Nguồn nhân lực luôn là xương sống và quyết định tới sự phát triển bền vững của mỗi doanh nghiệp trong tương lai. Đặc biệt, trong thời kỳ với nhiều biến số và sự cạnh tranh gay gắt của thị trường, đội ngũ nhân sự là sức mạnh nội lực giúp các doanh nghiệp đứng vững và vượt qua khó khăn của môi trường. Vì vậy, vấn đề đặt ra là các công ty cần xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh bằng cách tuyển dụng được người tài và giữ chân lực lượng nhân viên nòng cốt. Hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa thực sự làm tốt dẫn đến tình trạng nhân sự nghỉ việc tăng nhanh qua các năm. Cụ thể, theo khảo sát của Alphabe, tỷ lệ nghỉ việc cán mốc 20.5% trong năm 2018 và gần 24% trong năm 2019. Trong đó, các cấp bậc cao như quản lý, giám đốc thì dự định nghỉ việc càng nhiều, cao nhất thuộc 4 phòng ban: gồm tiếp thị, tiếp thị bán hàng, IT và tài chính. Điều này gây tổn thất lớn cho các doanh nghiệp khi phải tuyển dụng và đào tạo nhân lực thay thế. Ngoài ra, với ngành IT, nhu cầu nhân sự tăng 56%, nếu các doanh nghiệp không thể giữ chân và tìm kiếm thêm tài năng thì năng lực cạnh tranh trong ngành sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Do vậy, trong bài viết này, OD CLICK mang đến phương pháp toàn diện giúp các doanh nghiệp xem xét các chính sách, chiến lược nhân sự của tổ chức để tìm ra cơ hội cải tiến. Điều này có thể giúp các nhà quản lý xác định được khía cạnh mà công ty cần cải thiện. Đó chính là phương pháp HR Auditing (Kiểm toán nhân sự). Bài viết tập trung đưa ra thông tin tổng quan về kiểm toán nhân sự để giúp độc giả có hiểu biết chung về phương pháp này. Đồng thời sẽ giới thiệu những phương pháp và quy trình để thực hiện kiểm toán nhân sự khoa học và hiệu quả nhất cho các doanh nghiệp. TỔNG QUAN VỀ KIỂM TOÁN NHÂN SỰ Khái niệm kiểm toán nhân sự Theo Dale Yoder, “Kiểm toán nhân sự đề cập đến việc kiểm tra và đánh giá các chính sách, thủ tục và thông lệ để xác định hiệu quả của việc quản lý nhân sự”. Đây là một quá trình phân tích, điều tra và so sánh, cung cấp thông tin phản hồi về các chức năng nhân sự. Nó cho phép doanh nghiệp biết về tình hình quản lý nhân sự hiện nay, những điểm gì làm tốt và những điểm gì cần cải thiện để thu hút nhân tài cũng như giữ chân nhân sự nòng cốt. Kiểm toán nhân sự thường diễn ra ở 3 cấp độ khác nhau là cấp độ chiến lược, cấp độ hoạt động và cấp độ hành chính. Ở cấp độ chiến lược, kiểm toán nhân sự xác định những đóng góp của bộ phận nhân sự trong công ty và gắn kết vai trò của nhân sự theo hướng kinh doanh. Ngoài ra, nó cho thấy những cách để đạt được các mục tiêu của công ty. Cuối cùng, nó phản ánh dữ liệu khách quan và thông tin cần thiết cho việc hoạch định chiến lược của công ty. Ở cấp độ hoạt động, kiểm toán nhân sự tạo liên kết giữa các mục tiêu nhân sự với các chiến lược và mục tiêu của công ty. Sau đó, phát triển và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của bộ phận nhân sự. Ngoài ra, nó làm nổi bật vai trò và trách nhiệm của bộ phận nhân sự với việc khuyến khích các thành viên tự tin hơn trong việc thực hiện các công việc. Các loại kiểm toán nhân sự Hiện nay việc kiểm toán nhân sự tiến hành dựa trên một số loại phổ biến và mỗi loại được thiết kế để đại được các mục tiêu khác nhau. Cụ thể là “tuân thủ”; “phương pháp hay nhất”; “chiến lược” và “chức năng cụ thể”. Với tuân thủ, việc kiểm toán tập trung và việc xem xét các tổ chức đã tuân thủ theo các luật và quy định hiện hành của địa phương và nhà nước hay chưa. Điều này cũng đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp có thể tránh vi phạm những vấn đề về pháp lý gây ảnh hưởng đến hoạt động chung của tổ chức Với phương pháp hay nhất, kiểm toán sẽ so sánh các hoạt động của công ty với công ty khác cùng ngành để rút ra lợi thế cạnh tranh cho tổ chức. Điều này diễn ra ở khía cạnh về quá trình tuyển dụng và các chế độ cho nhân sự. Với quá trình tuyển dụng sẽ chọn lọc ra những cách thức tuyển dụng nhân sự hiệu quả nhất đảm bảo đúng tiêu chí đặt ra và với chế độ nhân sự sẽ có những đãi ngộ hợp lý hơn, thêm những chính sách đảm bảo quyền lợi cho họ. Với chiến lược, ở đây tập trung vào xem xét các điểm mạnh và điểm yếu trong hệ thống nhân sự như chính sách, chế độ, quy trình tuyển dụng. Từ đó, công ty sẽ đưa những chiến lược cải thiện và các nhà lãnh đạo sẽ theo dõi quá trình thực hiện để đưa ra những điều chỉnh kịp thời. Với chức năng cụ thể, loại kiểm toán này tập trung và những vấn đề cụ thể mà công ty muốn được xem xét cải thiện. Ví dụ, công ty muốn kiếm toán về tiền lương để kiểm tra tổ chức có đang trả mức lương phù hợp với năng lực của nhân viên chưa, cũng như khảo sát nhân sự có hài lòng với môi trường làm việc cũng như mức lương tại công ty không? Phương pháp tiếp cận kiểm toán nhân sự Cách tiếp cận kiểm toán là phương pháp phân tích rủi ro tập trung vào sự kết hợp của các ảnh hưởng của môi trường nơi mà khách hàng hoạt động, thông tin quản trị của khách hàng và kết quả tài chính, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Về cơ bản, hiện nay có 5 phương pháp tiếp cận kiểm toán. Phương pháp so sánh: Trong phương pháp này, kiểm toán viên có thể thu thập và phân tích dữ liệu của công ty mình và so sánh với dữ liệu của các công ty khác. Sau khi so sánh với các công ty khác nhau xong, kiểm toán viên sẽ chọn công ty tốt nhất, phù hợp nhất với tổ chức. Phương pháp so sánh này giúp kiểm toán viên có được số liệu tốt nhất. Phương pháp tiếp cận tuân thủ: Trong cách tiếp cận này, kiểm toán viên sẽ xem xét các kết quả và hành động trong quá khứ của những chính sách và thủ tục bên phía công ty. Công việc kiểm tra của kiểm toán viên nhằm xác nhận xem các hành động trên có tuân theo chuẩn mực pháp lý về chính sách và thủ tục của tổ chức hay không. Quản lý theo phương pháp tiếp cận mục tiêu (MBO): MBO tập trung vào bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu của cấp cao nhất, sau đó xác định mục tiêu và chỉ tiêu của các cấp thấp hơn hoặc trong thời hạn ngắn hơn. MBO quản lý toàn bộ công việc dựa trên việc đo lường mục tiêu và dựa trên kế hoạch thực hiện mục tiêu. Tuy nhiên, việc quản lý theo phương pháp tiếp cận này tập trung vào việc đánh giá xem liệu kết quả hoạt động có đúng theo mục tiêu hay có bất kỳ sai lệch nào không. Phương pháp thống kê: Trong phương pháp này, công ty cung cấp tất cả các thông tin để hình thành các biện pháp thống kê. Một số biện pháp thống kê nhất định về hiệu suất được phát triển dựa trên dữ liệu hiện có của công ty. Những dữ liệu này giúp kiểm toán viên đánh giá các khía cạnh tích cực và tiêu cực trong hoạt động của công ty. Phương pháp tiếp cận bên ngoài tổ chức: Thông thường, kiểm toán viên sử dụng các tiêu chuẩn do chuyên gia tư vấn bên ngoài đặt ra làm chuẩn để so sánh với các kết quả của doanh nghiệp mình. Qua phần trên độc giả có kiến thức tổng quan về kiểm toán nhân sự và các loại kiểm toán cũng như những phương pháp tiếp cận, phần tiếp theo bài viết sẽ đưa ra quy trình để thực hiện HR Auditing (kiểm toán nhân sự) hiệu quả nhất cho các doanh nghiệp. VAI TRÒ CỦA KIỂM TOÁN NHÂN SỰ Dù được tiến hành trong nội bộ (bởi nhân viên của tổ chức) hay bên ngoài (bởi các chuyên gia tư vấn), việc đánh giá hệ thống nhân sự của cơ quan hợp tác có thể giúp doanh nghiệp thực hiện những việc sau:
Kiểm toán nhân sự được thực hiện để xác định các lỗ hổng, thiếu sót trong việc thực hiện các chức năng nhân sự và đề xuất các hành động khắc phục, nếu có. Việc tuân thủ các quy trình và chính sách, vốn là một phần của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty; xác định các rủi ro, các vấn đề và nguồn gốc của việc kém hiệu quả và xây dựng kế hoạch giảm thiểu những điều này. Giám sát hệ thống đãi ngộ cho nhân viên Thông qua dữ liệu thu thập được từ báo cáo kiểm toán, ban lãnh đạo có thể đảm bảo được nhân viên của họ đang được đãi ngộ xứng đáng, cụ thể:
Trong việc giám sát hệ thống đãi ngộ cho nhân viên, kiểm toán nhân sự đóng vai trò bổ sung cho các cuộc khảo sát dành cho nhân viên. Các cuộc khảo sát này có thể cho hội đồng quản trị biết mức độ hài lòng của nhân viên đối với mức lương và đãi ngộ của họ, với cách các chính sách nhân sự được áp dụng, hay với cách mà ban lãnh đạo xử lý sai sót. Ngược lại, kiểm toán nhân sự cho hội đồng quản trị biết liệu mức lương, phúc lợi, chính sách nhân sự và các hành động khắc phục của tổ chức có được quản lý một cách công bằng và nhất quán hay không (không thiên vị hoặc tùy tiện). Kết quả của các cuộc khảo sát phản ánh quan điểm của nhân viên. Điều này cực kỳ quan trọng đối với hội đồng quản trị và ban lãnh đạo để biết và giải quyết những thiếu sót trong doanh nghiệp, đồng thời đánh giá một cách khách quan về các hoạt động nhân sự thực tế. Tuân thủ luật lao động Kiểm toán có thể cho bạn biết liệu thông tin về nhân sự mà bạn có có đảm bảo các tiêu chuẩn, quy định hiện hành của pháp luật hay không, chẳng hạn như các vấn đề về trợ cấp thất nghiệp, khiếu nại… Bằng cách xem xét các hồ sơ nhân sự được chọn ngẫu nhiên trong doanh nghiệp, kiểm toán viên sẽ tìm câu trả lời cho một số câu hỏi sau:
Nhà quản lý nhân sự sẽ cần sự hỗ trợ của kiểm toán nhân sự trong việc đảm bảo nội dung chính sách nhân sự phù hợp, từ thủ tục tuyển dụng thu hút và lựa chọn những người lao động đến các quy trình đánh giá hiệu suất nhằm cung cấp các mục tiêu rõ ràng và giúp nhân viên đạt được chúng. Nâng cao hiệu quả Theo thời gian, đặc biệt là sau thời kỳ phát triển nhanh chóng, các hệ thống nhân sự từng hoạt động tốt sẽ ít nhiều tồn tại hạn chế. Các lớp chính sách và biểu mẫu đã được xây dựng trước đó có thể làm phát sinh mâu thuẫn nội bộ. Sự gia tăng của các chính sách và thủ tục cũng có thể gây khó khăn cho tất cả các nhà quản lý khi nói đến việc tuyển dụng, tăng lương và hành động khắc phục. Các chính sách có thể lạc hậu so với xu thế cạnh tranh và không phản ánh được những thay đổi trong luật lao động và công nghệ. Thang lương cũng có thể trở nên lỗi thời nếu nhân viên mới được thuê với mức lương cao hơn nhiều so với mức lương của nhân viên lâu năm. Kiểm toán nhân sự có thể hỏi những câu hỏi sau để tìm ra các khía cạnh cần cải thiện:
Trong trường hợp doanh nghiệp đang có kế hoạch mở rộng quy mô nhân sự bằng cách chuyển đến một địa điểm lớn hơn hoặc mở chi nhánh thứ hai, hệ thống nhân sự phải được xem xét cùng với tất cả các hệ thống hoạt động khác. Quy mô nhân sự lớn hơn đồng nghĩa với nguy cơ xung đột giữa các cá nhân nhiều hơn; việc lạm dụng chính sách và vi phạm pháp luật, ngay cả khi vô ý; cũng như tai nạn và thương tích cũng có thể xảy ra nhiều hơn so với trước đây. Nếu thiếu trách nhiệm giải trình trong công tác giám sát lúc này, các vấn đề sẽ càng thêm phức tạp. Việc đánh giá có thể chỉ ra cho ban lãnh đạo thấy những nỗ lực của nhân viên cần được tập trung để đảm bảo hệ thống nhân sự luôn sẵn sàng trước khi mở rộng. Đưa hệ thống nhân sự lên một tầm cao mới Đánh giá nhân sự có thể giúp doanh nghiệp xác định các cơ hội chuyển đổi. Nhiều sáng kiến chuyển đổi bắt đầu với việc xác định dữ liệu cần thiết, thu thập và phân tích dữ liệu cũng như tìm kiếm các mẫu. Dưới đây là một số cách để HR thực hiện chuyển đổi: Luân chuyển nhân sự: Phân tích xem bộ phận nào trong tổ chức cần phải thực hiện việc luân chuyển thông qua các cuộc phỏng vấn trực tiếp với những câu hỏi về cầm tay chỉ việc, mức lương, phúc lợi, đánh giá… hay yêu cầu nhân viên điền vào bảng câu hỏi trực tuyến. Sau đó, xác định các cơ hội nhằm tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên. An toàn: Phân tích các trường hợp tai nạn đã xảy ra — các phòng ban, loại thương tích, thời gian trong ngày, v.v. Phỏng vấn nhân viên và nhân chứng chịu ảnh hưởng. Xác định các nguyên nhân cơ bản — thiếu đào tạo kỹ lưỡng, quá đông, thiết bị lỗi, thiếu nhân sự — và làm việc với các nhà quản lý để triển khai các giải pháp giải quyết những vấn đề này. Phúc lợi: Doanh nghiệp cần phải nghiên cứu các chế độ đãi ngộ, phúc lợi mang tính đổi mới, chẳng hạn như tài khoản hoàn trả chi phí y tế và tài khoản tiết kiệm y tế, bảo hiểm nha khoa tự tài trợ hoặc bảo hiểm thương tật ngắn hạn. Tuyển dụng: Xác định các nguồn tuyển dụng mang đến cho doanh nghiệp những ứng cử viên tốt nhất và tập trung sự chú ý vào đó. Xác định các năng lực cần thiết của mỗi vị trí và thiết kế các câu hỏi phỏng vấn để đánh giá mức độ đáp ứng của ứng viên. Định hướng: Thiết kế các chương trình có sự tham gia của các nhân viên khác ngoài bộ phận nhân sự để đào tạo cho nhân viên mới về phong trào nội bộ, cơ cấu tổ chức, an toàn và dịch vụ khách hàng… Hãy chủ động tận dụng các hoạt động định hướng này để nắm bắt được kỳ vọng của nhân viên. Các kênh liên lạc: Nghiên cứu luồng thông tin, từ trên xuống, từ dưới lên và giữa các bộ phận, để xác định các điểm nghẽn và sự cố. Dữ liệu khảo sát nhân viên cũng đóng vai trò hữu ích trong quá trình này. Sau đó, phối hợp với bộ phận CNTT và quản lý của các phòng ban khác để phát triển các hệ thống hiệu quả hơn. Tóm lại, việc đánh giá cẩn thận, khách quan có thể mang lại thông tin quan trọng cho sự phát triển hiệu quả nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Với việc quản lý con người hiệu quả hơn, nhà quản lý nhân sự có thể tạo ra động lực cần thiết cho sự thành công và bền vững của tổ chức. QUY TRÌNH THỰC HIỆN KIỂM TOÁN NHÂN SỰ Hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam đã quan tâm đến kiểm toán nhân sự nhằm nhìn lại hệ thống quản trị nhân sự mình đang gặp phải vấn đề gì để đưa ra chiến lược khắc phục. Song, việc thực hiện kiểm toán cần phải có quy trình khoa học và chặt chẽ nhằm mang lại thành công cho doanh nghiệp. Bài viết đưa ra 8 bước để kiểm toán nhân sự hiệu quả nhất.
Bước 1: Xác định phạm vi Để việc thực hiện kiểm toán nhân sự được hiệu quả, các nhà quản lý cần đánh giá để xác định các vấn đề mục tiêu mà doanh nghiệp quan tâm. Tuy nhiên, nếu tổ chức chưa bao giờ thực hiện kiểm toán thì có thể tiến hành đánh giá toàn diện tất cả các khía cạnh của nhân sự như những chính sách, thủ tục, sự hài lòng và cam kết nhân sự. Về hệ thống bảng khảo sát, danh sách bảng câu hỏi được áp dụng cho bộ phận nhân sự sẽ được đưa ra cho khách hàng trước khi bắt đầu kiểm toán dựa trên nhu cầu của từng doanh nghiệp. Để việc xác định phạm vi chính xác hơn, các nhà quản lý trả lời được câu hỏi: chiến lược công ty của bạn là gì? Bạn có thể thực hiện các biện pháp để có được lợi thế cạnh tranh trên thị trường.Bộ phận Nhân sự của bạn đang hoạt động như thế nào? Công ty của bạn có đang tuân thủ pháp luật hiện hành không? Bước 2: Phát triển bộ câu hỏi kiểm toán Cho dù thực hiện một cuộc đánh giá toàn bộ hay một cuộc đánh giá cho một hoạt động cụ thể, nhóm đánh giá phải đầu tư đủ thời gian vào việc xây dựng một tài liệu hoàn chỉnh để có được thông tin về tất cả các đối tượng của cuộc điều tra. Hơn nữa, bộ phận nhân sự phải tạo ra một danh sách các câu hỏi cụ thể để đảm bảo rằng bảng câu hỏi được hoàn thành. Việc xây dựng bộ câu hỏi đóng vai trò quan trọng quyết định đến sự thành công của việc kiểm toán bởi câu hỏi phải đảm bảo có sự đa dạng phối hợp khéo léo giữa câu hỏi đóng và câu hỏi mở để khai thác được thông tin từ nhân sự. Thông thường những câu hỏi đóng sẽ được tận dụng để thu thập đa dạng các thông tin và câu hỏi mở để lấy ý kiến mang tính xây dựng, góp ý từ nhân viên. Bộ câu hỏi hiệu quả là việc các câu hỏi được đặt ra có thể thu về được những câu trả lời để chỉ ra những vấn đề và những cái doanh nghiệp đã làm tốt. Bước 3: Thu thập dữ liệu Thu thập dữ liệu là một quá trình quan trọng để đánh giá thực tế áp dụng quy trình quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Khi kiểm toán bắt đầu, nhóm kiểm toán phải thu thập tất cả các tài liệu và biểu mẫu áp dụng trong phạm vi kiểm toán. Có thể sử dụng bảng khảo sát để thu thập dữ liệu, bảng khảo sát sẽ giúp làm sáng tỏ những quy trình, chính sách đang được áp dụng để tìm giải pháp cải tiến. Để thu thập dữ liệu diễn ra hiệu quả, tránh việc những nhân sự bị bỏ sót, các nhà quản lý cần thông báo trước cho nhân viên về việc kiểm toán diễn ra. Điều này đảm bảo tất cả nhân sự đều biết và tham gia, như vậy kết quả thu được mới đảm bảo sự chính xác và phản ánh đúng thực trạng doanh nghiệp. Bước 4: Đánh giá dựa trên những tiêu chuẩn Để đánh giá được việc quản lý nhân sự của mình có hiệu quả hay không? và điểm gì công ty đã làm tốt và điểm còn hạn chế, thì dựa trên những tiêu chuẩn chung với các công ty trong ngành, có quy mô tương tự. Ví dụ, việc đánh giá lại mức lương trung bình chung cho nhân sự của công ty đã đáp ứng được nhu cầu cho họ hay chưa thì dựa trên mức lương trung bình cùng vị trí của các công ty khác cùng ngành. Nếu mức lương trung bình thấp hơn thì nguy cơ nhân sự nghỉ việc sang công ty khác sẽ cao. Bước 5: Đưa ra kết quả Những giải pháp được đưa ra cần phải có một kế hoạch là lịch trình hành động rõ ràng để giải quyết các vấn đề đã được phát hiện. Những giải pháp này được thảo luận và đánh giá giữa ban lãnh đạo và bộ phận nhân sự thực hiện kiểm toán để đi đến những kế hoạch hành động chi tiết. Bước 6: Lập kế hoạch hành động Bước tiếp theo sau khi có những phát hiện khi phân tích dữ liệu, tổ chức đưa ra những kế hoạch hành động. Các hạng mục hành động có thể bao gồm các thay đổi đối với chính sách, thủ tục hay thực tiễn đào tạo. Các doanh nghiệp cũng nên xem xét các nguồn lực sẵn có của họ khi thiết lập một tiến trình sửa chữa các vấn đề không tuân thủ và phải đảm bảo rằng các khắc phục này phải thực tế và khả thi. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng nên thực hiện các biện pháp để đảm bảo thông tin kiểm toán được giữ bí mật và được bảo vệ khỏi sự tiết lộ không chủ ý. Bước 7: Cải tiến liên tục Cuối cùng, các nhà lãnh đạo cần quan sát và cải tiến liên tục các chính sách, thủ tục và thông lệ của tổ chức. Và, điều này sẽ đảm bảo rằng công ty đạt được và giữ được lợi thế cạnh tranh của mình. Điều này bao gồm hai cách tiếp cận. Thứ nhất, liên tục giám sát hệ thống nhân sự để đảm bảo rằng chúng được cập nhật và có cơ chế theo dõi. Thứ hai, chỉ định một người làm nhân viên theo dõi các diễn biến pháp lý. KẾT LUẬN Kiểm toán là một phương pháp cung cấp cái nhìn tổng thể cho doanh nghiệp về những vấn đề trong quản trị nhân sự. Đây được xem là một công cụ kê đơn, không phải là một công cụ chẩn đoán. Nó giúp người quản lý xác định những gì còn thiếu hoặc cần cải thiện. Nhưng nó không thể cho biết cần phải làm gì khác để giải quyết vấn đề. Hơn nữa, không phải doanh nghiệp nào cũng đủ kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn để thực hiện hiệu quả kiểm toán nhân sự. Hiểu rõ khó khăn này, OD CLICK bằng kinh nghiệm của chuyên gia đã nghiên cứu và xây dựng một chương trình chuyên biệt về HR Auditing (Kiểm toán nhân sự) với 10 gói sản phẩm về đánh giá hệ thống tuyển dụng, hệ thống đãi ngộ, hệ thống truyền thông nội bộ, khảo sát động lực và cam kết nhân viên…. Những gói giải pháp này sẽ hỗ trợ trong việc đánh giá toàn diện hệ thống quản trị nhân sự của mình và từ nền tảng đó, OD CLICK sẽ đưa ra những chiến lược cải thiện phù hợp dựa trên thực trạng của từng doanh nghiệp. OD CLICK biên tập Nguồn tham khảo: |
