Nhãn thông minh Sắp xếp Gmail thành Danh mục Nếu bạn muốn giữ Hộp thư Gmail của mình sạch sẽ và không có bản tin, thông báo, danh sách gửi thư, quảng cáo và các email hàng loạt khác, nhưng bạn không có thời gian để thiết lập hoặc sửa đổi quy tắc cho từng người gửi và người mới, bạn có thể hướng dẫn Gmail tự động đặt tất cả các quy tắc cho bạn sử dụng Nhãn thông minh. Tính năng Nhãn thông minh của Gmail có thể tự động phân loại thư của bạn, áp dụng nhãn và xóa một số loại thư nhất định khỏi Hộp thư đến. Tính năng Nhãn thông minh chỉ yêu cầu thiết lập và bảo trì một chút. Bật tính năng nhãn thông minhĐể thiết lập Gmail tự động gắn nhãn và gửi một số loại thư nhất định trong các danh mục:
Khi tính năng Nhãn thông minh được giới thiệu, nó sử dụng ba loại. Hàng loạt, Diễn đàn và Thông báo. Gmail tự động gắn nhãn các bản tin, chương trình khuyến mãi và các email hàng loạt khác dưới dạng Hàng loạt và xóa chúng khỏi Hộp thư đến. Thư từ danh sách gửi thư và diễn đàn được gắn nhãn Diễn đàn và vẫn nằm trong Hộp thư đến. Thông báo được gửi trực tiếp cho bạn như biên lai thanh toán và báo cáo giao hàng vẫn còn trong Hộp thư đến và được dán nhãn Thông báo . Cách nhãn thông minh hoạt động trong Gmail ngay bây giờKhi tab Chính đã được giới thiệu, tất cả thư cá nhân đã chuyển đến tab Chính và không còn cần Nhãn thông minh nữa. Danh mục Hàng loạt ban đầu đã được chia nhỏ thành Khuyến mại và Cập nhật khi Gmail giới thiệu hộp thư đến theo tab. Khi Smart Labels được bật, bạn sẽ thấy các danh mục mới trong danh mục mặc định của Gmail: Tài chính , Du lịch và Giao dịch mua . Xem trong Danh mục trong thanh bên trái của Gmail để xem tất cả các danh mục. Nếu email chuyển đến Hộp thư đến của bạn và thuộc một trong các danh mục, hãy nhấp vào trình đơn thả xuống bên cạnh Phân loại thư này là: và chọn danh mục đúng để đào tạo Gmail để xử lý các email tương tự theo cách tương tự. Bạn cũng có thể báo cáo thư được phân loại sai cho các kỹ sư Gmail bằng cách sử dụng menu thả xuống Trả lời trên bất kỳ email nào không được lọc hoặc gắn nhãn chính xác. Nhãn là thành phần khá hay có mặt trong Gmail giúp người dùng quản lý, phân loại và sắp xếp thư một cách khoa học. Thay vì phải gắn nhãn thủ công cho từng thư, chỉ với vài bước thiết lập đơn giản sau bạn sẽ gắn nhãn đồng thời cho tất cả thư và những thư gửi đến sau cũng sẽ được gắn nhãn bạn đã chọn. Để làm được điều này bạn đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình rồi bấm vào Create a
filter. Trong phần lựa chọn thành phần tìm kiếm như địa chỉ người gửi, người nhận, tiêu đề thư, từ khóa liên quan, có tập tin đính kèm hay không… rồi bấm Next Step. Nếu muốn xem trước yêu cầu tìm kiếm của bạn có cho ra kết quả như mong muốn hay không bạn hãy bấm Test Search để xem trước.  Gmail sẽ tìm và lọc thư theo yêu cầu của bạn, ở đây bạn hãy thực hiện tác vụ chính là gán nhãn cho tất cả các thư được tìm thấy bằng cách chọn nhãn trong phần Apply the label. Nếu chưa có nhãn thì bạn chọn New label, đặt tên cho nhãn rồi bấm OK. Ở đây bạn hãy chọn vào “Also apply for…” để Gmail gắn nhãn cho tất cả thư được tìm thấy. Bên cạnh đó còn có lựa chọn đánh dấu sao, chuyển tiếp thư đến địa chỉ khác, xóa thư… Làm xong bạn bấm Create Filter để tạo bộ lọc và gán nhãn cho toàn bộ thư. Nếu nhiều nguồn thư có thể được gắn chung nhãn (trường hợp bạn phân nhãn theo nhóm) thì bạn thực hiện như trên nhiều lần, nhưng ở lần thứ hai bạn chọn nhãn đã được tạo chứ không thêm nhãn mới nữa. Để nhãn được sinh động hơn thì sau đó tại phần Labels bạn hãy chọn màu sắc mới. Như vậy không chỉ những thư vừa được bạn gắn nhãn mà từ nay tất cả thư mới phù hợp với các yếu tố của nhãn được tạo sẽ tự động được gán nhãn đó. Nguyễn Văn Mẫn – Báo Thủ thuật máy tính |
