Kế toán cần nắm rõ quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt, đặc biệt là kế toán tiền mặt. Do trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp sẽ liên tục phát sinh những nghiệp vụ kinh tế. Kể tới nhiều nhất là nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt. Kaike.vn sẽ giới thiệu quy trình luân chuyển chứng từ kế toán thu và chi tiền mặt cùng các lưu ý kèm theo trong bài viết dưới đây. Show  Theo quy định tại thông thư 133 và thông tư 200 của Bộ tài chính, trình tự luân chuyển chứng từ kế toán diễn ra như sau:
2. Các loại chứng từ liên quan đến “Tiền Mặt”Các loại chứng từ kế toán Tiền mặt thể hiện qua: Phiếu Thu/ Phiếu Chi/ Giấy đề nghị thanh toán/ Giấy đề nghị tạm ứng/… Để hiểu rõ quy trình này, mời bạn đọc tìm hiểu 2 trường hợp:
3. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán thu tiền mặtChứng từ thu tiền mặt được luân chuyển theo trình tự như sau: (1) Khi có người nộp tiền, kế toán tiền mặt viết phiếu thu thành 3 liên. (2) Trình kế toán trưởng ký duyệt phiếu thu (3 liên). (3) Chuyển trả lại 3 liên phiếu thu cho kế toán tiền mặt. Kế toán tiền mặt lưu liên 1. (4) Chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ. (5) Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu (liên 2 và liên 3). (6) Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận (2 liên). Người nộp tiền giữ lại liên 3, chuyển trả liên 2 cho thủ quỹ. Thủ quỹ ghi sổ quỹ. (7) Thủ quỹ chuyển phiếu thu (liên 2) cho kế toán tiền mặt. (8) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt. (9) Chuyển phiếu thu cho bộ phận liên quan ghi sổ, sau đó chuyển trả phiếu thu về cho kế toán tiền mặt. (10) Kế toán tiền mặt lưu phiếu thu và kết thúc quy trình. 4. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chi tiền mặtBộ phận liên quan hoặc người nhận tiền chuẩn bị chứng từ liên quan đến việc chi tiền. (1) Bộ phận liên quan nộp chứng từ cho bộ phận duyệt chi. Bộ phận này duyệt chi. (2) Kế toán tiền mặt căn cứ duyệt chi viết phiếu chi thành 3 liên. (3) Kế toán trưởng, chủ tài khoản ký phiếu chi (3 liên). (4) Kế toán tiền mặt nhận lại phiếu chi đã ký và lưu liên 1. (5) Chuyển phiếu chi (liên 2, liên 3) cho thủ quỹ. (6) Thủ quỹ xuất quỹ, chi tiền và ký phiếu chi (liên 2, liên 3). (7) Người nhận tiền ký phiếu chi, giữ lại liên 3 rồi chuyển trả liên 2 cho thủ quỹ. Thủ quỹ ghi sổ quỹ. (8) Thủ quỹ chuyển liên 2 cho kế toán tiền mặt. (9) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt rồi chuyển phiếu chi cho bộ phận liên quan ghi sổ kế toán, sau đó chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt. (10) Kế toán tiền mặt lưu phiếu chi và kết thúc quy trình. 5. Tóm lạiNhìn vào 2 quy trình trên, có thể thấy được Kế toán và bộ phận khác liên quan đều thực hiện luân chuyển chứng từ kế toán theo đúng trình tự được quy định trong thông tư của Bộ Tài chính. Hiện nay, phần mềm kế toán Kaike đáp ứng đầy đủ yêu cầu của kế toán đối với phân hệ tiền mặt. Đặc biệt có thêm các chức năng như:
Với chi phí sử dụng được tối thiểu hóa, Kaike hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận được nhiều tính năng giúp tối ưu. Đầy đủ tác vụ kế toán cùng phân hệ quản trị tài chính doanh nghiệp được tích hợp. Kaike là phần mềm được nhiều kế toán và giám đốc quan tâm. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng và thu tiền như nào? Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn đọc trong bài viết dưới đây về quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng và mua hàng. Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc bán hàng và thu tiền của khách hàng. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp gồm nhiều loại, liên quan đến nhiều đối tượng, thời gian và địa điểm khác nhau. Cho nên cần phải có quy trình luân chuyển chứng kế toán từ qua các bộ phận có liên quan để tổ chức ghi nhận và xử lý thông tin. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán
1. Sơ đồ luân trình tự luân chuyển chứng từ kế toán nghiệp vụ bán hàngVD: Công ty Dược phẩm A Công ty sử dụng hệ thống chứng từ theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 và Thông tư số 200 của Bộ Tài chính. Các chứng từ kế toán bán hàng và thu tiền thể hiện cho các nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh và hoàn thành. Hệ thống chứng từ trong khâu bán hàng được công ty sử dụng gồm: Đơn đặt hàng, Hợp đồng kinh tế, Biên bản giao hàng, Hóa đơn GTGT, Biên bản hàng bán bị trả lại, Biên bản giảm giá hàng bán, Phiếu thu, Giấy báo Có. Đối với khâu bán hàng
2. Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ kế toán nghiệp vụ thu tiềnVD: Công ty Dược phẩm B Đối với khâu thu tiền
Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cần căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức bộ máy kế toán, yêu cầu quản lý đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ. Đảm bảo cho chứng từ vận động qua các bộ phận một cách khoa học, hợp lý, tránh tình trạng trùng lặp, bỏ sót hoặc luân chuyển vòng vo (trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng) Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền Công ty Dược A-BBước 1: Xem xét nhu cầu của thị trường– Kế hoạch bán hàng năm, quý, tháng – Nhu cầu mở rộng thị trường – Nhu cầu của khách hàng Bước 2: Tham gia đấu thầuSau khi giới thiệu hàng hóa, trường hợp các cơ sở y tế có nhu cầu sử dụng sản phẩm công ty, công ty sẽ tham gia đấu thầu. Bước 3: Ký kết hợp đồng mua bánKhi công ty trúng thầu sẽ tiến hành ký kết hợp đồng mua bán với các cơ sở đó, hợp đồng có nội dung sau: – Tên địa chỉ, điện thoại, fax, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện cho đơn vị bán. – Tên địa chỉ, điện thoại, fax, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện cho đơn vị mua. – Danh mục các mặt hàng hai bên thỏa thuận mua bán: Tên thuốc, hàm lượng, nồng độ, nơi sản xuất, hạn dùng, quy cách đóng gói, đơn vị, số lượng, đơn giá, thành tiền. – Chất lượng hàng hóa – Phương thức thanh toán – Phương thức giải quyết khiếu nại, khiếu kiện Trưởng phòng kinh doanh kiểm tra lại hợp đồng trình Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh ký. Bước 4: Nhận đơn đặt hàng– Trực tiếp: Nhân viên bán hàng nhận đơn hàng trực tiếp tại các khoa dược bệnh viện, phòng khám trên địa bàn. – Gián tiếp: Phòng nghiệp vụ kinh doanh nhận đơn đặt hàng qua điện thoại, Fax Bước 5: Kiểm tra tín dụng, tồn khoNhân viên bán hàng tiến hành kiểm tra hàng có đủ trong kho theo như yêu cầu của khách hàng hay không? Tiếp đến tiến hành kiểm tra hạn mức tín dụng khách hàng. Sau đó chuyển đơn hàng cho trưởng phòng nghiệp vụ kinh doanh phê duyệt. Bước 6: Cấp phát hàng hóa– Chuẩn bị hàng: + Xác định vị trí để hàng, kiểm tra đối chiếu lại tên hàng, hàm lượng nồng độ, nơi sản xuất, số lô, hạn dùng trên phiếu báo lô với biểu hàng. + Lấy đúng chủng loại, số lượng, số lô ghi trên lệnh bán hàng, xếp và để riêng từng loại. – Kiểm tra hàng: Nhân viên vận chuyển, kiểm tra đối chiếu hàng lấy ra khỏi kho. Bước 7: Xuất hóa đơnNhân viên lập hóa đơn phòng kế toán tiến hành in hóa đơn dựa trên lệnh bán hàng, phiếu giao hàng và đơn đặt hàng. Bước 8: Giao nhận vận chuyển– Sau khi hoàn thành các thủ tục nhận hàng, người nhận hàng đi giao chuẩn bị phương tiện vận chuyển phù hợp với yêu cầu cần đảm bảo được sự an toàn về số lượng, chất lượng, hình thức trên suốt lộ trình giao hàng. – Khi giao hàng cho khách hàng xong, người được giao nhiệm vụ gửi hàng sau khi đã nhận và kiểm tra đầy đủ hóa đơn, chứng từ, có trách nhiệm trả về công ty và các bộ phận có liên quan. Bước 9: Ghi nhận công nợSau khi nhận được toàn bộ chứng từ bán hàng do nhân viên bán hàng gửi sang. Kiểm tra sự thống nhất của bộ chứng từ và đối chiếu thông tin trên hóa đơn với dữ liệu trên hệ thống. Nếu phát sinh chênh lệch kế toán thành toán sẽ thông tin cho nhân viên bán hàng để giải quyết sai sót phát sinh và tiến hành ghi nhận công nợ khách hàng. Bước 10: Thu tiềnKế toán doanh thu – công nợ khi nhận được giấy báo ngân hàng hoặc phiếu chi do khách hàng phát hành (trong trường hợp thu nợ bằng tiền mặt) chứng tỏ tiền hàng phải thu khách hàng đã được thanh toán. Đối chiếu, kiểm tra số tiền phải thu khách hàng với tiền thu được. Cập nhật số tiền khách hàng thanh toán vào Bảng kê thu tiền khách hàng để theo dõi việc chi hoa hồng. Hy vọng thông bài qua bài viết trên, bạn đọc có thêm kiến thức tham khảo về quy trình luân chuyển chứng từ. Chúc các bạn thành công! |
