với Trình tường thuật, các chỗ dành sẵn được gọi là hộp văn bản nên bạn sẽ nghe thấy, ví dụ: "Title text box" (Hộp văn bản Tiêu đề). Với JAWS, bạn sẽ nghe thấy: "Title placeholder" (Chỗ dành sẵn cho tiêu đề). Với NVDA, bạn sẽ nghe thấy: "Center Title placeholder, shape" (Chỗ dành sẵn Tiêu đề Trung tâm).

6. Để thay thế chỗ dành sẵn bằng văn bản của bạn, nhấn Enter để đi đến chế độ soạn thảo và chọn tất cả văn bản, rồi bắt đầu nhập.

7. Để di chuyển điểm chèn đến tiêu đề hoặc chỗ dành sẵn thân văn bản tiếp theo, nhấn Ctrl+Enter.

   Lưu ý:Bạn cũng có thể nhấn phím SR+phím Mũi tên phải hoặc trái để dẫn hướng các chỗ dành sẵn, rồi nhấn phím SR+Enter để đặt điểm chèn văn bản ở cuối hộp văn bản đã chọn.

   Lưu ý:Nếu không có thêm bất kỳ chỗ dành sẵn cho văn bản nào, trong hầu hết các trường hợp, thao tác nhấn Ctrl+Enter sẽ chèn một trang chiếu mới có bố trí trang chiếu giống như trang chiếu gốc và đặt tiêu điểm vào chỗ dành sẵn đầu tiên của trang chiếu mới. Tuy nhiên, nếu trang chiếu gốc có bố trí "Tiêu đề Trang chiếu" thì trang chiếu mới được tạo sẽ có bố trí "Tiêu đề và Nội dung".

   Lưu ý:Nếu bạn muốn chỉnh sửa văn bản mà bạn đã thêm vào trong một trường văn bản, nhấn phím Tab để di chuyển đến trường văn bản, rồi nhấn F2 để chọn tất cả văn bản và bắt đầu chỉnh sửa. Để ngừng chỉnh sửa và di chuyển tiêu điểm trở lại hộp văn bản, nhấn F2 lần nữa.

   Lưu ý:Để tìm hiểu cách áp dụng định dạng ký tự bằng bàn phím, chẳng hạn như đậm, gạch dưới, in đậm, chỉ số dưới hay chỉ số trên, hãy đi đến mục "Định dạng văn bản" trong mục Sử dụng phím tắt để tạo bản trình bày PowerPoint.