Cách vào sổ kế toán chi tiết tiền mặt

Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi, quản lý hoạt động thu chi tại quỹ doanh nghiệp. Hơn nữa, quỹ tiền mặt là yếu tố để đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Vậy quy trình thực hiện và cách lập sổ kế toán quỹ tiền mặt diễn ra như thế nào?

Mục đích của sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt

Mục lục

Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt là loại sổ được kế toán viên sử dụng để theo dõi tình hình tài chính của doanh nghiệp. Kế toán sẽ chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt hàng ngày, đảm bảo điều phối dòng tiền một cách hợp lý theo chỉ đạo của ban lãnh đạo.

Những vấn đề phát sinh trong quá trình lập sổ sẽ được ghi chép lại. Sau đó kế toán sẽ tiến hành khâu kiểm tra, xác định để tìm ra nguyên nhân, đưa ra biện pháp xử lý kịp thời.

Không chỉ kiểm kê quỹ tiền mặt trên thực tế, kế toán còn cần đối chiếu sổ kế toán tiền mặt với sổ kế toán tổng hợp. Trong quá trình đối chiếu, kế toán nên xem xét các phiếu thu chi, đảm bảo mọi thông tin đều đầy đủ trước khi ghi nhập vào sổ.

Khi đã quản lý được dòng tiền qua việc thu và chi, người thực hiện có thể nắm được tình hinh chung trong việc sử dụng quỹ tiền mặt trong doanh nghiệp. Muốn vậy, kế toán viên phải ghi chép hàng ngày và liên tục những phát sinh tại mọi thời điểm.

Tìm hiểu thêm về Luật kế toán

Nguyên tắc thực hiện kế toán quỹ tiền mặt

Việc lập sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt thường tập trung vào những phát sinh trong thu chi của hoạt động sản xuất. Ngoài chấp hành luật lưu thông tiền tệ nghiêm chỉnh, kế toán viên phải tuân thủ nguyên tắc được quy định trong quá trình điều phối. Nguyên tắc thực hiện kế toán quỹ tiền mặt quy định theo điều 11 thông tư 133 như sau:

• Kế toán phải ghi chép phát sinh các khoản thu chi, nhập xuất liên tục hàng ngày tại mọi thời điểm để tiện quản lý và đối chiếu;
• Các khoản tiền ký cực hoặc ký quỹ tại doanh nghiệp cần hạch toán và quản lý giống như tiền doanh nghiệp;
• Phải có phiếu thu, phiếu chi cũng như chữ ký theo quy định của chứng từ kế toán khi thực hiện các khoản thu chi;
• Tiền giao dịch thường được kế toán theo dõi theo nguyên tệ. Nếu có phát sinh ngoại tệ, phải quy đổi thành tiền Việt theo các nguyên tắc chung của Bộ Tài chính. Đó chính là: tỷ giá giao dịch thực tế áp dụng với các tài khoản bên Nợ còn tỷ giá bình quân gia quyền áp dụng với các tài khoản bên Có;
• Doanh nghiệp cần kiểm tra, đánh giá số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế. Cụ thể là cần phải áp dụng ngay tại thời điểm lập báo cáo tài chính, để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

Quy trình thực hiện kế toán quỹ tiền mặt

Việc thu chi tiền mặt theo quy định chặt chẽ từ doanh nghiệp giúp việc quản lý thuận lợi hơn, tránh được những rủi ro không đáng có. Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt thường thực hiện vào cuối kỳ để phản ánh chính xác tình hình tài chính doanh nghiệp. Quy trình được chia thành 2 loại là kế toán thu tiền mặt và kế toán chi tiền mặt.

Tham khảo thêm bài viết: Các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán.

Quy trình kế toán thu tiền mặt

Kế toán thu tiền mặt bao gồm những hoạt động liên quan đến quá trình thu tiền hàng, khoản đầu tư hoặc bất cứ khoản thu vào để đóng góp vào nguồn quỹ. Kế toán sẽ thực hiện ghi sổ quỹ vào cuối ngày.

Song song với thao tác nhập liệu, người thực hiện cũng cần phải đối soát với phiếu thu, chứng từ gốc để đảm bảo chính xác thông tin. Sau đó, những dữ liệu này sẽ được chuyển sang lưu trữ và sử dụng khi cần thiết. Quy trình kế toán thu tiền mặt tiến hành đơn giản với 6 bước như sau:

• Bước 1: Người nộp làm đề nghị nộp tiền gửi cho kế toán thanh toán;
• Bước 2: Kế toán thanh toán lập phiếu thu 3 liên gửi cho kế toán trưởng;
• Bước 3: Kế toán trưởng tiến hành kiểm tra, phê duyệt và ký phiếu thu. Sau đó, hồ sơ được chuyển trở lại cho kế toán thanh toán;
• Bước 4: Người nộp ký phiếu thu, nộp tiền rồi chuyển cho thủ quỹ;
• Bước 5: Thủ quỹ nhận phiếu thu và thu tiền đồng thời ghi chép vào sổ quỹ. Kế toán thanh toán là bộ phận giữ liên 1, thủ quỹ là bộ phận giữ liên 2, người nộp tiền sẽ giữ liên 3 của phiếu thu;
• Bước 6: Kế toán thanh toán lưu chứng từ vào sổ quỹ tiền mặt, hồ sơ được lưu trữ và sử dụng để đối chiếu khi có phát sinh xảy ra.

Quy trình kế toán chi tiền mặt

Ngược lại với quy trình thu, kế toán chi tiền mặt bao gồm những hoạt động xuất tiền từ nguồn quỹ ra để phục vụ cho các mục đích cụ thể. Đối với kế toán chi tiền mặt, các khoản chi đều phải có phiếu chi để xác định số tiền thực tế được lấy ra. Từ đó, căn cứ vào sổ quỹ để chuyển cho kế toán tiền mặt vào cuối ngày.

Các bước thực hiện theo quy trình kế toán chi tiền mặt như sau:

• Bước 1: Người đề nghị chi làm giấy đề nghị thanh toán và giấy đề nghị tạm ứng và gửi kế toán thanh toán;
• Bước 2: Kế toán thanh toán lập phiếu chi 2 liên và chuyển đến kế toán trưởng;
• Bước 3: Kế toán trưởng nhận phiếu chi, kiểm tra xác nhận. Tuy nhiên cần phải trình lên ban lãnh đạo để được thông qua, ký duyệt;
• Bước 4: Đơn đề nghị có chữ ký của lãnh đạo chứng tỏ đề nghị chi đã được thông qua, sau đó sẽ được chuyển xuống kế toán thanh toán;
• Bước 5: Kế toán thanh toán nhận phiếu chi và ký duyệt để chuyển sang bộ phận thủ quỹ;
• Bước 6: Khâu chi tiền cần có xác nhận của bên xuất tiền và bên đề nghị chi tiền. Người này cũng có thể sẽ là người nhận tiền. Thủ quỹ vào sổ quỹ và giữ liên 2 phiếu chi và liên 1 được chuyển lên kế toán thanh toán.

Hướng dẫn cách lập sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt

Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt được lập để quản lý chi tiêu của doanh nghiệp. Căn cứ vào nội dung của sổ, các ban lãnh đạo và các bộ phận có liên quan sẽ nắm bắt được tình hình hoạt động chung của đơn vị. Những vấn đề tiêu cực nếu có sẽ được phản ánh ngay từ những con số bị chênh lệch.

Chính vì để đảm bảo an toàn, đúng pháp lý và minh bạch, việc lập sổ cần căn cứ vào chứng từ là các phiếu thu, chi đã xuất và nhập. Như vậy, nếu muốn làm việc tại bộ phận này, bạn cần phải hiểu rõ cách lập sổ kế toán chi quỹ tiền mặt. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn tham khảo:

• Cột A: Ghi rõ ngày tháng ghi sổ;
• Cột B: Ghi rõ ngày tháng trên phiếu thu và phiếu chi;
• Cột C và D: Ghi rõ số hiệu liên quan đến chứng từ phiếu thu và phiếu chi;
• Cột E: Ghi rõ nội dung nghiệp vụ kinh tế bao gồm lý do chi và lý do thu;
• Cột F: Ghi rõ phản ánh tài khoản đối xứng với từng nghiệp vụ của tài khoản 111 ghi Nợ và ghi Có;
• Cột 1: Ghi rõ số tiền nhập vào quỹ;
• Cột 2: Ghi rõ số tiền xuất khỏi quỹ;
• Cột 3: Ghi rõ số dư còn lại trong quỹ cuối ngày bằng số tiền trong két;
• Cột G: Ký xác nhận sau khi đối chiếu sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt với sổ quỹ tiền mặt.

Căn cứ vào các chứng từ trên phiếu thu và phiếu chi, với đầy đủ chữ ký theo quy định và ghi chép hàng ngày để tính số quỹ tồn tại mọi thời điểm. Lưu ý khi lập sổ quỹ tiền mặt, thủ quỹ nên quan tâm số dư đầu kỳ theo ngày, tháng, năm hoặc quý. Nếu là kỳ đầu thì số dư đầu kỳ bằng 0, còn trường hợp theo ngày tháng năm thì số dư sẽ là số dư cuối kỳ trước đó.

Lập sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt là cách tối ưu nhất để theo dõi, quản lý dòng tiền của doanh nghiệp. Đồng thời, thực hiện thao tác này sẽ giúp kế toán hạn chế những sai sót trong công tác hạch toán, tiết kiệm thời gian xác thực nếu gặp sự cố.

WinPlace hy vọng những chia sẻ hữu ích trong bài giúp bạn đưa ra phương pháp lập sổ quỹ tiền mặt nhanh chóng và chính xác hơn.