Giải pháp quản lý lưu trữ tài liệu điện tử B-eArchive, giúp lưu trữ tập trung trên nền tảng Dữ liệu lớn (Big Data) nhằm giải quyết nhu cầu lưu trữ dữ liệu, tài liệu điện tử lớn của các doanh nghiệp, giúp tối ưu nguồn lực, xây dựng, triển khai, vận hành các hệ thống xử lý dữ liệu dựa trên
cơ sở nền tảng chung hợp nhất. Tài liệu sau khi xử lý ký số (hoặc số hóa) sẽ được lưu trữ điện tử, quản lý tập trung, mã hóa bảo mật với tài liệu quan trọng theo từng cấp độ mật khác nhau, xây dựng kho lưu trữ điện tử nhằm tăng sự cộng tác giữa các bộ phận, đảm bảo công tác văn thư lưu trữ và giảm rủi ro thất lạc tài liệu (tuân thủ Thông tư số 02/2019/TT-BNV và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP)
Hệ thống hỗ trợ:
Công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng trong bất kỳ tổ chức cơ quan nào từ khi thành lập. Tuy nhiên ở mỗi cơ quan, do lĩnh vực hoạt động khác nhau nên có cơ cấu chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều liên quan đến văn bản, giấy tờ, tài liệu. Các loại văn bản này đều có nhu cầu được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết cho công việc sau này. Bởi vì đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, đối với mỗi cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ là vấn đề quan trọng tất yếu, vì đó tài nguyên quan trọng mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.  Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, tờ trình, quản lý việc sử dụng con dấu, việc lập hồ sơ, theo dõi các hồ sơ sự kiện, thống kê báo cáo tình hình xử lý văn bản.... Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy chúng ta đều nhận thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đơn vị đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải của riêng những người làm văn thư. Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin… luôn đòi hỏi người làm công tác văn thư lưu trữ luôn phải nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng gặp không ít áp lực trong công việc. Hơn nữa, đối với nhiều, công việc xử lý văn bản được giao khi đã giải quyết xong là thấy hết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lý đối với những văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng những tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu những tài liệu đó. Cho nên, công tác lưu trữ tài liệu hồ sơ cũng là vấn đề bất cập nhiều cơ quan, đơn vị. Không gian lưu trữ luôn luôn quá tải vì hàng năm sẽ phát sinh nhiều văn bản tài liệu. Nhiều đơn vị, các hồ sơ tài liệu mới thậm chí được chất đống, lưu trữ trong các bao tải, thùng cát tông… Do đó việc tìm kiếm lại hồ sơ tài liệu gốc quả là một vấn đề cực kỳ vất vả, gian nan và mất rất nhiều thời gian. Vì thế, các nhà quản lý hiện nay không ngừng tìm kiếm giải pháp quản lý tối ưu, chuyên nghiệp nào đó cho công tác văn thư lưu trữ của đơn vị mình. Giải pháp phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu và điều hành công việc CloudOffice do công ty phát triển công nghệ Thái Sơn xây dựng hiện nay đã được rất nhiều các đơn vị cơ quan nhà nước như Thuế, Hải quan, Công an, HĐNN, Các đơn vị tập đoàn, doanh nghiệp đã lựa chọn triển khai áp dụng trong công tác văn thư lưu trữ tài đơn vị mình và đã mang lại hiệu quả quản lý rõ rệt, giảm tải áp lực công việc cho những người làm văn thư. Giải phóng không gian lưu trữ tài liệu. Đổi mới quy trình, cách thức làm việc với phong cách hiện đại, nâng cao năng lực xử lý công việc của nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ cho lãnh đạo ra quyết định cũng như trong điều hành công việc cơ quan nói chung.
Tham khảo chuyên trang:
|
